Файл: 1. Сущность менеджмента и его основных функций.docx

- Управленческий документооборот;

- Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);

- Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);

- Бухгалтерский документооборот;

- Складской документооборот;

- Секретное делопроизводство;

- Технический или технологический документооборот и др.

Принятые в гостинице правила обслуживания, формы и методы расчетов, характер движения информации между компаниями и гостиницей, между гостями и персоналом, а также внутренними службами в процессе обслуживания естественным образом формируют параметры узлов и определяют их местоположение по отношению к организационной структуре гостиничного предприятия – конкретным службам и отделам.

Узел 1 – это узел банковского и кассового обслуживания расчетов гостиницы, основу которого составляют банковские и кассовые счета. Его формирование определяется необходимостью проведения расчетных и учетных операций на предприятии.

Узел 2 – формирование данного узла характеризуется тем, что происхождение входящих и исходящих из него ресурсопотоков определяется непосредственным контактом соответствующих служб гостиницы с потребителями. Это узел информационного обслуживания клиентов гостиницы (бронирование, стойка портье), а также кассового обслуживания наличных расчетов (кассы портье, ресторанов и баров).

Узел 3. Является ключевым узлом, в котором формируется клиентская база гостиницы, подготавливаются, заключаются и обслуживаются договора на предоставление услуг, разрабатываются и утверждаются планы – тарифный и маркетинга. Наличие узла объясняется необходимостью взаимодействия гостиницы с другими участниками гостиничного рынка – компаниями, агентами, конкурентами.

Узел 4 – существование данного узла определяется необходимостью планирования деятельности гостиницы и ее ресурсов, проведения аналитической работы, осуществления контроля над выполнением планов, изменением показателей. Сюда стекаются потоки информации о состоянии и параметрах других узлов, которые обрабатываются и распределяются в виде планов, бюджетов служб и т.д. Поэтому данный узел является внутренним и оказывает прямое влияние на все другие узлы.


80. Документированная информация. Признаки документа. Основные функции документа.

---

Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ - это любой материальный (субстанциальный) объект, как искусственный, так и природный, который может быть использован для передачи информации в обществе.

Документированная информация - это информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который ее содержит.

Признаки документа:

- оригинальность,

- подлинность,

- копийность.

- юридическая сила документа.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

- информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

- функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

- функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).


81. Электронный документ. Электронный документооборот. Электронные документы в гостиничном деле.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Все документы гостиницы хранятся в электронном виде, в одном месте, удобно классифицируются и легко поддаются «поисковым операциям». А это значит, что гостиница экономит деньги на канцтовары и почтовые услуги, место для хранения бумаг и время на поиск необходимых документов.

Сотрудники отеля освобождаются от ручной обработки каждого документа, поэтому им можно раздать другие важные задачи. Ошибки практически исключены, поскольку за документы теперь отвечает сама система. Конфиденциальная информация будет доступна только ограниченному кругу лиц.

---

82. Документальное сопровождение открытие гостиницы. Правоустанавливающие документы.

На момент открытия гостиницы у вас на руках должен быть следующий комплект бумаг:

- Правоустанавливающие документы на помещение гостиницы (договор аренды, свидетельство, подтверждающее право собственности, договор дарения или купли-продажи).

- Правоустанавливающие документы на гостиничный бизнес: свидетельство о госрегистрации, для ООО - уставные документы.

- Свидетельство о постановке на налоговый учет предприятия.

- Если проводилось строительство, перепланировка или реконструкция здания - документы, разрешающие данное действие (получают в архитектурном отделе).

- Документы, подтверждающие соответствие объекта санитарным и противопожарным нормативам (сертификаты на отделочные материалы, подтверждающие их соответствие требованиям СЭС и ГПН, договоры с обслуживающими организациями и др.).

- Пакет внутренней документации (кадровые и распорядительные документы).

- Документ, подтверждающий покупку и регистрацию в финансовой службе ККМ (контрольно-кассового аппарата, онлайн-кассы).

- Сертификат соответствия (получают в местной сертификационной организации) для подтверждения статуса («звездности») гостиницы. Документ не обязательный, владелец получает его по желанию.

Правоустанавливающие документы — документы, которые определяют, каким путём возникло то или иное право на объект.

83. Сертификаты соответствия в гостиничном деле. Обязательные реквизиты бланков документов.

