Файл: С. Е. Управление проектами в ms project Методические указания по.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 11.01.2024
Просмотров: 489
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
все строки таблицы.
Сохраните выделение как рисунок в файл GIF, указав Копировать выделенные строки и Шкала времени с 01.02 по 07.06 текущего года.
Задание2.Экспорт в MS Excel.
Выберите Файл / Сохранить как. В качестве Типа файла выберите Книга Excel.
Откроется Мастер экспорта.
При выборе варианта Шаблон проекта (Excel) будет создана рабочая книга, на первых трёх листах будут помещены таблицы задач, ресурсов и назначений проекта.
Вариант Выбранные данные позволяет указать параметры экспорта данных. Сохраните проект в формате Excel, используя Шаблон проекта (Excel).
При экспорте в Excel, значения полей Трудозатраты и Длительность восприни- маются как текстовый формат. Чтобы конвертировать данные поля Трудозатраты в чи- словой формат создайте в проекте Настраиваемое поле Трудозатраты как число (Число 10) и задайте формулу (Функция, Преобразование) CInt([Трудозатраты])/60 – Трудо-
емкость переводим в числовое целое значение и делим на 60, т.к. значения трудозатрат хранятся в Project в минутах.
Используя Выбранные данные, сохраните в Excel задачи, в которых задейство- ван Иванов, задав Имя файла – Задачи ресурса Иванов. В Мастере экспорта создайте новую схему. Выберите тип данных для экспорта Задачи. В появившемся окне нажми- те кнопку На основе таблицы… / Ввод. ОК.
Удалите строку Индикаторы и Режим задачи. Добавьте строки Трудозатраты и Трудозатраты как число. Выберите фильтр экспорта Использование ресурса (рисунок 27).
Рисунок 27. Окно сопоставления данных задач
Далее, сохраните созданную схему. После нажатия кнопки Готово откроется ок- но для выбора ресурса. Выберите Иванов.
ОК.
Задание3.Импорт данных.
Для включения в план проекта данных, измененных в файлах других форматов (например, файлах MS Excel) предназначен Мастер импорта.
В файле MS Excel Задачи ресурса Иванов измените длительность задачи Сбор предложений от авторов с 5 дней на 4. Сохраните.
В MS Project при открытом файле Проекта издания журнала выберите Файл/Открыть. В качестве Типа файла выберите Книга Excel. Имя - Задачи ресурса Иванов. Откроется Мастер импорта.
В качестве схемы выберите сохраненную ранее схему.
На следующем шаге нужно выбрать режим импорта файла.
Можно Создать новый проект, Добавить данные к активному проекту (данные открытого проекта не будут меняться), Объединить данные с активным проектом (данные в открытом проекте будут меняться).
Выберите 3-й вариант – Объединить данные с активным проектом. Далее уста- новите галочку Задачи.
Имя исходной электронной таблицы – название листа файла Excel из которого будут получены данные.
Поскольку импортируемые данные должны объединиться с данными открытого проекта, нужно указать поле, по которому будет производиться объединение (оно
должно содержать уникальное для строки таблицы значение). Обычно это поле Ид. Установив в него курсор нажмите кнопку Задать ключ объединения.
При импорте даты начала и окончания становятся ограничениями, как если бы их ввели в план проекта вручную. Поэтому в таблицу импорта их включать не реко- мендуется.
Оставьте в таблице только поля Ид. и Длительность.
Рисунок 27. Настройка импорта значений полей
Готово.
Сохраните файл под другим именем.
Подготовкафайлакпечати
На печать выводится текущее представление проекта.
Формы и комбинированные представления распечатать нельзя. Особенностью печати в MS Project является:
Первые две вкладки настройки параметров страниц сходны с настройками MS
Excel.
Вкладки настроек колонтитулов позволяют как вводить данные вручную, так и выбирать данные проекта для вывода в колонтитуле. Колонтитулы разделены на 3 час- ти, каждая из которых может содержать свою информацию.
