Файл: Построение организационных структур (Методология проектирования).pdf

Для того чтобы понять, соответствуют ли нормы управляемости, принятые в агентстве недвижимости «Century 21 Home Real Estate» нормам, принятым в агентствах недвижимости со схожей численностью персонала и высокой эффективностью деятельности, занимающих значительную долю рынка, была составлена таблица 2.3, демонстрирующая количество подчиненных одному руководителю в рамках организационной структуры исследуемой компании и эталонной структуры управления.

В подчинении руководителя HR находится 41 человек. Из таблицы видно, что количество подчиненных одному руководителю отдела в «Century 21 Home Real Estate» превышает количество подчиненных одного руководителя отдела в эффективных агентствах, имеющих схожее количество сотрудников, в 4,1 раза.

Таблица 2.3.

Количество сотрудников, подчиненных одному руководителю, (чел.)

Для анализа эффективности действующей организационной структуры необходимо также рассмотреть динамику затрат на управление. В 2017 году управленческие расходы составили 1680 тыс. руб., в 2018 году эта цифра увеличилась до 2124 тыс. руб. или на 444 тыс. руб. Темп роста составил:

2124/1680 *100%=126,4%

Чистая прибыль в 2017 году составила 2496 тыс. руб., а в 2018 году – 2520 тыс. руб. Абсолютная разница составила 24 тыс. руб., а темп роста чистой прибыли составил: 2520/2496*100=101%

Соотношение чистой прибыли и затрат на управление агентства выглядит следующим образом.

в 2017 году: 2496/1680=1,49 в 2018 году: 2520/2124= 1,18

В 2017 году на рубль затрат на управление приходилось 1,49 рубля чистой прибыли, в 2018 году эта цифра снизилась до 1,18 рубля или на 31 копейку. Это объясняется увеличением расходов на управление и незначительным ростом чистой прибыли.

Таким образом, Агентство недвижимости является одним из лидеров рынка риэлтерских услуг города Перми и имеет достаточно развитую сеть надежных партнеров среди банков и застройщиков. Стремясь войти в тройку лидеров рынка, агентство уступает конкурентам, а поставленные перед риэлторами планы не выполняются из года в год, что препятствует достижению цели.

На основе проведенного анализа можно сделать вывод о том, что сложившаяся структура управления не обеспечивает достаточный уровень эффективности деятельности сотрудников агентства, необходимый для поддержания высокого уровня конкурентоспособности. Об этом свидетельствует недостижение целевых показателей агентства, а также низкие показатели эффективности в сравнении с крупными конкурентами на пермском рынке риэлтерских услуг. Все это ослабляет конкурентные позиции компании на рынке недвижимости города Перми, где конкуренция очень высока. Таким образом, рекомендуется разработка мероприятий по совершенствованию организационной структуры агентства недвижимости «Century 21 Home Real Estate» для повышения эффективности деятельности агентства и достижения поставленных целей.

ГЛАВА III. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ХОУМ РИЭЛ ЭСТЕЙТ»

В предыдущей главе данной работы была проанализирована организационная структура агентства недвижимости «Century 21 Home Real Estate», а также эффективность деятельности риэлторов, работающих в агентстве. В результате было выявлено, что поставленные перед агентами и стажерами цели регулярно не выполняются и эффективность сотрудников находится на низком уровне. Таким образом, необходимо рассмотреть способы повышения эффективности деятельности риэлторов агентства недвижимости. В качестве одного из таких способов может быть предложено совершенствование организационной структуры агентства, так как действующая организационная структура не обеспечивает высокую эффективность риэлторов.

Для разработки проекта по совершенствованию организационной структуры управления агентством «Century 21 Home Real Estate» были использованы экспертный метод и метод аналогий. Экспертный метод основан на проведенном анализе внешней и внутренней среды и организационной структуры управления агентством недвижимости. В результате этого анализа были отмечены такие недостатки как большое количество риэлторов в подчинении руководителя HR, отсутствие юридического сопровождения деятельности агентства и наличие большого числа неопытных риэлторов. При применении метода аналогий была проанализирована организационная структура управления агентств недвижимости со схожей численностью персонала, имеющих высокие показатели эффективности.

