Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Сама ж технологія поки що достатньо слабка, як і будь-яка технологія на початку свого шляху. Вимоги до системних ресурсів не зменшилися. Проте загальна економія засобів, що при теперішній дешевині комп'ютерних ресурсів і дорожнечі людських, дуже значна.

Створення реальних прикладних систем на основі Internet-технології, у свою чергу, каталізувало зміни в самій технології. Вперше ставиться під питання необхідність операційної системи (ОС), оскільки для виконання реальних додатків необхідна усього лише службова функція (недарма Sun і Oracle уклали угоду, що дозволяє убудовувати функції ОС у СКБД і СКБД в ОС).

Значно переглянуті й інші непорушні концепції. Технологія клієнт - сервер побудована на звертанні клієнта до сервера по одному певному протоколу (SQL Net, наприклад). Listener сервера забезпечує з'єднання і обробку запиту. Виникає питання - а чому до СКБД можна звертатися лише по одному спеціальному протоколу? Адже при побудові додатків в Internet доводиться декілька разів проводити перетворення протоколів http у SGI (Perl, сервлети і т.п.) і потім у SQL. Висновок - можна просто доручити listener'у опрацьовувати запити по http, POP3, IMAP4, NFS і інших протоколах. Подібна концепція, яка реалізована в Oracle8i, дозволяє реально перетворити реляційну СКБД у сховище інформації в Internet. Подібні рішення кардинально перевертають наші уявлення про правильно побудовану інформаційної системи.

Системи, засновані на застосуванні Internet –технологій. Невід'ємною рисою сучасних КІС стало застосування технологій Internet. З огляду на цей факт, при виборі складових КІС необхідно віддавати перевагу програмам (СКД, САДП), що підтримують повноцінну роботу зі звичайного браузера, фактично, мають так званого “тонкого” клієнта і спеціальне серверне програмне забезпечення, що забезпечує функціонування даного клієнта. Як правило, таке технічне рішення дозволяє використовувати стандартні сховища даних (бібліотеки документів, баз даних) із локальних, корпоративних і глобальних мереж, не вимагаючи істотних витрат на додаткове адміністрування і підтримку цілісності, надійності і безпеки збереження даних.

Розглядаючи питання застосування Internet-технологій, не можна не торкнутися такої важливої проблеми, як забезпечення інформаційної безпеки. Для запобігання несанкціонованого доступу до документів і для запобігання можливим диверсіям вмонтованих засобів СКД і САДП недостатньо. Тому до складу КІС обов'язково повинні ввійти спеціальні програмно-апаратні засоби захисту.

Вони, зокрема, дозволяють шифрувати дані, підтримують електронний цифровий підпис і можуть проводити на його основі аутентифікацію користувачів. Все це забезпечує достовірність і цілісність інформації усередині КІС. Системи керування захистом інформації (СКЗІ) – це відкриті системи, що допускають інтеграцію з зовнішніми програмами, але необхідно звернути особливу увагу на те, чи сертифікована СКЗІ і по якому класу.

Ефективність програмних засобів захисту може бути істотно підвищена за рахунок застосування апаратних і біометричних засобів: апаратних ключів, смарт-карт, устроїв розпізнавання відбитків пальців, сітківки ока, голосу, особи, цифрового підпису.

Відмітимо, що на стику сегментів локальних мереж і Internet бажана установка брандмауерів - засобів контролю за зовнішніми (вхідними і вихідними) з'єднаннями ( найбільш типовим прикладом системи даного класу є CheckPoint FireWall-1 фірма CheckPoint Software.). Вони дозволяють відслідковувати передачу інформації практично усіх відомих на сьогоднішній день протоколів Internet.

