Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 165
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
СОДЕРЖАНИЕ
Дать характеристику организационно-управленческой структуры
Формирование документов в дела
Существуют правила формирования документов в дела:
При составлении описи необходимо выполнять требования:
Современные требования оформления дел при подготовке их на архивное хранение предусматривают:
«использование архивных документов, «учетный документ», «архивный справочник».
При составлении описи необходимо выполнять требования:
-
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации документов в номенклатуре дел; -
каждое отдельное дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый отдельный том
– это самостоятельное дело);
-
заголовок дела оформляется в точном соответствии с заголовком на обложке дела; -
заголовки однородных дел оформляются полностью только у первого дела, остальные обозначаются словами «То же»; -
даты дела оформляются в соответствии с данными на обложке дела.
Оформление дел
Дела с документами, подлежащие архивному хранению, необходимо
оформить в соответствии с установленными правилами. Цель – подготовить дела к длительному и, более того, к вечному хранению. Недаром в старинные времена документы оформлялись в кожаные переплеты, с применением
металлических скоб и креплений, которые сохранились до нашего времени.
Современные требования оформления дел при подготовке их на архивное хранение предусматривают:
-
систематизацию документов внутри дела в соответствии с правилами формирования дел; -
удаление металлических скреплений; -
подшивку или переплет документов (если объем листов больше, чем 60 листов) в картонные корочки. Подшивка документов производится в четыре прокола суровыми нитками, так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста; -
нумерацию листов дела – в правом верхнем углу листа графитовым
карандашом или нумератором (применение чернил и шариковой ручки не
допускается);
-
составление итоговой заверительной надписи о количестве
пронумерованных листов на бланке листа-заверителя, который помещается в конце дела;
-
составление внутренней описи к документам дела (при необходимости) для расшифровки видов документов и оперативного поиска необходимого
документа;
-
оформление обложки дела с указанием необходимых реквизитов: название организации, название структурного подразделения, уточненный заголовок дела, крайние даты, срок хранения дела.
В соответствии с Правилами работы архивов организаций в архив поступают документы постоянного и долговременного хранения не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством. Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи.
Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их
дальнейшее хранение.
Описание архивных документов - (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица
хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц
хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части архивного документа.
Описание архивных документов проводится на государственном языке Российской Федерации и может дополнительно проводится на языках субъектов Российской Федерации и языках меньшинств.
Основой архивного справочника является описательная статья, состоящая из
следующих обязательных элементов: сведений, идентифицирующих
информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа); сведений о составе и
содержании информации; сведений об условиях доступа и условиях
использования информации; сведений по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).
При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов
фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и др.
Виды описей
Описи дел делятся на 2 вида:
-
опись дел постоянного хранения, -
опись дел временного хранения (к делам временного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет).
Опись дел постоянного хранения — это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её
основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а также их учет и систематизация.
Опись дел временного хранения – учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме,
установленной Основными правилами работы архивных организаций.
Задание № 3.
Дать определение терминам «информационная деятельность архива»,
«использование архивных документов, «учетный документ», «архивный справочник».
Информационная деятельность архива: создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
Использование архивных документов: применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Архивный справочник: справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
Опись дел, документов: справочный и учетный документ, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
Тема 4.
Задание № 1.
Перечислить основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов .
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
Приказ Росархива от 01.09.2017 № 143 "Об утверждении порядка
использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации".
Задание № 2.
Перечислить основные характеристики режимов хранения документов.
Режимы хранения документов
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
Световой режим
Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.
Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты
документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.
Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение