Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Понятие и значение организационных коммуникаций).pdf

Что касается внутрикорпоративных сетей, то в компании развиты децентрализованные сети. Они обеспечивают общение сотрудников друг с другом. Как уже отмечалось ранее, такие сети эффективны в том случае, когда производственные задания требуют постоянного обмена информацией.

Таким образом, благодаря данной коммуникационной структуре в компании формируется более благоприятный морально-психологический климат, что в свою очередь обеспечивает более высокую мотивацию и активность сотрудников. Также благодаря данной структуре в компании способности каждого сотрудника находятся на виду, ограничивается «потеря» и искажение информации. Стоит отметить, что данная коммуникативная структура способствует творческой работе сотрудников, что является немаловажным для работников рекламного агентства.

Рассмотрим деятельность компании в направлении управления организационными коммуникациями.

Прежде всего, стоит обратить внимание на то, что должного внимания данному направлению в компании не уделяется. Нет ответственного сотрудника, который мог бы заниматься этим вопросом. Также в компании нет документации, регламентирующей внутренние коммуникации. На данный момент внутрикорпоративными коммуникациями занимается менеджер по персоналу и руководитель PR-отдела.

На данный момент PR-отдел состоит из 6 человек: руководитель отдела, менеджер по работе со СМИ, два менеджера по направлению «самореклама», а также PR-менеджер общего профиля.

Стоит отметить, что должностная инструкция отсутствует и у сотрудников PR-отдела, и у менеджера по персоналу.

Использование метода наблюдения за деятельностью специалистов, которые в своей работе должны уделять достаточно много времени для формирования и совершенствования внутриорганизационных коммуникаций, показало, что проблемы, связанные с внутренними коммуникациями, не решаются ни в PR-отделе, ни менеджером по персоналу. Однако стоит отметить, что активно используются такие инструменты внутрикорпоративных коммуникаций, как корпоративные мероприятия, доска почета и информационных плакаты.

Таким образом, созданная коммуникативная структура в компании состоит из горизонтальных, вертикальных и диагональных связей. Активно используются горизонтальные коммуникации, т.к. большую часть рабочего времени сотрудники общаются на одном уровне организации. Здесь передается информация не только личного характера, но и рабочая. Так как активно используются горизонтальные коммуникации, то вполне возможно, что в компании присутствует проблема распространения слухов и их влияние на компанию, а как следствие низкое качество передаваемой информации.

Вертикальные коммуникации осуществляются в основном при отчетности, постановке задач руководителем и решении организационных вопросов. Реже всего в компании используются диагональные коммуникации, как правило, они используются при решении каких-либо вопросов. Таким образом, в компании существуют проблемы по налаживанию вертикальных и диагональных коммуникаций, т.к. они развиты не в полной мере.

2.2 Анализ внутренних коммуникаций в компании «Реклама Онлайн»

Для изучения внутренних коммуникаций в компании «Реклама Онлайн» было проведено социологическое исследование. Анализ внутренних коммуникаций осуществлялся с помощью метода анкетирования сотрудников компании. Разработанная анкета представлена в приложении Д.

Цель исследования – изучить состояние внутренних коммуникаций в компании на данный момент и выявить существующие проблемы, а также мнения сотрудников о способах их решения.

Исходя из выделенной цели, были поставлены следующие задачи:

• изучить особенности восприятия различных средств внутренних коммуникаций персоналом компании;
• изучить содержание получаемой информации и каналов ее распространения;
• выявить проблемы в управлении внутренними коммуникациями в компании;
• изучить мнения сотрудников по улучшению системы внутренних коммуникаций в компании.

Численность сотрудников компании – 155 человек. Были опрошены 107 человек, что составляет 69% от всего штата компании. Остальные сотрудники не приняли участие в исследовании по следующим причинам: отпуск, больничные, командировки и д.р.

Далее более подробно рассмотрим результаты анкетирования. В опросе приняли участие 43% мужчин и 57% женщин, что соответствует структуре сотрудников по информации отдела кадров. Среди опрошенных большинство (70%) – сотрудники в возрасте от 18 до 29 лет. Остальные – это работники более старших возрастных групп (28% - в возрасте от 30 до 39 лет; 1,9% - старше 40 лет). Почти половина сотрудников (40,2%) работают в компании от 1 года до 5 лет, 24,3% сотрудников работают меньше года, 22,4% работают в компании 6-10 лет. Это свидетельствует с одной стороны, о том, что коллектив в основном сработанный и знающий друг друга, а с другой стороны в компании высока текучесть кадров, и поэтому менее половины сотрудников имеют богатый опыт работы в данной компании и глубокие знания в данной отрасли. Также стоит отметить, что должностной статус большинства опрошенных – это менеджеры (54,2%) из различных отделов продаж и отдела медиапланирования. Большинство сотрудников компании имеют высшее образование (73,8%). Более подробные результаты представлены в приложении Е.

