Файл: Учебное пособие по дисциплине Информационные системы в бухгалтерском учете (курс лекций) Для.pdf

46
Ввод начальных остатков по счетам предприятия. На этом этапе используются объекты программы — Операции. Ввод начальных остатков осуществляется по всем используемым счетам или субсчетам. Для оформ- ления хозяйственной операции могут быть использованы документы ти- повой конфигурации, а также специальные объекты программ: команда меню «Операция» (Операция — Журнал проводок), в про- грамме «1C: Бухгалтерия»; команда меню «Журнал» (Журнал — Ввод проводки), в программе
«Турбо-Бухгалтер»; команда меню «Правка» (Правка — Исходные данные), в программе
«Инфо-Бухгалтер».
Ввод хозяйственных операций за текущий отчетный период.
Ввод хозяйственных операций осуществляется за текущий отчетный период. Основным элементом операции является проводка с указанием счета дебета и кредита, объектов аналитики, содержания, суммы. Количе- ство проводок, формируемых на одну операцию, программой не ограни- чивается. Над проводками производят те же действия, что и над другими объектами программы. Проводки могут формироваться автоматически, с помощью типовых операций, на основе введенных первичных докумен- тов, путем ручного ввода. Ввод типовых операций производится команда- ми:
в программе «1C: Бухгалтерия» — Операции — Типовые операции;
в программе «Турбо-Бухгалтер» — Журнал — Ввод операции;
в программе «Инфо-Бухгалтер» — Правка — Добавить.
Оформленные операции и документы попадают в соответствующие журналы. Так, в программе «1C: Бухгалтерия» меню Журналы обеспечи- вает доступ к журналам документов, журналам проводок и операций, журналам - реестрам, формируемым программой.
Закрытие месяца
Для проведения процедуры закрытия месяца:
в программе «1C: Бухгалтерия» в меню «Документы» выбирается группа регламентных документов. Документ «Закрытие месяца» служит для автоматического формирования проводок в конце месяца, перенося- щих остатки по счетам, и определения величины прибыли (убытка). До- кумент автоматически устанавливает последнюю дату месяца. В нем флажками помечены счета, подлежащие обработке;
в программе «Турбо-Бухгалтер» используется группа типовых опе- раций «Закрытие периода», содержащая операции по расчету амортизации основных фондов и нематериальных активов, расчету прибыли. Справоч- ник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список, уро- вень иерархии каждого справочника задается в Конфигураторе. Справоч- ники типовой конфигурации имеют вложенность не более четырех уров-

47 ней.
в программе «Инфо-Бухгалтер» специальный пункт меню для за- крытия месяца отсутствует, для этих целей используют типовые операции из разных групп операций.
Получение итоговой информации.
Формирование отчетности завершает процесс автоматизированной обработки: в программе «1C: Бухгалтерия» итоговая информация может выво- диться через отчеты, формируемые из справочников: «Анализ счета»,
«Карточка счета». Это стандартные отчеты, позволяющие бухгалтеру ана- лизировать правильность оформления хозяйственных операций за любой период. Отчеты можно формировать с помощью команды главного меню
«Отчеты» (Дополнительные, Специализированные, Регламентированные).
Отчеты, находящиеся в группе «Регламентированные», используются для формирования информации для налоговых органов и внебюджетных фон- дов и в зависимости от вида отчета формируются за квартал или месяц.
Отчеты, находящиеся в группе «Специализированные», выводят более де- тализированную информацию — отчеты по отчислениям с заработной платы в различные фонды, отчеты по налогам с фонда оплаты труда и другие по соответствующим участкам учета. Для просмотра и печати до- кумента используют соответствующие кнопки на панели инструментов;
в программе «Турбо-Бухгалтер» для формирования отчетов предна- значены команды меню «Журнал» — «Отчеты» (либо специальная кнопка формирования отчетов на панели инструментов). В выводимом на экран диалоговом окне представлен список формируемых отчетов и параметры их настройки. Документ распечатывается нажатием кнопки «Выполнить»;
в программе «Инфо-Бухгалтер» стандартная отчетность формирует- ся с помощью команды «Отчеты» главного меню, а регламентированная
— с помощью команды «Документы» главного меню.
Важным этапом работы с программой является заполнение объектов аналитики.
3. Работа с аналитикой.
Заполнение
списка объектов аналитики
Назначение справочников
На этом этапе работы используются объекты программы — Спра-
вочники. Для ведения учета заполняются имеющиеся справочники и соз- даются новые. Последовательность работ бухгалтер определяет сам в за- висимости от задач, подлежащих решению в первую очередь. Использо- вание справочников позволяет исключить неоднозначный ввод информа- ции.
Справочник представляет собой одноуровневый или мно- гоуровневый список, уровень иерархии которого задается в Конфигурато-

