Файл: Производственной практики (нужное подчеркнуть).docx

В списке источников комплектования архива более 300 организации различного профиля и форм собственности: органов власти, планирования, статистики, юстиции, промышленности, сельского хозяйства, науки, культуры, общественных организаций и т.п.

В архив поступает организационно-распорядительная, научно-техническая документация, фотодокументы, при ликвидации организаций – документы по личному составу.

В Государственном архиве Белгородской области хранятся три группы генеалогических документов:

1. Ревизские сказки по Белгородскому уезду за 1718-1748 гг. (8 ед. хр.);

2. Метрические книги церквей за 1753-1925 гг. (1845 ед. хр.);

3. Книги отделов ЗАГС за 1919-1925 гг. (738 ед. хр.).

В связи с отсутствием свободных штатных сотрудников Государственный архив Белгородской области развернутые генеалогические исследования не проводит. При этом архив осуществляет поиск по запросам граждан по одному-двум лицам, если известны их Ф.И.О., место и год рождения.

Задание № 2.
Составить в правильной последовательности перечень работ при упорядочении документов. Дать объяснение, что такое «экспертиза ценности», «описание документов», «виды описей».
Закон РФ «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. объясняет

«упорядочение архивных документов, как комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дела) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченными Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти», иными словами, упорядочение документов – это подготовка документов к архивному хранению.

Формирование документов в дела

Формирование дела – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел устанавливает порядок формирования дел и помогает определить, какие документы

подлежат передаче на архивное хранение в соответствии со сроками хранения.

Сроки хранения документов устанавливаются по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.

Различают документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения:

к первой группе относятся документы, отражающие основную

деятельность организации: приказы (распоряжения), протоколы собраний, учредительные документы, штатное расписание, сметы доходов и расходов, годовые отчеты и др.;

ко второй группе относятся документы так называемого

«долговременного» хранения – свыше 10 лет: приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, об увольнении, перемещении, поощрении),

списки личного состава, списки сотрудников, занятых на вредном производстве, личные карточки ф. Т-2, протоколы заседаний

квалификационных и аттестационных комиссий, книги учета движения трудовых книжек, лицевые счета или ведомости начисления заработной платы, акты о несчастных случаях на производстве и др.

Именно такие документы и называют документами по личному составу;

к третьей группе относятся документы, имеющие значение в определенный период времени и подлежащие временному хранению в течение 1 года, 3-х, 5-ти, 10-ти лет: приказы (распоряжения) о

предоставлении очередных и учебных отпусков, о наказании, дежурствах, краткосрочных командировках, служебная переписка, обращения граждан, бухгалтерская и хозяйственная документация, документы по

административной деятельности и др.

Требования, предъявляемые к составлению и оформлению номенклатуры дел, определены нормативными документами по организации

делопроизводства: это – типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68; Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г.

Номенклатура дел составляется в организации в конце года (ноябрь-декабрь) специалистами службы делопроизводства и вводится в действие после

утверждения руководителем с 1 января следующего года. Формирование дел осуществляется в строгом соответствии с номенклатурой дел.

Существуют правила формирования документов в дела:

помещать в дела только исполненные документы;
документы разных сроков хранения помещаются в разные дела в соответствии с установленными сроками хранения;
в дело включаются документы в одном экземпляре, исключая дубликаты и черновики;
в дело группируются документы одного календарного года (для учебных заведений в пределах учебного года), за исключением переходящих дел,

которые формируются более одного года, судебных дел, личных дел,

документы выборных органов и депутатских групп, истории болезней и др.;

дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;
приложения к документам формируются вместе с документами, к которым они относятся;
приказы (распоряжения) по основной деятельности и по личному составу группируются в разные дела;
внутри дела документы располагаются в логической последовательности, в зависимости от содержания документов: по алфавиту фамилий; по порядку номеров; по хронологии; по видам документов; в деле с перепиской

документ-ответ помещается за документом-запросом.

Описание дел

По окончании делопроизводственного года службой делопроизводства проводится работа по организации отбора документов на архивное хранение. Хранению в архиве организации подлежат дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Документы временного (до 10 лет)

хранения в архив не передаются, их хранение осуществляют специалисты на рабочих местах до момента уничтожения по истечении сроков

хранения. В

архив организации дела передаются по сдаточной описи.

Опись представляет собой систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Требования, предъявляемые к составлению и оформлению описи, определены

нормативными документами по организации делопроизводства: это –

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти, утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 г. №

68; Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г.

На дела постоянного хранения и на дела по личному составу составляются отдельные описи. Опись составляется в соответствии с номенклатурой дел. В опись включаются законченные делопроизводством сформированные дела, оформленные в установленном порядке.

Опись состоит из описательных статей, включающие следующие элементы: порядковый номер дела, индекс дела (из номенклатуры дел), заголовок дела, даты дела, количество листов в деле, срок хранения дела. В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество дел, первый и последний номера дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись утверждается руководителем организации.