Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом» (на примере ООО «Лайнкор»).pdf

1. Разработка бизнес-процессов учета кадров в системе управления персоналом организации

Анализ информационно-аналитического обеспечения ООО «Лайнкор» в параграфе 2.2 главы 2 позволил определить проблемы, по причине которых следует заменить, а точнее доработать программу 1С: Управление торговлей 8.3.

В итоге такая доработка позволит улучшить эффект от использования программно-аналитического обеспечения и повысить производительность труда некоторых сотрудников. Поэтому предлагается разработать бизнес- процессы на основе которых будет строиться сама разработка.

Цель проекта – это доработка 1С: Управления торговлей, путем добавления туда некоторых функциональных возможностей типовой конфигурации 1С: ЗУП, а именно:

• отбор кандидатов;
• обучение сотрудников;
• ведение кадрового учета;
• расчет и начисление заработной платы сотрудникам.

Перед тем как приступить к разработке, определяются субъект и объект системы. В данном случае объектом будет выступать претендент на свободное рабочее место, а субъектом – HR-менеджер. Субъект и объект будут взаимодействовать с помощью создаваемой системы, цели которой является:

• пополнение кадрового состава наиболее компетентными претендентами;
• фиксирование результатов обучения сотрудников;
• осуществление учета кадров и персонифицированного учета;
• расчет и учет заработной платы;
• подготовка регламентированной отчетности;
• облегчить анализ данных и принятие управленческих решений.

Основное назначение системы – осуществление эффективной деятельности компании ООО «Лайнкор» на всех этапах управления персоналом.

При проектировании были учтены особенности компании, требования и пожелания руководителя и менеджера по персоналу.

Без предварительного анализа процесса работы программы могут возникнуть трудности при ее написании. Поэтому, прежде чем приступить непосредственно к разработке программы, следует построить схемы декомпозиции.

На рисунке 28 можно увидеть контекстную диаграмму, которая отражает работу системы управления персоналом в целом. Она построена в программе

«AllFusionProcessModeler» (BPwin) версии 4.1., которая состоит из одного блока с входящими и выходящими стрелками. Такие стрелки, которые входят с левой стороны в систему являются входами и отвечают на вопрос «Что нужно для того, чтобы добиться той или иной цели». Исполнитель – это менеджер по работе с кадрами, а среда выполнения – это программа «1С: Управление торговлей».

Рисунок 28 – Контекстная диаграмма разрабатываемой программы

Следующая диаграмма является декомпозицией контекстной диаграммы (рисунок 29). Она отражает все процессы, которые будут реализованы в системе «Управления персоналом» (из каких блоков состоит вся система).

Рисунок 29 – Диаграмма декомпозиции всех процессов системы

На рисунке 30 отображена диаграмма декомпозиции процесса «Поиска и отбора персонала». После запуска программы 1С необходимо внести данные о результатах проверки компетенций потенциального сотрудника, произвести расчет с помощью средств системы и сформировать отчет о кандидатов, которые принимали участие в отборе.

Как видно из диаграммы, после формирования отчетности на основании баллов и общего впечатления от кандидата менеджером принимается решение о принятии кандидата на испытательный срок или его удаление из возможных кандидатов на должность. Если ответ является положительным, то следует оформить кандидата на определенную должность и следить за его прохождением испытательного срока. В зависимости от сложности набора компетенций и должностью срок прохождения испытательного срока будет различным. После оценки менеджером работы кандидата принимается решение об его увольнении или продолжения трудовых отношений.

Рисунок 30 – Диаграмма декомпозиции процесса работы программы «Поиск и отбор кадров»

Следующая диаграмма, представленная на рисунке 31, отражает процесс обучения сотрудников в организации ООО «Лайнкор». Как можно заметить, глядя на рисунок, сотрудник может сам подать заявку на обучение, а одобрить ее может только директор компании ООО «Лайнкор».

Рисунок 31 – Диаграмма декомпозиции процесса работы программы

«Обучение»

Далее, на рисунке 32 диаграмме изображена декомпозиция процесса

«Учет кадров».

Рисунок 32 – Диаграмма декомпозиции процесса работы программы «Учет кадров»

Следующая декомпозиция блока «Заработная плата» отображает последовательность действий в программе 1С (рисунок 28). На основании всех бизнес-процессов составляется отчетность, которая будет получена в результате работы системы, которая улучшит эффективность работы менеджера и других сотрудников.

Рисунок 33 – Диаграмма декомпозиции процесса работы программы «Заработная плата»

Таким образом, построенные диаграммы позволяют перейти ключевому этапу разработки, который и является результатом всего исследования – разработка информационно-аналитического обеспечения для эффективной работы учета кадров и принятия правильных управленческих решений в системе управления персоналом для ООО «Лайнкор».

Разработка информационно-аналитического обеспечения учета кадров в системе управления персоналом торговой организации на базе конфигурации «1С: Управление торговлей»

Очень часто встречаются малые предприятия, не имеющие средств автоматизации процессов управления кадрами. Это может влиять на эффективность труда отдельных сотрудников и компании в целом.

