Файл: ТБУ.doc

Ошибки, допущенные при составлении первичных документов, исправляются следующим образом: неправильный текст или сумма зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и над ней сделать правильную запись. Об исправлении делают оговорку, указывают дату и заверяют подписями лиц, составивших документ.

В приходных и расходных кассовых ордерах, банковских документах исправления не допускаются. Если в названных документах допущена ошибка, то их следует составить заново.

В условиях машинной обработки документ представлен в виде 3-х частей: адресной, предметной, оформительской. При заполнении первичного документа свободные строки (незаполненные) подлежат обязательному прочерчиванию.

Классификация документов

С целью правильного использования в учетном процессе документы группируются по назначению, месту составления, способу отражения и объему содержания хозяйственных операций, способу составления.

1. По назначению документы делятся на:

1.1. Распорядительные документы, содержащие приказ или распоряжение на выполнение хозяйственной операции. Например, приказ о премировании работников предприятия, распоряжение на проведение инвентаризации. Среди безналичных форм расчета распорядительным документом является чек, ПП. Распорядительные документы составляют до совершения хозяйственной операции. Они обязательно должны быть подписаны ответственными лицами, дающими распоряжение на выполнение операций. На основании распорядительного документа не может быть сделана запись в учете, т. к. операция еще не совершена.

1.2. Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Такими документами являются: накладная на получение товара, акт на списание материальных ценностей, расходный кассовый ордер, по которому деньги выдаются из кассы, и т. д. Эти документы составляются в момент совершения операции. Их подписывают лица, ответственные и подтверждающие факт совершения операции. В бухгалтерском учете запись делают на основе оправдательных документов.

1.3.  Документы бухгалтерского оформления составляет бухгалтер. Он несет ответственность за правильность составления этих документов. Это различные справки-расчеты. Например, расчет заработной платы, амортизационных отчислений и т.д.

1.4. Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и других документов бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер является комбинированным документом. Наличие в нем подписи руководителя и бухгалтера дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы. Оправдательным этот документ является, так как в нем имеется подпись лица, получившего деньги, и кассира, выдавшего их. При поступлении в бухгалтерию после указания корреспондирующих счетов он становится документом бухгалтерского оформления. Авансовый отчет после утверждения руководителем израсходованных подотчетных сумм, приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учету указанную сумму, подтвержденную оправдательным первичным документом (билеты за проезд, квитанции на проживание в гостинице и т.д.).

Применение комбинирования документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

II. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

2.1. Внутренние документы составляются и обращаются внутри данного предприятия, ими оформляются операции, совершенные на данном предприятии. Большинство документов, обращающихся на предприятии, являются внутренними. Это накладные на внутреннее перемещение товаров, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы, кассовые ордера и др.

2.2. Внешние документы поступают от других предприятий или направляются на другие предприятия. Такими документами являются: накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщиков материалы, платежные поручения. Различия между характером внутренних и внешних документов обусловливает и разный порядок их проверки.

III. По порядку формирования операций документы подразделяются на первичные и сводные.

3.1. В первичных документах фиксируется одна или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения. Составление первичных документов является первым этапом учетных работ. По объему содержания первичные документы могут быть разовыми и накопительными.

3.1.1. Разовыми документами оформляется одна операция в момент ее совершения. Например накладная на отпуск товара.

3.1.2. В накопительных документах фиксируются однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, месяца). Например, на предприятиях общественного питания при отпуске блюд из кухни в буфет выписывают накопительный документ – заборный лист, в котором в течение дня записывают отпущенные блюда с указанием времени отпуска. В конце дня по заборному листу подводят итог. Заборный лист заменяет накладные, которые пришлось бы выписывать в течение дня несколько раз. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на оформление документов.

3.2. Сводные документы составляются на основании первичных документов. Например, кассовый отчет о командировке составляется на основании документов, подтверждающих поступление и расходование денег; товарный отчет составляется на основании товарных документов. Сводные документы позволяют получить обобщенные данные об однородных хозяйственных операциях.

IV. По способу оформления (степени использования средств механизации) документы делятся на составленные вручную, частично механизированные, полностью механизированные автоматизированным способом.

Организация документооборота

Качество бухгалтерского учета зависит от степени рациональной организации документооборота. Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или поступления на предприятие до момента их передачи в архив. На предприятии документы проходят несколько этапов: составление, принятие к учету, проверка и обработка в бухгалтерии, отражение операций в бухгалтерском учете, передача в архив. Организацией документооборота занимается главный бухгалтер.

Составляют документы ответственные лица в определенные сроки в соответствии с установленным графиком документооборота.

После использования документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приемке документов бухгалтер должен убедиться в правильности их оформления, соответствии установленным требованиям. Документы, оформленные с нарушением правил, должны быть возвращены ответственными лицам на дооформление.

Процесс обработки документов в бухгалтерии предприятия включает три этапа:

1. Принятые документы бухгалтер сначала проверяет по существу, то есть устанавливает законность совершаемых операций, их соответствие нормативным актам и действующим инструкциям.

2. Затем бухгалтер проверяет документ по форме (полноту заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость указанных цифр и содержание операций).

3. Бухгалтер проводит таксировку, то есть проверят правильность перевода натуральных и трудовых измерителей в денежные. Проводится это арифметическим способом путем умножения количества товарíо-материальных ценностей на их цену.

4. Документы группируют, то есть размещают по папкам, однородным по экономическому содержанию зафиксированных в документах хозяйственных операций.

5. Контировка – это обработка документов путем определения корреспондирующих счетов по каждому документу.

6. Каждую партию документов текущего месяца переплетают в папки по видам хозяйственных операций. На папках указывают месяц, год, шифр синтетического счета, номера документов (с какого номера по какой включительно), их количество.

7. Переплетенные документы сдают в архив. Срок хранения бухгалтерских документов не должен быть ниже пяти лет.

Основное требование, предъявляемое к организации архива, – обеспечение сохранности документов и возможность их быстрого нахождения. Для хранения документов отводят специальные помещения или закрытые шкафы.