Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Наказом може бути затверджено кілька посадових інструкцій.

3.4. Якщо затвердження посадової інструкції оформляється грифом “ЗАТВЕРДЖУЮ”, то на внесення змін, доповнень і відміну актів даного керівника вказується у додатку до посадової інструкції.

3.5. Посадові інструкції затверджуються:::

для працівників апарату управління трасту(об’єднання), підприємства, організації - керівником треста(об’єднання), підприємства, організації:

для лінійного персоналу - начальником організації:

для начальника бюро, секторів, груп функціональних підрозділів - відповідним заступником керівника організації.

3.6. У міру змін функціональних обов’язків посадові інструкції повинні корегуватися. Порядок корегування рекомендується такий же, що і розробки нових.

3.7. Працівник, що приймається або переводиться на дану посаду, повинен ознайомитись з інструкцією до видання наказу про приймання або переведення.

ДОДАТОК Д

МОЗ України ЗАТВЕРДЖУЮ:

ДП Медичне науково-практичне Голова правління

Об’єднання “Медстрах” ___________Акашин С.В.

Посадова інструкція

Секретаря –інспектора по кадрах,

діловодству і контролю за виконанням

Сидорову С.К.

• Загальні положення.

• Функції.

• Службові обов’язки.

• Права.

• Відповідальність.

• Взаємозв’язки (зв’язки за посадою).

Голова правління МНПО “Медстрах” С.В.Акашин

Просадову інструкцію отримав С.К.Сидоров

Функціональні обов’язки

Секретаря –інспектора по кадрах,

діловодству і контролю за виконанням

Науково-практичного об’єднання “Медстрах”

С.К. Сидорова

Загальна частина.

1. Секретар-інспектор по кадрах, діловодству і контролю за виконанням створює керівникам фірми умов, які забезпечують максимальну ефективність їх праці

2. Організація стабільного діловодства і кадрової роботи підприємства.

3. На посаду секретаря-інспектора призначається кваліфікований спеціаліст, який має середню освіту та індивідуальну підготовку не менше трьох місяців.

4. Призначення, звільнення секретаря-інспектора по кадрах, діловодству і контролю за виконанням здійснюється головою правління МНПО “Медстрах”.

5. Секретар-інспектор у своїй роботі підпорядковується голові правління, а в його відсутність – виконавчому директору МНПО.

6. Секретар-інспектор керується у своїй роботі положенням МНПО, а також вказівками голови правління і його заступника-виконавчого директора.

2. Посадові обов’язки.

• Організовувати прийом відвідувачів;

• Вести телефонні переговори, реєструвати і доповідати про них керівництво;

• Розмножувати (друкування, ксерокопіювання) потрібних керівнику службових документів;

• Обслуговувати апаратуру “Телефакс”;

• Використовувати у роботі професійний персональний комп’ютер;

• Контролювати своєчасне виконання співробітниками наказів, розпоряджень, завдань і доручень керівників;

• Розробляти методики контролю виконання робіт, вести картотеки обліку виконання наказів, розпоряджень, завдань, доручень та інших документів з грифом “Контроль”(“К”);

• Готувати наради і засідання, які проводить керівник;

• Готувати відрядження керівника;

• Забезпечувати організаційний і технічний бік робочого ритму, який створено керівником;

• Щоденно складати пам’ятний список поточних і незавершених справ;

• Орієнтувати співробітників підприємства на порядок робочого дня керівника;

• Передбачати потребу керівника у тих чи інших службових документах, звільняючи його від зайвих пошуків;

• Приймати службові документи і особисті зави, які направлені співробітниками на розгляд та підпис керівника;

• Зберігати всі необхідні керівникові службові документи і здійснювати їх швидкий пошук;

• Видавати в усній формі довідки по службових документах, які надійшли на ім’я керівника, за виключенням конфіденційної інформації;

• Виконувати завдання керівника з інформаційної і технічної підготовки засідань, нарад, переговорів і зустрічей;

• Нагадувати керівникові про необхідність вирішення невідкладних питань;

• Вести списки необхідних керівникові адрес, телефонів та дат;

• Зберігати у таємниці все побачене і почуте в кабінеті керівника, а також довірительну інформацію, яка передається відвідувачами і співробітниками;

• Вести оперативний облік документів з грифом “Контроль” (“К”), забезпечувати їх обробку виконавцями у відповідності з резолюціями керівника;

• Керувати кадрових роботою, службою діловодства, готувати проекти кадрових наказів;

• Організовувати роботу з прийому і архівному зберіганню документальних матеріалів, формувати архівне господарство;

• Розробляти і використовувати в роботі номенклатури справ;

• Укладати інструкції по веденню діловодства у структурних підрозділах;

• Вести облік і зберігання оригінал-макетів документів і друкованих матеріалів;

• Своєчасно забезпечувати структурні підрозділи фірми формами документів внутрішньої періодичної звітності;

• Організовувати тиражування службових документів;

• Забезпечувати належні умови експлуатації множинної і друкувальної техніки;

• Забезпечувати раціональне використання витратних матеріалів, які використовуються в роботі;

• Оформляти прийом громадян на роботу та їх звільнення;

• Вести протоколи робочих нарад;

• Вести табельний облік;

• Аналізувати причини порушення трудової дисципліни і плинності кадрів, направляти висновки керівникові організації;

• Забезпечити належні умови при роботі з конфіденційними документами;

• Складати прості листи і короткі розпорядчі документи на основі усних вказівок керівника;

• Своєчасно доводити до відома працівників організації вказівки керівника.

• Постійно вивчати прийоми і методи роботи з новою технікою і активно уводити її в практику своєї праці;

• Безперервно вдосконалювати свої знання і навички шляхом самоосвіти і відвідування спеціальних занять.

3. Права:

• Самостійно вирішувати поточні питання, які не викликають сумнівів в отриманні позитивного результату;

• Направляти керівникові пропозиції щодо вдосконалення контролю виконання і діловодства;

• Залучати при необхідності спеціалістів організації в якості помічників при підготовці службових документів, які потрібні керівникові;

• Не приймати на підпис керівникові службові документи, які виконані з порушенням державних стандартів та внутрішніх нормативних вимог організації;

• Навчати, інструктувати і не рідше одного разу на тиждень робити дублером співробітника, який тимчасово виконує обов’язки секретаря-інспектора по кадрах, діловодству і контролю за виконанням;

4. Відповідальність:

• За якісне і своєчасне виконання розпоряджень керівника;

• За раціональну та ефективну організацію діловодства;

• За якісне оформлення кадрових документів;

• За використання вимог наказів і розпоряджень керівництва;

• За дотриманням правил внутрішнього трудового розпорядку, розголошення конфіденційної інформації;

5. Повинен знати:

• Вимоги діючого законодавства України в частині громадянського, адміністративного, господарського, кримінального і трудового права;

• Основи менеджменту;

• Методи ведення ділових бесід та переговорів;

• Організаційні принципи кадрової служби;

• Методику організації і ведення діловодства;

• Внутрішні адміністративні і нормативні документи;

• Правила експлуатації і зберігання оргтехніки.

6. Кваліфікаційні вимоги:

• Середня освіта та індивідуальна підготовка не менше трьох місяців.

ЗМІСТ