Файл: Теоретические основы event менеджмента 6 1 Сущность Еventменеджмента и его основные принципы 6.docx

1.3 Технология организации мероприятий

Технически организация любого мероприятия начинается с подготовки.

Хорошую концепцию процесса организации мероприятия предложил доктор Дж. Голдблатт³⁴, который является одним из признанных в мире специалистов в области ивент - менеджмента. Она включает в себя следующие этапы, которые складываются в непрерывный замкнутый цикл:

3. 
   ИССЛЕДОВАНИЕ
   

Начальный этап организации любого события состоит из нескольких

взаимосвязанных процессов:

• 
  исследование аудитории;
  
• 
  исследование ожиданий аудитории;
  
• 
  исследование целей и задач мероприятия.
  

Одним из первых шагов в организации особого мероприятия является определение его темы и названия. Название мероприятия должно звучать увлекательно и мотивировать потенциальных участников. Чтобы мероприятие было эффективным, в первую очередь необходимо определиться, кому оно будет адресовано. Здесь немаловажным элементом является мотивация публики на организуемом мероприятии.

Мотивы людей можно разделить на две большие группы:

а) первичными мотивами являются рациональные мотивы: возобновление контактов, получение информации, обмен опытом. Воздействие на эту группу мотивов осуществляется путем организации различных семинаров, тренингов, конференций;

б) вторичные мотивы - мотивы, которые в первую очередь связаны со значительным влиянием эмоций: поддержанием статуса, демонстрацией социальной ответственности.

Ключ к успеху лежит в осознании личных и групповых мотиваций, в понимании требований потребителей. Здесь важно знать основные факторы, определяющие поведение потребителей. Их можно сгруппировать в четыре основные группы:

а) культурные факторы;

Этническо-национальные и нормативно-ценностные традиции народа; субкультура (молодежь, национальные меньшинства, профессиональная и др.); социальный статус (статус)³⁵.

Приведем пример. Так, в Соединенных Штатах Америки основными ценностными нормами мотивирующего поведения являются индивидуальная свобода, личный успех в бизнесе, оперативность и инициативность, максимальный комфорт. В отличие от этой мотивации, которая мобилизует человека на счастливую жизнь в этом мире, российско-советский духовный опыт определяется принципиально иным нормативно-ценностным содержанием, в котором преобладают моральный максимализм, справедливость, коллективизм и т.д. потребителей, принадлежащих к разным субкультурам.

---

б) факторы социальной группы;

Социальные роли индивидов в обществе, семье, принадлежность к определенной социальной группе.

в) личностные факторы;

И физический, и личностно-психологический возраст (к которому человек себя чувствует и к которому относится); род занятий; экономическая ситуация; богатство; Образ жизни; тип личности и ее самооценка.

г) психологические факторы;

Жизненные установки; восприятие; мышление; темперамент.

Главное на этом этапе - осознать реальные мотивы потребителя. Успех в бизнесе зависит не от умения решать структурированные задачи с четко выраженными параметрами, а от умения учитывать и использовать неявные выгоды.

IV. ПЛАНИРОВАНИЕ

В данных условиях необходим постоянный и систематический поиск возможностей и стимулов к действиям, а также реализация прогноза того, к чему эти действия приведут. Планирование делает это. Его суть состоит в том, чтобы определить основные направления мероприятия с учетом материальных источников, которые его обеспечат, а также рыночного спроса.

На этом этапе организации мероприятия уточняются цели развития всего мероприятия. При этом для каждого отдела отдельно ставятся задачи, которые будут задействованы в организации, определены бизнес-задачи, определены средства достижения поставленных целей, сроки и последовательность выполнения, материальные, трудовые и финансовые ресурсы³⁶.

Основными элементами планирования являются:

- формулирование цели и задач мероприятия;

На этапе принятия решения о проведении мероприятия организатор должен, прежде всего, понять и решить, зачем он собирается это делать. Это будет основным определением цели мероприятия. Главное, чтобы цель была понятной и соответствовала потребностям и требованиям выбранной аудитории. Это должно быть реалистично и, безусловно, выполнимо.

Под целью мероприятия понимается то, чего хочет достичь организатор в результате его проведения, то есть определить его стратегическое направление. Например, цели могут быть:

- сформировать пул лояльных партнеров;

- улучшить презентационные навыки отдела продаж;

- объявить новый продукт компании инновационным прорывом.

В свою очередь, цели - конкретные и измеримые достижения мероприятия. Они более лояльны и склонны указывать тактическое направление действий. Например, цели мероприятия могут включать следующее:

---

- ежедневно привлекать в автосалоны не менее 200 гостей;

- привлечь 10 новых потенциальных клиентов;

- получить не менее десяти публикаций по окончании пресс-бокса.

Этот этап планирования является ключом к началу работы. Если пропустить его, остальная работа может потерять смысл.

- формирование концепции мероприятия;

Исходя из целей и задач, формируется концепция будущего мероприятия. Все его составные части служат для достижения цели на каждом этапе мероприятия. Существует ряд факторов, которые могут повлиять на разработку концепции, и их необходимо учитывать³⁷:

- все предлагаемые идеи должны быть осуществимы и осуществимы (общая осуществимость проекта);

- потраченные на проект средства должны окупаться или, по крайней мере, не превышать выделенный на него бюджет;

- в организации мероприятия должны участвовать сотрудники, квалификация которых должна позволять качественно выполнять назначенное рабочее место в срок, их должно быть столько, сколько необходимо для создания качественного мероприятия (достаточное количество и квалификация персонала);

- для каждого этапа необходимо определить сроки их реализации, реальные и применимые на практике (правильные сроки).

