Файл: Производственной практики (нужное подчеркнуть).docx

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации документов в номенклатуре дел;
каждое отдельное дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый отдельный том

– это самостоятельное дело);

заголовок дела оформляется в точном соответствии с заголовком на обложке дела;
заголовки однородных дел оформляются полностью только у первого дела, остальные обозначаются словами «То же»;
даты дела оформляются в соответствии с данными на обложке дела.

Оформление дел

Дела с документами, подлежащие архивному хранению, необходимо

оформить в соответствии с установленными правилами. Цель – подготовить дела к длительному и, более того, к вечному хранению. Недаром в старинные времена документы оформлялись в кожаные переплеты, с применением

металлических скоб и креплений, которые сохранились до нашего времени.

Современные требования оформления дел при подготовке их на архивное хранение предусматривают:

систематизацию документов внутри дела в соответствии с правилами формирования дел;
удаление металлических скреплений;
подшивку или переплет документов (если объем листов больше, чем 60 листов) в картонные корочки. Подшивка документов производится в четыре прокола суровыми нитками, так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста;
нумерацию листов дела – в правом верхнем углу листа графитовым

карандашом или нумератором (применение чернил и шариковой ручки не

допускается);

составление итоговой заверительной надписи о количестве

пронумерованных листов на бланке листа-заверителя, который помещается в конце дела;

составление внутренней описи к документам дела (при необходимости) для расшифровки видов документов и оперативного поиска необходимого

документа;

оформление обложки дела с указанием необходимых реквизитов: название организации, название структурного подразделения, уточненный заголовок дела, крайние даты, срок хранения дела.

В соответствии с Правилами работы архивов организаций в архив поступают документы постоянного и долговременного хранения не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством. Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи.

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их

дальнейшее хранение.

Описание архивных документов - (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица

хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц

хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части архивного документа.

Описание архивных документов проводится на государственном языке Российской Федерации и может дополнительно проводится на языках субъектов Российской Федерации и языках меньшинств.

Основой архивного справочника является описательная статья, состоящая из

следующих обязательных элементов: сведений, идентифицирующих

информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа); сведений о составе и

содержании информации; сведений об условиях доступа и условиях

использования информации; сведений по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).

При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов

фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и др.

Виды описей

Описи дел делятся на 2 вида:

опись дел постоянного хранения,
опись дел временного хранения (к делам временного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет).

Опись дел постоянного хранения — это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её

основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а также их учет и систематизация.

Опись дел временного хранения – учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме,

установленной Основными правилами работы архивных организаций.

Задание № 3.

Дать определение терминам «информационная деятельность архива»,

«использование архивных документов, «учетный документ», «архивный справочник».

Информационная деятельность архива: создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

Использование архивных документов: применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Архивный справочник: справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

Опись дел, документов: справочный и учетный документ, содержащий

систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

Тема 4.

Задание № 1.

Перечислить основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов .

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

Приказ Росархива от 01.09.2017 № 143 "Об утверждении порядка

использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации".

Задание № 2.

Перечислить основные характеристики режимов хранения документов.

Режимы хранения документов

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Световой режим

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты

документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение