Файл: Русский язык функциональные стили москва 2019 Ответственный редактор.docx

Ошибки, связанные с нарушением порядка слов в предложении, затрудняют общее понимание смысла высказывания.

Введением деепричастного оборота уточняется порядок слов, а следовательно, и общий смысл высказывания, сокращается число родительных падежей.

В тексте официально-деловых документов встречаются ошибки, связанные с неправильным построением предложений. В частности, в построении сложносочиненного предложения – отрыв придаточного определительного предложения от поясняемой части главного предложения, что приводит к возникновению двусмысленности. Исправить такую ошибку можно путем сокращения придаточного предложения, в ряде случаев не заключающего в себе ценностной информации. Сокращением придаточного предложения устраняются и повторы.

В других случаях указанную ошибку можно исправить, заменив придаточное предложение самостоятельным простым предложением.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВ

Настоящие рекомендации разработаны на основании действующих в ВС РФ руководящих документов и накопленного в органах центрального военного управления опыта служебной переписки.

---

Требования к оформлению документов

Проекты документов (записок) исполняются на бланках или чистых листах бумаги формата А4 (210x297 мм).

Каждый лист документа должен иметь следующие размеры полей:

левое от 20 мм до 35 мм (рекомендуется 30 мм)

правое от 10 мм до 15 мм

верхнее от 20 мм до 25 мм

нижнее от 20 мм до 25 мм

Документы, создаваемые на ПЭВМ, печатаются в текстовом редакторе WinWord или совместимом с ним с использованием шрифта Times New Roman Cyr № 14. При исполнении таблиц, графических объектов или рисунков допускается использование размера шрифта № 12. Междустрочный интервал для всех документов –одинарный. Текст исполняется с переносами.

При оформлении текста на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего толя документа, в колонтитулах, без знака точки. Первая страница документа или приложения не нумеруется. Служебная часть, независимо от размера шрифта основного текста (гриф секретности, номера страниц, номер документа, все надписи на обороте) печатается шрифтом № 14. При этом гриф секретности, номера страниц, учетный номер документа размещаются в колонтитулах.

Наименование адресата располагается в правом верхнем углу первого листа документа на расстоянии двух межстрочных интервалов от границы верхнего поля. Строки, входящие в состав наименования должности, воинское (специальное) звание, инициалы и фамилия адресата печатаются через одинарный междустрочный интервал центрованным способом в границах, отведенных для реквизита «Адресат». Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается границей правого поля. Воинское (специальное) звание, инициалы и фамилия печатаются одной строкой. Инициалы и фамилия печатаются большими буквами, пробелы между ними не делаются.

Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется на предусмотренном для этого месте в бланке размером шрифта № 12.

На документах, оформленных на чистых листах бумаги, дата проставляется словесно-цифровым способом от границы левого поля на расстоянии двух межстрочных интервалов от последней строки подписи, расстояние между кавычками 1,25 см (пять знаков).

Заголовок к тексту печатается с прописной буквы без кавычек и переносов слов от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный междустрочный интервал, выравнивается по левому краю, длина строки не более 10 см.

---

Текст печатается на расстоянии двух интервалов от заголовка в установленных границах полей. Абзац начинается на расстоянии 1,25 см от границы левого поля.

Подпись состоит из наименования должности, воинского звания, личной подписи начальника, инициала имени и фамилии.

Наименование должности печатается от границы левого поля и располагается на расстоянии трех одинарных междустрочных интервалов от текста.

Воинское звание печатается ниже последней строки должности от границы левого поля.

В письмах, направляемых должностным лицам, не имеющим воинские или специальные звания, воинское звание начальника, подписывающего письмо, не указывается.

Первая буква имени и фамилия подписывающего документ располагаются на уровне последней строки наименования должности или воинского звания у границы правого поля. Между первой буквой имени и фамилией пробел не ставится.

Приложение печатается на расстоянии 1,25 см от границы левого поля, через один межстрочный интервал после текста. После слова «Приложение» ставится двоеточие.

Служебные документы (письма, записки), содержащие сведения, составляющие государственную тайну, должны иметь гриф секретности с указанием пункта перечня сведений, подлежащих засекречиванию в Вооруженных Силах, на основании которого он засекречен (далее именуется – пункт Перечня) и номер экземпляра, которые проставляются на первой странице первого листа каждого отдельного документа. Гриф печатается в правом верхнем углу документа за пределами границ текстового поля (в колонтитуле), пункт перечня и номер экземпляра проставляются ниже грифа через одинарный междустрочный интервал и центрируются по отношению к нему.

