20.3. Режим предварительного просмотра

    Самым удобным средством увидеть документ таким, каким он будет выглядеть после печати, является режим предварительного просмотра.
    В этом режиме вы можете просмотреть одну или сразу несколько страниц документа, а также внести в документ окончательные изменения. При просмотре сразу нескольких страниц документа вы не различите текст или отдельные графические элементы. Однако вы получите полное представление о взаимном расположении элементов, легко обнаружите подписи, наличие лишних пустых строк и т.д.
    Кнопки панели инструментов:
        Предварительныйпросмотр - выводит на экран изображение документа, которое он будет иметь на бумаге после печати;
        Печать - печатает документ в соответствии с опциями, установленными в окне диалога "Печать".
        Увеличение - осуществляет переключение между режимами увеличение/уменьшение (курсор мыши имеет форму увеличительного стекла) и редактирования (стандартная форма курсора).
        Однастраница - осуществляет просмотр одиночных страниц документа.
        Несколькостраниц - осуществляет просмотр нескольких страниц документа одновременно.
        Масштаб - изменяет масштаб отображения документа на экране.
        Линейка - отображает/прячет горизонтальную и вертикальную линейки.
        Подгонкастраниц - сжимает документ. Целесообразно использовать в том случае, если последняя страница содержит небольшой объем текста.
        Во весь экран - максимально увеличивает область; предназначенную для просмотра документа за счет удаления с экрана панелей и других элементов.
        Закрыть - осуществляет выход из режима предварительного просмотра.
        Справка - предоставляет контекстно-зависимую справку.
    Для завершения работы в окне предварительного просмотра нажмите кнопку Закрыть. Однако, сейчас оставьте окно открытым, поскольку оно нам понадобится для выполнения следующих примеров.
    В режиме предварительного просмотра текст документа прочесть невозможно.
    Для детального просмотра и редактирования документа в режиме предварительного просмотра выполните действия:
        - нажмите кнопку Увеличение на панели инструментов "Предварительный просмотр'', в результате чего указатель мыши примет вид увеличительного стекла, в центре которого находится знак плюс;
        - установите указатель мыши в ту часть страницы, которую вы хотите рассмотреть. и нажмите кнопку мыши. Чтобы перейти к этим операциям, необходимо еще раз нажать кнопку Увеличение. Указатель мыши изменит свой вид на стандартный, принятый при редактировании;
        - внесите требуемые изменения. Если после этого вы захотите вернуться к уменьшенному изображению, которое предшествовало детальному просмотру, нажмите кнопку Увеличение, а затем страницу документа.
    Находясь, в режиме Предварительного просмотра. Вы можете осуществить печать документа. Если вам требуется напечатать весь документ с текущими параметрами печати, просто нажмите кнопку Печать на панели инструментов "Предварительный просмотр". В том случае, если вам нужно напечатать одну или несколько страниц документа или осуществить настройки параметров печати, откройте окно диалога "Печать". Для этого выполните команду Файл=Печать.

20.4. Печать документа

    Как правило, вы распечатываете документ после завершения работы над ним, то есть в этом случае вы осуществляете печать текущего документа из Word. Однако, если вы уверены в том, что документ в полном порядке, вы можете напечатать его, не открывая Word, и даже не запуская Word. Обе эти возможности будут рассмотрены в следующих разделах. Для печати текущего документа выполните действия:
        1. Откройте требуемый документ;
        2. Выполните команду Файл=Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl-Shift+F2. На экране появится окно диалога "Печать";
        3. Нажмите кнопку ОК.
    В этом случае распечатываются все страницы от начала до конца документа в одном экземпляре с параметрами печати принятыми по умолчанию или установленными в окне диалога "Печать'' для предыдущего сеанса печати.
    В качестве другого способа печати открытого документа нажмите кнопку Печать стандартной панели инструментов. Для отмены печати документа нажимают клавишу Esc.
    При печати на панели задач отображается пиктограмма принтера. В качестве альтернативного способа отмены печати вы можете дважды щелкнуть по ней мышью. Если печать производится не в фоновом режиме, на экране присутствует окно, в котором отображается текущая информация о печати. В окне присутствует кнопка Отмена, нажатие которой прекращает печать документа.

20.5. Печать нескольких копий

    По умолчанию Word печатает все страницы документа в одном экземпляре. Однако, в случае необходимости вы можете напечатать требуемое количество копий за один раз. Для этого:
        1. Откройте документ, предназначенный для печати;
        2. Выполните команду Файл=Печать {Ctrl+Shift+F2}. На экране появится окно диалога "Печать";
        3. В поле Числокопий раздела Копии укажите требуемое число копий документа.