Вкладка Вид содержит флажок Печатать указанное число первых столбцов на всех страницах. С её помощью удобно выводить, например, Ид., СДР и Названия задач на всех страницах, если распечатка занимает несколько страниц в ширину.
Вкладка Легенда позволяет отключать вывод на печать информации о значениях графических элементов, что занимает достаточно много места от площади страницы.
Лабораторная работа № 5
Процесс отслеживания заключается в сборе фактических данных о ходе выпол- нения работ и их сравнении с плановыми.
Перед началом выполнения работ нужно зафиксировать базовый план, с кото- рым будет сравниваться фактическое состояние выполнения проекта. После сохране- ния базового плана все изменения влияют только на текущий план. Для учёта измене- ний плана проекта можно утвердить новую версию базового плана, и в дальнейшем ход работ будет сравниваться с ней. В MS Project максимально предусмотрено 11 ба- зовых планов.
Кроме базового, можно сохранять промежуточные планы, но в них сохраняются только даты начала и окончания задач. Промежуточный план используется при отсле- живании как дополнение к базовому плану; его можно сопоставлять с базовым, теку- щим или другим промежуточным планом.
Задание 1. Сохраните базовый план Проекта Издания журнала. Выберите меню Проект / Задать базовый план ► Задать базовый план…. В открывающемся окне мож- но выбрать название сохраняемого базового плана и задачи, для которых он сохраня- ется, либо весь проект. Выберите Весь проект (рисунок 28).
Рисунок 28. Задание базового плана проекта
Тот же пункт меню и диалоговое окно позволяют сохранять промежуточные планы. При этом становятся доступными раскрывающиеся списки Скопировать и В. В первом выбирается источник данных, сохраняемых в промежуточном плане, во втором
– поля, куда будут помещены данные из источника в первом списке.
Для удаления данных базового плана используется меню Проект/Задать базовый план ► Очистить базовый план.
После сохранения базового плана выберите представление Диаграмма Ганта с отслеживанием. В этом представлении для каждой задачи отображаются по 2 отрезка,
нижний из которых соответствует базовому плану, а верхний – текущему. Увеличьте
длительность задачи Подготовка плана номера до 4-х дней. Обратите внимание на от- резки задач и фаз проекта.
Для отображения данных базового плана выберите Вид / Таблица ► Другие таб- лицы ► Базовый план. Применить. Добавьте после поля Базовая длительность поле Длительность. Видно, что текущая и базовая длительности для задачи Подготовка плана номера не совпадают.
Сохраните базовый план проекта ещё раз. Значение длительности для задачи Подготовка плана номера равное 4 дням стало запланированным.
Методыотслеживания
Самым простым, но наименее точным методом отслеживания работ является ввод информации о проценте выполнения задачи. В таком случае программа автома- тически рассчитывает объём выполненных и оставшихся трудозатрат.
Более точным является метод ввода информации о фактической длительности задачи или о времени, через которое ожидается завершение задачи. При вводе одного из этих параметров автоматически рассчитывается другой и определяется процент за- вершения задачи. При этом текущий план меняется таким образом, чтобы оставшиеся трудозатраты соответствовали оставшейся длительности.
Аналогично можно ввести данные о фактических и оставшихся трудозатратах. При этом программой определяется процент завершения по трудозатратам и рассчи- тывается фактическая и оставшаяся длительность и процент завершения.
Наиболее точным, но трудоёмким, методом является ввод данных о повремен- ных трудозатратах, например часов, потраченных на выполнение задачи за каждый день работы. Вводить данные любым из методов можно как для задач, так и для на- значений. Последнее более точно.
Фактические данные можно также указывать для фаз проекта или для всего про- екта в целом. При этом распределение значений между задачами и их назначениями выполняется автоматически. Выбор
Сохраните выделение как рисунок в файл GIF, указав Копировать выделенные строки и Шкала времени с 01.02 по 07.06 текущего года.
