Файл: Мдк 01. 01 Документационное обеспечение управления.docx

2. Проанализировать особенности упорядочения документов в МКУ «Баунтовский эвенкийский район» с выявлением недостатков и рекомендациями по их исправлению

За последние годы в МКУ «Баунтовский эвенкийский район» произошли качественные изменения в двух главных аспектах: если ранее компьютерная техника использовалась лишь для подготовки управленческих документов (т. е. как более совершенное средство, заменяющее пишущую машинку), то сейчас выстраиваются целостные технологии, основанные на применении электронных документов и электронного обмена информацией; на этой основе осуществляется переход от применения отдельных документов на машинном носителе к массовому применению электронных документов.

В современных условиях подготовка документов осуществляется на персональных компьютерах и дальнейшее расширение применения электронных документов немыслимо без участия в процессах электронного документооборота.

Все операции по обработке документов сосредоточиваются в одном месте — у секретаря МКУ «Баунтовский эвенкийский район». Он готовит материалы к совещаниям при руководстве, проводят работу по документированию совещаний, оформлению принятых решений, подготавливают проекты приказов, предложений, разработанные структурными группами и т. д. Через секретаря проходят письма, жалобы граждан. Он ведет контроль за прохождением документов.

Так же секретарь МКУ «Баунтовский эвенкийский район» занимается приемом, учетом, хранением и использованием дел, законченных делопроизводством, контролирует правильность составления номенклатуры дел, подготавливает дела для сдачи в государственный архив. Все входящие (поступающие), исходящие (отправляемые) и внутренние документы находятся на учете в учреждении.

Документы в МКУ «Баунтовский эвенкийский район» оформляются на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, установленные в определенном порядке. МКУ «Баунтовский эвенкийский район» применяются следующие виды бланков: бланк приказа главы администрации; бланк распоряжения главного врача; бланк письма МКУ «Баунтовский эвенкийский район». Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 по ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы».

Доставка корреспонденции в МКУ «Баунтовский эвенкийский район» осуществляется средствами почтовой, электронной связи и нарочным. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения. Корреспонденция, поступающая в МКУ «Баунтовский эвенкийский район», проходит первичную обработку, распределение, регистрацию и рассмотрение главным врачом.

---

Поступившие в канцелярию факсимильные сообщения учитываются в электронной базе документов без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам. Обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Кроме того, для оптимизации деятельности секретариата следует обратить внимание на автоматизированные системы управления. Основным назначением таких систем является внедрение электронного документооборота с возможностью групповой работы над различными документами.

Целями внедрения программного комплекса являются повышение эффективности труда сотрудников за счет комплексной автоматизации всех возможных видов деятельности - от первичной регистрации информации, внутреннего документооборота до более рациональной и экономичной организации хозяйственной деятельности организации. В настоящее время на рынке информационных продуктов представлено большое разнообразие подобных систем.

Анализ бланков администрации МКУ «Баунтовский эвенкийский район» показал, что есть несоответствия ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В частности, в бланке письма неверно размещены реквизит «справочные данные об организации» и отсутствие реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа». В спроектированном бланке указанные недостатки устранены.

В бланках администрации учтена особенность, что в органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Инструкция по делопроизводству является основным нормативным актом. Она устанавливает общие принципы организации делопроизводства в учреждении, определяет ответственность за ведение делопроизводства, функции и структуру делопроизводственного подразделения, требования к подготовке служебных документов, порядок приема и отправки корреспонденции, регистрации,

---

исполнения и контроля за исполнением документов, формирования и оформления дел, подготовки их для сдачи в архив учреждения.¹

Инструкция по делопроизводству МКУ «Баунтовский эвенкийский район» утверждена главой района и введена в действие приказом.

Копирование и оперативное размножение документов в МКУ «Баунтовский эвенкийский район» происходит при помощи копировальных средств и средств оперативной полиграфии. Для подбора и сортировки документов пользуются оборудованием для сортировки документов.

Контроль исполнения документов МКУ «Баунтовский эвенкийский район», а также зафиксированных в них или данных по ним поручений, включает:

− постановку на контроль;

− проверку своевременного доведения документа или поручения до исполнителя;

− проверку хода его выполнения;

− учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов;

− формирование информационно-аналитического массива;

− информирование руководства.

На входящем документе, подлежащем контролю, при регистрации в канцелярии делается отметка «ОСОБЫЙ КОНТРОЛЬ», «КОНТРОЛЬ» и указывается срок исполнения. Затем документы передаются в структурные подразделения.

На поручения, содержащиеся в распорядительных документах (постановления, распоряжения, приказы, указания, протоколы заседаний (решения) коллегии) в канцелярии в день получения документа по каждому пункту, подлежащему исполнению, заполняется на бумажном носителе регистрационно-контрольная карточка с указанием исполнителей и сроков исполнения.

