Файл: Реклама и связи с общественностью.docx

Тема 6.

СПЕЦИАЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ В СИСТЕМЕ СВЯЗЕЙ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ. ФОРМЫ ПОДАЧИ ИНФОРМАЦИОННО-НОВОСТНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Основы взаимоотношений с прессой при организации связей с общественностью

Организации, стремящиеся к установлению и поддержанию позитивных взаимоотношений с различными категориями общественности, должны быть в достаточной степени открыты и доступны для представителей СМИ. Более того, руководство компании должно стремиться к созданию непрерывного потока информации и новостей, передаваемых в различные СМИ. Это требует перспективного планирования и организации слаженной работы всех подразделений службы по связям с общественностью. Внутрифирменная служба по связям с общественностью, в свою очередь, должна координировать всю работу с руководством компании, учитывать в своей деятельности ее текущие и долгосрочные интересы.

Эффективные взаимоотношения предприятий и организаций с печатными СМИ предполагают налаживание двусторонней информационной связи. Это означает как предоставление компанией информации о своем функционировании с целью ее последующего открытого распространения, так и самостоятельный поиск и использование информации о работе компании самими журналистами и репортерами. Отношения компании с различными редакциями и издательствами должны быть построенными на постоянной основе с учетом длительной перспективы возможного сотрудничества.

При передаче тех или иных сведений в печатные СМИ необходимо учитывать профиль издания, его профессиональную направленность и специфику постоянно публикуемых материалов. Информационные материалы, которые готовят специалисты внутрифирменных служб по связям с общественностью для передачи в печатные СМИ, можно условно разделить на следующие основные виды:

• материалы о текущих событиях в деятельности компании;

• тематические обзоры;

• аналитические статьи;

• статистические сводки за определенный период времени;

• опровержения недостоверной или заведомо ложной информации о компании, опубликованной ранее на страницах газет и журналов;

• ответы на вопросы читателей, критические замечания в адрес компании, запросы СМИ;

• информационно-рекламные материалы к предстоящим крупным событиям в жизни предприятия или организации и др.

При подготовке этих материалов специалист службы по связям с общественностью компании выполняет важную задачу – своевременную подготовку достоверной информации. Журналист на основании полученных сведений должен написать текст сообщения, используя при этом профессиональное мастерство, накопленный опыт и личную точку зрения на освещаемый вопрос. На информационном фронте работает большое количество газет и журналов. Поэтому PR-специалистам необходимо определить, какие их них наиболее подходят для выполнения его задач. Для этого выведены определенные критерии выбора печатных СМИ для установления связей с общественностью:

• характер и тематическую направленность издания;

• периодичность выхода в свет;

• объем отдельного номера издания;

• тираж издания;

• регион распространения издания;

• стоимость размещения информации (при передаче информационно-рекламных материалов на платной основе);

• розничную цену одного экземпляра издания и др.

Основными преимуществами газеты как средства передачи информации компанией являются оперативность, большое количество читателей и относительно низкие расходы на передачу информации по сравнению с другими СМИ. Главные недостатки газеты - кратковременность ее существования на информационном рынке, небольшое количество «вторичных» читателей и низкое качество воспроизведения информационно-рекламных материалов.

Преимущества журнала складывается из его ориентации на более конкретную и узкую читательскую аудиторию, лучшее качество воспроизведения информационно-рекламных материалов, престижность публикации, длительность существования на информационном рынке (большее количество «вторичных» читателей). Недостатком журнала как средства передачи информации можно считать его невысокую оперативность.

Для эффективной работы со СМИ необходимы систематизированные и постоянно обновляемые сведения о них, которые фиксируются в специальной медиа-карте (пресс-карте). Какие сведения важно занести в медиа-карту и постоянно иметь под рукой:

• Базовый перечень СМИ, с которыми вы намереваетесь работать.

• Специализированные списки СМИ по отраслям (политика, экономика, право, культура, здравоохранение, образование и др.), владельцам или группам влияния (правительственные, принадлежащие тем или иным медиа-холдингам и пр.), отношению к власти (конформистские, оппозиционные, независимые) и т. д.

• Реальный тираж и состав аудитории СМИ (для радио и телевидения – количественный и качественный охват слушателей и зрителей).

• График выхода в свет изданий и программ.

• Структура ведущих СМИ по полосам (дням недели) и рубрикам.

• Внутренняя структура редакции: главный редактор, ответственный секретарь (выпускающий программы), редакторы отделов или направлений, ключевые корреспонденты. В каждом случае указываются адреса расположения, обычной и электронной почты, номера телефонов и факсов.

СПЕЦИАЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ В ОТНОШЕНИЯХ СО СМИ

Наиболее привычной и привлекательной для журналистов формой информационного общения является пресс-конференция. Пресс-конференция – это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации "из первых рук", возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

• проинформировать свою общественность о каком-либо важном неординарном событии в своей жизни;

• продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;

• представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

• решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью;

• наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференций являются руководители и специалисты различных структур организаций и компаний, но иногда работники СМИ, желающие получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующие общественность вопросы.

В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяется этапы (подготовительный, этап непосредственно перед мероприятием, сама пресс-конференция и этап по окончании мероприятия), каждый из которых имеет характерные особенности.

