Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 135
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
СОДЕРЖАНИЕ
Дать характеристику организационно-управленческой структуры
Формирование документов в дела
Существуют правила формирования документов в дела:
При составлении описи необходимо выполнять требования:
Современные требования оформления дел при подготовке их на архивное хранение предусматривают:
«использование архивных документов, «учетный документ», «архивный справочник».
библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ на условиях, определяемых договором между собственником документов и
соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
Тема 2.
Задание № 1.
Составить схему классификации документов в пределах АФ РФ.
Архивная коллекция
Архивы Федеральной
архивной службы
Задание № 2.
Государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Белгородской области», сайт . https://belarchive.ru/
Исходя из информации на сайте Государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Белгородской области» можно сделать вывод, что в данной организации матричная структура управления.
Уполномоченный орган исполнительной власти Белгородской области, осуществляющий оказание государственных услуг и проводящий государственную политику в сфере архивного дела на территории Белгородской области. Управление реализует государственную политику Белгородской области в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Белгородской области и других архивных документов на территории области.
Управление по делам архивов Белгородской области является уполномоченным органом исполнительной власти Белгородской области, осуществляющим оказание государственных услуг и проводящим государственную политику в сфере архивного дела на территории Белгородской области. Управление реализует государственную политику Белгородской области в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Белгородской области и других архивных документов на территории области.
Задачи управления:
сохранение Архивного фонда Белгородской области, являющегося неотъемлемой частью историко-культурного наследия области и составной частью Архивного фонда Российской Федерации;
удовлетворение потребностей пользователей архивными документами в получении и использовании необходимой информации в соответствии с их запросами.
Управление обеспечивает:
Соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, обращение в судебные органы о привлечении должностных лиц к административной ответственности за нарушение законодательства об архивном деле;
Мобилизационную подготовку управления, а также контроль и координацию деятельности подведомственных областных государственных архивных учреждений по мобилизационной подготовке;
Координацию научно-исследовательской и методической работы областных государственных архивных учреждений, участие в работе Научно-методического совета архивных учреждений Центрального Федерального округа Российской Федерации, внедрение научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.
Данная структура позволяет быстро реагировать на изменения во всех нужных отраслях благодаря своей гибкости.
Она образуется путем совмещения двух типов структур: линейной и программно-целевой. В соответствии с линейной структурой управление строится по вертикали: создаются подразделения, которые осуществляют управление отдельными сферами деятельности - производством, сбытом, снабжением и т.д. В соответствии с программно-целевой структурой
осуществляется управление по горизонтали - управление программами и проектами, то есть основная задача состоит в разработке программ. Каждая программа может включать ряд проектов.
Для разработки программы (проекта) создается так называемая матричная группа, в которую направляются работники из различных подразделений. Члены матричной (проектной) группы имеют двойное подчинение. С одной стороны, они подчиняются руководителю программы, а с другой -
функциональному руководителю того подразделения (отдела), в котором постоянно трудятся. Полномочия руководителю проекта (программы)
делегирует высшее руководство
, поэтому они могут меняться в зависимости от сложности, важности и срочности проекта.
В матричной структуре существует распределение обязанностей
руководителей, связанных с программами. Руководитель программы отвечает за качество и сроки разработки программы. В обязанность
функциональных руководителей входит создание необходимых условий для разработки программ.
Данная структура наиболее эффективна тогда, когда возникает
необходимость в освоении и производстве наукоемкой продукции,
внедрении технологических новшеств и быстрого реагирования на конъюнктурные колебания.
К преимуществам матричной структуры относится то, что появляется возможность быстро перестраивать структуру коллектива при постановке и решении новых задач (гибкость и адаптивность). Руководители и
специалисты всех уровней вовлекаются в активную творческую деятельность по совершенствованию архива. Повышается эффективность использования ресурсов и прежде всего кадрового потенциала.
Вместе с тем применение данной структуры сопряжено с рядом трудностей.
Основным недостатком является сложность, что связано с необходимостью установления и координации многочисленных связей.
К недостаткам также относится необходимость периодической переквалификации работников в связи с изменением программы.
соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
| Постоянное хранение | Депозитарное хранение | Временное хранение |
| | | Ведомстве |
| Музеи и | Отраслевые | нные |
| библиотеки | фонды | (частные) |
| | | архивы |
| Архивы | Музеи и библи отеки | | | |
| Федерал | Отрасле | Ведомстве | ||
| ьной | вые | нные | ||
| архивно | фонды | архивы | ||
| й | | | ||
| службы | | |
Тема 2.
Задание № 1.
Составить схему классификации документов в пределах АФ РФ. Архивная коллекция
Архивы Федеральной
архивной службы
Задание № 2.
Дать характеристику организационно-управленческой структуры
Государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Белгородской области», сайт . https://belarchive.ru/
Исходя из информации на сайте Государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Белгородской области» можно сделать вывод, что в данной организации матричная структура управления.
Уполномоченный орган исполнительной власти Белгородской области, осуществляющий оказание государственных услуг и проводящий государственную политику в сфере архивного дела на территории Белгородской области. Управление реализует государственную политику Белгородской области в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Белгородской области и других архивных документов на территории области.
Управление по делам архивов Белгородской области является уполномоченным органом исполнительной власти Белгородской области, осуществляющим оказание государственных услуг и проводящим государственную политику в сфере архивного дела на территории Белгородской области. Управление реализует государственную политику Белгородской области в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Белгородской области и других архивных документов на территории области.
Задачи управления:
сохранение Архивного фонда Белгородской области, являющегося неотъемлемой частью историко-культурного наследия области и составной частью Архивного фонда Российской Федерации;
удовлетворение потребностей пользователей архивными документами в получении и использовании необходимой информации в соответствии с их запросами.
Управление обеспечивает:
Соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, обращение в судебные органы о привлечении должностных лиц к административной ответственности за нарушение законодательства об архивном деле;
Мобилизационную подготовку управления, а также контроль и координацию деятельности подведомственных областных государственных архивных учреждений по мобилизационной подготовке;
Координацию научно-исследовательской и методической работы областных государственных архивных учреждений, участие в работе Научно-методического совета архивных учреждений Центрального Федерального округа Российской Федерации, внедрение научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.
Данная структура позволяет быстро реагировать на изменения во всех нужных отраслях благодаря своей гибкости.
Она образуется путем совмещения двух типов структур: линейной и программно-целевой. В соответствии с линейной структурой управление строится по вертикали: создаются подразделения, которые осуществляют управление отдельными сферами деятельности - производством, сбытом, снабжением и т.д. В соответствии с программно-целевой структурой
осуществляется управление по горизонтали - управление программами и проектами, то есть основная задача состоит в разработке программ. Каждая программа может включать ряд проектов.
Для разработки программы (проекта) создается так называемая матричная группа, в которую направляются работники из различных подразделений. Члены матричной (проектной) группы имеют двойное подчинение. С одной стороны, они подчиняются руководителю программы, а с другой -
функциональному руководителю того подразделения (отдела), в котором постоянно трудятся. Полномочия руководителю проекта (программы)
делегирует высшее руководство
, поэтому они могут меняться в зависимости от сложности, важности и срочности проекта.
В матричной структуре существует распределение обязанностей
руководителей, связанных с программами. Руководитель программы отвечает за качество и сроки разработки программы. В обязанность
функциональных руководителей входит создание необходимых условий для разработки программ.
Данная структура наиболее эффективна тогда, когда возникает
необходимость в освоении и производстве наукоемкой продукции,
внедрении технологических новшеств и быстрого реагирования на конъюнктурные колебания.
К преимуществам матричной структуры относится то, что появляется возможность быстро перестраивать структуру коллектива при постановке и решении новых задач (гибкость и адаптивность). Руководители и
специалисты всех уровней вовлекаются в активную творческую деятельность по совершенствованию архива. Повышается эффективность использования ресурсов и прежде всего кадрового потенциала.
Вместе с тем применение данной структуры сопряжено с рядом трудностей.
Основным недостатком является сложность, что связано с необходимостью установления и координации многочисленных связей.
К недостаткам также относится необходимость периодической переквалификации работников в связи с изменением программы.