Контроль включает в себя предупредительные еженедельные напоминания подразделениям о сроках исполнения документов, истекающих в предстоящую неделю и еженедельные сводки об имеющихся просрочках, которые распечатываются в двух экземплярах. Один экземпляр передается заместителю главного врача, курирующему эти вопросы.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель составляет список на рассылку.²

После исполнения документы в МКУ «Баунтовский эвенкийский район» снимаются с контроля. На документах лицом, снявшим их с контроля

---

, делается отметка: «В дело: подпись и дата». Документ считается исполненным и снимается с контроля только после полного решения всех поставленных в нем вопросов и уведомления об этом всех заинтересованных организаций и лиц.

В дальнейшем предполагается переходить на обмен документами, не имеющими аналога (подлинника) на бумажном носителе и создаваемыми исключительно в электронной форме.

Учитывая устойчивую тенденцию увеличения объемов документооборота, необходимо развивать нормативную базу электронного документооборота в следующих направлениях:

- определение условий, при которых документы могут создаваться и обращаться только в электронной форме, то есть без первоначального создания документа на бумажном носителе;

- регламентация правил применения электронной подписи или иных способов подтверждения действий с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла, включая электронное рассмотрение, электронное согласование, подписание, утверждение документов, а также передачи на хранение в архив;

- детальная регламентация правил хранения электронных документов в делопроизводстве и в архиве.

К основным правилам оформления документов можно отнести в первую очередь схемы расположения реквизитов и их перечни. ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы, которые относятся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

Это: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма.

Стандарт определяет: состав реквизитов, требования к их оформлению и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.

Правила оформления документов, регламентированные Госстандартом, требуют от официального документа наличия постоянных и переменных реквизитов.

Все обязательные элементы можно отнести к нескольким основным видам:

- формуляр документа (обязательные реквизиты);

- бланк документа (реквизиты, содержащие информацию об авторе);

- заголовочная часть (сведения об организации);

- содержательная часть (основная часть, назначение и смысл);

- оформляющая часть (реквизиты, подтверждающие подлинность и достоверность информации).

Во время практики выявлены ошибки в следующих реквизитах при составлении документов: заголовок к тексту, отметка об исполнителе.

Регистрация документа – запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

---

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима:

а) для обеспечения сохранности документов;

б) для удобства поиска документов;

в) для учета и контроля исполнения документов.

В администрации МКУ «Баунтовский эвенкийский район» используется смешанная регистрации документов. Входящие и исходящие документы, включая обращения граждан, регистрируются секретарем главы. Управляющий делами ведёт регистрацию постановлений и распоряжений администрации, другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Документы имеют регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с начала года, условного обозначения структурного подразделения.

В администрации используется журнальная форма для регистрации документов. Журнальная регистрация наиболее надежная при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток – медленный поиск.

Журналы регистрации включают следующие графы:

- номер документа;

- дата документа;

- дата поступления;

- автор документа (отправитель);

- адресат (получатель);

- количество листов документа;

- резолюция;

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела;

- имя файла;

- примечание.

Перечень персональных данных, обрабатываемых в администрации МКУ «Баунтовский эвенкийский район» в связи с реализацией трудовых отношений:

• 
  Фамилия, имя, отчество;
  
• 
  Место, год и дата рождения;
  
• 
  Адрес регистрации;
  
• 
  Адрес проживания (реальный);
  
• 
  Телефонный номер (домашний, рабочий, мобильный);
  
• 
  адрес электронной почты;
  
• 
  Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
  
• 
  Семейное положение и состав семьи (муж/жена, дети);
  
• 
  Места рождения, работы, домашние адреса близких родственников;
  
• 
  Оклад и другие доходы;
  
• 
  индивидуальный номер налогоплательщика;
  
• 
  Номер пенсионного страхования;
  
• 
  Данные о трудовом договоре (№ трудового договора, дата его заключения, дата начала и дата окончания договора, вид работы, срок действия договора, наличие испытательного срока, режим труда, длительность основного отпуска, длительность дополнительного отпуска, длительность дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день, обязанности работника, дополнительные социальные льготы и гарантии, № и число изменения к трудовому договору, характер работы, форма оплаты, категория персонала, условия труда, продолжительность рабочей недели, система оплаты);
  
• 
  Информация об образовании (наименование образовательного учреждения, сведения о документах, подтверждающие образование: наименование, номер, дата выдачи, специальность);
  
• 
  Информация о трудовой деятельности до приема на работу;
  
• 
  Информация о знании иностранных языков;
  
• 
  Сведения о воинском учете (категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе, информация о снятии с воинского учета);
  
• 
  Данные о медицинской страховке;
  
• 
  Данные об аттестации работников;
  
• 
  Данные о повышении квалификации;
  
• 
  Данные о наградах, медалях, поощрениях, почетных званиях;
  
• 
  Информация о состоянии здоровья;
  
• 
  Информация о негосударственном пенсионном обеспечении;
  
• 
  Данные об имущественном и социальном положении;
  
• 
  Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера членов семьи;
  
• 
  Сведения о социальных льготах и социальном статусе;
  
• 
  Сведения о наличии (отсутствии) судимости;
  
• 
  Номера расчетных счетов, банковских карт;
  
• 
  Сведения о допуске к государственной тайне;
  
• 
  Сведения о пребывание за границей.
  

---