Файл: Теоретические основы event менеджмента 6 1 Сущность Еventменеджмента и его основные принципы 6.docx

Основные направления первого этапа:

1. Целенаправленная деятельность членов оргкомитета, прежде всего главного судьи, его заместителей, которые должны досконально изучить правила проведения массовых спортивных мероприятий, четко определить сроки выполнения основных видов работы. В дальнейшем провести практические семинары с участием судей и инструкторов, генеральную репетицию открытия и парада награждения.

2. Подготовка пакета основных документов. Разработать и утвердить Положение, которое направляется в организацию за 1,5 месяца до начала массового спортивного праздника или мероприятия. Следует отметить, что для проведения комплексных культурных и спортивно-массовых праздников в Положении должны быть четко выделены его основные разделы, особенно раздел «Программа».

При написании официальных писем для учреждений необходимо четко аргументировать важность этого праздника. Пригласительные билеты, постеры, буклеты красочно и привлекательно оформлены с использованием современных рекламных технологий.

На первом этапе подготовки также устанавливается связь с учреждениями, общественными организациями, которые будут принимать непосредственное участие в мероприятиях или в организации мероприятия.

Основной этап подготовки. Этот этап считается самым сложным и важным в общей организации спортивных мероприятий. В этот период все члены оргкомитета, заместители главного судьи спортивно-массовых мероприятий, главный секретарь, ответственный за информационный блок, финансируют подготовку иллюстративного и наглядного материала, протоколов, спортивного снаряжения и инвентаря, проверяют готовность основные и вспомогательные помещения⁶¹.

В это же время руководитель и главный судья массовых спортивных мероприятий проводят совещание, чтобы определить текущее состояние дел.

Проведение контрольных, или отчетных, встреч на основном этапе подготовки - не менее важная работа лидера и организатора мероприятия. Для этого руководитель с главным судьей спортивно-массовых мероприятий, сотрудником, ответственным за проектирование площадки для проведения спортивных мероприятий, связь с общественными организациями, концертные номера, согласовывают программу и содержание повестки дня отчетности (проверки). встречи с приглашением членов различных комиссий.

---

Завершающий этап подготовки.

Третий этап организации и проведения спортивных мероприятий - заключительный. В этом периоде:

- организован прием команд, их регистрация;

- проводится генеральная репетиция парада открытия и закрытия;

- проверка техподдержки, запись фонограмм;

- проверена готовность рабочей и отчетной документации;

- приобретен премиальный материал.

Итак, непосредственно за день до начала массового спортивного мероприятия руководитель и главный судья организуют встречу представителей, судей, на которой проводится жеребьевка, даются указания для судейства, составляются графики тестирования площадки, проведения соревновательной программы. По окончании массового спортивного мероприятия важно провести итоговое собрание для подведения итогов с анализом выступлений отдельных команд или участников и выдачей отчетных документов.

---

2.3 Управление спортивным мероприятием

Спортивный менеджмент - такой вид отраслевого специального менеджмента, деятельность которого направлена на руководство физкультурно-спортивными объектами. Ни одно серьезное предприятия не может обойтись без хорошего управленца, обладающего необходимыми знаниями и умениями в этой области, спортивные общества не исключение.

Подготовка частного мероприятия содержит определенное количество ступеней, которые нужно преодолеть на пути к воплощению идеи в реальность. Нужно знать, от чего «отталкиваться»:

1. Идея/концепция.

2. Запуск проекта.

3. Подготовка.

4. Проведение мероприятия.

5. Подведение итогов.

Идея/концепция включает:

- в первую очередь, когда поступил заказ на проведение праздника нужно поставить цели и задачи, которые в итоге нужно достичь.

- После этого стоит обсудить с заказчиком дату и время проведения.

- Важным моментом стоит назвать выбор площадки. Ориентация должна быть на количество гостей, погоды, типа мероприятия, а также личных пожеланий заказчика (танцевальная площадка, конференц-зал и др.). Важно хорошо знать вкусы публики, которой адресовано мероприятие, для того, чтобы правильно подобрать площадку.

- Бюджет-важно знать, на какую сумму рассчитывает заказчик. Нужно определить сумму, достаточную для проведения мероприятия. Для этого можно составить список предполагаемых затрат (персонал, оформление, аренда помещения, поставщики пищи и т.д.).

- Список гостей: количество приглашенных может формироваться, как вариант, исходя из установленного бюджета. Нужно учитывать, что возможно будут опоздавшие или же специальные гости: дети, друзья, партнеры и др.

Запуск проекта требует наличие официальных документов, например, договор, который заключается между заказчиком и исполнителем.

Подготовка чего-либо-всегда волнующий момент. Недаром японская пословица гласит: «Канун праздника лучше самого праздника». Итак, подготовка ивент-мероприятия включает:

- подготовка пригласительных. Можно использовать как изготовление приглашения в бумажном варианте (открытка), так и воспользоваться социальными сетями (Twitter, Facebook и др.). Примечание: характер мероприятия влияет на формат пригласительных, поэтому рассылка приглашений при помощи Интернета не всегда соответствует выбранной концепции ивента.

