Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Зразок протоколу:

Питання для перевірки знань

1. Класифікація організаційно-розпорядчої документації за функціональною ознакою

2. Значення організаційно-розпорядчої документації в управлінській діяльності.

3. Дайте коротку характеристику таким документам як статути, визначте їх сутність, види, зміст та сферу застосування.

4. Дайте коротку характеристику таким документам як положення про підприємства та їх підрозділи

5. Дайте коротку характеристику таким документам як “Інструкції”, зокрема посадові інструкції

6. Дайте коротку характеристику таким документам як “Правила”, зокрема Правилам внутрішнього трудового розпорядку.

7. Постанови та рішення колегіальних органів

8. Протоколи: докладні та скорочені. Вступна та основна частини текстів протоколів

9. Дайте коротку характеристику таким документам як Розпорядження, наведіть особливості його видання головою місцевої держадміністрації.

10. Накази як основна форма документування розпорядчої діяльності на підприємствах.

11. Акти, їх види, склад та порядок оформлення

12. Службові листи, їх види та особливості складання.

13. Довідки, їх сутність та особливості складання.

14. Доручення, їх сутність та особливості складання.

15. Службові записки: доповідні та пояснювальні

4. ДОКУМЕНТАЦІЯ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ

4.1.Поняття та класифікація документів з особового складу.

4.2.Документи з контрактної системи наймання працівників.

4.3.Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи

4.4. Особливості роботи з кадрами у місцевій державній адміністрації

4.5.Накази з особового складу.

4.6.Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку, зберігання та видачі при звільнені працівників.

4.7.Складання особистих офіційних документів.

4.1. Поняття та класифікація документів з особового складу

Розпорядча діяльність органів управління у сфері роботи з персоналом полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.

Серед документів з особового складу виділяються такі документи:

• трудовий договір;

• трудова угода;

• наказ або розпорядження про зарахування громадян на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду або роботу;

• листок з обліку кадрів;

• автобіографія;

• заява;

• довідка з роботи, тощо.

В організації оформляється ще значна кількість спеціальних документів, які сприяють раціональній організації обліку кількісного та якісного складу персоналу, його розстановки, руху в організації, а також сприяють швидкому пошуку інформації про працівників тощо. Серед них слід відмітити:

• Штатний розклад організації;

• Штатно-посадова книга;

• Графік відпусток персоналу;

• Резерв на заміщення посад керівників структурних підрозділів.

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення діяльності кадрових органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах управління і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів регламентовано для використання на всіх рівнях управління.

До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов'язаних з прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпустки (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.

На підприємствах, де обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, кому всі операції, пов'язані з його роботою, виконує секретар – референт (технічний секретар, офіс-менеджер), який повинен мати знання стосовно роботи з документами з особового складу й надавати допомогу відповідним службам у підготовці, складанні, оформленні цих документів.

Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар – референт, технічний секретар, офіс – менеджер) повинен звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою)

4.2. Документи з контрактної системи наймання працівників.

Укладання трудового договору слугує підґрунтям для виникнення у сторін низки прав і обов’язків, що передбачені законодавством про працю, діючими на підприємстві, в організації правилами внутрішнього трудового розпорядку і колективним договором.

Трудовий договір - це договір працівника з організацією, підприємством, що містить взаємні зобов’язання сторін. Він є формою здійснення права на працю, забезпечує право громадянина на вільний вибір роботи з врахуванням його устремлінь та інтересів.

Трудові договори укладаються на:

• невизначений термін, тобто момент їх припинення не встановлюється;

• на певний термін (один - п’ять років);

• на час виконання певної роботи.

Два останніх види є різновидом строкових договорів. Питання про форму трудового договору вирішується за погодженням сторін, яка може бути усною або письмовою. Розрізняють такі види трудових договорів:

Трудовий договір;

Трудовий контракт;

Трудова угода.

Від форми трудового договору слід відрізняти оформлення прийняття на роботу, яке завершується виданням наказу або розпорядження про зарахування працівника на посаду.

Трудова угода - документ, яким оформляються взаємовідносини між установою і працівником, що не належить до її штату.