20.6. Печать части документа

    Для печати отдельных страниц (диапазона страниц) документа выполните действия:
        1. Откройте документ, предназначенный для печати, после чего откройте окно диалога Печать;
        2. В разделе Страницы выберите переключатель Номера;
        3. В поле ввода укажите через запятую номера страниц, которые необходимо вывести на печать. Если требуемые страницы следуют друг за другом, вы можете указать начальную и конечную страницы диапазона, разделив их дефисом. Несколько диапазонов страниц разделяются запятыми;
        4. Если вы работаете над сложным документом, вам может потребоваться распечатать текущую страницу. Для этого в разделе Страницы выберите переключатель Текущая. Нажмите кнопку ОК.

20.7. Печать документа вместе со вспомогательной информацией

    Документы Word содержат информацию, которая по умолчанию  не выводится на печать. К информации такого рода относятся данные  из окна диалога "Свойства'', примечания, скрытый текст и рисованные объекты. По своему усмотрению вы можете напечатать вместе с документом все или часть перечисленных объектов.
    Для того, чтобы напечатать дополнительную информацию вместе с документом:
        1. Откройте окно диалога Печать;
        2. Нажмите кнопку Параметры. На экране появится вкладка Печать окна диалога Параметры. Окно диалога Параметры можно открыть выполнив команду Сервиса Параметры, находясь в документе Word;
        3. В разделе "Печатать" установите флажки доя тех опций, информацию которых Вы хотите напечатать вместе с документом. Ниже приведены список и назначение опций;
        4. Нажмите кнопку ОК;
        5. Установите требуемые параметры в окне диалога Печать и нажмите ОК.
    Сведения - печатает итоговую сводку на отдельной странице после завершения печати документа. В итоговую сводку входят описание и статистика документа. Например, сведения об авторе, название, комментарии, дата печати, количество страниц и т.д.
    Коды полей - печатает в документе коды полей вместо результатов полей.
    Примечания - печатает примечания (замечания или комментарии, добавляемые к документу автором или рецензентом) на
отдельных страницах в конце документа с указанием номеров страниц, на которых обнаружены примечания.

20.8. Печать дополнительной информации о документе

    По умолчанию при выводе на печать Word печатает сам документ. Раскрывающийся список Напечатать в окне диалога "Печать" позволяет вместо документа напечатать информацию о документе. Ниже приведены назначения опций этого списка. Документ - печатает документ.
    Сведения - печатает только итоговую сводку о документе. Эта информация полностью совпадает с итоговой сводкой, которая печатается вместе с документом.
    Примечания - печатает только примечания в документе. Эта информация полностью совпадает с примечаниями, которые печатаются вместе с документом.
    Стили - печатает только названия и описания всех стилей документа.
    Элементы автотекста - печатает имена и содержимое элементов автотекста.
    Сочетания клавиш - печатает список макрокоманд, клавиши, которым они назначены, и их описания для текущего шаблона, а также список оперативных клавиш.
    Для того, чтобы напечатать дополнительную информацию отдельно от документа выполните нижеприведенные действия:
        1. Выполните команду Файл=Печать. На экране появится окно диалога Печать;
        2. В списке Напечатать укажите требуемый элемент;
        3. Нажмите кнопку ОК.

20.9. Дополнительные опции печати

    Вы уже познакомились с большей частью средств, предоставляемых в ваше распоряжение Word при печати документов. Давайте обратимся - к оставшимся опциям, управляющим печатью документа. Эти опции S расположены на вкладке" Печать" окна диалога "Параметры". Доступ к этой вкладке можно получить непосредственно из окна диалога "Печать" (кнопка Параметры) или выбором команды Файл=Параметры.

20.10. Черновая печать

    На практике достаточно часто возникает ситуация, когда вам требуется быстро распечатать документ, не особо обращая внимание на качество печати. Например, вы хотите поработать над документом дома или посоветоваться о некоторых моментах с экспертом. В таких случаях следует прибегнуть к черновой печати.
    В режиме черновой печати вывод документа осуществляется с максимально возможной для данного принтера скоростью. При этом качество документа существенно зависит от принтера, на который выводится документ. На ряде принтеров документ будет распечатан равноширинным шрифтом с игнорированием всех элементов форматирования символов. Полужирное начертание символов и курсив заменены на подчеркивание. Графика в черновой печати также не выводится на принтер. Вместо графики будут напечатаны только пустые рамки и подписи к рисункам. Hewlett-Packard LaserJet в черновом режиме сохраняет форматирование текста, но не печатает графику, а  принтер PostScript печатает и форматированный текст, и графику. Для печати документа в черновом режиме выполните действия:
        1. Откройте окно диалога "Печать";
        2. Нажмите на кнопку Параметры. На экране появится вкладка "Параметры";
        3. В разделе "Режим" установите флажок Черновой;
        4. Нажмите кнопку ОК;
        5. Установите требуемые параметры в окне диалога "Печать" и нажмите ОК.
    Если вы часто используете режим черновой печати, его можно попытаться установить в качестве режима по умолчанию. Однако это также зависит от имеющегося в вашем распоряжении принтера. Если ваш принтер позволяет сделать это, документы будут печататься в черновом режиме до тех пор, пока вы не отмените эту установку. На некоторых принтерах вообще невозможно установить в качестве режима по умолчанию черновую печать.