Эффективность деятельности какой-либо организации во многом зависит от максимально полного и рационального использования имеющихся ресурсов, минимизации издержек и комплекса рисков. Главное в управлении это своевременный анализ имеющейся информации, быстрое реагирование и принятие правильного управленческого решения на ее основе. При оперировании большим количеством информации – это сделать достаточно сложно, а иногда и вовсе нереально, все зависит от масштабов организации. Это обуславливает внедрение в деятельность компании информационно- аналитическое обеспечение, которое является частью автоматизации деятельности организации [41].

Использование системы управления кадрами позволит сократить время на проведение бумажной работы, увеличить скорость доступа к актуальной информации, которая, в свою очередь, позволит принимать руководителю оптимальные управленческие решения с учетом внешних и внутренних показателей (чего так не хватает компании ООО «Лайнкор»). Также повысить оперативность обслуживания, снизить вероятность влияния человеческого фактора на результаты работы и конечно же снизить расходы.

Также, доработанная система позволит:

• пополнить кадровый состав наиболее компетентными претендентами;
• зафиксировать результаты обучения сотрудников;
• осуществить учет кадров и персонифицированный учет;
• рассчитать заработную плату и произвести ее учет;
• подготовить регламентированную отчетность;
• облегчить анализ данных и принятие управленческих решений.

Любой процесс по управлению персоналом будет проходить намного быстрее, нежели до внедрения системы и менеджер сможет высвободить время на другие важные вопросы.

Начнем с того, что в конфигурации «1С: Управление торговлей» была произведена доработка, с целью экономии средств компании ООО «Лайнкор» и осуществления всех операции в едином контуре информационной системы.

Начальная страница выглядит следующим образом (рисунок 34):

Рисунок 34 – Начальная страница системы

В типовую конфигурацию были добавлены разделы: отбор кадров, обучение, кадры и зарплата. Они помогут облегчить деятельность менеджера по персоналу.

Сначала рассмотрим работу с вкладкой «Отбор кадров».

Чтобы начать расчет баллов кандидата необходимо заполнить справочники «Должности» и «Компетенции» во вкладе «Отбор кадров».

В справочники «Должности» заполняются все поля. Необходимо внести показатели «Нижний» и «Верхний порог» для дальнейшего расчета. Также указывается подразделение для каждой из должности.

Рисунок 35 – Справочник «Должности»

При создании новой должности на экране появляется окно (рисунок 35), где пользователь вводит соответствующие данные.

Рисунок 36 – Объект справочника «Должности» «Администратор»

Далее необходимо внести данные о имеющихся компетенциях). Модель компетенций была разработана менеджером по персоналу (трехуровневая описание компетенций), которая была заложена в систему. Внешний вид справочника «Компетенции» представлен на рисунке 37.

Рисунок 37 – Справочник «Компетенции»

Следующий справочник «Кандидаты» содержит в себе сведенья о претендентах, то есть их ФИО (текстовое поле «ФИО»), должность (текстовое поле «На должность»), которую они хотели бы получить и табличную часть, в которой отображены оценки по каждой из компетенций, выявленные в ходе мероприятий, проведенные менеджером. Должность выбирается из выпадающего списка в поле «На должность», поле «Код» заполняется автоматически. Форма, которая появляется при создании кандидата, отражена на рисунке 38.

Рисунок 38 – Справочник «Кандидаты»

Важным элементом в разработанном приложении можно отметить регистр сведений «База компетенций». Регистр сведений – это некий механизм учета накопленных данных [44]. Он позволяет хранить устаревшие данные и при изменении документов изменят их на актуальные.

Следующий объект конфигурации – документ «Ввод компетенций» (рисунок 39). Он упрощает работу менеджера. В нем определяются те компетенции, которые присуще той или иной должности и при выставлении оценок в табличной части будут высвечиваться только те компетенции, которые были выбраны в данном документе.

Рисунок 39 – Документ ввода компетенций для должности «Администратор»

Для получения результатов отбора, был создан внешний отчет «Баллы кандидатов», и, чтобы получить рейтинг претендентов, нужно загрузить внешний отчет, который представлен на рисунке 40.

Рисунок 40 – Отчет результатов отбора

Отчет отображает кандидатов по следующим группам:

• к принятию
• на обучение
• не прошли отбор.

Человек получает позицию в той или иной группе по количеству набранных баллов. Справа, в колонке «Баллы», выводятся баллы, набранные в результате собеседования и тестирования.

Следующий раздел, который будет рассматриваться это «Обучение».

В данном разделе менеджер, а также сотрудник сможет подать заявка на обучение директору для ее рассмотрения и дальнейшего одобрения или отказа.

В документе «Заявка на обучение», представленный на рисунке 41 есть поля: «Мероприятие», «Место проведения», «Сумма расходов», если они имеются. Также указывается дата и период обучения. В табличной части указываются «Сотрудники», которых следует отправить на обучение, отражаются «Расходы» и «Развиваемые характеристики».

Рисунок 41 – Документ «Заявка на обучение»

Данный раздел позволяет планировать обучение сотрудников. Для этого создается документ «План обучения» (рисунок 42), заполняются все поля и табличная часть.

Рисунок 42 – Документ «План обучения»

Чтобы зафиксировать факт обучения необходимо на основании документа «Заявка на обучение» или «План обучения» создать документ «Обучение сотрудников» (рисунок 43). Часть данных заполняется автоматически. Далее следует провести и закрыть документ.