Файл: OSNOV_PROFESSIONAL_NOJ_ETIKI-KURS_LEKTsIJ.doc

подготовка документов
само мероприятие: встреча, знакомство, помещение, механизм рассадки, подписание документов, неофициальное мероприятие, прощание и проводы.

Подготовка делового мероприятия:

Проведению делового мероприятия предшествует огромная подготовительная работа. Перед встречей обе стороны оговариваю. Условия проведения переговоров, особые пожелания прибывающей стороны, договариваются о месте и времени встречи и, по возможности, по следующим вопросам:

цель
число участников
Ому и как фиксировать встречу.

Этикет предусматривает обсуждение данных вопросов по телефону, но затем принимающая сторона обязательно фиксирует все достигнутые договоренности по e-mail или по факсу. За 1-2 дня о встречи эти договоренности еще раз доводятся до сведения прибывающей стороны.

Достигнув договоренности о проведении мероприятия, принимающая сторона создает ОРГКОМИТЕТ (3-5 человек) для подготовки к приему. Оргкомитет составляет 2 программы: деловую и культурную. К его полномочиям относятся вопросы жилья, питания, средства для проведения мероприятия и приема гостей. Если делегация прибывает из другого города, то необходима встреча в аэропорте или на вокзале. Встречает либо «первое лицо» («хозяин кабинета»), либо его заместитель.

Дорожный этикет

Очень важно – рассадка гостей в машине: самое почетное место – заднее сидение за пассажиром, рядом с водителем садится встречающий, но не женщина. Этикет расписывает правила посадки в машину для женщины: садиться следует боком, затем переносить обе ноги и поворачиваться (исключение составляет женщина в брюках).

Перед началом делового мероприятия в специальном помещении для гостей накрывается небольшой стол. Обязательно наличие минеральной воды без газа, кроме лечебной, раскладываются салфетки, чай, кофе и небольшие бутерброды. После небольшого завтрака, делегация приглашается в РАБОЧЕЕ ПОМЕЩЕНИЕ.

В рабочем помещении на столах через равное расстояние в зависимости от числа участников расставляется минеральная вода (этикетка не снимается, повернута к глазам сидящего, бутылки не открываются), рядом ставятся стаканы дном вверх или фужеры ножкой вниз.

По количеству участников на столах раскладываются блокноты, карандаши, в РФ + пепельницы, сигареты, зажигалки.

приветствие

Хотя общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоровается мужчина с женщиной, младший старшим, нижестоящий по должности с вышестоящим, руководителю не стоит дожидаться, пока с ним поздоровается подчинённый, тем более партнёр. Приветствуйте своего собеседника первым. Руку при приветствии первым подаёт руководитель сотруднику. Когда руководитель входит в помещение, он первым приветствует сотрудников. Они не поднимаются с места, так как это не школа. Руководитель, особенно если он сравнительно молод, может первым поприветствовать сотрудников старше себя по возрасту, а также женщин.

В каких случаях перед тем, как войти в комнату, надо постучаться?

Воспитанные и деловые люди никогда не открывают дверь служебной комнаты без предварительного стука, даже если его просят зайти. Постучать надо обязательно. Но зайти можно, не дожидаясь ответа на свой стук. В деловом мире принято, что секретарь не стучит в дверь, входя в кабинет своего начальника (хотя и в этом случае могут быть исключения). Это правило распространяется и на те кабинеты, вход в которые открыт для секретаря по служебному праву.

Протокол предусматривает следующее расположение сторон ЗА СТОЛОМ: гости – лицом к окну, хозяева спиной к свету и, по возможности, лицом к двери. Хозяин садится в центре, по его правую руку – заместитель / лицо, наиболее компетентное по вопросам переговоров, по левую руку – переводчик (при международных переговорах) или делопроизводитель.

Нельзя начинать переговоры с существа вопроса – необходимо задать 5-6 светских вопросов.

После этого начинается ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДЕЛЕГАЦИИ. В практике делового протокола принят ОБМЕН ВИЗИТНЫМИ КАРТОЧКАМИ (желательно, положить ее на стол). Первым протягивает визитку глава принимающей стороны правой рукой (если переговоры ведутся с азиатской стороной – двумя руками). Если с каждой стороны не более 2-3 человек, визитками обмениваются все, если больше – только главы. Для других участников мероприятия заранее составляется «протокольный список присутствующих». В нем указывается ФИО, место работы и должность (полное наименование организации указывается напротив каждого имени, даже если все лица из одной организации).

Представление присутствующих осуществляется по протокольному списку либо главой принимающей стороны, либо референтом, либо переводчиком.

После представления начинается САМО СОВЕЩАНИЕ. Диалог начинает приглашенная сторона. Ведут диалог только руководители, остальные включаются в процесс обсуждения только по приглашению своего руководителя.

Деловое совещание может длиться без перерыва не более2-3 часов, покидать его нельзя.

