Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані виконувати. Всі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції. До загальних функцій документів слід віднести:

Інформаційну (документ створюється для зберігання інформації);
Соціальну (документ – соціально значимий об’єкт, оскільки він задовольняє певну соціальну потребу);
Комунікативну (документ – це засіб зв’язку між організаціями та іншими суспільними структурами);
Культурну (документ закріплює та передає культурні традиції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку).

До спеціальних функцій документа належать такі:

Управлінська (документ грає велику роль в управлінні);
Правова (документ має юридичну силу);
Історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи являють собою джерело історії.

У сучасних умовах для складання документа використовують як на звичайну мову, так і штучну, з використанням нових носіїв інформації. Сьогодні частина документів обробляється за допомогою обчислювальної техніки, тому розрізняють такі документи:

машиноорієнтований - це документ, пристосований для обробки даних засобами обчислювальної техніки;
машиночитаємий - це документ, пристосований для автоматичного читання вміщеної в ньому інформації. Інформація в цьому документі відображена кодом, а пошук та видача інформації здійснюється тільки машиною;

машинний - це документ, створений засобами обчислювальної техніки.

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема організаційно-розпорядчих, зафіксовані в Державних стандартах^². Крім того, у відповідності з “Примірною інструкцією з діловодства…”, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів № 1153 від 14.10.97 р.^³, в державних установах та інших центральних і місцевих органів виконавчої влади визначається конкретний комплекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхідних і достатніх для документування їх діяльності.

Склад документів в організації залежить від:

порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіальність);

обсягів і характеру взаємозв’язків в організації;

характеру взаємостосунків з іншими організаціями та державними органами.

1.2. Нормативно-методична база діловодства

Процес діловодства організується за допомогою нормативно-методологічної бази, а саме:

Положень конституції України;
Законів України;
Нормативно-правових актів Президента України, Кабінету міністрів України, Ради міністрів АР Крим;
Інших методичних документів.

Нормативно-методична база діловодства включає:

Законодавчі акти України в сфері інформації, документації та документування.
Укази та розпорядження Президента України, Постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні.
Правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру.
Правові акти нормативного та інструктивного характеру.
Методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств.
Державні стандарти на документацію.
Уніфіковані системи документів.
Класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Методичні документи регламентують:

Технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в організації.
Роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпечення тощо.

Крім того, архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу щодо вдосконалення та організації діловодства, розробляють та затверджують обов’язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

1.3. Види документів та їх класифікація.

Виробничо-господарська діяльність організацій, в тому числі і установ державного управління та місцевого самоврядування, дуже різноманітна. Різні факти, події явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який відповідав би всім вимогам та для зручності роботи з ними, документи прийнято ділити на різні групи та види документів за різними ознаками класифікації.

Класифікація документів – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.

Перш за все виділяють різні системи документації та документування.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними формами.

Найчисельнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.

Предметом вивчення діловодства є адміністративна (загальна) система документування.

Метою класифікації є:

Підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій, структурних підрозділів і обов’язків виконавців, чіткого розподілу інформації;
Економія праці за рахунок використанні інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).

Значення класифікації документів полягає у наступному:

Забезпечення їх швидкого пошуку в поточному діловодстві;
Підвищенні оперативності роботи з документами.

Для класифікації документів в межах однієї організації можуть бути складені класифікаційні схеми, класифікатори. Вони бувають двох типів: структурні та виробничо-галузеві. Перші документацію ділять на частини у відповідності до структурних підрозділів. В цьому випадку рубрики – це структурні підрозділи, а статті – назва документа. У відповідності з виробничо-галузевою класифікацією документи ділять на групи за різними кваліфікаційними ознаками.

Щоб документ мав усі перераховані вище властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами.

У табл.1. наведено класифікацію документів та дана їх коротка характеристика.

