14.9. Другие операции с файлами

    Проводник позволяет также переименовывать файлы, форматировать дискеты, копировать диски, устанавливать атрибуты файла и групп файлов и т.д. Логика этих операций достаточно ясна, и легко можно научиться этим действиям, внимательно ознакомившись с меню программы.
    Отметим только, что в меню свойств файла имеется строка Send, которая позволяет оперативно вызвать операцию копирования файла на дискету.
    В составе Windows имеется программа быстрогопросмотра (Quick View). По умолчанию она не устанавливается, но легко может быть добавлена в систему, если Вы хотите использовать возможность быстрого просмотра файлов. При ее применении Вы не сможете редактировать файл, но зато просмотр его будет обеспечен оперативно. Операция быстрого просмотра файла (документа) может быть легко вызвана из меню свойств (по нажатию правой клавиши мыши при выделенном файле).

14.10. Запуск прикладных программ

    Запуск прикладных программ можно осуществить и из программы Проводник, причем несколькими способами:
        - достаточно выбрать желаемый командный файл и дважды щелкнуть мышью в области его пиктограммы (или нажать Enter);
        - если для данного типа файлов определена обрабатывающая прикладная программа, то достаточно дважды щелкнуть мышью в области пиктограммы файла. Будет вызвана соответствующая программа, и в нее загружен выбранный файл для дальнейшего редактирования;
        - "зацепите" иконку файла и переместите ее на пиктограмму обрабатывающей прикладной программы, в которой Вы хотите работать с выбранным файлом.
 

ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О РЕДАКТОРЕ MS WORD

15.1. Общие сведения

    MS Word является приложением Windows, предназначенным для издания, редактирования, просмотра и печати документов.
    MS Word - один из наиболее популярных текстовых редакторов, который предусматривает выполнение более сотни операций над текстовой и графической информацией. С его помощью можно подготовить практически любой документ - от небольшого письма до оригинал-макета сложного издания.
    MS Word позволяет выполнять традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии. И нем реализованы возможности связывания и встраивания объектов, что позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации. подготовленные в других приложениях Windows.
    MS Word позволяет выполнять многие операции верстки, т.е. готовить полноценные оригинал-макеты для их тиражирования в типографии. В программе имеется широкий набор готовых шаблонов и стилей оформления документов, таблиц, встроенный макроязык и многое другое, а также инструменты для рисования простейших графических образов.

15.2. Установка, запуск и окончание работы редактора Word

    Для работы с Word его, как и любое приложение Windows, необходимо установить на компьютер с инсталляционных дискет или компакт-диска. Установка Word проводится аналогично установке всех других программ для Windows. Запуск Word осуществляют различными способами:
        1. С помощью команды Выполнить из меню Пуск. Обычно данный способ применяется для запуска Word с параметрами.
        2. Двойным щелчком по значку Word в группе Microsoft Office.
        3. Используя для этой цели Проводник Windows 95.
        4. Двойным щелчком по значку документа, подготовленного редактором Word.
    Завершение работы программы проводится любым из стандартных способов:
        - выберите Файл=Выход;
        - выберите Закрыть в системном меню главного окна Word;
        - установите указатель мыши на пиктограмму системного меню в основном окне Word и дважды нажмите кнопку мыши;
        - нажмите правой кнопкой мыши строку заголовка и выберите Закрыть из контекстного меню;
        - нажмите кнопку Закрыть в строке заголовка главного окна;
        - нажмите Alt+F4 на клавиатуре.
    Если в момент закрытия программы редактор обнаружит, что в нем находится документ, который был изменен, но Вы не провели его запись, на экране появится диалоговое окно, предупреждающее Вас о необходимости записать изменения в файл (Да), не записывать данные изменения (Нет) или вернуться снова в режим редактирования (Отмена).

15.3. Знакомство с экраном Word для Windows

    Окно содержит все стандартные элементы окна приложения Windows.
    Рассмотрим дополнительные элементы окна, которые специфичны для редактора Word.
    Строка состояния расположена в нижней части главного окна. В левой части строки состояния отображается информация о текущем документе:
        - стр1 - номер текущей страницы.
        - разд1 - номер текущего раздела. Информация, отображаемая этим элементом имеет смысл только для больших документов, разбитых на разделы.
        - 1/1 - количество страниц от начала документа до текущей страницы (1) и общее число страниц в документе (1).
        - 2,5 см - расстояние по вертикали между курсором и верхним краем страницы. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым.
        - ст 1 - количество строк от начала страницы до курсора. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым.
        - кол 1 - количество символов от левого поля до курсора, включая пробелы и символы табуляции. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым.

