Файл: Система управления персоналом в современной организации (на примере ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску»).pdf

- мотивация и организационная культура - основные факторы, определяющие уровень этики и деловых коммуникаций в системе управления персоналом ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску»;

- руководство ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску» уделяет недостаточно внимания стилю делового общения и управления персоналом;

- вследствие низкой мотивации и неэффективной организационной культуры возрастает конфликтность и текучесть среди персонала ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску».

В целевую выборку нашего исследования входили представители персонала в количестве 30 человек. Целевая выборка позволит опросить необходимую группу респондентов для нашего исследования. В Приложении 6 представлены анкета и результаты нашего исследования.

Результаты проведенного исследования дают основание утверждать, что в ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску» все более проявляются признаки отхода от демократического стиля управления персоналом и перевод его ближе к типу «авторитарный». В целом, положительные и отрицательные стороны существующей системы управления персоналом показаны в таблице 8.

Таблица 8

Характеристика существующей системы управления персоналом в ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску»

Также перед исследованием были поставлены некоторые гипотезы, которые стоит прокомментировать:

1. Мотивация и организационная культура - основные факторы, определяющие уровень этики и деловых коммуникаций в системе управления персоналом ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску». Данная гипотеза подтвердилась частично, поскольку основную роль играет уровень оплаты труда, но элементы системы оплаты труда тесно связаны с мотивацией персонала в целом.

2. Руководство ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску» уделяет недостаточно внимания стилю делового общения и управления персоналом. Гипотеза подтвердилась, поскольку основное внимание уделено процессу оказания услуг в целом и организации труда непосредственно контактного персонала.

3. Вследствие низкой мотивации и неэффективной организационной культуры возрастает конфликтность и текучесть среди персонала ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску». Гипотеза подтвердилась. т.к. текучесть растет, а опрос персонала показал низкий уровень мотивации, организационной культуры, деловых коммуникаций.

Выявленные проблемы предлагается решить далее.

3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ОГКУ «УСЗН ПО ГОРОДУ ИРКУТСКУ

Вследствие того, что в ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску» все более проявляются признаки, близкие к типу «авторитарный стиль», предлагается внедрить демократический стиль управления персоналом. Для утверждения демократического стиля и для решения выявленных проблем предлагается следующий комплекс мероприятий в коллективе ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску»:

- проведение тренингов по командообразованию;

- повышение лояльности персонала к руководителю и учреждению;

- корректировка организационной культуры.

1. Для разрешения вопроса недостаточности формирования командного духа предлагается с частотой не менее одного раза в год осуществлять тренинг по групповому взаимодействию.

Его целью является единение участников, формирование благоприятного социального и психологического климата в коллективе, что содействует эффективной командной работе в реальных обстоятельствах, результативности деловых коммуникаций и общему развитию учреждения. При проведении тренинга осуществляется решение таких задач:

- демонстрация преимуществ командной работы;

- усовершенствование общения в команде;

- освоение навыков обратной связи;

- усовершенствование процессов принятия в команде решений;

- получение удовольствия от коллективной работы.

В структуру тренинга включены три блока:

- введение: ознакомление с тренером, предисловие о правилах работы, диагностика главных параметров командной работы;

- основная часть, в процессе которой происходит отработка навыков взаимопонимания и взаимодействия, формируются ситуации для проявления эмоционального и интеллектуального потенциала участников;

- заключение: подытоживание результатов.

Основной блок содержит теоретическую и практическую части. На тренинге в содержательном плане отрабатываются темы, связанные с разъяснением ключевых принципов работы в команде и эффективным в ней общением.

Групповая динамика тренинга показана в таблице 9.

Таблица 9

Групповая динамика тренинга

Участники: работники организации. Время, отведенное на тренинг: примерно 6 часов. Методы, используемые в программе представленного тренинга: ролевые игры, дискуссии, упражнения по психогимнастике и тестирование. Ключевое направление их применения и толкования - это формирование сплоченной группы, сориентированной на коллективную работу.

2. Насколько известно, удержание персонала с целью повышения эффективности его использования является одной из ключевых задач для руководителя. При этом, требуется создать лояльного сотрудника, для того чтобы средства, которые вложены в него, не допустили увольнения опытного кадра. Основные инструменты, которые используются при этом, приведены в таблице 10.