При необходимости на документе печатается пометка «Лично», которая размещается центрованным способом над грифом секретности. Гриф секретности проставляется и на обороте каждого листа документа, в левом нижнем углу, ниже номера документа, учтенного по журналу предварительного учета формируемых бумажных машинных носителей информации и документов (форма № 6 руководства по защите информации от несанкционированного доступа в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденная приказом Министра обороны 2005 г. № 011). Номер документа проставляется:

– на лицевой стороне каждого листа документа от границы левого текстового поля, за пределами нижних границ текстового поля (в колонтитуле);

---

– на обороте каждого листа в левом нижнем углу (заверяется мастичной печатью «Для пакетов», кроме документов, направляемых Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации).

Многостраничный завершающий реквизит проставляется на обороте последнего листа документа в левом нижнем углу (при отправке документа в пленке реквизит ставится на лицевой части последнего листа и включает в себя построчно сверху вниз:

– количество отпечатанных экземпляров;

– расчет рассылки с указанием номеров экземпляров и кому они направлены (при печатании до пяти экземпляров включительно);

– инициалы исполнителя и его рабочий телефон;

– дату печатания;

– регистрационный номер носителя (рабочей тетради, машинного носителя информации, блокнота с отрывными листами, рабочего листа и т. п.), с которого печатался документ;

– учетный номер документа;

– гриф секретности.

Требования к содержанию документов

Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать приказам, директивам и другим служебным документам вышестоящих командиров (начальников);

б) основываться на фактах и содержать достоверную и аргументированную информацию, конкретные и реальные для исполнения указания или предложения;

в) не дублировать содержание ранее подготовленных документов, а быть увязанным с ними и при необходимости иметь ссылки на них;

г) соответствовать утвержденной форме (установленному образцу), если таковая предусмотрена.

Составлению проекта служебного документа должно предшествовать изучение существа вопроса, подлежащего изложению в тексте, действующих по этому вопросу законодательных и иных правовых актов.

Служебный документ должен быть написан в деловом стиле с соблюдением правил орфографии и пунктуации русского языка, кратко и ясно, обеспечивать однозначное восприятие изложенной в нем информации. Применяемые термины должны соответствовать принятой в Вооруженных Силах и Главном управлении терминологии.

При составлении служебных документов рекомендуется: пользоваться простыми предложениями; не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

Объемный документ для простоты восприятия может подразделяться на разделы

---

, главы, пункты и подпункты. Разделы нумеруются арабскими цифрами или прописными буквами русского алфавита, главы – римскими цифрами, пункты – арабскими цифрам с точкой, подпункты – арабским цифрами (реже строчными буквами) с закрывающейся круглой скобкой. Разделы и главы имеют заголовки.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов и т. п.). В состав даты входят число, месяц и год. При подготовке проекта служебного документа печатается только обозначение месяца и года. Дата служебного документа проставляется собственноручно должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Даты служебных документов оформляются словесно-цифровым и цифровым способами.

Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на распорядительных служебных документах, финансовых документах, служебных письмах, записках, телеграммах и в текстах этих документов.

Например: 15 августа 2019 г.

При оформлении даты других документов (в реквизитах «Резолюция», «Виза» и т. п.) допускается применение цифрового способа. Дату документа оформляют арабскими цифрами, разделенными точкой, в последовательности: день месяца, месяц – двумя парами цифр, год – двумя или четырьмя цифрами (точка после года не ставится, буква «г» не употребляется).

Например: 14.03.19 или 14.03.2019.

В распорядительных служебных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу»).

В служебных письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем в Ваш адрес»);

– от первого лица единственного числа (прощу выслать, считаю необходимым);

– от третьего лица единственного числа (Главное управление не возражает).

Текст докладной записки должен начинаться с предложения "Докладываю" и оканчиваться в зависимости от содержания документа одним из предложений:

Докладывается в порядке информации.

При Вашем согласии прошу подписать.

Прошу рассмотреть.

Прощу Вашего согласия.

Прошу утвердить. и т. д.

По результатам исполнения поручения в представляемом докладе должны содержаться полная информация о его исполнении и предложение о снятии данного поручения с контроля.

В этом случае текст докладной должен оканчиваться в зависимости от содержания документа одной из фраз:

---