---

- Составление списка необходимых профессионалов для проведения мероприятия. Сюда могут входить: ведущий, музыканты, декораторы, фотограф/видеограф, аниматор и т.д. Выбор необходимого персонала: количество официантов, ответственные за сервировку, уборку еды и т.д. Количество персонала зависит от количества гостей: чем больше гостей, тем больше персонала потребуется в таком случае.

- Внешний вид рабочей команды: это может быть, как единая форма для всех участников рабочего процесса, так и именные бейджи.

- Составление программы мероприятия, что является залогом успеха. Масштаб праздника влияет на временные рамки подготовки программы. К слову, широкомасштабные мероприятия требуют организации по времени не менее года. При составлении программы важно ориентироваться на последние event-тренды. В event-области существуют свои модные тренды и направления, которые профессиональный организатор должен учитывать при разработке сценария для нового события. К примеру, в 2013 году вышел фильм «Великий Гетсби», на который менеджеры ориентировались при создании мероприятия. «В прошлом году, после выхода фильма «Великий Гетсби» все мероприятия, оформлялись в стилистике шика начала 20 века. В этом году самая популярная, абсолютно новая концепция, эльфийская сказка», -комментирует тенденции 2014 года event- дизайнер Юлия Шакирова.

- Разработка меню: стоит учесть, что кто-то из гостей может быть на строгой диете, либо же вегетарианец. Нельзя упускать из виду и такую категорию гостей, как дети: здесь к меню требуется определенный подход.

- Подготовка подарков/сувениров на память для гостей. Эта деталь поможет гостям надолго запомнить мероприятие.

Проведение мероприятия состоит из непосредственного его проведения:

- расстановка по местам оборудования, техники, столовых приборов, накрытие столов, оформление помещения и т.п. Команда в сборе, операторы на месте, фотограф ведущий уже готовы приступить к работе. Идет реализация задуманного плана. Event- мероприятие в самом разгаре.

- Окончание мероприятия предполагает сборку привезенного оборудования, разборку декораций, уборку столов, освобождение площадки в целом.

- Оплата подрядчикам остатка суммы по договору. Важно удостовериться, что работа всех участвующих сторон в создании мероприятия оплачена исходя из условий по договору.

Заключительный, но очень важный шаг: подведение итогов.

---

- Улаживание (в случае возникновения) конфликтов.

- Решение продовольственной проблемы: уборка испорченных вещей (ковер, скатерть, разбитая посуда и т.д.)

- Эффективно ли прошло мероприятие.

Организация любого мероприятия, будь то частное или корпоративное, дело тонкое. Нужно обращать внимание на мелкие детали, чтобы все было четко организованно и спланированно. Именно поэтому важно соблюдать данные 5 этапов на пути к подготовке идеального ивент-события.

Нельзя упускать из вида тот факт, что насколько бы идеально ни был создан бизнес-план ивента, в любую минуту «что-то может пойти не по плану». Настоящий ивент-менеджер своего дела «выйдет сухим из воды» в любой ситуации..

Решение- держать предметы первой необходимости в зоне легкой доступности. Особенно это важно для мероприятий широкого масштаба⁶².

Менеджеру придется знать, как проводить развлекательные конкурсы; в какой момент какую музыку уместно включать, а какую нет; возможно, даже уметь танцевать самому. Главное не забывать, что основная задача-чтобы гости запомнили надолго ивент-мероприятие.

Работа с подрядчиками тоже может привести к неприятностям. Если за какое-то время до мероприятия случилось, что противоположная сторона подвела с организацией продовольствия, то решением этой проблемы станет элементарная смена подрядчика. «Нет ничего невозможного. Вас не должен останавливать тот фактор, что подрядчик не может что-то выполнить. Просто найдите другого исполнителя», - советует Энди Милнс, организатор и продюсер 3D мероприятий.

Для уставших после перелета или морально напряженных гостей, приглашенных выступающих, имеет смысл обговорить с ними или их помощниками необходимость заказа спа-процедур, массажа или других подходящих способов релаксации. Нужно позаботиться об обеспечении их едой, если они не ели в течении некоторого времени, лекарствами, если они плохо себя чувствуют (болит голова или живот после полета). Показать их врачу в случае необходимости. Усталые гости и приглашенные выступающие, находящиеся не в форме, не лучший вариант для мероприятия, и менеджер должен сделать все возможное, чтобы им помочь, несмотря на усталость и все трудности, которые предстоит преодолеть ивент-менеджеру⁶³.

Работа с банкетами

Под банкетной площадкой принято понимать:

1. Общий зал ресторана;

2. Отдельный банкетный зал в ресторане;

3. Нестандартные площадки во всем своем многообразии.

---