Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Згідно із п. 23 Положення про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників контракт підлягає розірванню достроково на вимогу працівника в разі його хвороби або інвалідності, які перешкоджають виконанню роботи за контрактом, порушення роботодавцем законодавства про працю та положень, передбачених контрактом, та з інших поважних причин. Звільнення працівника у цьому разі проводиться відповідно до статті 39 КЗпП.

Підстави розірвання контракту з ініціативи роботодавця не повинні погіршувати становище працівників порівняно із законодавством. Наприклад, не можна звільнити працівника з підстав досягнення ним пенсійного віку, оскільки це обмежує трудові права громадян (ст.21 КЗпП) або систематичних запізнень на роботу, якщо до працівника раніше не застосовувались заходи дисциплінарного чи громадського стягнення (п.3 ст.40 КЗпП).

У разі розірвання контракту з ініціативи роботодавця з підстав, установлених у контракті, але не передбачених чинним законодавством, звільнення проводиться за пунктом 8 статті 36 КЗпП, з урахуванням гарантій, встановлених чинним законодавством і контрактом.

Згідно із п.18 Положення контракт повинен передбачати зобов'язання роботодавця щодо компенсації моральної та матеріальної шкоди, заподіяної працівникові у разі дострокового розірвання контракту:

працівником – з причин невиконання чи неналежного виконання роботодавцем зобов'язань, передбачених контрактом;

роботодавцем – з підстав, не передбачених чинним законодавством та контрактом. У разі невиконання або неналежного виконання сторонами зобов'язань, передбачених у контракті, його може бути достроково розірвано з попередженням відповідної сторони за два тижні, що не раз доводить відмінність трудового контракту від цивільно-правової угоди

4.3. Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи

Порядок документального оформлення прийняття на роботу. Коли людина приходить з проханням про прийняття на роботу, нею займається відділ кадрів. Це перша фаза прийняття на роботу – фаза зустрічі. Заявникові дають бланки заяви, особистого листка з обліку кадрів, автобіографії, особової картки і розповідають про умови прийняття на роботу і про підприємство як місце роботи. Прийняття на роботу на підприємства різних форм власності здійснюється у відповідності з правилами внутрішнього трудового розпорядку, які запроваджені керівниками підприємств та погоджені із профспілковими організаціями, якщо такі існують на підприємстві.

Влаштовуючись на роботу, працівник має подати адміністрації:

• трудову книжку, а у випадках, коли особа влаштовується на роботу вперше – довідку з домоуправління, ЖЕКу або сільської ради про останню діяльність;

• звільнені у запас військовослужбовці подають військові квитки;

• молоді спеціалісти – направлення на роботу, якщо таке видається навчальним закладом.

У всіх випадках паспорт надається особисто.

У випадках, коли робота потребує спеціальних знань, адміністрація може вимагати від працівника диплом (копію) про закінчення навчального закладу та спеціальну професійну підготовку.

З метою охорони здоров'я населення працівники підприємств харчової промисловості, громадського харчування, продовольчих магазинів, дитячих закладів, усіх видів транспорту, а також підприємств зі шкідливими умовами праці під час працевлаштування надають медичну довідку.

Списки професій та порядок медичного обстеження встановлює Міністерство охорони здоров'я України.

Під час бесіди особа, яка приймає на роботу має пересвідчиться, що документи того, хто працевлаштовується відповідно оформлені, тобто записи зроблено вірно, фотокартки на документах відповідають особі пред'явника.

Потім працівникові, що влаштовується на роботу видається бланк наказу про прийняття на роботу, або це може бути типова форма заяви, яка візується керівником відділу, куди влаштовується працівник, тобто погоджується з можливістю прийняття працівника, а також визначається, на яку посаду може бути призначений претендент і з яким окладом.

Результати медичного обстеження, відмітки про всілякого роду інструктажі з техніки безпеки протипожежний мінімум проставляються на зворотному боці бланку-заяви про прийняття на роботу.

Після підписання заяви першою особою підприємства відділ персоналу заповнює особову картку та записує прізвище працівника у штатно-посадову та алфавітну книги.