48 ре. Справочники типовой конфигурации имеют вложенность не более че- тырех уровней.
Строки справочников разделяются на два вида: просто элементы справочника и группы, позволяющие переходить на нижележащие уровни многоуровневого списка. Элементы и группы элементов можно перено- сить из одной группы в другую. Каждому элементу справочника соответ- ствует уникальный код, который при необходимости можно изменить.
Уникальность присваиваемых кодов контролируется программой.
Некоторые реквизиты справочников имеют свойство периодичности, позволяющей хранить историю изменения своего значения. Ряд справоч- ников являются подчиненными другим справочникам. Например, спра- вочник «Банковские счета» подчинен справочнику «Фирмы», справочни- ки «Расчетные счета» и «Договоры» подчинены справочнику «Кон- трагенты». Для работы с подчиненными справочниками сначала должен быть открыт справочник «Родитель», а затем — подчиненный справочник, содержащий элементы, относящиеся только к элементу справочника- родителя.
Если справочник используется для ведения аналитического учета, он соответствует определенному виду субконто. Наименования большинства справочников совпадают с названиями соответствующих им видов суб- конто.
Некоторые справочники имеют поля, значениями которых служат элементы других справочников. Например, справочник «Сотрудники» имеет реквизит «Подразделение» и при вводе в него нового элемента зна- чение реквизита «Подразделение» выбирается из одноименного справоч- ника.
Принципы работы с аналитикой
Аналитический учет на предприятиях ведется по основным средст- вам, материалам, поставщикам и покупателям, видам затрат, нематери- альным активам, подотчетным лицам и другим счетам. Первичные анали- тические признаки могут объединяться в подгруппы и группы, в результа- те учет становится многоуровневым. Бухгалтерские программы должны позволять вести аналитический учет по нескольким уровням, формировать развернутые отчеты по самому последнему уровню с промежуточными итогами по более верхним уровням, создавать отчеты по определенной группе аналитических признаков. Такие программы позволяют анализи- ровать счет по нескольким независимым аналитическим признакам (на- пример, по поставщикам и товарам, подотчетным лицам и инструментам).
В программе «1C:» обеспечивается ведение до трех уровней аналитики, в
«Инфо-Бухгалтер» — до пяти, в «Турбо-Бухгалтер» количество уровней не ограничено.
Все записи в справочниках имеют два обязательных поля: код запи-

49 си и наименование. В справочнике сотрудников код сотрудника может со- ответствовать табельному номеру сотрудника, определенному отделом кадров. Код подразделения в справочнике подразделений может соответ- ствовать принятому структурному делению. Код категории в справочнике категорий может соответствовать государственному классификатору кате- горий.
В программах имеется возможность присваивать каждой группе аналитических признаков дополнительные параметры, которые затем ис- пользовать в расчетах, отчетах, проводить по ним поиск и сортировку ин- формации. Пользователь программы сам определяет необходимость вве- дения дополнительных параметров. Например, для автоматического фор- мирования договоров предприятия можно в группу аналитических при- знаков «Организации» ввести реквизиты: банковские реквизиты, адреса, телефоны, фамилии директора и главного бухгалтера.
Документы.'>4. Документы.
В программах автоматизации бухгалтерского учета используется до- кументация, утвержденная постановлением Госкомстата России от
06.04.01 №26 и другими нормативными документами. Унифицированные формы первичного учета сконцентрированы в соответствующих модулях программ.
Документы
в системе «Галактика»
Документы формируются после выполнения каждой хозяйственной операции и подразделяются на две группы. Первую составляют докумен- ты, регламентирующие операции между юридическими лицами (счета, счета-фактуры, договоры, гарантийные письма и др.). Вторую составляют сопроводительные документы, отражающие сущность совершаемых опе- раций. Одна часть документов этой группы подтверждает факт перемеще- ния объектов учета (накладные, приходные ордера, акты приемки выпол- ненных работ и др.), другая часть — это финансовые сопроводительные документы (банковские и кассовые документы).
В расчетах по труду и заработной плате задействованы модули «За- работная плата» и «Управление персоналом». В модуле «Заработная пла- та» в составе стандартных отчетов заложены формы документов:
•
Табель учета использования рабочего времени и расчета зара- ботной платы;
•
Табель учета использования рабочего времени;
•
Расчетно-платежная ведомость;
•
Расчетная ведомость;
•
Платежная ведомость;
•
Лицевой счет;
•
Записка о предоставлении отпуска;