Первый этап – это планирование и оповещение. Изначально стоит определить, насколько ваша информация интересна представителям СМИ, ведь можно ограничиться рассылкой пресс-релиза. Хотя можно отметить, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый хороший пресс-релиз. В любом случае, пресс-релиз необходим на этапе подготовки пресс-конференции в качестве разогревающей информации и после завершения акции как дополнительный материал.

Наиболее подходящее время для проведения пресс-конференции с 11.00 до 16.30. Лучшие дни – вторник, среда и четверг, т.к. есть большая вероятность попасть в газеты следующего дня. Если необходимо разместить материал о пресс-конференции в утренних газетах, нужно начинать пресс-конференцию в 11.00 или 12.00. Если идет ориентация на телевидение, радио, еженедельники и ежемесячники, то часы проведения пресс-конференции не имеют значения; если же новость действительно горячая, проводить пресс-конференцию можно в любое время – СМИ все равно соберутся, а при промедлении новость "остынет".

Оповещать СМИ необходимо заранее и несколько раз, обязательно за неделю и за два дня до пресс-конференции. За сутки до пресс-конференции целесообразно обзвонить ключевые СМИ с целью выяснить, получено ли приглашение? планируется ли явка? не нужна ли какая-то дополнительная информация? В рассылаемом приглашении следует указать:

• место, день и время проведения пресс-конференции, ее примерную продолжительность;

• общую тематику пресс-конференции и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению;

• фамилии и должности основных участников пресс-конференции со стороны ее организаторов.

В приглашении не рекомендуется подробно перечислять и комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию.

Допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

Время, непосредственно предшествующее мероприятию так же необходимо использовать для достижения наибольшего успеха пресс-конференции. Нужно изготовить и разместить указатели: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелок с текстом "пресс-конференция" внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указателя "регистрация" на столе, где фиксируется прибытие журналистов, уместен указатель "раздевалка", особенно если она расположена не на виду. Чем быстрее вас найдут журналисты, тем в лучшем расположении духа они окажутся. Нагрудные указатели (бэджи) должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по различного рода вопросам.

На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. Фамилия, имя и отчество ньюсмейкера, должны быть написаны полностью, крупно и повторены на обратной стороне таблички. На стене за столом участников должен располагаться логотип организатора пресс-конференции, он закрепляет авторские права организаторов на данную пресс-конференцию. Каждому участнику пресс-конференции был предоставлен персональный набор, включающий микрофон, бутылку минеральной воды, стакан, бумагу и ручку для записей.

Ньюсмейкеров необходимо встречать сразу же после входа в здание и проводить в помещение, где они могли бы перед пресс-конференцией выпить чашку чая или кофе и обговорить с организаторами следующие вопросы: продолжительность вступительной речи (речей), последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Нужно недопустить общения перед пресс-конференцией ньюсмейкеров и журналистов. Только для СМИ – ваших основных информационных партнеров возможны исключения.

В это же время окончательно распределяются роли на пресс-конференции. Их три: ньюсмейкер – носитель новости, имеющий опыт публичного выступления, ведущий (или модератор) и эксперт – специалист в данной области. Первая роль предполагает ответственность за саму информацию, вторая – за процедуру ведения пресс-конференции, третья – за информационную полноту и насыщенность. Первая и третья роли могут совмещаться или разделяться, но первую и вторую роли необходимо всегда разделять.

В так называемом президиуме должно быть как можно меньше людей, иначе пресс-конференция будет напоминать торжественное заседание.

В проведении пресс-конференции допустимо немного затянуть ее открытие. Отступление от объявленного времени на 5-10 минут (но не более) иногда даже желательно – за этот период подтянутся опоздавшие. Но планируемая продолжительность не должна превышать 30-60 минут (менее 30 минут – это оперативный брифинг или короткая пресс-конференция). Затянувшаяся пресс-конференция снижает внимание журналистов, утрачивается ощущение солидности происходящего. Поэтому имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. Исключение составляют случаи, когда ньюсмейкер еще не высказал того, что хотел.

Предваряющее выступление ньюсмейкера необходимо, его нормальная продолжительность, которая не утомит журналистов – 10 минут. Вступлением вы задаете свои правила информационной игры, а отказываясь от него, ввязываетесь в игру по чужим правилам.

Устроители пресс-конференции вправе объявить регламент ее проведения. Можно заранее определить количество вопросов (задавать только по одному вопросу). Попытки нарушить регламент можно легко нейтрализовывать фразой – «…мы договорились задавать по одному вопросу». Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок.

Может возникнуть ситуация, когда вопросов не возникает совсем. Это говорит об исчерпывающей информации, полученной от ньюсмейкера в ходе его вступительного слова или о полном провале мероприятия. Можно заранее распределять некоторые вопросы из числа предполагаемых среди своих сотрудников в зале или знакомых журналистов. Этот прием можно использовать и для смягчения трудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему. Однако злоупотреблять этим приемом не стоит. Можно произнести фразу: «…перед пресс-конференцией нам было передано несколько записок (или поступило несколько звонков) с вопросами» и т. д.