Таблиця 1

Класифікація основних документів у діловодстві

N п/п	Ознаки класифікації	Види документів	Примітки та приклади
1	2	3	4
1	Спеціалізація	Загальні Спеціалізовані	З адміністративних питань З фінансових питань, З комерційних питань
2	Призначення	Розпорядчі Організаційні Інформаційні	Документи, які відображають питання оперативного управління організацією Документи, які регламентують діяльність організації, визначаючи її функції та функції її елементів Документи, в яких міститься інформація про факти, події, явища. Що відбулися в організації та за її межами.
3	Місце складання	Внутрішні Зовнішні	Створені на тому підприємстві, де вони функціонують Надійшли з інших організацій або направлені іншим організаціям чи громадянам
4	Напрямок руху	Вхідні Вихідні	Документи, які створені за межами організації та надіслані в організацію. Документи, які створені в організації, але використовуються за її межами.
5	Джерела виникнення	Первинні Вторинні	Характеризують стан підприємства (стат.звітність) Отримані на основі аналізу та узагальнення відомостей, що наведені у первинних документах.
6	Форма	Стандартні Індивідуальні	Створюються за чітко визначеними нормами та правилами, не визнаючи відхилень від зразків. Створюються за довільною формою.
7	Спосіб виготовлення	Типові Трафаретні Індивідуальні	Є текст зразок: Заяви. Частина тексту вже надрукована, інша вписується при заповненні: квитанції, листок з обліку кадрів тощо. Листи, відгуки, рецензії
8	Техніка відтворення	Рукописні Відтворені механічним способом На аудіо та відео плівці На дискетах для користування на комп’ютері	Написані від руки. Надруковані Аудіо або відео запис якоїсь події Відтворені для роботи на комп’ютері.
9	Ступінь гласності	Цілком секретні Секретні ДСК (для службового користування) Загальнодоступні	Мають дуже обмежений доступ, зберігаються в спеціальних умовах. Зберігаються в окремих кімнатах, видаються співробітникам за спеціальним списком, їх реєстрація та облік ведеться у спеціальних книгах. Зберігаються у сейфах, видаються для роботи у відповідності до затвердженого керівником списку Документи, з якими можуть ознайомитись всі бажаючі, без обмежень.
10	Складність	Односкладні Складні	Складаються з одного питання; Містять в собі два або більше питань
11	Стадії створення	Оригінал Копії	Документ, який створено уперше і належним чином оформлено. Він може бути розмножений копіями. У юридичному відношенні оригінал і копія рівнозначні. Копія являє собою точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутику позначку “Копія” і завірена у певному порядку. Розрізняють три різновиди копій: Відпуск - це копія оригіналу документа, що залишається у відправника; Витяг - копія, що відтворює частину оригіналу; Дублікат - другий екземпляр документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу
12	Термін зберігання	Постійного зберігання Тривалого зберігання Тимчасового зберігання	75 років понад 10 років до 10 років
13	Засоби фіксації (відбиття)	Письмові (рукописно - друковані) Графічні Фото, кіно документи	Включають у себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних апаратах і друкарським способом Креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани, які цінні своєю ілюстративністю Дають можливість закарбувати ті об’єкти, явища, процеси, котрі зафіксувати іншими засобами важко або неможливо. Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації і широко використовують при протоколюванні зборів, нарад, засідань тощо
14	Зміст	організаційно-розпорядчі фінансово - облікові постачальницько - збутові
15	Найменування	Положення, накази, інструкції, звіти, акти, записки, листи	Однак класифікувати документи за назвою не слід, оскільки є документи однакові за назвою, але досить різні за змістом, наприклад "Заява"
16	Термін виконання	Термінові Дуже термінові Звичайні, безстрокові	Вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником або за способом відправлення вручення, (телеграми, телефонограми) тощо з позначкою "Терміново" не вимагають часового підходу
17	Юридична сила	Справжні Підробні	Бувають дійсними тобто такими, які мають юридичну силу на даний момент, недійсними тобто такими, що втратили силу через закінчення строку дії (наприклад, договір контракту) Виникають внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальні підробки бувають тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки. Інтелектуальні підробки виражаються у складенні і видачі документу свідомо неправильного змісту, хоч і правильного з формального боку
18	Походження	Службові Особисті	Стосуються інтересів підприємств та організацій Стосуються певної особи, і є іменними
19	Ступінь обов'язковості	Директивні Інформаційні	Потребують обов'язкової відповіді Виготовляються до відома