50
•
Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником.
В модуле «Заработная плата» реализована новая форма «Расчетов по авансовым платежам по единому социальному налогу».
В модуле «Управление персоналом» предусмотрена возможность генерации базовых форм, среди которых:
•
Приказ (распоряжение) о приеме на работу;
•
Личная карточка работника;
•
Штатное расписание;
•
Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;
•
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
•
График отпусков;
•
Приказ (распоряжение) о прекращении трудовой деятельности.
•
Документы в системе «Флагман»
Все модули системы построены на единой концепции доку- ментооборота. Определить используемые документы и их свойства можно в модуле «Документооборот», который обеспечивает их хранение в ие- рархических реестрах в зависимости от вида, состояния или других при- знаков. Реестры — это папки, в которых помещаются документы, и у пользователей могут быть различные права доступа к ним. Каждый тип документа может иметь несколько способов представления, что важно в случаях, когда требуется разграничить права доступа пользователей к ин- формации. Одному пользователю может быть разрешен просмотр и кор- ректировка всех полей документа, другому — даны права на просмотр и изменение только части реквизитов, третьему — вообще запрещена рабо- та с документом определенного типа.
Способы представления документов задаются их вариантами, для которых настраиваются экранные формы ввода данных, состав справоч- ников, формулы расчетов, перечень состояний документа и операций и др.
Программа позволяет определить, какие документы и какие их поля явля- ются источниками для формирования новых документов. Несколько видов одного документа могут быть связаны с несколькими видами другого до- кумента, обеспечивается настройка внешнего вида документа при выводе его на печать.
Документы
в системе «1C: Бухгалтерия»
Разрабатываемые в системе документы разбиты на группы по смы- словому содержанию и формируются в разделе «Документы» главного меню системы. В составе первичных документов различают:
•
регламентные документы, например, документ Начисление амортизации, который заполняется один раз в месяц и предназначается

51 для начисления амортизации и формирования соответствующих проводок за отчетный период;
•
документы общего назначения — это документы, подлежащие учету, но не формирующие бухгалтерских проводок. Например, документ
Счет предназначен для выписки счетов на оплату, а документ Доверен- ность — для выписки доверенностей на получение товаро-материальных ценностей;
•
специализированные документы, используемые для фиксации хозяйственных операций по соответствующим участкам учетной работы.
Документы по учету кассовых операций:
•
приходный кассовый ордер (форма КО-1) применяется для оформления поступления наличных средств в кассу организации как в ус- ловиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информа- ции с применением средств вычислительной техники.
•
расходный кассовый ордер (форма № КО-2) служит для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.
•
журнал регистрации приходных и расходных кассовых доку- ментов (форма КО-3) используется для регистрации бухгалтерией при- ходных и расходных ордеров, заявлений на выдачу денег, счетов и др.;
•
кассовая книга (форма КО-4) нужна для учета поступления и выдач наличных денежных средств в кассе;
•
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
(форма КО-5) применяется для учета денежных средств, выданных касси- ром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а так- же для учета возврата наличных денег и кассовых документов по про- изведенным операциям.
Платежные документы по расчетному счету:
•
платежное поручение предназначено для осуществления пла- тежей с одного расчетного счета на другой;
•
выписка банка позволяет отражать операции по движению де- нежных средств на расчетном счете.
Другие документы системы:
•
группа документов по учету материалов;
•
группа документов по расчету с персоналом по оплате труда;
•
документы по расчету с подотчетными лицами.
Для формирования документов используется режим «Документы и расчеты». Работа с данным режимом предполагает этап создания шаблона документа и этап использования документа. На этапе создания шаблона документа описывается структура исходного документа, который содер- жит заголовочную и табличную части. Каждый реквизит заголовочной части имеет только одно значение, а в реквизит табличной может иметь