Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати в наявності потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

Облік трудових книжок. На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:

А). книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 11 серпня 1993 року № 180

Б). Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 11 серпня 1993 року № 180

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносяться всі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Книгу веде бухгалтерія підприємства.

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде відділ кадрів або інший підрозділ підприємства, який оформляє прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них, видані працівникам знову із записом серії і номера.

У разі одержання трудової книжки у зв'язку з звільненням працівник розписується в особистій картці і книзі обліку.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою в підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.

Після закінчення кожного місяця, особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них та про суми, одержані за заповнення трудової книжки і вкладишів до них, з додатком прибуткового ордера каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за формою, затвердженою наказом Мінстату України від 11 серпня 1993 року № 180.

Розгляд трудових спорів. Відповідно до статті 224 Кодексу Законів про працю України комісія трудових спорів є обов'язковим первинним органом для розгляду трудових спорів, пов'язаних із застосуванням цієї інструкції.

Роз'яснення питань, пов'язаних із застосуванням цієї інструкції надає Мінпраці і соціальної політики України.

4.7. Складання особистих офіційних документів.

Особистий листок з обліку кадрів - документ, в якому містяться основні відомості про працівника. Він заповнюється працівником і має типову форму.

Автобіографія - це життєпис особи, який складено особою власноруч. Форма викладу тексту довільна. Автобіографія – документ з незначним рівнем стандартизації, тому основні вимоги до його написання, полягають насамперед в невичерпності потрібних відомостей і в лаконізмі викладу

В автобіографії обов'язково вказуються:

11. прізвище, ім'я, по батькові

12. дата народження

13. місце народження

14. відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, в яких довелось навчатися)

15. відомості про трудову діяльність (коротко у хронологічній послідовності перелічити місця праці та посади)

16. відомості про громадську роботу (всі її види)

17. короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти)

Назву документу (Автобіографія) пишуть посередині рядка, трохи нижче верхнього поля. Кожне нове повідомлення має починатись з абзацу.

Усі дати пишуться за таким зразком: 13 грудня 2002 року, у березні 1998 року, протягом 1997/1998 навчального року.

Дату написання ставлять ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч.

Доручення - це письмове повноваження, що видається установою або окремою особою іншій для подання третій особі (фізичні чи юридичній) при здійсненні якихось юридичних дій, одержанні певних грошових коштів або матеріальних цінностей., іншими словами, доручення – це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.

Доручення поділяють на :

1. офіційні – на виконання організаційних дій

   1. Разові – одноразові дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей)

   2. Спеціальні – надає повноваження службовій особі на здійснення однотипних вчинків: на представництво в органах суду, на здійснення транспортних, господарських, банківських операцій у межах певного періоду часу

   3. Загальні – надає право здійснення операцій, пов'язаних з управлінням майном

2. особисті – надання повноважень однієї особи іншій (право на одержання заробітної плати, поштового переказу)

Офіційні доручення оформлює установа, організація, підприємство.

Реквізити: Назва підприємства (організації), яка видає доручення (позначена на бланку або на проставленому штампі зіва вгорі аркуша); Назва виду документа (доручення); Номер, дата, місце видачі; Посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається доручення; Назва підприємства (організації), від якої повинні бути одержані товарно-матеріальні цінності; Номер і дата видачі супровідного документа (наряду, розрядки); Термін дії доручення; Зразок підпису особи, якій видано доручення; Назва документа, що посвідчує особу, якій видано доручення одержувача цінностей (паспорт, посвідчення); Підписи службових осіб, які видали доручення; Печатка підприємства (організації), що видала доручення.

Особисті доручення складаються окремими особами

Обов'язкові реквізити: назва виду документу (доручення); Прізвище, ім'я, по батькові особи, що видала доручення; Прізвище, ім'я , по батькові особи, що їй видане це доручення (довіреної особи); Термін дії документу; Дата складання, підпис особи і довірителя; Засвідчення підпису організацією, де працює, навчається довіритель.

