Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

3. Керівники структурних підрозділів секретаріату міської державної адміністрації забезпечують взаємодію з прес-службою та оперативно надають на її прохання всі необхідні матеріали та інформацію, зміст якої погоджується з головою або відповідними заступниками голови міської державної адміністрації.

4. Запрошення представників засобів масової інформації для участі в нарадах та інших офіційних заходах міської державної адміністрації чи окремих її структурних підрозділів здійснюється виключно прес-службою міської державної адміністрації.

Заступник голови В.Романюк

Додаток В

Методичні рекомендації

щодо розробки Положень про управління, відділи об’єднань,

підприємств і організацій, різних господарчих товариств

1. МЕТА РОЗРОБКИ ПОЛОЖЕНЬ

1. 1. Кожен структурний підрозділ повинен функціонувати в умовах правової регламентації.

1.2. Метою розробки Положень про структурні підрозділи є створення основних документів, що визначають правовий статус підрозділу, його місце в системі управління і призначених для чіткого розмежування функцій підрозділів, підвищення відповідальності керівників, виконавців і посилення трудової і виробничої дисципліни.

1.3. Розробка Положень повинна супроводжуватись впорядкуванням функцій підрозділів з метою побудови більш раціональної функціональної структури управління.

1.4. Положення є основою для розробки посадових інструкцій працівників відповідних підрозділів.

Положення повинні бути розробленими для всіх без виключення структурних підрозділів апарату управління треста, підприємства, організації, різних господарських товариств.

2. СКЛАД І ЗМІСТ ПОЛОЖЕННЯ

2.1. Склад всіх положень повинен бути уніфікованим і включати такі розділи:

загальні положення;

функції;

права;

організація роботи;

додатки: схеми структури апарата управління, тощо.

2.2. В розділі “Загальні положення” вказується:

• точна повна і скорочена назва підрозділу;

• чи є воно самостійним підрозділом, чи входить до складу певної служби (статус підрозділу), його підпорядкованість;

• які об’єкти управління воно має у своєму підпорядкуванні;

• хто очолює цей підрозділ;

• порядок призначення і вивільнення посадової особи, що очолює підрозділ;

• перелік основних правових, директивних, нормативних документів, якими керується даний підрозділ і своїй діяльності.

2.3. Найважливіші задачі підрозділу повинні бути сформульовані чітко, коротко і в той же час охоплювати всі сторони діяльності даного підрозділу.

2.4. В розділі “Функції” відображаються напрямки діяльності управління, відділу.

Функції є розвитком основних задач.

2.5. В розділі “Функції” викладаються в логічній послідовності всі функції, які виконує підрозділ у відповідності з його задачами, сформульованими у відповідному розділі Положення. Кожна група функцій повинна відповідати певній задачі.

2.6. При визначенні функцій повинні бути вказані: предмет дії, характер дії, її спрямованість.

Предмет вказує на напрямок дії.

Його характер показує як реалізується управлінський вплив (керує, організує, розглядає, контролює, тощо).

Напрямок дії визначає, куди воно звернено: до вищестоящого органу управління, до інших органів, до підлеглих організацій.

Формулювання кожної функції відображає, що на кожній ділянці роблять управління, відділ, який характер носять їх дії, куди вони спрямовані.

2.7. Слід також чітко визначити взаємостосунки даного управління, відділу з іншими органами, зокрема у виконанні окремих функцій

2.8. В розділі “Права” вказуються права, необхідні для здійснення функцій управління.

При розробці положень необхідно враховувати, що функції повинні бути підкріплені достатнім обсягом прав, причому одна функція може бути підкріплена кількома правами і, навпаки, кілька функцій можуть бути підкріпленими лише одним правом.

2.9. Вказується перелік прав, необхідних для реалізації функції керівником підрозділу по відношенню до інших організацій.

Якщо підрозділ наділено спеціальними правами, яких звичайно не мають інші підрозділи аналогічного характеру, це також доцільно зафіксувати у Положенні.

Тут також вказується, в якій формі керівник підрозділу здійснює надані права, в якому порядку і якими посадовими особами розглядаються розбіжності, які можуть виникнути в процесі реалізації взаємовідносин з іншими підрозділами, службами організації.

Крім того, вказується, які відповідальність (дисциплінарну, матеріальну) у відповідності з діючим законодавством повинен нести керівник підрозділу за невиконання або не належне виконання покладених на нього функцій, нераціональну організацію праці робітників, а також за неякісність і неправильність розробок і проведення заходів.

