Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Понятие и значение организационных коммуникаций).pdf

Таким образом, всю информацию в компании, в среднем сотрудники оценивают следующим образом: доступность и адресность – 3 балла, адекватность средства коммуникации, своевременность, полнота, краткость и понятность – 4 балла, а достоверность и релевантность – 5 баллов.

Следующий выделенный нами блок вопросов посвящен изучению вертикальных коммуникаций в компании «Реклама Онлайн». Здесь нами были изучены взаимоотношения сотрудников с руководителями, каналы передачи информации, возникновение конфликтов, а также проведение собраний, совещаний и планерок как в компании в целом, так и в отделах. Рассмотрим полученные результаты.

Для начала рассмотрим, с помощью каких средств коммуникации руководители взаимодействуют с подчиненными. Согласно приложению Е. видно, что основными средствами вертикальных коммуникаций в компании являются личные контакты (100%) и коммуникации с помощью технических средств (95%), в то время как наименьшей популярностью пользуются совещания (16.8%) и переговоры (7,5%).

Стоит отметить, что в нисходящих вертикальных коммуникациях в основном используются личные контакты, совещания и переговоры. Здесь руководить ставит конкретные задачи, обеспечивает подчиненных информацией, необходимой для исполнения определенных работы, информирует о качестве выполненной работы, проводит инструктажи, мотивирует и стимулирует сотрудников на выполнение работы. Что касается восходящих вертикальных коммуникаций, то здесь в основном используются личные контакты и технические средства. Сотрудники передают руководителю информацию о выполненной работе и текущих проблемах. Стоит также отметить, что посредствам личных контактов происходит и неформальное общение руководителя и подчиненных, могут также обсуждаться и личные проблемы. Также стоит отметить, что среди технических средств вертикальных коммуникаций можно выделить корпоративную почту, внутреннюю базу, социальные сети, АТС, icq, skype и сотовые телефоны.

Далее рассмотрим частоту возникновения конфликтных ситуаций между руководителем и подчиненным. Так, из приложения Е видно, что конфликтные ситуации между руководителем и подчиненными возникают редко (71%). На наш взгляд основной причиной, можно назвать широко распространенное неформальное общение внутри организации, поэтому сотрудники всегда могут найти компромисс, который устроит обе стороны.

Также в возникновении конфликтных ситуаций большую роль играет то, насколько сотрудникам понятны задачи руководителя. Так, согласно приложению Е, в основном все поставленные задачи всегда понятны сотрудникам (60,7%), в то время как 35% сотрудникам поставленные задачи иногда понятны, а иногда нет, и всего 4,3% сотрудникам поставленные задачи зачастую непонятны. Таким образом, это является еще одним показателем, что вертикальные коммуникации налажены в компании хорошо, поэтому конфликтные ситуации возникают крайне редко. А также это является показателем компетентности руководителей компании «Реклама Онлайн».

Еще одной из форм вертикальных коммуникация является проведение собраний, совещаний и планерок, как в компании в целом и в отдельных отделах. Рассмотрим, как часто проводятся данные мероприятия.

Согласно приложению Е большинство опрошенных (57%) считают, что собрания в компании проводятся нерегулярно, однако довольно много тех (43%), кто не знает о проведении собраний в компании. Что же касается проведения совещаний и собраний на уровне отделов, то.все сотрудники единогласно ответили, что такие мероприятия не проводятся.

Таким образом, нерегулярное проведение совещаний и собраний в компании в целом и отсутствие их в отделах, свидетельствует о неполном использовании всех средств внутренних коммуникаций. Таким образом, сотрудники редко обсуждают деловые аспекты своей работы, а как следствие они испытывают трудности в выражении своих мыслей и плохо слушают друг друга. Все это является одной из проблем в выстраивании эффективных внутренних коммуникаций.

Следующий, рассмотренный нами блок посвящен изучению горизонтальных и диагональных коммуникаций, а также слухов. Здесь нами были рассмотрены такие вопросы, как частота общения сотрудников компании между собой, средства коммуникации, вопросы, по которым общаются сотрудники чаще всего, возникновение конфликтов в компании, а также возникновение и влияние слухов.

Итак, согласно приложению Е, сотрудники компании общаются между собой довольно часто. Так, 35,5% сотрудников общаются очень часто, в то время как 12,1% очень редко. Предметом общения является работа. Это видно из приложения Е.