Базовими нормативними актами, що регулюють питання укладання трудових контрактів є Кодекс законів про працю (КЗпП), Положення про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників, затверджене постановою Кабінету Міністрів України “Про управління майном, що є у загальнодержавній власності”. Крім того, наказом Мінпраці України від 15.04.1994 р. №23 було затверджено Типову форму контракту з працівником, а постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.1995 р. №597 – Типову форму контракту з керівником підприємства, що є у загальнодержавній власності.

Згідно із статтею 21 КЗпП трудовий контракт є особливою формою трудового договору, сфера застосування якого визначається законодавством, а прийняття (наймання) на роботу працівників здійснюється шляхом укладання з ними контракту власником або уповноваженим ним органом, громадянином може здійснюватись у випадках, прямо передбачених чинним законодавством.

Згідно із п.6 Положення про порядок укладання контракту з керівником підприємства, що є у загальнодержавній власності, при найманні на роботу, у разі відмови органу управління майном укласти контракт з керівником підприємства, трудовий договір розривається на підставі пункту 1 статті 40 КЗпП. У разі відмови керівника підприємства укласти контракт, трудовий договір з ним припиняється на підставі пункту 6 статті 36 КЗпП.

В інших же випадках укладання або не укладання контракту залежить від волевиявлення сторін, тобто, роботодавця та робітника. Власник або уповноважений ним орган може вимагати від працівника, який працює за трудовим договором, укладання контракту тільки у тому разі, коли він відноситься до категорії працівників, які згідно із законодавством працюють за контрактом. Порушення цих вимог може бути підставою для визнання відповідно до ст. 9 КЗпП недійсними умов праці за контрактом, які погіршують становище порівняно з законодавством України, однак під час укладання трудових договорів у формі контрактів, сторонами в контракті можуть передбачатися невигідні для працівника умови: тимчасовий характер трудових відносин, підвищена відповідальність працівника, додаткові підстави розірвання договору тощо.

Відповідно до статті 24 КзпПУ контракт укладається у письмовій формі, підписується роботодавцем та працівником і набуває чинності з моменту його підписання або з дати, визначеної сторонами у контракті. Він є підставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за угодою сторін.

У контракті можуть передбачатися обсяги пропонованої роботи та вимоги до якості і строків її виконання, строк дії контракту, права, обов'язки та взаємна відповідальність сторін, умови оплати й організації праці, підстави припинення та розірвання контракту, соціально-побутові та інші умови, необхідні для виконання взятих на себе сторонами зобов'язань, з урахуванням специфіки роботи, професійних особливостей працівника та фінансових можливостей роботодавця. Але у будь-якому випадку умови контракту не повинні погіршувати становище працівників порівняно з законодавством про працю. Наприклад, розміри виплат не можуть бути меншими, ніж передбачено чинним законодавством, тривалість відпустки не може бути меншою від встановленої законодавством для цієї категорії працівників. Чинним трудовим законодавством передбачено два види відповідальності робітників – дисциплінарну та матеріальну. За прогул, що є порушенням трудової дисципліни, наступає дисциплінарна відповідальність за правилами ст.147 КЗпП у вигляді догани або звільнення. Цей перелік для більшості категорій працівників є виключним і, отже, його розширення фактично означає звуження трудових прав робітників, що не допускається. Що ж до матеріальної відповідальності, то за ст. 130 КЗпП працівники несуть матеріальну відповідальність тільки за пряму дійсну шкоду й лише в межах, передбачених законодавством, тобто, як правило, в межах певної частини заробітку працівника. Оскільки штраф виходить за межі відшкодування прямої дійсної шкоди, застосування його звужує трудові права робітників.

Контрактом можуть визначатися додаткові, крім встановлених чинним законодавством, підстави розірвання контракту як з ініціативи працівника, так і з ініціативи роботодавця. Наприклад, може бути встановлено, що з ініціативи працівника контракт може бути розірвано в разі зменшення розміру замовлень при відрядній формі оплати праці або за умови психологічної несумісності із колективом. Оскільки на працівників, з якими укладено контракт, поширюється законодавство про працю, що регулює відносини по трудовому договору, за винятком, встановленим для цієї форми трудового договору, контракт може бути припинено й з інших підстав, передбачених законодавством (статті 36, 39-41 КЗпП).