Крім того, у діловодстві вся документація, яка створена в організації і та, що надійшла ззовні, групується за певною схемою. При цьому можна застосовувати класифікацію за наступними ознаками:

номінальному (об’єднуються документи за назвою: протоколи, накази, акти тощо);
предметному (об’єднуються документи однорідні за змістом: впровадження передових методів реалізації товарів):
авторському (об’єднуються документи, які складені одним закладом, установою або особою: документи, що надійшли з Міністерства фінансів, податкової адміністрації;
кореспондентському (об’єднується листування з певним закладом або особою, наприклад, листування з заводом торгівельного машинобудування);
географічному (об’єднуються документи, пов’язані з кількома кореспондентами, які розташовані на певній території: листування з підприємствами Росії, Молдови тощо);
хронологічному (об’єднуються документи, які відносяться до певного періоду: річні звіти, річні фінансові плани).

Кожна з вказаних ознак може бути покладена в основу нормування справ.

Класифікація також необхідна для проведення робіт зі стандартизації та уніфікації документів.

1.4. Стандартизація, уніфікація та трафаретизація

управлінських документів

Стандартизація – це встановлення єдиних норм та вимог, які пред’являються до документів.

Уніфікація документів – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів.

Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяє досягти одноманітності в структурі і обробці інформації. Стандартизація та уніфікація сприяють також напрацюванню прогресивних методів роботи з документами. Метою стандартизації та уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки виконання, пошуку документів; скорочення документопотоків: підвищення управління і створення оптимальних умов для машинної обробки управлінської інформації.

До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації відносяться:

встановлення кола документів, які обертаються в організації;
стандартизація формулярів та текстів документів;
трафаретизація формулярів документів.

З метою стандартизації управлінської документації була затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію [10,11,12,16,17,18,19], а також низка стандартів на документи, які найбільш часто зустрічаються в управлінській діяльності підприємства [14,19].

Трафаретизація – це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація. Яка характерна для групи документів умовно поділилась на трафаретну, або постійну. Та індивідуальну, або змінну. Створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі тексти мають по кілька запасних варіантів. Лист з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини та змінної частини – вставки.

Ступінь трафаретизації може бути різним: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зекономити до 50-75% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущене в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації. Їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах. Трафаретизація дозволяє не тільки підвищити продуктивність праці, але й сприяє підвищенню культури діловодства.

1.5.Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Сукупність дії, здійснюваних органами управління по створенню і використанню документів називається

документуванням управлінської діяльності

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним або друкарським, такі документи, оформлені відповідно до певних правил називають управлінськими, а їх сутність управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

З погляду використання в управлінні розрізняють такі документи:

офіційні, власні і власного походження;
справжні оригінали офіційних документів, дублікати і копії, витяги з офіційних документів.

Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади, або займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов’язків.

Власний - це офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов’язки, службове або громадське становище і у ньому можуть бути також інші відомості біографічного характеру.

Документ власного походження – це документ, який створює особа поза сферою її службової діяльності або виконання громадянських обов’язків.

Справжній - документ, відомості про час і місце створення якого і про автора яких є в самому документі або виявлені будь-яким способом відповідають дійсності.

Оригінал офіційного документу - це перший або єдиний примірник офіційного документу.

Витяг з офіційного документу - це копія офіційного документа, що відтворює його частину і завірена у встановленому порядку.