Таблица 10

Инструменты совершенствования системы управления персоналом ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску» на основе формирования лояльности

Лояльность персонала необходима для того чтобы:

- достичь назначенных целей учреждения посредством увеличения количества лояльного персонала;

- повысить эффективность упрощения системы процесса стимулирования к труду и управленческой деятельности руководителя;

- повысить уровень этики в учреждении, а тем самым - качество услуг.

Также, предлагается организованная перевозка работников в ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску». Эта услуга имеет ряд преимуществ. К примеру, коллективу не нужно будет ждать транспорт на улице в плохую погоду, рискуя при этом заболеть. Также повышается уверенность в том, что все вовремя займут свои рабочие места.

Услуга по перевозке работников к месту работы приобретает все больший спрос. После этой поездки сотрудники прибывают в организацию полными энергии и готовыми к активной трудовой деятельности. Любой начальник только получит выигрыш от этого. Для того чтобы подобные доставки сотрудников приносили пользу учреждению, необходимо обращаться в организации, имеющие безупречную репутацию. Там смогут предложить квалифицированных водителей и качественные транспортные средства.

В соответствии с анализом данных о месте жительства работников, для ОГКУ «УСЗН по городу Иркутску» будет достаточно одного микроавтобуса на 18 посадочных мест.

3. На основании изучения поиска возможных решений предлагаются следующие мероприятия по совершенствованию организационной культуры (таблица 11).

Автором были выявлены дополнительные моменты, требующие корректировки:

Таблица 11

Мероприятия по корректировке организационной культуры

- питание сотрудников происходит неравномерно по времени, а продукция (часто - «фаст-фуд») не всегда удовлетворяет потребности заботиться о здоровье;

- монотонная работа и работа за компьютером не дает возможности организму восстанавливать свои силы. Происходит застаивание крови, что приводит к нежелательным последствиям для здоровья персонала;

- работа с иностранцами затруднена вследствие несовершенного знания иностранных языков;

- с учетом кризисных явлений в стране несколько снизился моральный дух коллектива, а с ростом цен – и его заинтересованность в результатах труда; отсутствуют мотивация и стимулирование.

Кроме того, стоит отметить, что современные организации являются сложными системами, отдельные элементы которых - оборотные и основные фонды, материальные и трудовые ресурсы и другие - находятся в постоянном изменении и сложном взаимодействии. Функционирование организаций и предприятий различного типа в условиях рынка поставило инновационные задачи для совершенствования управленческой деятельности с использованием комплексной автоматизации.

Современные системы в сфере управления персоналом реализуют нижеприведенные задачи:

- управление штатным расписанием и организационной структурой (на всех уровнях представительств);

- расчет величины оплаты труда;

- кадровый учет (учет движения кадров, ведение личных дел персонала, подготовка документации);

- учет отработанного времени (ведение графиков работы персонала, автоматическое и централизованное формирование табелей);

- планирование затрат на сотрудников;

- отслеживание продвижения кадров по структуре и планирование карьеры;

- управление компетенциями (поддержание и оценка уровня личностных и профессиональных компетенций за счет непрерывного обучения и системы аттестации персонала) и др.

Для реализации перечисленных типовых задач HR-системы обладают следующими функциональными возможностями (рисунок 11).

Рис. 11 - Функциональные возможности информационной системы управления персоналом

Современные автоматизированные системы в сфере управления персоналом предназначены для повышения эффективности работы, в первую очередь, персонала отделов кадров предприятий и руководства в целом, а также влияют на повышение производительности труда. Например, специалисты по персоналу благодаря таким системам избавляются от необходимости выполнять рутинные операции при работе с персоналом, подготавливать и вести учет документов (по некоторым оценкам, только на работу с документацией по кадрам специалисты тратят до 60% своего времени работы). Автоматизированная обработка и хранение полной кадровой информации тоже позволяет повысить эффективность подбора и перемещения сотрудников.

Объективно оценивая вероятность самостоятельной разработки современной системы управления, можно смело сказать, что она равна нулю. То, что разработано или разрабатывается сейчас в российских организациях, является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала и требует постоянной переработки. И это не вина отделов системы управления, это объективный процесс. Но, несмотря на это, многие отечественные организации пользуются собственными программными продуктами, что обходится гораздо дешевле и, в редких случаях, при грамотной разработке системы, намного эффективнее готовых программных продуктов.