Через 2-3 часа – ПЕРЕРЫВ: предлагается чай, кофе, секретарь или официант входит с равным количеством чашек кофе и чая и, подходя к гостям с правой стороны, интересуется, кто что желает. Чашка подается к правой руке, а ложечка параллельно краю стола. К чаю подается кусковой сахар, м.б. печенье или коробка конфет. Допускается подача пирожных (+ тарелочка) и фруктов (тарелка + нож).

После завершения мероприятия делегации обмениваются рукопожатиями. Уместно далее провести прием «бокал шампанского», во время которого можно обменяться сувенирами (значки, флажки, блокноты). Возможно предложить гостям неофициальный прием после проведения мероприятия.

Имидж делового человека. Каждый из нас создаёт из себя определённый образ, как сейчас говорят - имидж. Он может быть различным: доброго и приятного в общении человека, недотёпы, грубияна, скандалиста... Сколько людей - столько и образов.

Все, о чем здесь было сказано, адресовано как руководителю предприятия, офиса, компании, так и всем её служащим.

Культура одежды делового человека

Специфика предпринимательской деятельности предъявляет весьма серьезные требования к внешнему облику ее участников. Внешний облик делового человека - это первый шаг к успеху, поскольку для потенциального партнера его костюм служит кодом, свидетельствующим о степени надежности и респектабельности. Аккуратный, со вкусом одетый, подтянутый - таков внешний облик делового человека, доброжелательно воспринимаемого окружающими партнерами и клиентами.

Основополагающим принципом при составлении гардероба должна стать универсальность одежды. Если в гардеробе есть много вещей, которыми редко пользуются, значит, гардероб составлен неправильно. Как ни странно, современный деловой мир консервативен в вопросах моды. В рабочее время принято носить более светлые, чем на приемах, причем тона костюмов в летнее время должны быть светлее, чем в зимнее время.

Одежда делового мужчины

Костюмы ярких тонов, как правило, в рабочее время не носят. Сорочку выбирают тоже светлых тонов, часто белого цвета. Важен и цвет галстука. Существует правило, что галстук должен быть одного тона с сорочкой и костюмом, но светлее или темнее, либо костюм и галстук должны быть контрастных тонов. В настоящее время предпочтение отдается галстукам не слишком ярких расцветок, а также галстукам без узора и рисунка.

Стоит также поинтересоваться, какая форма галстука ныне в моде. Если модны узкие галстуки, то слишком широкий, конечно же, будет бросаться в глаза. В деловой обстановке не рекомендуется носить сорочки с короткими рукавами, поскольку считается элегантным, чтобы манжеты сорочки были видны из-под рукавов пиджака (примерно на два сантиметра). Хотя, разумеется, в очень жаркую погоду вы будете естественно выглядеть в рубашке с короткими рукавами, чем в костюме, постоянно вытирая пот с лица. В командировке менеджер часто не знает, где и как он проведет день, успеет или нет вернуться в гостиницу и переодеться соответственно случаю. Поэтому темно-синий или темно-серый костюм наиболее распространенный тип для каждого случая.

Что касается обуви, то желательно носить обувь черного цвета. Летом к светлому костюму обувь черного цвета не обязательна, но в любом случае не сандалии. Если есть возможность, то цвет обуви подбирается под цветовую гамму костюма. Носки лучше иметь не очень яркие и броские, лучше серые или темные, а к бежево-коричневому костюму - коричневые. Следует также меть в виду, что носки и галстук по своей расцветке должны гармонировать.

Головной убор и перчатки мужчины сейчас носят преимущественно к плащу или пальто для защиты от холода. И все же шляпа тоже должна соответствовать верхней одежде. Шляпы весной и летом носят более светлые, осенью и зимой - темные. Не рекомендуется носить велюровые шляпы, а также черные шляпы к пальто и костюму не черного цвета.

Не нужно стараться подавлять партнеров богатством своего облика, свидетельствующим о вашей мощной кредитоспособности. В большинстве промышленно развитых стран тяжелые золотые перстни, цепочки и браслеты, бросающиеся в глаза часы или излишняя пестрота галстука могут только зародить сомнения в вашей серьезности. Правда, есть регионы (например, арабский Восток), где не только допускается, но даже требуется от бизнесмена демонстрация роскоши как наглядное свидетельство его процветания. Такими "признаками успеха" являются и платиновые зажигалки с монограммами, и часы с бриллиантами, и запонки с драгоценными камнями, и сверхдорогие автомобили.

Стереотип "хорошего отечественного бизнесмена" совершенно иной: это не имеющий большого состояния новичок, которому природный талант, способность быстро учиться уму-разуму и большие потенциальные возможности его страны пока компенсируют некоторую неотесанность, нехватку знаний и капиталов.

Для первого контакта и последующих переговоров с иностранными партнерами стоит надеть тщательно вычищенный и отглаженный костюм со светлой рубашкой и галстуком в тон. Строгий японский этикет запрещает даже во время переговоров снимать пиджаки или распускать узлы галстуков, за исключением случаев, когда это предлагает сделать глава делегации ваших партнеров, давая понять, что наступило время неформальных переговоров. Кстати, есть даже специальный международный термин "ноу тай сэшн" - "встреча без галстуков".