Согласно приложению Е большинство сотрудников (65,4%) чаще всего обращаются к другим столько по рабочим вопросам, а остальные не только по рабочим, но и по личным. Широкое развитие горизонтальных и диагональных коммуникаций связано, прежде всего, с широким распространением неформального общения в компании, а также с тем, что для реализации многих проектов необходима совместная работа многих отделов. Так, PR отдел активно взаимодействует с дизайнерами, центром исследований, BTL-отделом, отделами продаж, финансовым отделом и др. несмотря на это сотрудники довольно часто общаются и по личным вопросам, это показывает на то, что внутри компании сотрудники находят себе друзей, близких людей и создают семьи.

Далее рассмотрим, с помощью каких средств происходят горизонтальные и диагональные коммуникации.

Распространенными средствами горизонтальных и диагональных коммуникаций являются корпоративная почта, icq и АТС. Данные средства обеспечивают оперативную связь, т.к. зачастую быстрее написать в icq или позвонить, чем встретиться лично. Это связано с тем, что компания занимает более 700 м² и располагается на двух этажах. Личные контакты распространены между сотрудниками одного отдела или внутри одного кабинета, где находятся несколько отделов, а также в обеденное время и время отдыха.

Также стоит отметить, что 80,4% сотрудников удовлетворены таким общением, в то время как всего 19,6% - нет. В связи с этим необходимо разработать мероприятия, которые позволят сотрудникам удовлетворить свою потребность в общении, это может быть, например, развитие новых средств коммуникации или совершенствование существующих.

На развитие горизонтальных и диагональных коммуникаций и эффективных внутренних коммуникаций в компании оказывает влияние не только возникновение конфликтов между руководителем и подчиненными, но и возникновение конфликтных ситуаций на остальных уровнях коммуникации. Итак, в приложении Е представлена частота возникновения конфликтных ситуаций в компании.

Таким образом, видно, что как на уровне горизонтальных коммуникаций, так и на уровне диагональных, как правило, конфликтные ситуации возникают редко. Также 20,6% сотрудников отметили, что у них конфликты не возникают вовсе. Данные результаты являются показателем сплоченности коллектива, а также того, что сотрудники умеют находить компромиссы. Здесь также стоит отметить, что одной из задач отдела (Центра Исследований) является сглаживание конфликтных ситуаций и оказание помощи в нахождении компромисса между сотрудниками. Это связано с тем, что зачастую конфликтные ситуации возникали между менеджерами продаж из-за того или иного клиента. Теперь благодаря Центру исследований, такие конфликты разрешаются быстро и эффективно.

Как уже было сказано ранее, в компании распространено неформальное общение, что является одной из основных причин возникновения слухов. Мы выяснили, как часто возникают слухи, их влияние на сотрудников и на компанию, какая информация передается с помощью слухов, а также мнение сотрудников по предотвращению слухов. Итак, рассмотрим результаты более подробно.

Как видно из приложения Е., почти половина сотрудников (41,1%) считают, что слухи в компании возникают иногда и чуть меньше (38,3%) считают, что слухи возникают очень редко.

Далее рассмотрим, какая информация передается с помощью слухов. Результаты представлены в приложении Е.

Таким образом, видно, что с помощью слухов в основном распространяется такая информация, как развлекательная (90,7%), информация о жизни сотрудников, отделов, мероприятиях и событиях в компании (95,3%), информация о кадровых изменениях (55,1%), а также поздравления (54,2%).

Стоит отметить, что распространение данной информации при помощи слухов прежде всего показывает, что информацию по данным вопросам в компании не предоставляют вовремя или не предоставляют вовсе. Это является также проблемным моментов развития внутренних коммуникаций в компании и нуждается в тщательных разработанных мероприятиях по улучшению системы информирования сотрудников, искоренение такого канала коммуникации, как слухи, а в следствии и улучшению внутренних коммуникаций.

В связи с тем, что слухи распространены в компании, мы выяснили как они влияют на сотрудников и на компанию в целом. Результаты представлены в приложении Е. Итак видно, что 30,8% сотрудников считают, что влияние слухов на компанию вызывает беспокойство, в то время как 41,1% сотрудников затрудняются ответить. Что касается влияния слухов на сотрудников компании, то на 58,9% сотрудников слухи не оказывают никакого влияния, и только 6,5% сотрудникам наносит урон их репутации. Таким образом, сотрудников не сильно беспокоит широкое распространение слухов в компании, они уже научились не обращать внимание на них, а воспринимают их как один из каналов коммуникации.