2.10. Управлінням і відділам можуть бути надані :

• права, необхідні для нормального здійснення функцій вимагали надання звітних відомостей в інших матеріалів;

• затверджувати планові завдання;

• встановлювати норми;

• давати дозволи;

• Права, необхідні для виконання відхилень від нормального ходу діяльності;

• проводити перевірки діяльності підприємств і організацій;

• права, необхідні для подолання відхилень і застосування впливу до порушників;

• висувати вимоги про подолання порушень;

• відміняти і припиняти дії незаконних актів;

• притягувати до відповідальності;

• накладати стягнення.

2.11. Якщо права здійснюються спільно або по узгодженню з іншими органами, в Положенні слід вказати на ці обставини.

2.12. При викладенні прав слід зробити їх розподіл між підлеглими організаціями, підприємствами і закладами, не підпорядкованими органами і особами; вище стоячими органами.

Послідовність викладення визначається специфікою управління, відділу.

2.13. Розділ “Організація роботи” регламентує структуру, порядок роботи управління або відділу, компетенцію керівника.

2.14. В розділі наводиться внутрішня структура підрозділу і вказується:

• ким і на підставі яких директивних документів затверджується структура і штати підрозділ;

• ким і на підставі яких документів відбувається розподіл обов’язків між працівниками підрозділу;

• найменування посад працівників у відповідності з діючими директивним документами.

2.15. Додатком до Положення є схема структури управління, відділу.

В схемі графічно зображуються склад і підпорядкованість підрозділів і працівників, які не входять в склад підрозділів.

3. ПОРЯДОК РОЗРОБКИ, УЗГОДЖЕННЯ ТА ЗАТВЕРДЖЕННЯ ПОЛОЖЕНЬ ПРО УПРАВЛІННЯ І ВІДДІЛИ ТРЕСТІВ (об’єднань), ПІДПРИЄМСТВ І ОРГАНІЗАЦІЙ, ГОСПОДАРСЬКИХ ТОВАРИСТВ

3.1. Розробку проекту Положення про управління і відділи забезпечують керівники управлінь та відділів.

3.2. Проект Положення узгоджується:

• із заступником керівника тресту (об’єднання) в залежності від розподілу між обов’язків по керівництву управліннями та відділами;

• з плановим відділом;

• з відділом організації праці і заробітної плати;

• з юрисконсультом.

3.2. Якщо при узгодженні Положення між підрозділами трестів (об’єднань) виникли суперечки, то вони вирішуються заступником керівника, якому підпорядковані підрозділи. Остаточне рішення приймається керівником треста (об’єднання).

3.4. В міру необхідності зміст Положення повинно переглядатися і уточнюватися. Рішення про перегляд приймається органом або посадовою особою, що затвердила положення, за поданням керівника даного підрозділу.

Порядок корегування діючих Положень рекомендується такий же як і розробка нових.

3.5. Керівники управлінь і відділів доводять затверджене положення до відома керівних працівників, спеціалістів та керівників підпорядкованих організацій та підприємств, встановлюють порядок зберігання примірників Положень. Знову прийняті на роботу керівні працівники і спеціалісти управління, відділу повинні бути ознайомлені з Положенням.

Додаток Г

Методичні рекомендації

щодо розробки посадових інструкцій для працівників управлінь, відділів і служб трестів (об’єднань), підприємств і організацій, різних господарчих товариств

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Посадові інструкції-це документи, що визначають організаційно-правовий стан працівників. Посадові інструкції розробляються з метою точного визначення обов’язків, прав і відповідальності кожного працівника, виключення дублювання і знеособлення, а також регламентації процесів управління.

1.2. Вимоги посадових інструкцій враховуються:

при визначенні відповідності працівника посаді, яку він обіймає, у передбачуваних законом випадках (оцінка результатів випробування , яке встановлене при прийманні на роботу, звільненні з роботи згідно з п.2 ст. 40 КЗПП України );

при притягненні працівника до встановленої законом відповідальності (дисциплінарної, адміністративної, матеріальної, кримінальної) за невиконання або не належне виконання службових обов’язків.

1.3. Посадові інструкції необхідно використовувати при розробці штатних розкладів, оскільки вони служать одним з засобів визначення обсягу робіт, що виконуються службовцями.

1.4. На основі посадових інструкцій планується службова діяльність працівників, даються завдання на роботу.

1.5. Посадові інструкції повинні відповідати діючому законодавству України, КЗПП України, Правилам внутрішнього трудового розпорядку.

1.6. Посадові інструкції повинні мати своєю основою Положення про структурні підрозділи з тим, щоб увесь комплекс функцій був повністю і чітко розподілений між працівниками цього підрозділу.

