Файл: менеджмент.docx

Рассмотрим структуру коммуникации. В нее входят такие элементы:

-источник

-сообщение

-получатель

-обратная связь.

Рассмотрим каждый из названных компонентов в этой структуре.

Источник. Это создатель сообщения, лицо, которое сообщает информацию и передает ее. Источником может быть:

Организация

Индивид

Группа индивидов.

Сообщение. Это информация, которую источник передает получателю. Большинство сообщений передается в вербальной форме, но сообщение может быть и невербальным. Идея, которую хочет отправитель передавать, кодируется, то есть преобразуется в слова, жесты, интонацию. Кодирование превращает идею в сообщение.

Канал. Это средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю. Общеизвестные каналы – передача речи и письменных материалов, электронная почта, видеоленты. Важно правильно выбрать канал. Чтобы обмен информацией был эффективным, канал должен соответствовать идее, зародившейся на первом этапе, быть совместимым с типом символов, используемых для кодирования.

Примеры неправильного выбора руководителем каналов:

А) руководитель хочет указать подчиненному на его плохую работу, допускаемые им ошибки и нарушения и делает это во время легкой беседы за чашечкой чая или посылает ему записку. Понятно, что по этим каналам передать идею о серьезности нарушений подчиненного не удастся. Здесь следует выбрать такие каналы, как официальное письмо или совещание.

В) руководитель желает отметить особые достижения подчиненного и направляет ему служебную записку. В этом случае эффективными каналами будут другие: разговор с подчиненным, а затем официальное письмо с выражением благодарности.

Получатель. Лицо, которому предназначена информация. Ради получателя и происходит коммуникация. Получатель декодирует сообщение. Декодирование- это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то он будет знать, что именно имел в виду отправитель. Если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель, обмен информацией эффективен. Это и есть обратная связь.

Обратная связь. Это реакция получателя на сообщение источника, а также источником реакции получателя на сообщение. Обратная связь делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Чем активнее используется в коммуникационном процессе обратная связь, тем он эффективнее.

Положительная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут. Отрицательная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут не был.

Коммуникационный процесс можно разложить также на составляющие его взаимосвязанные этапы. Они таковы:

1 Зарождение идеи (обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена

2 Кодирование и выбор канала (прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонацию, жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение

3 передача (на третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю

4 Декодирование. (после передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя Мескон).

На каждом из этапов процесса смысл может быть искажен или даже полностью утрачен. Причины искажения могут быть самыми разными и варьировать от языка до различий в восприятии, а также в организационном статусе между руководителем и подчиненными.

Менеджер должен стремиться к упорядочению коммуникаций с точки зрения их регламентации:

Кто кому дает информацию

Какого содержания

В какой форме

По какому каналу связи

С каким эффектом.

20 Виды и роль коммуникаций

Размышляя об обмене информации в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Начнем с выявления того, где вне и внутри организации требуются эффективные коммуникации.

Коммуникации между организацией и ее средой. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты.

Коммуникации между уровнями и подразделениями. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, то есть с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей.

Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Коммуникации между различными подразделениями. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Диагональные коммуникациипредставляют собой обмен информацией между руководителями низшего звена одной сферы деятельности, с руководителями высшего звена другой сферы деятельности организации и наоборот.

Коммуникации руководитель-подчиненный. Это основная ролевая коммуникационная составляющая менеджера.

Коммуникации между руководителем и рабочей группой. Эти коммуникации позволяют повысить деятельность группы, поскольку при обсуждении и принятии решений по возникшим проблемам участвуют все члены группы. Такие отношения равенства способствуют повышению удовлетворенности сотрудников своей работой;

Неформальные коммуникации. Организация состоит из формальных и неформальных групп. Из сказанного следует, что информацию, поступающую из неформальных групп можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководитель использует запланированную утечку информации типа «только между нами» в своих целях.

21 Природа процесса принятия решений

В управлении принятие решения более систематизированный процесс, чем в частной жизни. Ставки зачастую много выше. Частный выбор индивида сказывается прежде всего на жизни его собственной и немногих связанных с ним людей. Менеджер выбирает направление действий не только для себя, но и для организации и других работников. Люди, находящиеся на верхних этажах крупной организации, порой принимают решения, связанные с миллионами долларов. Что еще важнее – управленческие решения могут сильно влиять на жизнь многих людей, по меньшей мере, каждого из тех, кто работает с принявшим решение руководителем, и, возможно, каждого в организации. Например, менеджер может принять решение штрафовать работника, чей перерыв на чашку кофе продлится более 10 мин. Или тех, кто занимается на работе общественной деятельностью. Другой руководитель может решить, что излишняя строгость в этих вопросах грозит стать причиной моральных проблем, результатом которых будет рост числа прогулов, текучести кадров и, возможно ухудшение обслуживания потребителей, снижение производительности и качества продукции. Отказываясь от административных наказаний, руководитель решает что будет проще проку от прямого, но твердого разговора с работником. Однако со временем повторяющиеся случаи опоздания на работу и снижение активности по причине бурной общественной деятельности могут заставить руководителя же принять решение об увольнении работника. Если организация велика и влиятельна, решения ее высших руководителей могут определяющим образом изменять местное окружение. Некогда процветавшие города Новой Англии, к примеру, почти опустели после того как текстильные и обувные предприятия, поддерживавшие благосостояние, переместились на юг или в другие страны. Некоторые управленческие решения буквально изменяют ход истории. Важные государственные решения, например, о применении атомной бомбы президентом Трумэном, попадают в эту категорию.

Ответственность за принятие решений – тяжелое моральное бремя, что особенно ярко проявляется на высших уровнях управления. Однако руководители любого ранга имеют дело с собственностью, принадлежащей другим людям, и через нее влияют на их жизнь. Если руководитель решает уволить подчиненного, последний может сильно пострадать. Если плохого работника не остановить, может пострадать организация, что отрицательно скажется на ее владельцах и всех сотрудниках. Поэтому руководитель, как правило, не может принимать непродуманных решений. (мескон)