15.4. Создание и сохранение документов в редакторе Word

15.4.1. Создание нового документа

    После запуска Word на экране появляется пустой документ под названием Документ 1 . Это название указывает на то, что данный документ является первым, созданным вами с момента запуска программы. При создании последующих документов Word присваивает им имена с возрастающими номерами: Документ 2 и т.д. Даже в том случае, если вы закроете Документ 1, следующий документ, созданный в текущем сеансе работы, будет назван Документ 2.
    При создании нового документа Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблоны являются той базой, на основании которой строится новый документ. Шаблон определяет совокупность параметров, с помощью которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей листа, установки табуляторов и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы:
        - текст (например, верхние или нижние колонтитулы или номера страниц);
        - таблицы;
        - рамки;
        - графические изображения;
        - специальные средства (макросы, кнопки и даже панели инструментов) и т.д.
    В качестве шаблона по умолчанию для нового документа используется шаблон "Обычный". В состав поставки Word входят шаблоны для создания стандартных деловых писем, служебных список, газетных листов и большого количества документов других типов. Эти шаблоны сэкономят Вам немало времени за счет присутствующих в них стандартных фраз (Кому, От кого, Дата). Использование специальных шаблонов позволит придать Вашим документам единый стиль.

15.4.2. Возможности окна диалога "Открытие документа"

    В предыдущем уроке мы обсудили только одну из функций окна диалога "Открытие документа" - открытие документа в том случае, когда известно его имя и местоположение. Однако возможности, предоставляемые этим окном диалога в Ваше распоряжение, значительно шире.
    С помощью окна диалога "Открытие документа" или значка панели инструментов можно:
        - осуществить поиск файла;
        - открыть документ;
        - переместить файл;
        - вырезать файл;
        - скопировать файл;
        - создать ярлык;
        - удалить файл;
        - переименовать файл;
        - просмотреть свойства файла;
        - осуществить быстрый просмотр файла без его открытия;
        - открыть только для чтения;
        - напечатать файл;
        - упорядочить файлы, хранящиеся в папке.
    Фактически средства, предоставляемые в ваше распоряжение окном диалога "Открытие документа", выполняют функции поисково-информационной системы. Все перечисленные выше действия можно осуществить с помощью собственной панели управления окна диалога "Открытие документа" и контекстных меню, открываемых нажатием объекта правой кнопкой мыши.
    Переход на один уровень вверх - осуществляет переход на более высокий уровень в иерархии папок.
    Открыть личную папку - открывает личную папку.
    Поместить в личную папку - помещает документ в личную папку.
    Мелкие значки - отображает список папок в виде пиктограмм с названиями папок.
    Таблица - отображает список папок с указанием даты последнего изменения.
    Вывод свойств - выводит на экран сведения о документе: даты создания, внесения изменений, печати, объем и т.д.
    Вывод содержимого - осуществляет быстрый просмотр документа.
    Команды и режимы - открывает список команд, обеспечивающих чтение, печать, поиск и сортировку.
    Если Вам окажется недостаточно информации о файле, полученной с помощью табличного представления, воспользуйтесь кнопкой Вывод свойств. С помощью этого средства Вы сможете просмотреть дополнительные сведения и определить, является ли этот файл тем, который вы ищете. В предыдущем уроке мы говорили о целесообразности ввода дополнительной информации, теперь в процессе поиска файла с помощью окна диалога "Открытие документа" вы можете убедиться в этом.
    С помощью кнопки Вывод содержимого можно просмотреть документ, не открывая его. Это средство может оказаться полезным при поиске файла, когда поисковая система обнаружила несколько файлов со сходным содержанием или с общими ключевыми словами. Из ряда найденных файлов Вам предстоит выбрать искомый. С помощью кнопки Вывод содержимого можно, не открывая, просмотреть по очереди найденные файлы, и только найдя нужный, открыть его.

15.4.3. Создание пустого документа

    Для создания первого документа воспользуемся шаблоном "Обычный". Этот шаблон полезен в тех случаях, когда Вам нужен пустой документ, в который в дальнейшем будет вводиться информация. При этом к документу не предъявляется каких-либо специальных требований по оформлению или форматированию.
    Для создания нового документа, основанного на шаблоне "Обычный", выполните следующие действия:
        Выберите Файл=Создать. В результате на экране появится окно диалога "Создание документа".
        Выберите шаблон "Обычный" и нажмите ОК.
    В качестве альтернативного способа для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, вы можете нажать Ctrl+N на клавиатуре или кнопку Создать на стандартной панели инструментов. В результате сразу будет открыт новый документ, основанный на обычном шаблоне, без вывода на экран окна диалога "Создание документа".

