Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Графік відпусток працівників секретаріату місцевої державної адміністрації затверджується наказом заступника голови місцевої державної адміністрації – керівника секретаріату.

Перший заступник та заступники голови місцевої державної адміністрації подають до відділу кадрової роботи та з питань державної служби до 15 грудня кожного року пропозиції щодо складання графіків чергових відпусток на керівників структурних підрозділів секретаріату місцевої державної адміністрації, керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб.

Відпустка надається на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім’я голови місцевої адміністрації. Для керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб місцевої державної адміністрації, керівників структурних підрозділів секретаріату заява про надання відпустки повинна бути погоджена у відповідного заступника голови місцевої державної адміністрації.

Відпустки працівникам секретаріату надаються на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім’я заступника голови місцевої державної адміністрації – керівника секретаріату. Заява про надання відпустки погоджується керівником структурного підрозділу секретаріату та відповідним заступником голови місцевої державної адміністрації.

Відпустки працівникам секретаріату надаються наказом по секретаріату місцевої державної адміністрації.

Контроль за дотриманням графіку відпусток здійснюється відділом кадрової роботи та з питань державної служби.

4.5. Накази з особового складу

З особливою увагою необхідно підходити до складання тексту наказів з кадрових питань, пам’ятаючи, що його чіткість і правильність допоможе уникнути порушень права про працю.

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень та ін.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу.

Складення й оформлення наказів про особовий склад має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: “Про особовий склад”. Констатуюча частина може опускатись. У розпорядчій частині пункти розміщуються у певній послідовності: призначення на посаду, переведення, надання відпустки, звільнення з посади, зміна прізвища тощо.

Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами.

За формою накази мають бути однаковими. Це полегшує використання їх як довідкових. Кожний пункт наказу починається з дієслова, що означає дію (призначити, перевести, звільнити, оголосити подяку та ін.) і пишеться великими літерами також з нового рядка зазначаються прізвище, ім'я, по батькові особи, а потім викладається текст пункту. Наприкінці кожного пункту наказу зазначається його підстава для складання. Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації. Однак окремі параграфи можуть мати свої терміни набрання чинності.

До викладу тексту наказу ставляться певні вимоги, оскільки правильне і чітке його формулювання гарантує трудові права працівників.

У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначити: на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформляється на роботу людина; вид прийняття на роботу (на постійну – з випробувальним терміном, зі стажування тощо, на тимчасову – на певний термін, за сумісництвом і т. ін.); особливі умови роботи (прийняттям матеріальної відповідальності, із скороченням робочим днем тощо). При переведенні на роботу в тексті зазначаються вид і мотивування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалість.

У наказах про надання відпустки слід зазначити її вид (основний, додатковий, навчальний, без обмеження заробітної плати), загальну кількість робочих днів, дату виходу у відпустку і повернення з неї, за який період роботи надано відпустку.

Звільняючи працівників, обов'язково зазначають дату і мотивують звільнення.

До особливостей накладання стягнення на порушника трудової дисципліни і видання у відповідності з цим наказу, слід віднести той факт, що цій процедурі має передувати отримання від порушника пояснення щодо вчиненого проступку, а потім видання наказу.

Наказ про заохочення видається на підставі подання керівника підрозділу і за погодження профспілки, якщо така існує на підприємстві. У тексті наказу наводиться підстава і вид заохочення.

Накази про особовий склад оформляють аналогічно для наказів з основної діяльності. При цьому особлива увага приділяється візуванню.

Накази по особовому складу мають такі реквізити:

1. назва установи, що видає наказ;

2. назва документа;

3. місце видання наказу;

4. номер наказу;

5. дата підписання наказу;

6. заголовок;

7. текст наказу;

8. підпис керівника установи.

4.6. Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку,

зберігання та видачі при звільненні працівників

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На працівників, які працюють на мовах трудового договору у підприємців, що не мають прав юридичної особи, а також на працівників, які працюють у окремих громадян по їхньому обслуговуванню (як домашні робітниці, няньки, шофери, охоронники та інше) трудові книжки не заводяться. Їхня робота підтверджується довідкою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до фонду державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництво, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

При влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил України пред'являють військовий квиток.

Звільнені з місця покарання зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.

Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською та російською мовами.

Заповнення трудової книжки вперше проводить власник або уповноважений ним орган не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться:

1. відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження

2. відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення

3. відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно д чинного законодавства України;

4. відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим нагороди.

Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись відповідно до формулювань чинного законодавства та з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення виносить власник або уповноважений ним орган після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітника або службовця прийнято на роботу 5 січня 2002 оку, у графі 2 трудової книжки записується “05.01.2002”.

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів: печаткою завіряються запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, в якій має повторюватись відповідний запис з трудової книжки (вкладиша)

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення, тощо, виправлення виконує власник або уповноважений ним орган, який зробив відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язані надати працівнику в цьому потрібну допомогу.

При потребі власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їхні прохання завірені виписки з трудових книжок щодо відомостей про роботу.

У розділі “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження”, “Відомості про заохочення” трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

При потребі, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишуть: “Запис за № таким-то недійсний. Прийнято за такою-то професією (посадою)”, і у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення на, установленим органом, який розглядає трудові спори, робиться запис про поновлення на попередній роботі або зміну формулювання причини звільнення. Наприклад пишеться: “Запис за № таким-то є недійсним, поновлено на попередній роботі”. При зміні формулювання причин звільнення пишеться: “запис за № таким-то є недійсним, звільнено...” і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, вказаного недійсним.

Занесення відомостей про працівника. Відомості про працівника записують на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставить печатку підприємства (або печатку відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконує власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я, по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюють наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дату народження, записують нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряють підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Внесення відомостей про роботу. У графі 3 розділу “Відомості про роботу” як заголовок пишуть повну назву підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу.

У графі 3 пишуть: “Прийнято або призначено до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво” із зазначенням конкретної назви, а також роботи, професії або посади і набутого розряду. Записи про назву роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконують для робітників і службовців відповідно до назви професій і посад, зазначених у Єдиній державній класифікації професій всіх категорій працівників на підставі міжнародних стандартів.

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць і має відповідати назві Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.