Разработанная концепция детально отражает всю суть будущего мероприятия. Помимо описания цели и задач, аудитории, для которой планируется мероприятие, концепция должна отражать аргументы, которые побудят людей к участию, а также техническую информацию. Последняя включает информацию об организаторах, стоимости продукции, дате, времени и месте проведения, информацию о спонсорах и партнерах мероприятия, поддерживающих организациях и т.д.

Разработка концепции качества полезна и в других сферах работы при организации мероприятия. Ведь в будущем информация из него может быть использована как основа для создания хорошего сайта мероприятия, информационных буклетов, рекламных листовок³⁸.

В своей книге «Великие события. Технология и практика организации мероприятий» А. Шумович неоднократно упоминает, что пресса имеет большое значение для деятельности компании, способствует созданию ее имиджа и репутации. В свою очередь, музыкант Валерий Леонидович, доктор социологических наук, профессор кафедры массовых коммуникаций РУДН, эксперт Президиума Учебно-методического объединения Минобрнауки России по специальности «Реклама», представляет немного другая, более расширенная модель классификации событийного маркетинга.

---

Автор подхода приводит несколько типов оснований, по которым можно классифицировать события-события. На наш взгляд, использование данной классификационной модели наиболее рационально. Одна из причин классификации событий - это тип маркетинговой среды. Это наглядно демонстрирует использование событийного маркетинга в различных сферах бизнеса.

Подход к классификации событийного маркетинга профессора В.Л. Музыкант представляет собой нечто среднее между вышеперечисленными моделями. Помимо разработки собственных оснований для классификации видов деятельности, автор упоминает также принцип целевого подхода, озвученный К. Федоровым, и использование методики целей и задач, разработанной А. Шумовичем.

Вне зависимости от выбранной классификации, использование любых событийных маркетинговых мероприятий в деятельности компании приведет к желаемому результату, если правильно выстроен процесс планирования и реализации мероприятия. Событийный маркетинг - перспективное направление, позволяющее компаниям повысить уровень конкурентоспособности на рынке, увеличить прибыль и уровень лояльности клиентов и партнеров.

Планирование и подготовка мероприятия - проект, определяющий конечный результат мероприятия. В основе такого проекта лежит бриф по разработке концепции и стратегии мероприятия, включающий все необходимые действия со стороны компании-организатора (результат (цель), ресурсы (затраты), время (сроки))³⁹.

Ивент-менеджер - специалист по организации деловых и развлекательных мероприятий для компаний и частных лиц. Сложно назвать, чем не занимается ивент-менеджер: он жнец, швейцарец и геймер. И одна из его первоочередных задач - разработать концепцию будущей акции, которая требует творчества, умения понимать аудиторию, воплощать пожелания заказчика и достигать цели мероприятия. Учесть все это одновременно в своей работе очень сложно. В основе праздника может лежать самая безумная идея, но если задачи решены, то цель оправдывает средства. Настоящий ивент-менеджер должен помнить, как поддерживать необходимый баланс и не играть слишком много. Несмотря на то, что эта профессия требует творческого подхода (и, по распространенному заблуждению, даже богемы), организация мероприятий требует хладнокровия, способного просчитывать действия на несколько ходов вперед. Задача event-менеджера - убедиться, что мероприятие состоится несмотря ни на что.

Другими словами, это человек, который не только придумывает события, но и управляет ими.

---

Любое мероприятие, даже самое маленькое, - плод работы нескольких человек, и задача организатора мероприятий - найти этих людей и организовать их взаимодействие.

Отели, бизнес-центры, рестораны, концертные агентства, туристические агентства, авиакомпании, артисты, типографии, дизайнеры - только начало списка, с которым вам предстоит работать. Найти подходящего человека может быть непросто, поэтому профессиональные организаторы мероприятий обычно имеют базу контактов, которая на вес золота. Кроме того, с каждым партнером нужно найти общий язык - необходимы коммуникативные навыки и умение работать в команде. Необходимо уметь разговаривать со всеми - и с капризной поп-звездой, и с суровым финансовым директором, и с нелюдимым разработчиком веб-сайтов.

Организатор мероприятий должен не только хорошо ладить с людьми, но и хорошо разбираться в цифрах и уметь правильно составлять бюджет. По окончании мероприятия может потребоваться отчет с полной документацией - оформлением документов часто приходит сам ивент-менеджер. Часто плата за возможность посетить мероприятие приносит существенный доход. Таким образом, в задачи организатора входит привлечение гостей, а это продажи и маркетинг. Крупные мероприятия обычно имеют большие бюджеты и проводятся с участием спонсоров. Формирование и продажа спонсорских пакетов также входит в обязанности организатора мероприятий⁴⁰.

Кроме того, многие мероприятия требуют освещения в прессе, поэтому организатор мероприятий может также выступать в качестве специалиста по связям с общественностью и заниматься привлечением медиа-спонсоров, приглашением журналистов и мониторингом публикаций. Разделение обязанностей в разных компаниях можно структурировать по-разному, и некоторым повезет больше, другим повезет меньше, но в любом случае организатор мероприятий остается играющим тренером, который может получить лучшие цены на аренду конференц-залов, и пресс-релиз написать.

Для контроля процедуры подготовки мероприятия опытные организаторы мероприятий разрабатывают документ - чек-лист, пункты которого отражают основные этапы планирования специального мероприятия.

На этапе развития мероприятия в его структуре следует предусмотреть наличие пленарного заседания

---