20.11. Печать страниц в обратном порядке

    Обычно отпечатанные листы ложатся в лоток принтера в нормальном порядке, начиная с первой и заканчивая последней страницей. Однако некоторые принтеры упорядочивают страницы документа довольно необычным образом - наверху оказывается последняя страница. В таких случаях целесообразно изменить порядок печати на обратный. Для этого в разделе "Режим" вкладки "Параметры" установите флажок В обратном порядке. Установка флажка В обратном порядке существенно замедляет печать документа.

20.12. Обновление полей

    Word позволяет вам использовать в документах широкий набор полей. Некоторые поля (например, поля текущей даты, номеров страниц и т.п.) обновляются автоматически. Обновление других полей вы должны выполнять самостоятельно.
Если ваш документ содержит коды полей, которые не обновляются автоматически, установите в разделе "Режим" вкладки "Параметры" флажок Обновлять поля. При отсутствии полей в документе устанавливать этот флажок не имеет смысла.

20.13. Обновление связей

    Ваш документ может содержать графические объекты или объекты другого типа, которые имеют связь с внешними приложениями. Например, рисунок был создан в графическом редакторе PhotoFinish и размещен в документ Word с использованием механизма OLE.
    Перед печатью может потребоваться обновить связи с объектами OLE. Для этого в разделе "Режим" вкладки "Параметры" установите флажок Обновлять связи. При отсутствии в документе объектов OLE.

20.14. Фоновая печать

    Во время печати документа в фоновом режиме вы можете продолжать работу в Word. Для включения фонового режима печати установите в разделе "Режим" вкладки "Параметры" флажок Фоновая печать. Установка этого флажка замедляет печать документа.

20.15. Выбор источника бумаги

    Для многих принтеров предусмотрено несколько вариантов подачи бумаги. Как правило, большинство современных лазерных принтеров укомплектованы лотком и, кроме того, позволяют осуществлять ручную подачу бумаги. Например, разделы документа печатаются на обычной бумаге, а между разделами вы можете делать вставку на мелованной бумаге. В этом случае, имеет смысл осуществлять подачу бумаги из лотка для раздела, а для вставки - ручную подачу. Некоторые из принтеров укомплектованы двумя лотками для подачи бумаги, и вы можете установить для мелованной бумаги один лоток, для обычной - другой. Для осуществления этих установок необходимым условием является разбивка документа на разделы. Для установки источника бумаги выполните следующие действия:
        1. Поместите курсор внутрь раздела или выделите текст, для которого собираетесь установить источник бумаги. (Если документ не разбит на разделы, то ваш выбор будет относиться ко всему документу);
        2. Выберите команду Файл=Параметры страницы;
        3. Перейдите на вкладку "Источник бумаги";
        4. Установите в списке Первая страница источник бумаги для первой страницы.
    Появление в списке тех или иных опций раскрывающегося списка Применить зависит от наличия выделенных фрагментов или разбивки документа на разделы. Если в доклеите нет выделенного фрагмента, то в списке присутствуют только опции Ко всему документу и До конца документа, при наличии разбивки на разделы появляется опция К текущему разделу и т.д. Опции раскрывающегося списка Применить:
        - К текущему разделу - когда курсор находится внутри раздела.
        - К нескольким разделам - когда выделено более одного раздела.
        - До конца документа  - когда курсор находится в том месте документа, начиная с которого вы хотите установить новый источник бумаги.
        - К выделенному тексту - когда выделен некоторый текст.
        - Ко всему документу - если документ не разделен на разделы и не выделен фрагмент.
    Иногда при печати в случаях, когда на протяжении документа встречаются разные размеры листа, различная ориентация страниц или разные источники бумаги, принтер может останавливаться в конце каждой страницы и ждать от вас подтверждения для продолжения работы. В некоторых случаях достаточно открыть окно диалога "Печать" и нажать ОК. в других случаях вам придется нажимать кнопку на принтере.
    Современные лазерные принтеры обычно хорошо справляются с изменениями размеров и ориентации страниц, однако если вы испытываете затруднения, обратитесь к инструкции по работе с принтером.
    Раскрывающийся список Подача бумаги на вкладке "Параметры" также позволяет указать источник бумаги для вашего принтера. Сделанная вами установка действует только при печати текущего документа.
 