Особова картка – це затверджена форма облікового документу, що заповнює спеціаліст кадрової служби на основі опитування особи, яка приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну). На всіх осіб заповнюється картка по формі Т-2; на спеціалістів з вищою освітою за Ф-206, наукових працівників Т-4. Заповнена картка підписується керівником, працівником та завіряється керівником служби персоналу. Особові картки комплектуються за структурними підрозділами, в алфавітному порядку.

Після звільнення працівника особова картка зберігається у відділі персоналу на протязі 2-х років, а в архіві – ще 73 роки.

Штатно-посадова книга – це книга реєстрації прийнято на роботу персоналу. Вона слугує для визначення якісного складу працівників на певний момент і є основним робочим документом, який складається на основі штатного розкладу.

Штатно-посадова книга дає можливість службі персоналу дати оперативну відповідь на укомплектованість штату в якісному і кількісному вимірі.

Для оперативного пошуку даних про працівників підприємства існує алфавітна книга, в яку всі працюючі на підприємстві записуються в алфавітному порядку.

У випадках, коли особа призначається на посаду з матеріальною відповідальністю, з нею укладається особлива письмова угода про відповідальність за забезпечення збереження переданих їй цінностей, яка зберігається у бухгалтерії або в особовій справі працівника.

У разі бригадної відповідальності бригадир призначається наказом керівника, нових працівників до бригади зараховують тільки за згодою загальних зборів бригади.

Порядок документального оформлення переведення на іншу роботу. Переведення працівників із одного підрозділу до іншого оформлюється наказом про переведення.

Працівник звітує за попереднім місцем роботи, передає справи згідно з описом, якщо цього потребують умови. Медичне обстеження та інструктаж з техніки безпеки проводяться у випадках, коли це необхідно.

Переведення на іншу роботу реєструється у відділі кадрів, наказ про переведення зберігається у особовій справі працівника.

Видається наказ про зарахування на роботу, а у трудовій книжці робляться відповідний запис.

В наказі слід точно зазначити назву посади, на яку призначено робітника та службовця, відповідно до штатного розкладу.

Під час оформлення на роботу працівник знайомиться з посадовою інструкцією та з правилами внутрішнього розпорядку підприємства.

Всі подані у відділ кадрів документи підшиваються у папку, яка визначається як особова справа працівника.

Особова справа – це добір документів, що містить докладні відомості про працівника (студента). Кожній особовій справі присвоюють номер, який відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. В особову справу підшиваються всі документи і розпорядження, які стосуються працівника і відображають його проходження по службі, відомості про винагороди, проходження курсів підвищення кваліфікації, результати атестацій, відомості про догани і стягнення.

Порядок документального оформлення звільнення з роботи. Звільнення працівника з роботи у відповідності з чинним законодавством може здійснюватися за власним бажанням, переводом на іншу роботу в іншу організацію, зайняттям виборної посади (депутат Верховної Ради), призовом до лав армії, а також з ініціативи адміністрації.

Для звільнення з роботи за власним бажанням та у зв’язку з переведенням до іншої організації працівник пише заяву на ім’я керівника організації, ознайомлює з нею керівника структурного підрозділу, де працює, кадрову службу, а також інших осіб, які визначені організацією. Ознайомлення здійснюється за допомогою візування заяви посадовими особами. Після отримання відповідних віз на заяві, вона подається на підпис керівникові і направляється до кадрової служби, де складається наказ про звільнення працівника, в якому вказується підстава для звільнення і стаття кодексу законів про працю. У відповідності з чинним законодавством процес звільнення триває два тижні (14 днів).

У відділі кадрів працівник одержує обхідний лист. Обхідний лист – документ, який дозволяє зафіксувати повний розрахунок працівника з організацією. В ньому вказується перелік підрозділів, які повинні засвідчити відсутність боргів перед організацією у працівників, що звільняються. Обхідний лист має довільну форму, зразок наведено нижче.

ВАТ “Рекорд”

ОБХІДНИЙ ЛИСТ

Сидорова І.І.

31 травня 2002р.

в

Після отримання всіх відміток обхідний лист необхідно здати в бухгалтерію, яка здійснює остаточний розрахунок з працівником.

Якщо з якихось причин керівництво не відпускає працівника, то зареєструвавши заяву про звільнення у службі, яка відповідає за організацію діловодства, людина працює визначені законодавством 14 днів, а потім може не виходити на роботу.

