Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 164
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
СОДЕРЖАНИЕ
Дать характеристику организационно-управленческой структуры
Формирование документов в дела
Существуют правила формирования документов в дела:
При составлении описи необходимо выполнять требования:
Современные требования оформления дел при подготовке их на архивное хранение предусматривают:
«использование архивных документов, «учетный документ», «архивный справочник».
люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).
Температурно-влажностный режим
В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных
документов - температура 17 - 19 град. С, относительная влажность воздуха
50 - 55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 град. С и 40 - 55%) и цветных (2 - 5 град. С и 40 - 55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 град. С и 50 - 65%.
Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться
мероприятия по оптимизации климатических условий на основе
рационального отопления и проветривания помещений, использования
средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения
влажности).
Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых
помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом
-
два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.
Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры,
гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от
отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
Санитарно-гигиенический режим
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях,
исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в
санитарно-биологическом отношении.
Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия
вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей,
шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный
формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).
Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для
своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидстанций или карантинной службы.
При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать
на документы.
Охранный режим
Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в
хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические
решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в
нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях
-
другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива
осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).
Тема 5.
Задание №1.
Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов, написание отчета.
Учебная практика ПМ.02 помогла мне лучше усвоить изученный мною теоретическое обучение, за учебный семестр.
В частности, я изучила вид профессиональной деятельности (ВПД):
организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации.
В ходе постигания профессиональными компетенциями профессионального модуля я получила практический опыт, узнала: о организации
архивной и
справочно-информационной работы по документам организации; о
нормативно – правовых актах, регламентирующих работу
о фондах личного происхождения; нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов, а так же характеристики режимов хранения документов.
Так же я усвоила, как: организовывать деятельность архива с учетом статуса и профиля организации; работать в системах электронного
документооборота;
С целью данной практики, работать было очень интересно и познавательно. Узнала много новой информации, в ходе оформления отчета, что в очередной раз доказывает: нет предела совершенству.