Задание2.Экспорт в MS Excel.
Выберите Файл / Сохранить как. В качестве Типа файла выберите Книга Excel.
Откроется Мастер экспорта.
При выборе варианта Шаблон проекта (Excel) будет создана рабочая книга, на первых трёх листах будут помещены таблицы задач, ресурсов и назначений проекта.
Вариант Выбранные данные позволяет указать параметры экспорта данных. Сохраните проект в формате Excel, используя Шаблон проекта (Excel).
При экспорте в Excel, значения полей Трудозатраты и Длительность восприни- маются как текстовый формат. Чтобы конвертировать данные поля Трудозатраты в чи- словой формат создайте в проекте Настраиваемое поле Трудозатраты как число (Число 10) и задайте формулу (Функция, Преобразование) CInt([Трудозатраты])/60 – Трудо-
емкость переводим в числовое целое значение и делим на 60, т.к. значения трудозатрат хранятся в Project в минутах.
Используя Выбранные данные, сохраните в Excel задачи, в которых задейство- ван Иванов, задав Имя файла – Задачи ресурса Иванов. В Мастере экспорта создайте новую схему. Выберите тип данных для экспорта Задачи. В появившемся окне нажми- те кнопку На основе таблицы… / Ввод. ОК.
Удалите строку Индикаторы и Режим задачи. Добавьте строки Трудозатраты и Трудозатраты как число. Выберите фильтр экспорта Использование ресурса (рисунок 27).
Рисунок 27. Окно сопоставления данных задач
Далее, сохраните созданную схему. После нажатия кнопки Готово откроется ок- но для выбора ресурса. Выберите Иванов.
ОК.
Задание3.Импорт данных.
Для включения в план проекта данных, измененных в файлах других форматов (например, файлах MS Excel) предназначен Мастер импорта.
В файле MS Excel Задачи ресурса Иванов измените длительность задачи Сбор предложений от авторов с 5 дней на 4. Сохраните.
В MS Project при открытом файле Проекта издания журнала выберите Файл/Открыть. В качестве Типа файла выберите Книга Excel. Имя - Задачи ресурса Иванов. Откроется Мастер импорта.
В качестве схемы выберите сохраненную ранее схему.
На следующем шаге нужно выбрать режим импорта файла.
Можно Создать новый проект, Добавить данные к активному проекту (данные открытого проекта не будут меняться), Объединить данные с активным проектом (данные в открытом проекте будут меняться).
Выберите 3-й вариант – Объединить данные с активным проектом. Далее уста- новите галочку Задачи.
Имя исходной электронной таблицы – название листа файла Excel из которого будут получены данные.
Поскольку импортируемые данные должны объединиться с данными открытого проекта, нужно указать поле, по которому будет производиться объединение (оно
должно содержать уникальное для строки таблицы значение). Обычно это поле Ид. Установив в него курсор нажмите кнопку Задать ключ объединения.
При импорте даты начала и окончания становятся ограничениями, как если бы их ввели в план проекта вручную. Поэтому в таблицу импорта их включать не реко- мендуется.
Оставьте в таблице только поля Ид. и Длительность.
Рисунок 27. Настройка импорта значений полей
Готово.
Сохраните файл под другим именем.
Подготовкафайлакпечати
На печать выводится текущее представление проекта.
Формы и комбинированные представления распечатать нельзя. Особенностью печати в MS Project является:
-
Наличие Интервала дат; -
Использование ручных разрывов страниц; -
Выбор печати только левых столбцов страниц – при установленной галочке убираются данные шкалы времени, не умещающиеся на первой странице.
Первые две вкладки настройки параметров страниц сходны с настройками MS
Excel.
Вкладки настроек колонтитулов позволяют как вводить данные вручную, так и выбирать данные проекта для вывода в колонтитуле. Колонтитулы разделены на 3 час- ти, каждая из которых может содержать свою информацию.