Сертификация есть процедура подтверждения соответствия, посредством которой независимая от изготовителя (продавца, исполнителя) и потребителя (покупателя) организация удостоверяет в письменной форме, что продукция соответствует установленным требованиям. 

Под добровольной сертификацией туристских услуг и услуг гостиниц понимается подтверждение по инициативе изготовителя, исполнителя или продавца органом по сертификации уровня качества предоставляемых услуг требованиям стандартов (нормативных документов) обслуживания. Участниками сертификации являются Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, национальная туристская администрация России

---

, Центральный орган по сертификации туристских услуг (ЦОС), а также региональные органы по сертификации, создаваемые на местах, которые и определяют в совокупности систему сертификации туристских услуг. Функции органов по сертификации могут выполнять организации, профессионально подготовленные для этих целей, имеющие в своем составе государственных экспертов и аккредитованные по правилам Ростехрегулирования, то есть прошедшие государственную регистрацию.

Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «отметка о контроле».


84. Документы для внутреннего пользования в гостиничном деле.

Все средства размещения в нашей стране должны работать в соответствии с Постановлением Правительства РФ «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ». Этот документ гласит, что владелец отеля или гостиницы, зарегистрированный в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя, должен предоставлять потребителям с целью ознакомления следующую информацию и документы:

- правила предоставления гостиничных услуг, утвержденные Правительством для РФ;

- документ, содержащий информацию о предприятии, в т. ч. название гостиницы, ее юридический адрес, режим работы;

- свидетельство, которое содержит сведения о категории, присвоенной отелю;

- сведения, которые подтверждают соответствие услуг установленным требованиям;

- информация о номере лицензии, включая срок ее действия и сведения об органе, который выдал лицензию (при условии, если вид деятельности должен подлежать лицензированию);

- выдержка из государственного стандарта, который устанавливает требования в сфере оказания соответствующих услуг.

Существует перечень основных нормативных и законодательных документов, которые регулируют ведение гостиничной деятельности. Они включают:

1. 
   Закон РФ «О защите прав потребителей», регулирующий отношения между потребителями и изготовителями, исполнителями, импортерами, продавцами при продаже продукции.
   
2. 
   ФЗ «О пожарной безопасности», определяющий общую правовую, экономическую и социальную основу в сфере обеспечения пожарной безопасности.
   
3. 
   ФЗ «Об основах туристской деятельности в РФ», предопределяющий принципы политики государства, которая концентрируется на установке правовой основы единого туристского рынка в нашей стране.
   
4. 
   ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов», занимающийся регулированием отношений в сфере обеспечения качества пищевых продуктов и их безопасности для человеческого здоровья.
   

---

Документы строгой отчетности включают несколько базовых форм:

- Анкета (форма 1-Г), которую заполняют гости, прибывшие в командировку или на совещание;

- Журнал регистрации иностранных граждан (форма 2-Г), который заполняет дежурный администратор или сотрудник бюро обслуживания на основе визы или паспорта;

- Счета (формы 3-Г и 3-Гм), которые заполняются в процессе оформлении оплаты за бронь или проживание;

- Карта гостя (форма 4-Г), которая дает гостю право получить ключ от номера и внеочередное обслуживание в организациях питания и др.

- Кассовый отчет (форма 5-Г), формируемый в 2 экземплярах.
85. Номенклатура дел. Хранение и уничтожение документов.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Проще говоря, номенклатура дел (н/д) – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного поиска их в случае необходимости.

Все документы должны быть уничтожены в едином порядке. Он выглядит таким образом:

1. 
   Нужно убедиться, что срок хранения документации истек, определить, есть ли документы в архиве, которые потеряли свое практическое значение.
   
2. 
   Экспертная комиссия обязана провести проверку ценности документации и составить по итогам проверки протокол.
   
3. 
   Следует сформировать акт об уничтожении документации, который утверждается начальником организации.
   
4. 
   Все дела, которые были отражены в акте, должны быть уничтожены. Факт уничтожения оформляют в качестве отдельного документа.
   

86. Корпоративная социальная ответственность: понятие, сущность, значение. Понятие социальной политики.

Корпоративная социальная ответственность – это концепция, отражающая добровольное решение компаний о принятии участия в социальном развитии своего трудового коллектива, повышении качества жизни и совершенствовании общества, а также защите окружающей среды.

Социальная политика – это деятельность государства и других общественных институтов, направленная на прогрессивное развитие 

---