Файл: ПМ. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации.docx

4. Заголовок к тексту. В данном реквизите указывается вид совещания.

5. Текст протокола.

Протоколы в ГАПОУ МО «ППТ» издаются в полной или краткой форме.

Текст полного протокола, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель; секретарь; список присутствующих или отсылка к присутствующих. При необходимости приводится список приглашенных.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня с указанием докладчиков. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – решили. При необходимости приводятся результаты голосования.

---

7. Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы

Особенности организации телефонного обслуживания в ГАПОУ МО «ППТ»:

1. Рабочий телефон используется только для осуществления работы, личные разговоры по телефону не ведутся.

2. Трубку секретарь-машинистка поднимает не дольше чем до 5 звонка.

3. Телефонный разговор ведется в нейтральном тоне.

4. При телефонном разговоре используются скрипты.

5. Секретарь-машинистка ориентируются в структуре ГАПОУ МО «ППТ», что влияет на эффективность перенаправления, звонящего к нужному сотруднику техникума. При переключении абонента, секретарь-машинистка сообщает в какой отдел или на какого сотрудника она его переключает

6. Секретарь-машинистка при исходящем телефонном звонке готовит необходимые документы, бумагу для записи, ручку.

7. Секретарь-машинистка соблюдает субординацию, отдавая приоритет тому, кто занимает более высокое служебное положение. В случае если собеседника плохо слышно, секретарь-машинистка просит его перезвонить или перезваниваем ему самостоятельно, не повышая голос.

В ГАПОУ МО «ППТ» в большинстве случаев обращаются по вопросам оказания образовательных услуг.

Секретарь-машинистка передает и принимает документы при помощи факсов не более 5 раз в неделю. С помощью него секретарь-машинистка принимает справки от родителей обучающихся, и отправляет справки о том, что у в ГАПОУ МО «ППТ», обучается тот или иной студент.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Производственная практика пройдена, цель и задачи практики достигнуты.

При выполнении заданий по междисциплинарному курсу «Документационное обеспечение управления» был составлен перечень нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства ГАПОУ МО «ППТ». Было предложено пополнить нормативную базу Инструкцией по делопроизводству. Было определено, что делопроизводство ведется секретерам-машинисткой, были выявлены должностные обязанности и функции секретаря.

Затем были выявлены особенности составления бланков, установлено, что они частично соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. В приложениях к отчету были приложены: продольный и угловой общий бланки, бланк приказа и бланк письма.

---

Были выявлены особенности составления различных видов документов – приказов, писем и актов, установлено, что они частично соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. В приложениях к отчету были приложены: – приказ, письмо и акт.

После было выявлено, что регистрация документов в ГАПОУ МО «ППТ» смешанная, вид регистрационных форм, применяемых в техникуме – журнальный. Были рассмотрены особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

Далее были выявлены особенности работы с документами конфиденциального характера, в том числе с персональными данными, особенности оформления дел для передачи на архивное хранение и особенности их формирования. Было определено, что описи дел постоянного хранения и по личному составу в ГАПОУ МО «ППТ» не ведутся. Было рекомендовано осуществить их ведение.

При выполнении заданий по междисциплинарному курсу «Организация секретарского обслуживания» был составлен перечень нормативных методических документов, регламентирующих деятельность секретаря-машинистки в ГАПОУ МО «ППТ». Было предложено разработать Инструкцией по делопроизводству.

Далее была составлена схема рабочего места секретаря-машинистки и директора ГАПОУ МО «ППТ», в соответствии с которой были выявлены особенности организации их рабочих мест, отмечены отрицательные моменты в их организации. Была составлена фотография рабочего дня секретаря-машинистки.

При изучении особенностей работы с обращениями граждан в ГАПОУ МО «ППТ» было установлено, что в техникуме ведется прием граждан директором в соответствии с графиком. Обращения бывают в виде предложений, заявлений, жалоб. Обращения заносятся в ЛАРМ ЕС ОГ. Срок ответов на обращения не нарушаются.

При анализе особенностей проведения совещаний в ГАПОУ МО «ППТ» было выявлено, что в техникуме бывают оперативные, инструктивные и проблемные совещания, которые в свою очередь бывают плановые и внеплановые. Круг участников определяется видом совещания. Были отражены функции секретаря-машинистки в организации проведения совещаний в ГАПОУ МО «ППТ», рассмотрены особенности оформления протоколов.

В рамках прохождения производственной практики были выявлены особенности телефонного обслуживания в ГАПОУ МО «ППТ».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

---

Нормативно-правовые акты

1. 
   Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ – 2014. – № 9. – Ст. 851.
   
2. 
   Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 17.06.1996. – №25. – Ст. 2954.
   
3. 
   Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 25.10.2004. – № 43. – Ст. 4169.
   
4. 
   О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации: федер. закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 08.05.2006. – № 19. – Ст. 2060.
   
5. 
   Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 31.07.2006. – № 31 (1 ч.). – Ст. 3448.
   
6. 
   О персональных данных: федер. закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 31.07.2006. – № 31(1 ч.). – Ст. 3451.
   
7. 
   Об образовании в Российской Федерации : федер. закон РФ от 29.12.2012 № 273-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 31.12.2012. – № 53 (1 ч.). – Ст. 7598.
   
8. 
   Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 [Электронный ресурс] // Справочно-поисковая система «Гарант». – Режим доступа: https://base.garant.ru/71183090/.
   
9. 
   Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 [Электронный ресурс] // Справочно-поисковая система «Гарант». – Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71920678/.
   
10. 
    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 [Электронный ресурс] // Справочно-поисковая система «Гарант». – Режим доступа: https://base.garant.ru/73524230/.
    
11. 
    Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Росархива от 25.12.2020 № 199 [Электронный ресурс] // Справочно-поисковая система «Консультант Плюс». – Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_373895/.
    
12. 
    ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) [Электронный ресурс] // Справочно-поисковая система «Гарант». – Режим доступа: https://base.garant.ru/70650732/.
    
13. 
    ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2019) // Официальные документы в образовании. – № 18. – 2017.
    
14. 
    Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях [Электронный ресурс] // Справочно-поисковая система «Гарант». – Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71903680/.
    
15. 
    Устав ГАПОУ МО «ППТ», утв. приказом Министерства образования и науки от 05.04.2018 № 590 // Текущий архив ГАПОУ МО «ППТ», пгт. Никель.
    
16. 
    Правила внутреннего трудового распорядка ГАПОУ МО «ППТ», утв. приказом техникума от 30.03.2021 № 198-ОД // Текущий архив ГАПОУ МО «ППТ», пгт. Никель.
    
17. 
    Положение о порядке обращения с информацией ограниченного распространения в ГАПОУ МО «ППТ», утвержденным директором ГАПОУ МО «ППТ» 27.01.2020 // Текущий архив ГАПОУ МО «ППТ», пгт. Никель.
    
18. 
    Политика в отношении обработки персональных данных, утвержденная директором ГАПОУ МО «ППТ» 27.01.2020 Текущий архив ГАПОУ МО «ППТ», пгт. Никель.
    
19. 
    Должностная инструкция секретаря-машиниста ГАПОУ МО «ППТ» от 01.01.2012 № 8 // Текущий архив ГАПОУ МО «ППТ», пгт. Никель.
    

---

---