На основе анализа организационных структур высокоэффективных агентств недвижимости были предложены следующие мероприятия по совершенствованию организационной структуры управления «Century 21 Home Real Estate»:

1. Выделение отделов продаж из числа действующих агентов;

2. Введение должности руководителя отдела продаж;

3. Обеспечение юридического сопровождения деятельности.

Далее следует рассмотреть каждое направление совершенствования организационной структуры более подробно.

Первым будет рассмотрено выделение отделов продаж из числа действующих агентов. Как было отмечено во второй главе данной работы, все риэлторы и стажеры подчиняются руководителю HR. Целесообразность выделения нескольких отделов продаж обуславливается низкой управляемостью группы агентов в количестве 40 человек.

При таком подходе затрудняется оперативное внесение изменений в деятельность агентов и контроль результатов каждого отдельного агента. Контроль в настоящее время осуществляется только по окончании квартала, текущий контроль деятельности агентов отсутствует. При таком количестве агентов руководитель HR не способен осуществлять контроль деятельности каждого агента на каждом этапе заключения сделки, что в свою очередь является немаловажным, особенно для агентов-стажеров. Контроль агентов на каждом этапе способен помочь руководителю понять, в чем заключается сложность конкретного агента при заключении сделки, общении с клиентом. Кроме того, контроль агентов во время каждого этапа заключения сделки поможет избежать ситуации, когда агент действует в своих интересах, а не в интересах компании, не следует нормам поведения и шаблонам проведения переговоров, принятым в агентстве недвижимости. Количество отделов продаж определяется исходя из оптимальной нормы управляемости, установленной методом аналогий на основе нормы управляемости в агентствах недвижимости, имеющих высокую эффективность:

Количество отделов продаж = 40/10 =4 отдела продаж.

Для отдела продаж предлагается проект положения об отделе продаж, который представлен в приложении 2.

Отдел продаж выполняет следующие задачи:

1. Организация реализации объектов недвижимости, риэлтерских услуг, прочих услуг агентства недвижимости «Century 21 Home Real Estate».

2. Обеспечение выполнения планов и бюджетов по продажам объектов недвижимости, риэлтерских услуг, прочих услуг агентства недвижимости «Century 21 Home Real Estate».

3. Организация деловых контактов с клиентами.

4. Формирование и управление сетью агентов-риэлторов в городе.

5. Оптимизация работы отдела продаж, снижение затрат на реализацию объектов недвижимости, риэлтерских услуг, прочих услуг агентства недвижимости «Century 21 Home Real Estate».

К  функциям отдела продаж следует отнести разработку и осуществление сбытовых планов и мероприятий; организацию деловых контактов по вопросам продаж с партнерами и клиентами; оформление и заключение договоров на сбыт объектов недвижимости и риэлтерских услуг, а также мониторинг перспективного и текущего спроса на продукцию агентства недвижимости «Century 21 Home Real Estate». Кроме того отдел продаж принимает участие в планировании и формировании ассортимента объектов недвижимости и риэлтерских услуг и разработке нормативов и этики оказания риэлтерских услуг, осуществляет работу с претензиями, штрафами, нарушением условий заключенных договоров.

Агентство недвижимости продолжает развиваться и проводит активный поиск соискателей для работы в качестве риэлтора. При подборе персонала в отдел продаж агентства недвижимости существует два варианта: ориентация на соискателей с опытом работы в продажах недвижимости или без такового опыта. При этом стоит отметить, что опытные агенты чаще всего не имеют резюме и не размещают его в интернете. Они редко меняют агентство недвижимости. Это означает, что привлекать в агентство только опытных риэлторов оказывается затруднительно для компании. Таким образом, при наборе риэлторов в отдел продаж, наилучший способ – ориентация на набор соискателей без опыта работы в продажах и обеспечение высокого уровня обучения и наставничества, для наиболее эффективного вхождения в профессию.