Концепція XML і проектування системи електронного документообігу. На даний час концепція XML є найбільш модною і популярною. Мова XML призначена для опису інших мов, тобто, це метамова. XML дозволяє представити дані у вигляді структурованого текстового документа. Розмітка структури задається через так звані теги, що мають певний формат. Прикладом цього є HTML-документ (внутрішній “портрет” web-сторінки), оскільки HTML є реалізацією мови на основі XML і описує набір тегів для візуалізації даних web–броузером. Документи XML – це текстові файли, які містять дані та теги, котрі ідентифікують структури внутрі тексту.

Згідно з концепцією XML структура інформаційної ситеми має вигляд дерева. Основні елементи системи задаються списком XML-тегів. В результаті отримуємо опис інформаційної системи до рівня кінцевих бізнес-об’єктів. Для кожного об’єкта робиться його опис мовою XML. Будь-який бізнес-об’єкт володіє як мінімум чотирма методами – формуванням списку елементів, що належать об’єкту, формуванням інформації по конкретному об’єкту, додаванням/редагуванням об’єкта, вилученням об’єкта.

Технологічна структура СЕД, побудованої на основі концепції XML, складається із:

1. сервера БД, який призначений для зберігання і обробки інформації з використанням СКБД, таких як MS SQL Server, Oracle або ж Sybase. Фактично сервер БД являє собою ПЗ СКБД і набір таблиць, процедур і запитів;

2. сервера XML-даних, який забезпечує об’єктний інтерфейс для даних (представлення даних у вигляді бізнес-об’єктів і реалізація бізнес-логіки), обробку таких даних і реалізацію певних алгоритмів ІС. XML-об’єкт може містити інформацію, яка не є частиною БД, наприклад, ілюстрації і матеріал, динамічно отримуваний із Internet. Сервер реалізується на базі Web-сервера (MS IIS, Netscape або Apachie) або ж у вигляді окремого додатка, написаного, наприклад, на C або Java;

3. сервер HTML-інтерфейсу призначений для формування динамічних web–сторінок, які візуалізують бізнес-об’єкти із XML-даних і проводять попередню обробку введеної користувачем інформації, форматування та відправку XML-серверу. Даний сервер реалізується на базі Web-сервера (MS IIS, Netscape або Apachie).

Переваги використання трьохрівневої архітектури. Обмін даних з іншими додатками. Використання XML в якості відкритого стандарту обміну даними дозволяє вирішувати принципіально нові завдання в області побудови корпоративних систем, а саме – ефективне використання окремих модулів різних виробників в рамках однієї ІС, досягаючи цим такої їх комбінації, що є найбільш оптимальною як з точки зору функціональності, так і з точки зору фінансових вкладень.

Робота з ПЗ і апаратним забезпеченням різних виробників. Реалізація XML-серверів і серверів інтерфейсів може бути виконана для різних програмних платформ, наприклад, в рамках ІС одного підприємства можуть використовуватись СКБД Microsoft під Windows NT і Oracle під Solaris, Web-сервери Microsoft і Netscape.

Internet/Intranet-технології і якість обслуговування користувачів. Використання Internet/Intranet-технологій як базису для створення КІС відкриває ще одну найбільш цікаву можливість – управління якістю обслуговування, яка включає власне контроль якості продукції, різні схеми гарантійного і постгарантійного обслуговування протягом всього ЖЦ, внесення змін в конструкцію на основі побажань споживача і т.п.
( концепція CRM – Customer Relationship Management). Інша цікава
можливість – повнофункціональне віртуальне представництво компанії в Internet, що надає можливість отримувати користувачу повний спектр технічної та інформаційної підтримки (виконання замовлення, поетапний контроль цього процесу, зміна строків і т.д.) і виконує функцію оберненого зв’язку ( оперативна “гаряча” лінія, участь в дискусіях, внесення пропозицій користувачами ).

Повномасштабний віддалений доступ і питання безпеки. Питання безпеки інформації, яка передається мережею, не має безпосереднього відношення до реалізації КІС, так як над ними працює ціла індустрія розробників спеціалізованого ПЗ. В кожному конкретному проекті створення КІС може бути вибрана система безпеки, яка найбільш задовільняє з точки зору функціональності та вартості. Можливість віддаленого доступу до корпоративної інформації буває дуже необхідною.

