Файл: Информ системы издано.doc

Рис. 2. Состав информационного обеспечения

Система показателей – совокупность взаимосвязанных показателей, используемых для решения задач информационной системы. Является основой для сбора и обработки экономической информации, определяет содержание документов и массивов.

Для однозначного описания данных, идентификации и эффективного поиска, с целью удобства сбора, передачи, обработки и использования информации применяют средства классификации и кодирования.

Большая часть информации на предприятии закрепляется в документах. Унифицированная система документации – рационально организованный комплекс взаимосвязанных форм документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.

Собранную информацию, в том числе документированную, необходимо передавать тем пользователям, которым она нужна. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Более подробно рассмотрим системы документации, классификацию и кодирование, базы данных как наиболее сложные элементы информационного обеспечения.

2.5. Классификация и кодирование экономической информации

При значительных объемах информацию необходимо упорядочить, «разложить по папкам», для удобства работы с нею, быстрого поиска.

Классификация – деление множества на подмножества, на группы в соответствии с выбранным признаком классификации, упорядочение.

Система классификации – совокупность правил, принципов, в соответствии с которыми осуществляется классификация.

Самые распространенные системы классификации:

• Иерархическая – совокупность всех объектов делится по выбранному признаку на группы, затем каждая группа делится на подгруппы и т. д. Важным является выбор системы признаков, применяемых при классификации, они должны быть логически связаны между собой.

• Фасетная – объекты разбиваются на независимые группировки по различным признакам (фасетам), которые не зависят друг от друга.

После классификации производится кодирование – присвоение условного обозначения каждому объекту совокупности.

Код является условным обозначением объекта. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми, штриховыми и т. д. При машинной обработке предпочтение отдается цифровым кодам как наиболее удобным для ЭВМ. Кодирование необходимо для однозначного обозначения объектов, для их быстрой группировки, поиска, для удобной работы с информацией.

Система кодирования – совокупность принципов кодирования. Наиболее распространенные системы кодирования:

• Порядковая – всем позициям присваиваются порядковые номера без их пропусков. Эта система кодирования не требует предварительной классификации и допускает добавление объектов только в конец, поэтому используется при кодировании небольших совокупностей объектов.

• Серийная – по выбранному признаку серийности совокупность делят на группы. За каждой группой закрепляется серия кодов с учетом размера группы и резерва, в пределах которой отдельным позициям присваиваются коды по порядку. Например, номера счетов в бухгалтерском плане счетов.

• Позиционная (разрядная) – каждый разряд кода закрепляется за определенным признаком. Эта система кодирования применяется при сложных иерархических и при фасетных классификациях в соответствии с множеством признаков классификации для кодирования больших совокупностей. По такой системе кодирования составлен, например, номер счета в банке, состоящий из 20 знаков, где первые 5 разрядов обозначают код счета по банковскому плану счетов, 6-8 разряды – код вида валюты, 9 разряд – защитный ключ, 10-11 разряды – номер филиала, 12-13 разряды – номер подразделения, 14-20 разряды – номер счета.

Требования к кодам:

• должны охватывать все объекты, подлежащие кодированию, и давать им однозначное обозначение;

• должны быть единые во всей системе обработки информации;

• предоставлять возможность добавления объектов кодирования без изменения правил их обозначения;

• иметь максимальную информированность при минимальной значимости;

• должны позволять осуществлять автоматическую группировку, поиск, контроль данных;

• должны быть стабильные, не должны меняться, коды выбывших объектов новым объектам не присваиваются;

• коды одного массива должны иметь одинаковое количество знаков;

• удобство, простота.

После присвоения кодов создается классификатор – систематизированный свод наименований и их кодовых обозначений.При автоматизированной обработке коды и классификаторы хранятся в памяти ЭВМ. При составлении классификаторов производится классификация информации и ее кодирование – присвоение кодов в соответствии с выбранной системой кодирования.

Классификаторы разрабатываются:

• общегосударственные – единые для всей страны;

• отраслевые – используются на предприятиях одной отрасли,

• региональные – используются в пределах региона,

• локальные – составляются и используются на предприятии.

Общегосударственные классификаторы начали создаваться в стране в 1970-х годах. В составе общероссийских классификаторов важное место занимают:

общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

совокупность обозначений административно-территориальных объектов (СОАТО);

общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД) и др.

К классификаторам относятся планы бухгалтерских счетов, существуют классификаторы банков (коды БИК), налоговых органов и т.д.

Локальные классификаторы на предприятиях особенно важны при автоматизированной обработке информации. Чаще всего они вводятся в ЭВМ и используются при составлении документов. Например, это классификаторы подразделений, сотрудников, материальных ценностей (материалов, основных средств, видов готовой продукции), контрагентов (поставщиков, покупателей) и т.д. Классификаторы в автоматизированной информационной системе часто называют справочниками. Назначение справочников – облегчение заполнения первичных документов. При заполнении в документе реквизита, являющегося постоянной информацией, происходит обращение к справочнику. Если нужный реквизит есть в справочнике, он выбирается и заносится в документ, если отсутствует – его можно занести в справочник, не выходя из режима составления документа.

2.6. Система документации и документооборот

Классификаторы используются при составлении документов.

Входные и выходные документы – утвержденные формы носителей информации, имеющие юридическую силу, являются основными носителями информации в информационной системе предприятия. Документы можно классифицировать.

По сфере деятельности:

• бухгалтерские;

• банковские;

• статистические;

• плановые;

• кадровые и т.д.

По порядку составления:

• первичные;

• сводные.

По способу заполнения:

• заполняемые вручную;

• заполняемые автоматизировано.

По виду носителя информации:

• бумажные;

• картонные;

• электронные (на машинных носителях);

• пластиковые и т.д.

По отношению к объекту управления:

• входящие;

• исходящие.

По отношению к информационной системе:

• входные;

• выходные.

Распространение автоматизированной обработки экономической информации потребовало унификации и стандартизации всей документации – разработки и использования стандартных и единых для всех предприятий форм документов. Система документации – совокупность документов, циркулирующих на объекте.

По ряду документов разработаны единые унифицированные, стандартные формы. Каждой разработанной форме документа присвоен код в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД). По организационно-распорядительной документации утвержден Постановлением Госстандарта ГОСТ Р 6-30-2003. Большая часть документации финансово-кредитных учреждений, а также первичных и отчетных документов бухгалтерского учета унифицированы. Их формы утверждаются Центральным банком РФ, Министерством финансов.

Унифицированная система документации – рационально организованный комплекс взаимосвязанных форм документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.

Требования к документам:

• стандартная форма построения,

• приспособление к автоматизированной обработке и удобное восприятие человеком,

• минимизация показателей,

• исключение дублирования информации,

• включение всех необходимых показателей,

• обслуживание всех звеньев и видов хозяйственного руководства.

Применение унифицированной системы документации обеспечивает:

• сокращение количества форм документов;

• использование единых форм документов;

• стандартизацию и единообразие оформления документов;

• употребление единой терминологии.