Риэлторы без опыта работы в продажах недвижимости обладают высоким энтузиазмом и мотивацией, а также имеется возможность привить им правильные знания и правильные стандарты. Кроме того, такие риэлторы проявляют высокую лояльность, так как, впервые столкнувшись с недвижимостью в «Century 21 Home Real Estate», даже если риэлтор уйдет, он навсегда запомнит агентство, благодаря которому он освоил профессию. Однако риэлторы без опыта обладают низкой продуктивностью на первом этапе становления и достижения первых значимых результатов, требуется тщательный контроль и корректировка их деятельности. При этом для таких соискателей важно обеспечить следующее: обучение (полноценную школу), наставника (корпоративного тренера), быстрый выход на сделки, мотивацию (как материальную, так и нематериальную), личность руководителя (лидерские качества).

В условиях высокой конкуренции необходимо постоянно совершенствовать подходы и развивать подходы к созданию эффективной команды профессионалов. Наставничество является одним из эффективных и приоритетных инструментов развития персонала. Обучение в компании и наставничество способствует формированию высококвалифицированных риэлторов, лояльных к агентству недвижимости. Наставничество – это процесс формальной и неформальной передачи знаний, практического опыта, оказания помощи и поддержки со стороны наставника наставляемому работнику. Во второй главе данной работы было отмечено, что отдельные риэлторы и большинство стажеров не имеют достаточного опыта для заключения договора и совершения сделок, что приводит к невыплнению планов продаж, поставленных перед ними. Таким образом, наставничество может устранить данную проблему и способствует приобретению опыта работы с клиентом под контролем наставника.

Для выполнения роли наставника и руководства отдела продаж предлагается ввести должность руководителя отдела продаж. При этом в обязанности руководителя отдела продаж входит составление бизнес-плана работы отдела продаж, плана обучающих мероприятий и материальной мотивации для агентов и стажеров отдела продаж, адаптация сотрудников, вновь прибывших в отдел и ежедневная организация и контроль работы агентов.

Кроме того, в обязанности руководителя отдела продаж рекомендуется включить организацию и контроль обучения, а также аттестацию стажеров по окончании обучения и принятие решения об увольнении сотрудника, если результаты его работы за 90 дней некорректны, либо о дополнительном месячном испытательном сроке (с постановкой конкретных задач).

Для обеспечения высокой эффективности деятельности риэлторов и стажеров агентства недвижимости руководитель отдела продаж также контролирует и корректирует практику стажеров, прошедших обучение и транслирует собственные сделки стажерам, либо проводит имитационные (постановочные) сделки. Проведение тренингов для агентов и стажеров по пройденным обучающим мероприятиям для отработки и закрепления навыков и проведение персонального коучинга также способствует развитию профессиональных навыков риэлторов и стажеров агентства.

Проведение еженедельных собраний с агентами и стажерами, а также отчетных собраний отдела продаж и активное участие и контроль ежедневной работы сотрудников отдела (активности по поиску клиентов, переговоры, встречи, обратная связь, листинги, авансы, сделки) способствует своевременному выявлению проблем в профессиональной деятельности риэлторов и стажеров и поиску наиболее эффективного пути их решения.

Руководители отделов продаж подчиняются директору агентства. Количество руководителей соответствует количеству отделов продаж и составляет 4 человека. Проект должностной инструкции руководителя отдела продаж представлен в приложении. На должность руководителя отдела продаж рекомендуется назначить лицо, имеющее высшее профессиональное образование, стаж работы риэлтором не менее 5 лет и стаж работы в должности начальника отдела не менее 3 лет. Для обеспечения эффективности работы отдела продаж, предлагается освободить руководителя отдела продаж от заключения сделок, так как главной его обязанностью является именно развитие отдела. В качестве мотивации руководитель отдела продаж получает 4% от комиссии с каждой сделки, заключенной риэлтором, входящим в его отдел.