Вкладка Вид содержит флажок Печатать указанное число первых столбцов на всех страницах. С её помощью удобно выводить, например, Ид., СДР и Названия задач на всех страницах, если распечатка занимает несколько страниц в ширину.
Вкладка Легенда позволяет отключать вывод на печать информации о значениях графических элементов, что занимает достаточно много места от площади страницы.
Лабораторная работа № 5
Отслеживание проекта
Процесс отслеживания заключается в сборе фактических данных о ходе выпол- нения работ и их сравнении с плановыми.
Перед началом выполнения работ нужно зафиксировать базовый план, с кото- рым будет сравниваться фактическое состояние выполнения проекта. После сохране- ния базового плана все изменения влияют только на текущий план. Для учёта измене- ний плана проекта можно утвердить новую версию базового плана, и в дальнейшем ход работ будет сравниваться с ней. В MS Project максимально предусмотрено 11 ба- зовых планов.
Кроме базового, можно сохранять промежуточные планы, но в них сохраняются только даты начала и окончания задач. Промежуточный план используется при отсле- живании как дополнение к базовому плану; его можно сопоставлять с базовым, теку- щим или другим промежуточным планом.
Задание 1. Сохраните базовый план Проекта Издания журнала. Выберите меню Проект / Задать базовый план ► Задать базовый план…. В открывающемся окне мож- но выбрать название сохраняемого базового плана и задачи, для которых он сохраня- ется, либо весь проект. Выберите Весь проект (рисунок 28).
Рисунок 28. Задание базового плана проекта
Тот же пункт меню и диалоговое окно позволяют сохранять промежуточные планы. При этом становятся доступными раскрывающиеся списки Скопировать и В. В первом выбирается источник данных, сохраняемых в промежуточном плане, во втором
– поля, куда будут помещены данные из источника в первом списке.
Для удаления данных базового плана используется меню Проект/Задать базовый план ► Очистить базовый план.
После сохранения базового плана выберите представление Диаграмма Ганта с отслеживанием. В этом представлении для каждой задачи отображаются по 2 отрезка,
нижний из которых соответствует базовому плану, а верхний – текущему. Увеличьте
длительность задачи Подготовка плана номера до 4-х дней. Обратите внимание на от- резки задач и фаз проекта.
Для отображения данных базового плана выберите Вид / Таблица ► Другие таб- лицы ► Базовый план. Применить. Добавьте после поля Базовая длительность поле Длительность. Видно, что текущая и базовая длительности для задачи Подготовка плана номера не совпадают.
Сохраните базовый план проекта ещё раз. Значение длительности для задачи Подготовка плана номера равное 4 дням стало запланированным.
Методыотслеживания
Самым простым, но наименее точным методом отслеживания работ является ввод информации о проценте выполнения задачи. В таком случае программа автома- тически рассчитывает объём выполненных и оставшихся трудозатрат.
Более точным является метод ввода информации о фактической длительности задачи или о времени, через которое ожидается завершение задачи. При вводе одного из этих параметров автоматически рассчитывается другой и определяется процент за- вершения задачи. При этом текущий план меняется таким образом, чтобы оставшиеся трудозатраты соответствовали оставшейся длительности.
Аналогично можно ввести данные о фактических и оставшихся трудозатратах. При этом программой определяется процент завершения по трудозатратам и рассчи- тывается фактическая и оставшаяся длительность и процент завершения.
Наиболее точным, но трудоёмким, методом является ввод данных о повремен- ных трудозатратах, например часов, потраченных на выполнение задачи за каждый день работы. Вводить данные любым из методов можно как для задач, так и для на- значений. Последнее более точно.
Фактические данные можно также указывать для фаз проекта или для всего про- екта в целом. При этом распределение значений между задачами и их назначениями выполняется автоматически. Выбор