У тому випадку, коли працівника з ініціативи адміністрації, у неї мають бути серйозні підстави для цього. Такою підставою можуть виступати накази про порушення працівником трудового розпорядку, дисципліни або здійсненні якихось інших проступків. Законодавством визначено, що після першого проступку працівник не може бути звільненим. Таких зауважень, покарань, документально оформлених повинно бути не менше двох, лише потім може бути розірвано угоду про трудові стосунки між працівником та підприємством і видано наказ про звільнення працівника з ініціативи адміністрації, який ще потребує погодження профспілки, якщо така існує на підприємстві.

4.4.Особливості документального оформлення організації роботи з кадрами в органах місцевої влади

Організацію роботи з кадрами у міській державній адміністрації здійснює відділ кадрової роботи та з питань державної служби, а в головних управління, відділах та інших службах місцевої державної адміністрації – структурні підрозділи (відділ, сектор, служба) кадрів.

Координацію роботи з кадрами наприклад у Київській міській державній адміністрації здійснює регіональна рада по роботі з кадрами.

У секретаріаті, головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах місцевої державної адміністрації розробляються річні і перспективні плани роботи з кадрами, в яких визначаються заходи щодо їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації, заохочення і контролю за їх роботою.

Прийняття на державну службу в місцеву державну адміністрацію здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, передбаченою законодавством.

Прийняття осіб на роботу до місцевої державної адміністрації на посади, що не віднесені до категорії державних службовців, та увільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавство про працю.

Відділ кадрової роботи та з питань державної служби, керівники структурних підрозділів місцевої державної адміністрації вивчають ділові якості осіб, які претендують на посади державних службовців.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державних службовців, може проводитись в установленому порядку стажування у відповідних структурних підрозділах адміністрації.

При прийнятті на державну службу може встановлюватися випробування терміном до шести місяців . У разі негативного результату випробування особа звільняється з посади державного службовця відповідно до законодавства про працю.

Особи, які вперше призначаються на посади державних службовців, приймають Присягу і підписують її текст, визначений статтею 17 Закону України “Про державну службу”, про що робиться запис у трудовій книжці.

Для зайняття посад державних службовців та просування їх по службі в місцевій державній адміністрації та її структурних підрозділах створюється кадровий резерв. З працівниками, зарахованими до до кадрового резерву, проводиться робота, що сприяє набуттю ними практичного досвіду, необхідного для зайняття посад.

Переважне право просування по службі мають державні службовці, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ініціативу, постійно підвищують свій професійний рівень.

Відрядження керівництва та працівників місцевої державної адміністрації здійснюється у відповідності з планами роботи адміністрації, її структурних підрозділів, а також згідно з документами центральних органів влади.

Відрядження оформляється розпорядженням керівником місцевої державної адміністрації за поданням одного із заступників голови місцевої державної адміністрації. Проект розпорядження про відрядження в межах держави готується відділом кадрової роботи з питань державної служби, а про відрядження за кордон – службою міжнародних зв’язків секретаріату місцевої державної адміністрації.

Посвідчення про відрядження в межах держави оформляється відділом кадрової роботи та з питань державної служби на підставі виданого розпорядження і підписується заступником голови місцевої державної адміністрації – керівником секретаріату.

Посвідчення про відрядження за кордон оформляється службою міжнародних зв’язків на підставі виданого розпорядження і підписується заступником голови з питань міжнародних зв’язків або особисто головою держадміністрації.

У разі, коли заступники голови, працівники секретаріату, керівники структурних підрозділів місцевої державної адміністрації від’їжджають у відрядження, що не оформляються у місцевій державній адміністрації, вони повинні обов’язково повідомити про це голову місцевої державної адміністрації та отримати його письмову згоду на виїзд у відрядження.

Чергові відпустки працівникам міських державних адміністрацій надаються у встановленому порядку згідно з графіком відпусток.

Графік відпусток першого заступника, заступників голови, керівників структурних підрозділів секретаріату місцевої державної адміністрації, керівників головних управлінь, управлінь та інших служб місцевої державної адміністрації затверджується розпорядженням місцевої державної адміністрації.