Файл: Мдк 01. 01 Документационное обеспечение управления.docx

Основными стандартами в области делопроизводства:

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

- ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой.

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

- ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

4. Проанализировать положение об экспертной комиссии в МКУ «Баунтовский эвенкийский район»

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии МКУ «Баунтовский эвенкийский район — локальный нормативный акт, которым регламентируется методическая и практическая работа по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.

Оценка ценности документов, организация их хранения и принятие решения об их уничтожении поручается коллегиальному органу — созданной приказом руководителя специальной комиссии. Положением также устанавливаются права и обязанности ее членов.

Основные нормативные акты, на основании которых создается и действует экспертная комиссия:

- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526;

- Примерное положение об экспертной комиссии организации, утвержденное Приказом Росархива от 11.04.2018 № 43;

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Общие вопросы по организации и ведению архива в МКУ «Баунтовский эвенкийский район» регламентирует другой нормативный акт — Положение о хранении документов в МКУ «Баунтовский эвенкийский район».

---

Деятельность этого структурного подразделения, в том числе, заключается в выделении и уничтожении тех документов, у которых уже истек срок хранения.

Но просто так уничтожить такие бумаги нельзя — их предварительно просматривает экспертная комиссия чтобы оценить и убедиться в том, что никакой ценности они уже не представляют. Комиссия принимает решение о том, может ли еще потребоваться в практической деятельности тот или иной документ и не может ли он быть интересен с точки зрения исторической, культурной или иной ценности. И, если никакой ценности документ уже не представляет, его списывают — включают в специальный акт и передают на утилизацию.

В положении об экспертной комиссии в МКУ «Баунтовский эвенкийский район» прописаны такие обязательные пункты:

- Общая информация: как создается комиссия, цели создания. В каком составе действует экспертная комиссия.

- Нормативные основания работы.

Функции:

- отбор дел для хранения и уничтожения;

- принятие решений о согласовании описей дел постоянного и временного хранения, разработка и согласование номенклатуры дел;

- составление актов проверки, выделения к уничтожению и пр.;

- внесение предложений об изменении сроков хранения;

- разработка проектов ЛНА и методической документации по делопроизводству и архивному делу.

- Права и обязанности экспертной комиссии.

В Положении об экспертной комиссии также указано, что существует субсидиарная ответственность ее членов по причиненному ущербу, если ее действиями организации будет нанесен вред или убытки. В этом случае сумма причиненного ущерба делится пропорционально количеству участников комиссии.

---

5. Составить проект протокола заседания экспертной комиссии об утверждении годовых разделов описей дел или акта о выделении дел к уничтожению

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

местной администрации

МО «Баунтовский эвенкийский район»

Н.П. Ковалев

АКТ №1

03.03.2023

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующих­ся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение до­кументы, завершенные в делопроизводстве в МКУ «Баунтовский эвенкийский район» в 2016-2019 г.г.

№ п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Но­ мер описи	Номер ед. хр. по описи	Коли­чество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по переч­ню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Журналы учета рассылки доку­ментов корре­спондентам	2018			4	1 год; ст. 183 6)	По номенклатуре дел на 2018 год- дело № 01-24; 2 г., ст. 259 6)

Итого 4 (четыре) ед. хр. за 2018 годы

Управляющий делами Мясникова Е.В.
03.03.2023

6. Проанализировать условия хранения документов в МКУ «Баунтовский эвенкийский район»

---

При составлении проекта номенклатуры дел учитывается, что помимо «традиционных» документов (их комплексов) структурными подразделениями создается документная информация, зафиксированная на «нетрадиционных» (дискета, пленка, диск) носителях. Документ (документированную информацию) как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать определяет ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».⁵

Поэтому все документы, образовавшиеся в деятельности МКУ «Баунтовский эвенкийский район», в том числе и на электронных носителях базы данных, вносятся в номенклатуру дел. Сроки хранения документов устанавливаются, исходя из характера отраженной в них информации, и не связаны с видом носителя.

При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне, или имеющих научную, историческую и практическую значимость, срок их хранения устанавливается экспертной проверочной комиссией управления государственной архивной службы Республики Бурятии по представлению экспертной комиссии.

С момента заведения и до передачи в ОГУ «Государственный архив Республики Бурятии» дела хранятся по месту их формирования – в архиве МКУ «Баунтовский эвенкийский район».

Главой администрации МКУ «Баунтовский эвенкийский район» несет ответственность за сохранность документов и дел. Дела должны находиться в рабочих кабинетах, в шкафах, обеспечивающих сохранность документов, или специально отведенных для этой цели помещениях.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения главы администрации МКУ «Баунтовский эвенкийский район» с обязательной отметкой в деле об изъятии подлинника.

Изъятие документов из дел, внесенных в опись, допускается только по решению судебных органов. При изъятии подлинника в дело помещается заверенная копия, о чем делается отметка в заверительной надписи к делу.

---

Архивные документы постоянного хранения хранятся в МКУ «Баунтовский эвенкийский район» десять лет и передаются на постоянное хранение в ОГУ «Государственный архив Республики Бурятия» в соответствии с правилами, установленными законодательством.

Изготовление копий документов осуществляют методами фото-, микро-, ксерокопирования и использованием электронных технологий. Изготовление копий документов методами фото-, микро-, ксерокопирования – не более одного раза. Последующее копирование выполняют с копии.

Дела постоянного хранения по согласованию с ОГУ «Государственный архив Республики Бурятия» могут быть переданы по описи досрочно. Документы передаются в ОГУ «Государственный архив Республики Бурятия» по описям дел, составленным в трех экземплярах. Факт приема-передачи дел оформляется актом.

---