В нашем исследовании все вопросы можно разделить на несколько блоков:

• вопросы, посвященные изучению качеству информации, получаемой сотрудниками из различных средств коммуникации;
• вопросы, посвященные изучению вертикальных коммуникаций;
• вопросы, посвященные изучению горизонтальных и диагональных коммуникаций, а также слухов;
• вопросы для изучения из каких средств коммуникации сотрудники получают информации, а также из каких хотели бы получать;
• вопросы, посвященные изучению мнения сотрудников компании о развитии внутренних коммуникаций.

Итак, для начала рассмотрим информацию, которую получают сотрудники из различных средств коммуникации и оценим ее качество. Это необходимо прежде всего для того, чтобы узнать какая информация передается в компании при помощи различных каналов коммуникации и какая информация более востребована среди сотрудников компании. Оценка качества информации необходима для того, чтобы узнать какие каналы коммуникации наибольшим образом подходят для той или иной информации, а также выяснить не только их проблемные зоны и разработать рекомендации для усовершенствования каналов коммуникации, а также выработать рекомендации по улучшению качества передаваемой информации.

Были выделены следующие виды информации в компании: институциональная информация, развлекательная, информация о жизни сотрудников, отделов, мероприятиях и событиях в компании, поздравления, отчетная информация, адаптационная информация, история компании и ее деятельность, информация о кадровых изменения, приказы, распоряжения, рекомендации, финансовая информация и нормативная информация. Содержательные характеристики информации представлены в приложении Ж.

Как было отмечено выше, наиболее распространенным средством передачи информации в компании являются личные контакты. С помощью таких средств, согласно приложению Е, в основном передается такая информация, как развлекательная (98,1%), информация о жизни сотрудников, отделов, мероприятиях и событиях в компании (96,3%), поздравления (92,5%), институциональная информация (43,9%) и информация о кадровых изменениях (66,4%).

Передача такой информации с помощью личных контактов объясняется, прежде всего, ее неформальным содержанием. Так, например, передача развлекательной информации представляет собой неформальное общение сотрудников друг с другом, т. е. неформальные горизонтальные коммуникации. Что касается поздравлений, то здесь имеет место личные поздравления сотрудников с праздниками др. событиями. Институциональная информация передается с помощью личных контактов, прежде всего, по той причине, что в компании отсутствуют какие-либо документы, рассказывающие о целях, миссии, философии, ценностях и принципах рекламного агентства. Поэтому данную информацию сотрудники получают путем личных контактов. Данные коммуникации осуществляются в компании как по вертикали, так по горизонтали и диагонали. Стоит также отметить, что в компании информация также активно передается по таким каналам, как слухи. Что касается информации о кадровых изменениях, то такая информация также передается путем личных контактов и как правило при помощи слухов. Это связано с тем, что такая информация не доступна и не доводится до всех сотрудников, а узнают о ней при помощи слухов.

Для изучения качества данной информации сотрудникам предлагалось оценить ее по девяти критериям качества, которые были рассмотрены нами ранее в теоретической части, по 5-ти бальной шкале.

Из приложения Е видно, что качество информации передаваемой путем личных контактов, сотрудники в среднем оценивают на 5 баллов. Однако достоверность такой информации они оценивают всего на 3 балла. На наш взгляд это связано с тем, что данная информация ничем не подкреплена и носит устную договоренность, а также с тем, что в компании широко распространен канал слухов.

Далее рассмотрим, какую информацию получают сотрудники из печатных средств коммуникации. Как видно из приложения Е, с помощью данного канала коммуникации в основном распространяется такая информация, как поздравления (98,1%), приказы, распоряжения, рекомендации (74,8%), а также информация о жизни сотрудников, отделов, мероприятий и событий в компании (45,8%).

Стоит отметить, что поздравления передаются с помощью таких форм внутренних коммуникаций, как открытки, письма и информационные плакаты. Что касается информации о жизни сотрудников, отделов, мероприятиях и событиях в компании, то она представлена на доске почета, информационных плакатах.

Из приложения Е видно, что в среднем качество информации, передаваемой по печатным каналам коммуникации, сотрудники оценили на 4 балла. Стоит отметить, что такую информацию большинство сотрудников считают достоверной и полной, а также информация имеет конкретного адресата.