Відкритість та простота обслуговування. Одним із основних критеріїв оцінки ПЗ для побудови КІС є його гнучкість і адаптованість під конкретного замовника. Дуже часто адаптація великих клієнт-серверних систем ускладнюється із-за наявності внутрішніх спеціалізованих мов. У випадку використання Internet/Intranet-технологій розробник передає всі тексти замовнику, які написані на DHTML, XML, JavaScript, а навчання спеціалістів і доробка програм забирають мало часу, оскільки всі ці технології є абсолютно відкритими. Крім цього, факт відсутності спеціалізованої програми-клієнта само по собі дає значні переваги. Одна із них – суттєве скорочення чисельності обслуговуючого персоналу, тому що при інсталяції, помилках настройки, зміні версій вся робота йде лише на сервері і спеціалістам не потрібно тратити час на обхід всіх робочих місць.

Нова можливість – ASP (Application Service Provider). У зв’язку з передбачуваним випуском провідними виробниками ПЗ Internet-версій своїх продуктів з’явилась поки що теоретична можливість розміщувати КІС на серверах віддаленого провайдера і працювати з нею по каналах Internet. Але і в Росії, і на Україні цей підхід не знайде підтримку найближчим часом. По-перше, це пов’язано з неякісними каналами Internet, а по-друге, із загальною недовірою, що склалася в економічному та комерційному середовищі за останнє десятиріччя – керівник організації не захоче довірити свою корпоративну інформацію сторонньому провайдеру.

12.3 Аналіз програмних систем автоматизації діловодства і документообігу

Спектр сучасних систем автоматизації діловодства і документообігу досить різноманітний щодо їх функціональності та технологічного рівня. Дамо коротку характеристику західних програмних продуктів, які на даний час є лідерами ринку систем автоматизації діловодства і документообігу.

Система InterOffice (Orаcle): забезпечує організацію документообігу, колективну роботу, інтеграцію з іншими засобами колективної роботи, підтримку базової системи передачі повідомлень, календаря, служби каталогів і папок, національних мов.

Система GroupWise WorkFlow Professional (Novell): являє собою графічну версію GroupWise WorkFlow, тісно інтегрується з електронною поштою для організації колективної роботи і вдосконалення робочих процесів, широкий спектр використання піктограм (елементів графіки) для опису документообігу.

Система Saros Document Manager (Saros Corporation): двохрівневе управління документами – бібліотечний сервер і клієнтське ПЗ, універсальний доступ до сховищ даних, єдина система безпеки і управління життєвим циклом інформації, атрибутивний пошук, автоматизація рутинної роботи (друк, архівування, обмін по електронній пошті).

Система Action WorkFlow (Action Technologies): призначена для автоматизації інформаційних потоків у середовищі Lotus Notes або Microsoft SQL Server, підтримує стандартні технології управління документопотоками, графічне моделювання бізнес-процесів, функції перевірки цілісності моделі і її оптимізації, розрахунок часу виконання та вартості процесів, генерує звіти.

Система Work Expeditor (Compag): швидка та ефективна організація колективної роботи і автоматизація бізнес-процесів, захист інформації на рівні полів даних, аудит всіх видів операцій, цілісність транзакцій і документів, автоматичний контроль версій документів, потужний графічний редактор карт ділових процесів, підтримка жорсткої та вільної, а також послідовної та паралельної маршрутизації, контроль виконання та розсилка повідомлень, прозору інтеграцію з Outlook, можливість швидкої розробки замовлень на базі стандартних інтерфейсів Microsoft

Система EDMSuite (IBM): містить систему автоматизації документообігу FlowMark, засоби обробки графічних документів, трьохрівневий розподіл прав доступу, контроль версій документів.

