Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Для цього періоду характерним є обмеження автономії Гетьманщини з боку російського царя, послідовне витиснення української мови з офіційного діловодства та остаточного запровадження на українських землях адміністративно-територіального управління Російської імперії, що відповідно позначилось і на ділових паперах та веденні канцелярської документації.

Слід зазначити, що до ХУІІІ ст.. діловодство в установах велось відповідно до канцелярських традицій і законодавством не регулювалось. Створення в царській Росії з метою реформування управління державою колегій, які підпорядковувались Синоду, призвело до прийняття в 1720 році «Генерального регламенту» державних колегій, в якому визначено структуру колегій та засади організації діловодства в державних установах.

«Генеральним регламентом» визначались та закріплювались функції підрозділів колегії, їх права та обов’язки, межі компетенції, що є прототипом сьогоднішніх положень про структурний підрозділ. Особлива увага «Генеральним регламентом» була приділена визначенню структури, функцій канцелярії та її секретаря, відповідальності за складання документів, а також режиму роботи державних службовців таких, як реєстратори, архіваріуси, копіювальники, писці.

Слід зазначити, що в цьому документі з’являється вимога щодо складання окремих документів за «генеральним формуляром», тобто починається уніфікація форм документів та розробка сталих формулярів для різних видів документів.

У 1722 р. був прийнятий «Табель о рангах», який започаткував систему чинів, звань та титулів державних службовців і застосовувався до 1917 року. Набула подальшого розвитку і нормативно-правова база документування діяльності державних установ, яка остаточне відображення знайшла у виданому в 1775 році документі «Учереждения для управления». Цим документом встановлено, що основним документом спілкування між установами стає лист, а листування набуває фори ритуалу, без знання якої чиновник не міг зайняти відповідну посаду.

В цей час в практику діловодства вводяться елементи організації обліку, проходження та зберігання документів.

Реформування центрального державного апарату, яке відбулось протягом 1810-1812 років, передбачало створення вищого державного законодавчого органу – Державної Ради, та низки міністерств з багатоступеневою структурою, а саме поділом на департаменти, які в свою чергу складалися з відділів, а ті в свою чергу мали такі структури як столи. Така структуризація спричинила до чіткого розмежування державного апарату та швидкого створення прошарку бюрократів-чиновників, які знаходилися на службі у царя і повністю залежали від нього. Кількісне зростання апарату чиновників призвело до відповідного розширення його повноважень та моральних і матеріальних привілеїв.

Набула подальшого розвитку і нормативна база діловодства. Постановою «Загальна установа міністерств» передбачалася єдність форми складання документів за наведеними зразками, а щодо створення документів складного змісту, то його структура повинна мати наступні елементи: вступ, обґрунтування та «соображенія і заключенія». На законодавчому рівні чітко встановлювався порядок проходження документів інстанціями з мінімальними відхиленнями від зазначеного шляху. Крім того, кожна інстанція для реєстрації вхідних та вихідних документів повинна була мати журнали реєстрації, які складалися з трьох частин та в яких окремо реєстрували документи верховної влади, поточні папери та таємні надходження. Самі справи, які вирішували департаменти, поділялися на три категорії: термінові, або надзвичайні; невідкладні, звичайні , чи поточні.⁹ З метою покращення роботи з документами із середини ХІХ ст.. в державних установах впроваджуються посади особистих секретарів перших керівників.

Сучасне діловодство активно почало розвиватися після жовтневої революції 1917 р. Вже на початку 1918 р. Рада народних комісарів прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановлено єдиний формуляр ділового документа. У 20-х роках був створений спеціальний Державний інститут техніки управління, який займався розробкою нормативних документів щодо організації та ведення діловодства. Серед них найбільш відомими є правила організації архівного справочинства в державних, професійних та кооперативних установах і підприємствах країни та проект «Загальних правил документації і документообігу». Однак цій заклад проіснував недовго і з його закриттям формування сучасної системи документування та забезпечення її нормативними документами було відкладене майже на сорок років. Зростання уваги до організація та ведення діловодства в СРСР почалося з 1969 року, коли була розроблена і затверджена низка загальносоюзних стандартів управлінської документації. В 1972 році почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами. В 1975 році було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 «Унифициронанные системы документации. Система организаціонно-распорядительной документации. Основные положения». Ці нормативні документи визначали вимоги до уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, а забезпечення нормативно-методологічного керівництва процесом уніфікації, стандартизації документів та розробкою уніфікованих формулярів документів було покладено на Держстандарт, який і в Україні продовжує цю роботу.