15.4.4. Открытие существующего документа

    Основным средством открытия существующего документа Word является окно диалога "Открытие документа" . Однако, мы уже говорили об альтернативных средствах открытия документа - команде Документы из меню Пуск и окне Проводника. Напомним, что с помощью этих средств мы осуществляли запуск Word с одновременной загрузкой существующего документа. Если Word уже запущен, то повторного запуска приложения не происходит. Вместо этого открывается указанный документ.
    Для открытия окна диалога "Открытие документа" воспользуйтесь одним из следующих способов:
        - выберите команду Файл=Открыть;
        - нажмите Ctrl+0 на клавиатуре;
        - нажмите кнопку Открыть на стандартной панели инструментов.
    По умолчанию при открытии окно диалога "Открытие документа" содержит список документов Word. При первом открытии в окне отображается список документов, хранящихся в папке WINWORD (если таковые имеются). Вы можете указать собственную папку, список документов из которой Word будет предлагать по умолчанию при открытии документа. Для этой цели предназначена вкладка "Расположение" из окна диалога "Параметры", открываемого командой Сервис=Параметры.
    Для открытия документа выполните следующие действия:
        1. Выберите команду Файл=Открыть. Появится окно диалога "Открытие документа", в котором отображаются наименования всех документов, содержащихся в текущей папке. Наименование самой папки представлено в поле Папка. Если нужный документ расположен в текущей папке, выберите его.
        2. Если нужного Вам документа не окажется в текущей папке, то для просмотра доступных дисков и папок на вашем компьютере нажмите кнопку со стрелкой в поле "Папка", откроется раскрывающийся список.
        3. Выберите в списке диск, на котором расположен нужный файл. В нашем случае диск D:. Тогда в большом окне появится список всех папок, хранящихся на указанном диске. Возле названия каждой папки помещена пиктограмма в виде закрытой папки.
        4. Выберите требуемую папку из каталога папок, расположенных в основном поле. В рассматриваемом примере мы выбрали папку "BOOK". Тогда папка "BOOK" появится в верхнем поле, а в основном поле появятся папки, вложенные в выбранную.
        5. Выберите из каталога папку "PROSPECT". Она появится в верхнем поле, а в основном - появятся файлы, входящие в нее. Для перехода на другой, более высокий уровень вложенности папок предусмотрена специальная кнопка. Например, если нужной папки на просматриваемом уровне вы не обнаружили, вернитесь на более высокий уровень и просмотрите другие папки.
        6. Если файл, который вы предполагаете открыть, находится в этой папке, перейдите к следующему шагу. В противном случае откройте папку следующего уровня вложенности, и так до тех пор, пока не достигнете папки с требуемым файлом. При достижении уровня файла, изображение пиктограммы примет вид листа с записями.
        7. Выберите из списка имя требуемого файла. В качестве альтернативного способа Вы можете ввести имя файла в строку ввода "Имя файла".
        8. Нажмите ОК.
    Если местонахождение файла Вам хорошо известно, открыть его не составит труда. Если же нет, то процесс открытия файла будет в основном сводиться к его поиску.
    Word помнит несколько последних документов, с которыми Вы работали. Обычно они внесены в список меню Файл. Можно быстро открыть любой из них, выбрав его из списка документов. Для открытия недавно закрытого файла, нужно открыть меню Файл и выбрать имя файла в нижней части меню. Можно установить число файлов, названия которых будут появляться в списке меню Файл. Оно устанавливается командой меню Сервис=Параметры с помощью вкладки "Общие".

15.4.5. Открытие файлов других форматов

    Word позволяет открывать файлы, созданные в других форматах типа WordPerfect, Word для DOS, WordStar, Works, и других. Для этого используется обычный путь: Файл=Открыть, но в строке "Тип файла" нужно выбрать соответствующий тип или указать "Все файлы", тогда в основном окне появится список всех файлов, из которых вам нужно выбрать требуемый файл.