1.7. З врахуванням встановлених в управлінні, відділі, філії представництві розподілу та кооперації праці кваліфікаційна характеристика однієї посади або типова (зразкова) посадова інструкція може бути використана для розробки посадових інструкцій з кількох посад.

1.8. Для працівників, що виконують аналогічні обов’язки і мають однакові права, рекомендується розробляти загальні посадові інструкції.

2. СКЛАД І ЗМІСТ ПОСАДОВОЇ ІНСТРУКЦІЇ

Склад усіх посадових інструкцій повинен бути уніфікований і включати такі розділи:

1.Загальні засади.

2.Кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань.

3.Обов”язки.

4.Права.

5.Відповідальність.

Додаток: перелік документів, що затверджуються, підписуються і візуються працівником; основні документальні зв’язки.

2.2.Посадові інструкції керівникові кожного із структурних підрозділів не рекомендується розробляти, оскільки вони забезпечують виконання всього обсягу функцій підрозділу і користуються усіма правами, що передбачені Положенням про відділ.

2.3. У заголовку посадової інструкції вказується найменування посади у давальному відмінку.

Найменування посади повинно відповідати єдиній номенклатурі посад службовців. Наприклад: “Посадова інструкція товарознавцю”, “Посадова інструкція секретарю-референту”.

2.4. Основні задачі, спеціаліста повинні визначати цільове призначення посади. Наприклад: облік основних засобів і витрат на виробництво (для бухгалтера).

2.5. У посадових інструкціях вказується безпосередня підпорядкованість спеціалістів і технічних виконавців.

2.6. У посадову інструкцію включається перелік безпосередньо підпорядкованих працівникові підрозділів, структурних ланок, окремих працівників.

Слід мати на увазі, що підлеглих працівників можуть мати не тільки керівники, але й спеціалісти (наприклад, старші інженери, старші економісти), а також технічні виконавці (наприклад, старші машиністи).

2.7. У посадових інструкціях повинна бути вказівка про заміщення одного працівника іншим при його тимчасовій відсутності (відпустка, відрядження, хвороба тощо).

2.8. У посадовій інструкції вказується, що працівникові встановлено ненормований робочий день, якщо його посада включена в перелік посад працівників з ненормованим робочим днем.

2.9. Кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань визначаються на основі кваліфікаційних характеристик і типових посадових інструкцій, але повинні бути конкретизовані стосовно до умов діяльності управління або відділу.

2.10. Під кваліфікаційними вимогами розуміють вимоги до рівня спеціальної підготовки або освіти, а при необхідності і практичного стажу роботи.

2.11. Під необхідним рівнем знань розуміють вимоги у сфері знання директивних, нормативних актів, методичних матеріалів, якими повинен керуватися працівник і спеціальних знань.

2.12. У розділі “Обов’язки” вказуються безумовні для виконання дії працівника, що визначаються специфікою посади. Наводиться перелік всіх обов’язків даної посадової особи. Необхідно не тільки перерахувати роботи, але й максимально розкрити їх зміст, періодичність виконання, інформацію, що необхідна для виконання роботи, найменування підсумкових документів, їх адресність.

2.13. Якщо обов’язки виконуються разом з іншими працівниками або іншими підрозділами, чи організаціями, це повинно бути відображено у формулюваннях обов’язків.

2.14. В розділі “Права” вказуються дії , які можуть здійснюватися працівником з метою виконання покладених на нього обов’язків.

Встановлюється порядок здійснення прав даної посадової особи. Не слід вказувати права, що надаються працівникові загальними нормами законодавства про працю.

2.15. Працівники, що мають підлеглих повинні мати права на дії по відношенню до них. Наприклад, право давати доручення, вимагати пояснення при неналежному виконанні обов’язків, вносити пропозиції про накладення покарання тощо.

2.16. В розділі “Відповідальність» перераховується за що і в якій мірі і при яких умовах дана посадова особа несе дисциплінарну відповідальність.

3. ПОРЯДОК ЗАТВЕРДЖЕННЯ І ВВЕДЕННЯ В ДІЮ ПОСАДОВИХ ІНСТРУКЦІЙ

3.1. Посадові інструкції розробляються:

для працівників тресту (об’єднання), підприємства, організації - керівником підрозділу;

для лінійного персоналу (начальника дільниці, майстра) - відділом праці і зарплати;

для працівників функціонального підрозділу - безпосереднім керівником.

3.2. Затвердження посадових інструкцій оформлюється наказом або грифом “ЗАТВЕРДЖУЮ”.

3.3. В наказі про затвердження посадової інструкції вказується:

на внесення змін і доповнень у раніше видані кошториси;

на визнання таких, що втратили силу, але діяли раніше посадові інструкції даному працівникові.