ДОРУЧЕННЯ

м. Київ, сьоме лютого дві тисячі шостого року

Я, Петренко Олександр Павлович, адреса м. Київ, вул. Грушевського, 24, кв.3, доручаю громадянці Кирилюк Нині Степанівні, що мешкає в місті Луцьку по вулиці Миру 18, кв.3 продати будинок, який є моєю власністю в селі Боровичі Волинської області, по вулиці Лісові під номером 15 за ціну і на умовах, які будуть доцільні на її розсуд, одержувати всі необхідні довідки і документи, подавати від мого імені заяви, підписати договір про купівлю-продаж, одержати належні за проданий будинок гроші, розписатися за мене і виконувати всі дії, пов'язані з виконанням цього доручення.

2006 року ще доручення засвідчено мною, Павловим Г.М., секретарем виконкому Волинської міської ради народних депутатів.

Доручення підписано гр.. Петренко Олександром Павловичем у моїй присутності, особа його встановлена, дієздатність перевірена.

Гербова печатка виконкому

Секретар ______________________ (підпис)

Зареєстровано в реєстрі за № 2718/2

Сплачено державного збору

П.А.Іваненко

Заява – це публічне офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Розрізняють заяви від організацій і установ та особисті заяви.

В особистій заяві реквізити рекомендується розміщувати у такій послідовності:

1). Праворуч на останній третині рядка пишуть назву організації або установи, куди подається заява; прізвище, ініціали керівної особи

2). Нижче конкою викладають відомості про того, хто подає заяву: посада, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, домашня адреса.

3). Ще нижче, посередині рядка пишеться слово ЗАЯВА

4). Через один рядок з абзацу з великої літери починається текст заяви, в якому чітко викладається прохання коротким його обґрунтуванням

5). Під текстом з нового рядка пишуть перелік додатків із зазначенням кількості сторінок

6). Ліворуч ставиться дата, праворуч – підпис особи, котра писала заяву (підписувати слід чітко і розбірливо)

Варто пам'ятати: під час написання тексту заяви спостерігаються варіанти в таких деталях оформлення: прізвища керівника установи або закладу, до якого звертаються із заявою, може вказуватися або не вказуватися; серед даних про освіту особи, котра звертається із заявою, номер і серія паспорта ставляться лише тоді, коли у заяві йдеться про виплату грошей; перелік документів, що додаються, може починатися словами: ДО ЗАЯВИ ДОДАЮ (тоді назви даних документів ставляться у знахідному відмінку: довідку, автобіографію), може починатися словами: ДО ЗАЯВИ ДОДАЮТЬСЯ ТАКІ ДОРКУМЕНТИ: (далі назви документів у називному відмінку) або словом ДОДАТОК: 1___________, 2____________, 3_______________.

У тексті заяви, коли є кілька паралельних способів висловлення, вибирати потрібно найточнішу граматичну форму.

Характеристика – документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

Характеристика має такі реквізити: назва документа; прізвище, ім'я, по батькові; рік народження; освіта; текст; підпис керівної особи; печатка організації, яка видала характеристику; дата складання.

У тексті характеристики необхідно зазначати, з якого часу працює особа, як ставиться до виконання своїх службових і громадських обов'язків, які має нагороди, стягнення, як підвищує свій фаховий рівень, який авторитет має у колективі тощо.

У кожній правильно написаній характеристиці можна виділити чотири логічно пов'язані між собою частини. Перша – анкетні дані. Вони йдуть за назвою документа, в них зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду, вчений ступінь і звання, освіту. Їх прийнято розміщувати у стовпчик праворуч. Друга – дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на цьому підприємстві або в організації, просування п службі, рівень професійної майстерності). Третя – власне характеристика, в якій розглядаються ставлення до виконання своїх посадових обов'язків, підвищення професійного і наукового рівня, стосунки у трудовому колективі. Тут же подаються відомості про урядові нагороди або заохочення. Четверта – призначення характеристики.

Характеристика видається працівникові на руки або з його відому пересилається до підприємства, установи (організації, які надіслали запит на неї)

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі засвідчуються круглою гербовою печаткою.

Розписка - Письмовий документ, що підтверджує якусь дію, що відбулась, найчастіше одержання грошей, або матеріальних цінностей від установи, організації або приватної особи. Складається довільно. Одержану суму грошей вказують цифрами, а в дужках - прописом. іноді вказуючи свідків, у присутності яких вина написана. У такому випадку останні завіряють документ своїми підписами.