В связи с широким распространением слухов в компании. Мы решили выяснить, что думают и предлагают сотрудники по избеганию слухов. Все ответы мы сгруппировали в четыре блока. На данный вопрос ответило всего 35 сотрудников, что составляет 32,7% от всех респондентов. Так, согласно приложению Е, большинство сотрудников считают что нужно вовремя предоставлять информацию (48.6%), в то время как никак не реагировать предлагают 14,3% сотрудников. Также были предложены такие варианты, как ввести наказания и штрафы (8,5%) и не давать поводы для распространения слухов (28,6%).

Несмотря на противоречивость полученных данных, на наш взгляд, минимизировать распространение слухов все же необходимо. Это связано с тем, что при помощи слухов распространяется информация о сотрудниках, отделах, событиях компании, информация о кадровых изменениях. На наш взгляд данная информация должна распространяться при помощи формальных каналов коммуникации, а не при помощи слухов. Это повысит оперативность предоставления информации, ее значимость и достоверность, что является не маловажным в развитии внутренних коммуникаций в организации.

Далее рассмотрим средства коммуникации, с помощью которых сотрудники получают информацию и хотели бы получать, а также выясним мнение сотрудников компании о развитии внутренних коммуникаций.

Итак, для начала рассмотрим предпочтительный способ восприятия информации. Из приложения Е. видно, что большинство сотрудников воспринимают информацию в печатном или письменном виде (72%), в то время как на слух или в электронном виде 11,2% и 16,8% соответственно.

Далее рассмотрим, с помощью каких средств коммуникации сотрудники компании получают информацию и выясним мнение по поводу развития внутренних коммуникаций компании. Из приложения Е видно, что сотрудники получают информацию, в основном, из таких средств как корпоративные мероприятия (78,5%), технические средства (95,3%), интранет (88,8%), слухи (92,5%), письма (98,1%), а также поздравления (98,1%). Это показывает, что в компании широко распространены неформальные каналы передачи информации как по горизонтали, так по вертикали и диагонали, а также технические средства коммуникации.

Что касается мнения сотрудников по развитию внутренних коммуникаций в компании, то они, хотели бы видеть в компании такие формы коммуникаций, как обучающие мероприятия (98,1%), внутренние социальные сети (86,9%), ящик предложений (72,9%), адаптационные мероприятия (78,5%) и корпоративное печатное издание (86,9%). Также сотрудники отмечают, что хотели бы видеть более развитые справочники и руководства (76,6), больше корпоративных мероприятий (80,4%), и доску почета (87,9%).

Таким образом, исходя из проведенного исследования, можно выделить проблемы внутренних коммуникаций в компании «Реклама Онлайн». Рассмотрим их подробнее.

Во-первых, созданная коммуникативная структура в компании состоит из горизонтальных, вертикальных и диагональных связей. Активно используются горизонтальные связи, вертикальные коммуникации осуществляются в основном только при постановке задач руководителем, а также при отчетности и решении организационных вопросов. Реже всего в компании используются диагональные коммуникации.

Во-вторых, в компании отсутствует нормативная документация, регламентирующая внутренние коммуникации. Большая часть нормативной информации передается с помощью межличностных коммуникаций.

В третьих, в компании активно используются средства межличностного общения – устные формы, в то время как печатные, аудио- и видеосредства используются недостаточно.

Далее, в компании, в условиях преобладания личных контактов во взаимодействии и отсутствии нормативного регулирования с помощью служебной документации широко используются слухи как средство распространения информации.

Информация, которой обмениваются сотрудники внутри компании, оценивается ими неодинаково. Так, средняя оценка доступности и адресности составляет 3 балла, адекватность средства коммуникации, своевременность, полнота, краткость и понятность – 4 балла, и только достоверность и релевантность информации составила 5 баллов.

Как показывают результаты наблюдения и опроса, в компании редко проводятся совещания, собрания и планерки. Так, почти половина сотрудников не знает о проведении совещаний и собраний в компании, а что касается данных мероприятий внутри отделов, то здесь они и вовсе не проводятся.

Согласно исследованию, в компании используются не все средства и формы внутренних коммуникаций, которые хотели бы использовать сотрудники.