Европейские и американские обычаи гораздо либеральнее. Однако и они категорически запрещают появляться на переговорах в сорочке с галстуком, не говоря уже о спортивных рубашках, даже если стоит нестерпимая жара. Правда, выдержать такие ограничения иностранным бизнесменам помогают кондиционеры в конторах и автомобилях, а также богатый выбор легких костюмов.

Чудовищное впечатление производят короткие, спустившиеся складками носки, которые открывают голую ногу бизнесмена, когда он сидит нога на ногу. Особенно необходимы чистые и без дыр носки в Японии, поскольку там приходится снимать обувь при входе в дом или ресторан. Портят впечатление мятый, несвежий носовой платок, полуоторванная пуговица или привычка протирать очки концом галстука.

Главное, к чему следует стремиться, - общее впечатление опрятности, аккуратности и даже некоторой педантичности в одежде. Это должно заставить партнера подумать, что столь же "подтянуты" вы будете и в делах.

Одежда деловой женщины

Для женщины-бизнесмена, желающей добиться успеха при заключении контрактов, в деловых переговорах, очень важно помнить о своей внешности, более того, поставить ее на службу бизнесу.

Деловую одежду отличают классический покрой, неброские цвета, многофункциональность.

Вечерние платья из шифона и роскошные брючные костюмы с рисунками, напоминающие полотна импрессионистов, вполне подходят для вечеринок и коктейлей, но появление в таких нарядах на работе означает крах карьеры.

Во всем мире основная одежда для работы - это костюм. Платье можно позволить себе лишь в жару и только однотонное. В гардеробе деловой женщины должны быть две-три юбки, жакеты, две-три блузки. Менять туалеты желательно часто, ведь одна и та же вещь, надеваемая каждый день, надоедает и "гасит" настроение. Чрезмерно укорачивать юбку нельзя.

Также не следует носить вещи, подчеркивающие вашу привлекательность (облегающие свитера, джинсы). Прическа, макияж, бижутерия должны органично дополнять деловой костюм. Прическа должна быть строгой, но вместе с тем элегантной.

Украшений должно быть как можно меньше, но в то же время нельзя от них отказаться вообще. Носить лучше дорогие украшения.

Косметика должна быть заметной лишь на близком расстоянии. Специалисты рекомендуют покупать больше косметики профилактической, чем декоративной.

Духи следует использовать в таком количестве, чтобы их запах был едва уловим.

Если прием начинается до 20.00, шляпа за столом не снимается, а вот хозяйка приема шляпы не надевает. На приемах по случаю национального праздника приняты более нарядные платья и платья-костюмы нормальной длины.

На приемы и обеды после 20.00 надеваются вечерние платья - более нарядные и открытые, с рукавами или без них, длина - по моде. Шляпа к вечернему платью не надевается. Перчатки: чем короче рукав вечернего платья, тем длиннее перчатки. Цвет и плотность материала должны соответствовать сезону, а также поводу, по которому устраивается прием. Летом используются более тонкие и светлые материалы, зимой более темные и плотные.

Для поездки за границу достаточно иметь три комплекта одежды: темный и светлый костюмы, приличную куртку и свитер для прогулок. Если маршрут поездки проходит через страны Востока, то женщинам не следует надевать брюки, они не должны появляться на улице, в общественных местах без чулок или колготок (особенно в странах исповедующих ислам), а мужчины в ярких галстуках.

Виды приемов в деловом мире

Самый ранний прием — это завтрак. Завтрак устраивается в двенадцать или в час дня. Продолжительность этого приема - час, максимум полтора. Завтрак устраивают с рассадкой за столом, в кафе, в ресторане, в хорошо оборудованной столовой. Этот вид приема можно устроить и для иностранцев. Но, как правило, в столовой иностранцев не принимают. Форма одежды на завтрак — деловая. На завтрак заказывают: две холодные закуски, одно горячее блюдо, чай, кофе, фрукты, пирожное, конфеты. Из спиртного можно предложить шампанское, сухое вино. В чисто мужской компании можно заказать бутылку водки. Тостами обмениваются, когда съедено основное горячее блюдо и подано шампанское. Шампанское подают перед десертом.Следующий прием — это «Бокал шампанского».

Прием «бокал шампанского» устраивают в час, в два или в три часа дня. Форма одежды ~ деловая. Прием — стоя. Могут быть одно кресло, несколько стульев. Столов никогда не бывает. Официант разносит шампанское. Гость, участник приема, берет бокал шампанского. К шампанскому подают орешки, фрукты или маленькие тостики на шпажках — кусочек банана, кусочек груши или яблока, клубничка. Вы взяли бокал шампанского, взяли шпажку, на которой нанизаны фрукты, пьете шампанское, снимаете зубами, прикрывая чуть-чуть губами, фрукты (губами, особенно женщины, никогда не снимают фрукты, чтобы не смазать помаду. Будет очень большим нарушением, если вы свой использованный бокал доставите на поднос официанту рядом с полными бокалами, еще не разобранными. Нужно дождаться официанта с пустым подносом или специальной тележкой для грязной посуды.