15.4.6. Сохранение документа

    К настоящему времени, Вы, вероятно, поняли, что документ, с которым Вы работаете, надо сохранять часто. Как мы уже говорили, Ваш документ во время работы находится в оперативной памяти и не гарантирован от случайностей, одна из которых - бросок питания в электрической сети, который в одно мгновение может уничтожить труд нескольких часов, поэтому не забывайте систематически сохраняться. Это не замедлит вашей работы, от которой Вам не хотелось бы отвлекаться. Процедура сохранения достаточно проста и не займет лишнего времени.
    Установите указатель мыши на кнопку с изображением дискеты и нажмите кнопку мыши. Только тогда ваша работа будет в безопасности, так как она будет записана на жесткий диск. Частое, регулярно выполняемое сохранение также сокращает время итогового сохранения документа на диске в конце сеанса работы. Таким образом. Вы еще и экономите время, что тоже немаловажно. К тому же этот способ удобен еще и тем, что Word автоматически присоединяет новый сохраненный фрагмент к уже имеющемуся материалу.
    Для сохранения документа надо дать имя файлу, а также решить, в какой папке и на каком диске его поместить. Если надо сохранить результаты работы в виде нескольких вариантов, можно давать имя файлу, каждый раз несколько изменяя его, например, присваивая ему номер, или дополнять имя буквой алфавита. Таким образом, если есть необходимость. Вы всегда можете возвратиться к более ранней версии и сравнить имеющиеся варианты. Для сохранения файла выполните следующие действия:
        1. Выберите команду Файл=Сохранить {F2}.
        2. В поле Имя файла введите имя файла или согласитесь с предложенным Word.
        3. С помощью раскрывающегося списка "Папка" выберите диск. Его название появится в верхнем окне, а в основном окне появится список папок, содержащихся на диске. При этом надо помнить, что под дисками А и В подразумевают гибкие диски, то есть -дискеты. Поэтому Вы можете воспользоваться дисками С: и D:. Для этого надо пометить нужный диск в раскрывающемся списке Диск. В нашем случае это диск D:.
        4. Из списка папок выберите ту, где хотите сохранить Ваш файл. В нашем случае это папка "BOOK". Название выбранной папки появится в верхнем окне, а в основном окне - список папок, вложенных в папку "BOOK".
        5. В окне списка вложенных папок выберите нужную папку следующего уровня. В нашем примере это папка "PROSPECT".
        6. Выбрав все уровни вложения папок, нажмите Сохранить.
    Однако это еще не все возможности окна диалога "Свойства". Среди прочих вкладок есть вкладка "Статистика", при выборе которой появляется одноименное диалоговое окно. Эта информация собирается без вашего участия, в может быть не только любопытной, но и полезной.

15.4.7. Итоговая информация

    Получить итоговую информацию о работе можно с помощью окна диалога "Свойства".
Это окно диалога включает информацию, примечания, которые помогут вам облегчить задачу поиска файлов позже. Если вы будете периодически вносить информацию в строки окна диалога "Свойства", то о каждом созданном вами файле будут данные, по которым можно отыскать ваш файл тогда, когда Вами создано уже много файлов, а имя или папка и т.д. забыты. Вот тогда, заполненное когда-то Вами окно диалога "Свойства" сможет оказать вам неоценимую услугу. Рассмотрим подробнее окно диалога "Свойства".
    Вкладки "Общие" н "Статистика" не требуют вашего участия, они заполняются автоматически. Вкладка "Документ" содержит общие сведения, такие какТема, Автор, Должность, Организация, Группа, Ключевые слова, Заметки. Эти поля ввода вы должны заполнить сами, причем в каждое из полей следует вводить не более 255 символов.
Для заполнения окна диалога "Свойства" выполните перечисленные действия:
        1. Выберите команду Файл=Свойства. Появляется окно диалога "Свойства".
        2. Перейдите на вкладку "Документ"
Заполнение окна диалога "Свойства" может показаться скучной формальностью, но когда это окажется полезным в процессе поиска файла. Вы оцените терпение, минутные потери времени и поймете, что это было не напрасно.

15.4.8. Сохранение без переименования

    Каждый раз, когда Вы сохраняете документ с новым именем. Вы создаете новый файл на диске. Конечно, иногда полезно хранить копии документа. Но не все файлы важны, и часто нет необходимости в многократном копировании. В этом случае. Вы можете сохранить документ, заменяя текущую версию файла с уже существующим именем файла.
    Помните, что когда Вы сохраняете файл без переименования. Вы уничтожаете его и заменяете существующий файл новым. Для сохранения без переименования, выберите команду Файл=Сохранить или нажмите клавишу Shift+F2, пли кнопку-пиктограмму на панели инструментов с изображением дискеты.

15.4.9. Автоматическое сохранение документов

    Word может автоматически сохранять Ваши документы с определенным Вами временным интервалом. При автосохранении Ваш документ будет временно сохранен в специально созданном для этого файле и с именем отличным от данного вами имени файла. Сохраненные автоматически файлы будут внесены в папку TEMP и никаких действий с этим файлом Вы не сможете произвести. Но в случае, если Ваш файл уничтожится по техническим, причинам, он сейчас же будет восстановлен, причем на своем месте, в своем каталоге, под прежним именем. Если обошлось без неприятностей, в конце сеанса работы вы . все равно должны обязательно сохранить ваш файл, .как обычно,  используя команду Файл=Сохранить или Файл=Сохранить как.  Таким образом, использование автосохранения не освобождает Вас от  сохранения в процессе и в конце работы, зато подстрахует Вас от потери  информации. Для установки автоматического сохранения выполните приведенные действия:
        1. Выберите команду Сервис=Параметры или Файл=Сохранить как, а в открывшемся окне диалога нажмите кнопку Параметры.
        2. В окне диалога "Параметры" перейдите на вкладку "Сохранение"
        3. На вкладке "Сохранение" установите флажок Автосохранение каждые и выберите в окне нужный временной интервал, через который будет происходить автосохранение.