Система FormFlow (Symantec): призначена для повного забезпечення всіх потреб організації по автоматизації бізнес- процесів на основі електронних форм.

Більшість вітчизняних систем документообігу побудовані на базі західних ІС, але на ринку вже з’явились і повноцінні вітчизняні розробки, які відповідають державним стандартам і враховують специфіку вітчизняного діловодства (мову, традиції ведення та організації, нормативні вимоги, технологію автоматизації).

Система “Босс-Референт” (“Ай-Ти”): розроблена на основі Lotus Notes, виконує централізоване зберігання, пошук, пересилку складних документів будь-яких форматів та розмежування доступу до них. Як система керування документообігом, є складовою АСУП –“БОСС”.

Система “Євфрат’99” (Cognitive Technologies): працює в середовищі
Windows 95/98NT/2000 і забезпечує комплексну автоматизацію діловодства, включаючи реєстрацію, контроль виконання, організацію та обслуговування електронного архіву документів, отриманих із різних джерел. Пошук тексту за вмістом документа та по реквізитах, морфологічний аналіз документів, підтримка широкого спектру графічних форматів. Наявні робочі столи – “Секретпріат”, “Бухгалтерія”, “Відділ кадрів”, “Страхова компанія”, “Домашня база Євфрат”. Підтримуються додаткові можливості: утиліти для тестування БД, її ущільнення, архівування, функції фільтрування інформації.

Система “Дело” (“Електронні офісні системи”). Основа продукта - поняття предметної області діловодства, взяті із нормативних документів, інформаційна та функціональна моделі діловодства, побудовані з урахуванням міжнародних стандартів структурного аналізу і проектування систем з використання сучасних CASE-технологій. Розроблений Web-орієнтований варіант системи для розподіленої роботи з документами в Internet.

Система “LanDocs” (АО “Ланит”): двохрівневий комплекс ПЗ, призначений для автоматизації функцій реєстрації та заповнення облікових карток документів, розсилки документів, завдань, доручень, контроль стану документів, версій, створення звітів, запис в архів.

Система “Docs Open” (“Весть”). В основі потужна система керування документами масштабу підприємства, автоматизація ділових процесів на основі карт бізнес-функцій. Система ефективно підтримує не тільки електронний документообіг, але й паперовий.

Система “Крон” (“Анкей”). Має СКД, яка забезпечує електронний підпис, спільне використання і контроль версій, поштову систему, систему реєстрації та виконання як простих, так і складних, документів.

Система Optima WorkFlow (“Оптима”) – комплексна система керування потоками робіт і організації конфіденціального документообігу.

Враховуючи те, що придбання кожної із вищезгаданих систем пов’язане з вагомими витратами та подальшою адаптацією для конкретних потреб, можна вважати, що більш доцільною є розробка власних систем автоматизації діловодства з урахуванням підходів та технологій найбільш конкурентноспроможних охарактеризованих систем такого класу.

Питання для перевірки знань.

1. Що таке інформація?

2. Дайте визначення інформаційних технологій.

3. Які тенденції розвитку інформаційних технологій вам відомі? Охарактеризуйте їх.

4. Які властивості мають інформаційні системи?

5. Дайте характеристику критеріїв оцінки інформаційних систем.

6. Яке означення електронного документа?

7. Опишіть життєвий цикл документа.

8. Які є стадії життєвого циклу документа?

9. Коли виникли системи документообігу?

10. Які переваги їх використання?

11. Які труднощі виникають при переході до електронного документообігу?

12. Назвіть основні принципи побудови СЕД?

13. Які складові СЕД відомі?

14. Назвіть типи систем маршрутизації.

15. Розкажіть про застосування Internet-технологій для автоматизації документообігу.

16. Яке значення має концепція ХМL для створення СЕД?

17. Дайте стислий аналіз програмних систем автоматизації діловодства і документообігу