EXCEL ДЛЯ WINDOWS

21.1. Общие сведения о программе Excel

    На данном уроке Вы познакомитесь с электронной таблицей Microsoft Excel. Термин "электронная таблица" используется для обозначения программ, предназначенных для обработки данных. Эта обработка включает в себя:
        1. Проведение различных вычислений с использованием функций и формул.
        2. Исследование влияния различных факторов на данные.
        3. Решение задач оптимизации.
        4. Получение выборки данных. удовлетворяющих определенным критериям.
        5. Построение графиков и диаграмм.
        6. Статистический анализ данных.
    Достоинством электронных таблиц является простота использования средств обработки данных. Microsoft Excel - один из наиболее популярных пакетов для среды Windows, принадлежащих к классу так называемых табличных процессоров, или электронных таблиц. Но Excel - это и нечто большее, чем просто программа, которую можно использовать для упрощения различных математических операций, сложных расчетов. Она дает возможность строить диаграммы различного типа на основе данных таблицы, создавать базы данных и работать с ними, ставить численный эксперимент и др.
    Многообразие возможностей позволяет использовать Excel не только в экономической области, но также в учебной, научной, административной и хозяйственной сферах деятельности. Перед тем, как мы начнем работать с этой программой, введем несколько новых понятий.
    Рабочее поле электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Максимальное количество строк равно 16384, а столбцов 256. Каждое пересечение строки и столбца образует ячейку, в которую можно вводить данные (текст, число или формулы).

21.2. Запуск программы Excel

    Для запуска программы Excel необходимо найти пиктограмму (значок), связанный с программой Excel, и дважды щелкнуть по нему мышкой.
    Рассмотрим стандартное окно Excel. На экране расположены следующие объекты:
        Верхняя строка - заголовок окна с кнопками управления.
        Вторая строка - меню Excel.
        Третья и четвертая строки - панели инструментов Стандартная и Форматирование.
        Пятая строка - строка ввода и редактирования или строка формул. Строки между пятой и последней заняты рабочим листом электронной таблицы. Строки и столбцы таблицы имеют определенные обозначения. Нижняя строка - строка состояния. В крайней левой позиции нижней строки отображается индикатор режима работы Excel.

21.3. Работа с меню Excel

    Активизация меню проводится стандартным способом - так же как и для программы WinWord: необходимо нажать клавишу Alt или F10. После этого одно из слов в меню будет выделено подсветкой. Нужный пункт меню выбирается при помощи клавиш управления курсором и при нажатии клавиши Enter раскрывается подменю, перемещаться по которому можно клавишами и , а выбрать команду - нажатием Enter. Выход из меню осуществляется нажатием клавиши Esc.
Так же как и для MS-Word программа Excel имеет контекстно зависимую справочною систем. Это значит, что Вы можете получить справку по использованию средства. с которым Вы работаете в настоящий момент.
    Познакомимся с основными понятиями электронных таблиц.
        Номерстроки - определяет ряд в электронной таблице. Он обозначен на левой границе рабочего поля.
        Буквастолбца - определяет колонку в электронной таблице. Буквы находятся на верхней границе рабочего поля. Колонки нумеруются в следующем порядке: А - X. затем АА - AZ, затем ВА - ВZ и т. д.
        Ячейка - первичный элемент таблицы, содержащий данные. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки. Например, адрес ВЗ определяет ячейку на пересечении столбца В и строки номер 3.
        Указательячейки - светящийся прямоугольник, определяющий текущую ячейку. Указатель можно перемешать по таблице как при помощи клавиатуры, так и мышью. Текущая ячейка помечена указателем. По умолчанию ввод данных и некоторые другие действия относятся к текущей ячейке.
        Блок (область). Блок представляет собой прямоугольную область смежных ячеек; Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов.
        Адресблока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием.
        Рабочийлист, книга. Электронная таблица в Excel имеет трехмерную структуру. Она состоит из листов, как книга (таких листов 16). На экране виден только один лист - верхний. Нижняя часть листа содержит ярлычки других листов.
    Выделение столбцов, строк, блоков, таблицы. Для выделения с помощью мыши:
         - столбца - щелкнуть кнопкой мыши на букве - имени столбца; нескольких столбцов - не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь "влево, вправо";
         - строки - щелкнуть кнопкой мыши на числе - номере строки;
         - блока - щелкнуть кнопкой мыши на начальной ячейке блока и, не  отпуская кнопку, протянуть мышь на последнюю ячейку;
         - рабочего листа - щелкнуть кнопкой мыши на пересечении имен столбцов и номеров строк.
    Для выделения нескольких несмежных блоков необходимо:
         - выделите первую ячейку или блок смежных ячеек;
         - нажать и удерживать нажатой клавишу Ctrl,
         - выделить следующую ячейку или блок и т.д.;
         - отпустить клавишу Ctrl.
    Для отмены выделения достаточно щелкнуть кнопкой мыши по любому невыделенному участку рабочего листа. Новое выделение снимает предыдущее.