Перепустка - це посвідчення особи, що дає право на вхід до організації, має типову форму, друкується типографським способом, або має форму картки з відповідним рівнем захисту від підробки.

Резюме – документ, в якому подаються відомості про громадянина, який шукає роботу, окрім загальних відомостей про себе, переліку посад, які особа займала та видів робіт, які вона виконувала, особливо в останні роки, вказуються захоплення людини, професійні навички, знання іноземних мов тощо.

Питання для перевірки знань:

1. Зміст та класифікація документів з особового складу

2. Документація, яка супроводжує прийом, звільнення, та переведення на іншу посаду (ділянку)

3. Документи з контрактної системи наймання працівників

4. Визначення трудового контракту. Розділи, що є складовими контракту

5. Накази з особового складу та їх особливості

6. Характеристика, її основний зміст та порядок оформлення

7. Трудові книжки, особливості їх заповнення, зберігання та видачі працівникові в результаті звільнення.

8. Особові картки.

9. Особові справи, склад документів, що входять до особової справи.

10. Особливості документального оформлення працівників до місцевих державних адміністрацій.

11. Особливості документального оформлення відряджень працівників місцевих державних адміністрацій.

12. Особливості документального оформлення відпусток працівників місцевих державних адміністрацій.

13. Складання особистих документів: заяви, резюме, автобіографії

14. Складання таких документів як розписки.

15. Особисті доручення, особливості їх складання.

16. Заяви, їх сутність та види заяв, особливості складання.

5. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕННЯ РОБОТИ З ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ ТА МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ

5.1.Державна служба та її особливості в Україні

5.2. Документальне оформлення участі у конкурсі державних службовців

5.3. Документальне оформлення та робота з кадровим резервом

для зайняття посад державних службовців

5.4. Документальне оформлення підготовки та проведення атестації державних службовців

5.5.Особливості документального оформлення підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів в органах державного управління та місцевого самоврядування.

5.6. Документальне оформлення подовження терміну перебування на державній службі

5.7 Особливості ведення особових справ державних службовців в органах влади

5.1.Державна служба та її особливості в Україні

Відповідно до загальної декларації прав людини, яка прийнята генеральною Асамблеєю ООН 10 грудня 1948 року, кожна людина має право брати участь в управління своєю країною безпосередньо або через вільно обраних представників, вона має право рівного доступу до державної служби в своїй країні.

Державна служба в Україні – це професійна діяльність осіб, які займають посади в державних органах та їх апараті щодо практичного виконання завдань і функцій держави та одержують заробітну плату за рахунок державних коштів. Ці особи є державними службовцями і мають відповідні службові повноваження.

Посада – це визначена структурою і штатним розписом первинна структурна одиниця державного органу та його апарату, на яку покладено встановлене нормативними актами коло службових повноважень. Посадовими особами вважаються керівники та заступники керівників державних органів та їх апарату, інші державні службовці, на яких законами або іншими нормативними актами покладено здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій.

Прийняття на державну службу, просування по ній службовців, пов’язаних із службою, проводиться відповідно до категорій посад службовців, а також згідно з рангами, які їм присвоюються.

Основними критеріями класифікації посад державних службовців є організаційно-правовий рівень органу, який приймає їх на роботу, обсяг і характер компетенції на конкретній посаді, роль і місце посади в структурі державного органу.

В Україні встановлено сім категорій посад службовців та п’ятнадцять рангів, які присвоюються відповідно до займаної посади, рівня професійної кваліфікації та результатів роботи. При прийнятті на державну службу службовцю присвоюється ранг у межах відповідної категорії посад. Особам, які вперше зараховані на державну службу, присвоюється, як правило, найнижчий ранг, передбачений для відповідних категорій посад. Для присвоєння чергового рангу в межах відповідної категорії посади державний службовець повинен успішно відпрацювати на займаній посаді два роки. За виконання особливо відповідальних завдань державному службовцю може бути присвоєно черговий ранг достроково в межах відповідної категорії посад.