Реже всего в компании используются такие средства коммуникации, как аудио- и видеосредства. Что касается данных источников, здесь передается в основном такая информация, как развлекательная (88,8%), информация о жизни сотрудников, отделов, мероприятиях (86,9%) и поздравления (58,9%).

Здесь также передается в основном информация неформального характера. Стоит отметить, что аудио- и видео средства не распространены в компании. Среди них широко распространены социальные сети, а именно группа вконтакте - https://vk.com/ro_ru. Здесь сотрудники компании выкладывают фотографии, видео и посты не только о жизни самих сотрудников, но и о событиях, проходящих в компании. Здесь можно увидеть поздравления, сериал «Рэпанутые», где есть компания и ее сотрудники, фотоотчеты с корпоративных мероприятий, ссылки на статьи о компании, где сотрудники рассказывают о деятельности ГК «Реклама Онлайн» и пр.

Что касается качества такой информации, то сотрудники оценивают ее в среднем на 4 балла. Здесь стоит отметить, что сотрудники своевременность такой информации оценивают на 5 баллов, в релевантность всего на 2 бала.

Таким образом, можно отметить слабые стороны содержания информации, передаваемой по таким каналам коммуникации, как печатные средства, личные контакты, аудио- и видеосредства. Так, информация, передаваемая с помощью печатных средств не является краткой, информацию, передаваемую путем личных контактов, сотрудники считают не достоверной, а с помощью аудио- и видеосредств не релевантной. На эти слабые стороны содержания информации будет акцентировано внимание при разработке практических рекомендаций по совершенствованию внутренних коммуникаций в компании «Реклама Онлайн».

Далее целесообразно рассмотреть, насколько та или иная информация, передаваемая внутри компании, соответствует критериям качества. Исходя из приложения Е, видно, что качество большинства информации сотрудники оценивают в 4 балла.

Так, например, нормативную и финансовую информации сотрудники компании оценивают на 3 балла. Они считают, что такая информация не всегда доступна, своевременна, а также зачастую используются некорректные средства коммуникации для передачи данной информации. Стоит отметить, что такая информация считается достоверной, вполне понятной, а также связанной с деятельностью и проблемами компании.

Наивысший балл, по мнению сотрудников, получила такая информация, как поздравления. Ее оценили на 5 баллов. Однако, сотрудники считают, что поздравления не всегда связаны с деятельностью компании и не всегда касаются того или иного человека. Это объясняется, тем, что информация не всегда предназначена для конкретного сотрудника, а просто доводится до сведения всего. Такая информация представлена во внутренней базе, информационных плакатах, а также рассылкой всем сотрудникам по корпоративной почте.

Мнения сотрудников, по поводу отчетной информации разделились. Так часть оценивает такую информацию на 4 балла, а другая часть сотрудников на 5 баллов. Так, данную информацию считают достоверной, полной, понятной, касающейся деятельности компании и ее проблем, а также направленной определенному адресату, в большинстве случаев руководителям. Однако такая информация не всегда доступна, своевременна, а также в большинстве случаев представленная не в краткой форме и зачастую передается не корректными средствами коммуникаций в той или иной ситуации.

Такую информацию, как институциональная, развлекательная, адаптационная, информация о жизни сотрудников и отделов, об истории и деятельности компании, о кадровых изменениях, а также приказы и распоряжения, сотрудники в среднем оценивают на 4 балла. Отметим сильные и слабые стороны такой информации. Так, например, информацию о кадровых изменениях, сотрудники считают достоверной, но не всегда доступной и понятной. Приказы, распоряжения и рекомендации не всегда имеют краткую форму и как правило не доступны для сотрудников, однако, вполне достоверны. Информацию об истории компании и ее деятельности сотрудники считают вполне достоверной, доступной и релевантной. Адаптационную информацию сотрудники считают достоверной, полной и релевантной, однако она доступна не всем сотрудникам и не всегда. Что касается информации о жизни сотрудников, отделов, событий и мероприятий в компании, то здесь, по мнению сотрудников компании, зачастую используются некорректные средства коммуникации, а также данная информация не всегда касается того или иного сотрудника. На наш взгляд это связано с тем, что в компании широко используются слухи. Минусы качества развлекательной информации состоят в том, что она не всегда достоверна, кратка, а также редко связана с деятельностью компании и ее проблемами. Институциональная информация, по мнению сотрудников, как правило, доступна, достоверна, понятна и связана с деятельностью компании, однако адекватность средства коммуникации, адресность и своевременность сотрудники оценивают всего на 3 балла.