Паралельно з вище зазначеним процесом уніфікації документів відбувається і розробка системи класифікації документів, а в 1984 році було затверджено 16 уніфікованих систем документації (УДС) загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УДС та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів¹⁰, що дозволило зформувати в країні цілісну систему документаційного забезпечення управління.

Після отримання Україною незалежності і створення самостійної держави робота щодо поліпшення діловодства в країні не припиняється. Можна відмітити наступні важливі віхи цього процесу: в Конституції України, прийнятій у 1996 році зазначено, що державною мовою в Україні є українська і відповідно всі документи органів державної влади та місцевого самоврядування мають вестись на державній мові; в жовтні 1997 року Постановою Кабінету Міністрів України затверджується Примірна інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах України, органах державної влади та місцевого самоврядування ; поряд з цим розробляється та затверджується низка Державних стандартів України з діловодства та архівної справи, в яких визначаються основні правила складання та ведення діловодства в Україні; у Законах, які приймаються Верховною Радою наводяться нові типові форми, які необхідно оформляти для виконання їх вимог, вводиться в дію державний класифікатор управлінської документації, державний класифікатор професій тощо. Все це сприятиме покращенню ведення діловодства в країні, підвищить культуру складання документа та забезпечить його оптимальне просування в органах державної влади, місцевого самоврядування, підприємствах, організаціях та інших господарюючих суб’єктах в Україні.

Контрольні питання та завдання:

1. Сутність документа та його визначення.

2. Назвіть загальні та спеціальні функції документа та дайте їх коротку характеристику.

3. Охарактеризуйте нормативно-методичну базу діловодства, її сутність та склад.

4. Назвіть підстави та значення класифікації документів.

5. Що таке стандартизаці та уніфікація документів, в яких випадках її рекомендують проводити?

6. Трафаретизація документів та її використання при складанні управлінських документів.

7. Визначте особливості документування управлінської діяльності органів місцевого управління.

8. Назвіть основні етапи становлення діловодства та охарактеризуйте їх.

2. ОСНОВНІ ВИМОГИ, ЩО ПРЕД'ЯВЛЯЮТЬСЯ

ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

2.1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика

2.2. Бланк документа, вимоги, що пред’являються до нього.

2.3. Вимоги до оформлення тексту документів.

2.1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика

За допомогою документів не тільки здійснюється значна частина управлінських функцій, а і знаходить в них своє відображення. До кожного з документів ставляться певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Таким чином, щоб документ відповідав своєму призначенню, він повинен бути складений у відповідності до форми, яка прийнята для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх юридична сила, оскільки вони є свідоцтвом, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій. Регламентують цей процес затверджені і діючі в Україні стандарти: ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення; ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа, .ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів, ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

Виходячи з цих стандартів формуляр-зразок визначається наступним чином.

Формуляр-зразок (службового документа) – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови кострукційної сітки та основні реквізити

(ДСТУ 2732:2004).

Формуляр являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення його окремих реквізитів.

Реквізити - це елементи, з яких складаються документи, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні – під час складання документа.

Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту.

До обов’язкових елементів документів належать: дата, підпис, адреса, заголовок та інше, а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до Держстандарту.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

До них належать:

1. Державний Герб України, Автономної Республіки Крим

2. Емблема організації

3. Зображення нагород

4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО).

5. Код документа за класифікатором управлінських документів (ЗКУД)

6. Найменування міністерства чи відомства

7. Найменування організації

8. Найменування структурного підрозділу

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, абонементного телеграфу, номери телефонів, номер розрахункового рахунку в банку.

10. Назва виду документа

11. Дата

12. Індекс

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа

14. Місце складання або видання

15. Гриф обмеження доступу до документа

16. Адресат

17. Гриф затвердження

18. Резолюція

19. Заголовок до тексту

20. Відмітка про контроль

21. Текст

22. Відмітка про наявність додатка

23. Підпис

24. Гриф погодження

25. Візи

26. Відбиток печатки

27. Відмітка про завірення копії

28. Прізвище виконавця і номер його телефону

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30. Відмітки про наявність документа в електронній формі

31. Відмітка про надійдення документа до організації

32. Запис про державну реєстрацію.

Розміщення реквізитів на аркуші паперу представлено на рис. 1.

З метою уніфікації та стандартизації документів в Радянському Союзі була розроблена та затверджена єдина державна система діловодства (ЄДСД).