Файл: С. Е. Управление проектами в ms project Методические указания по.docx

все строки таблицы.

Сохраните выделение как рисунок в файл GIF, указав Копировать выделенные строки и Шкала времени с 01.02 по 07.06 текущего года.

Задание2.Экспорт в MS Excel.

Выберите Файл / Сохранить как. В качестве Типа файла выберите Книга Excel.

Откроется Мастер экспорта.

При выборе варианта Шаблон проекта (Excel) будет создана рабочая книга, на первых трёх листах будут помещены таблицы задач, ресурсов и назначений проекта.

Вариант Выбранные данные позволяет указать параметры экспорта данных. Сохраните проект в формате Excel, используя Шаблон проекта (Excel).

При экспорте в Excel, значения полей Трудозатраты и Длительность восприни- маются как текстовый формат. Чтобы конвертировать данные поля Трудозатраты в чи- словой формат создайте в проекте Настраиваемое поле Трудозатраты как число (Число 10) и задайте формулу (Функция, Преобразование) CInt([Трудозатраты])/60 – Трудо-

емкость переводим в числовое целое значение и делим на 60, т.к. значения трудозатрат хранятся в Project в минутах.

Используя Выбранные данные, сохраните в Excel задачи, в которых задейство- ван Иванов, задав Имя файла – Задачи ресурса Иванов. В Мастере экспорта создайте новую схему. Выберите тип данных для экспорта Задачи. В появившемся окне нажми- те кнопку На основе таблицы… / Ввод. ОК.

Удалите строку Индикаторы и Режим задачи. Добавьте строки Трудозатраты и Трудозатраты как число. Выберите фильтр экспорта Использование ресурса (рисунок 27).



Рисунок 27. Окно сопоставления данных задач

Далее, сохраните созданную схему. После нажатия кнопки Готово откроется ок- но для выбора ресурса. Выберите Иванов.

---

ОК.

Задание3.Импорт данных.

Для включения в план проекта данных, измененных в файлах других форматов (например, файлах MS Excel) предназначен Мастер импорта.

В файле MS Excel Задачи ресурса Иванов измените длительность задачи Сбор предложений от авторов с 5 дней на 4. Сохраните.

В MS Project при открытом файле Проекта издания журнала выберите Файл/Открыть. В качестве Типа файла выберите Книга Excel. Имя - Задачи ресурса Иванов. Откроется Мастер импорта.

В качестве схемы выберите сохраненную ранее схему.

На следующем шаге нужно выбрать режим импорта файла.

Можно Создать новый проект, Добавить данные к активному проекту (данные открытого проекта не будут меняться), Объединить данные с активным проектом (данные в открытом проекте будут меняться).

Выберите 3-й вариант – Объединить данные с активным проектом. Далее уста- новите галочку Задачи.

Имя исходной электронной таблицы – название листа файла Excel из которого будут получены данные.

Поскольку импортируемые данные должны объединиться с данными открытого проекта, нужно указать поле, по которому будет производиться объединение (оно

должно содержать уникальное для строки таблицы значение). Обычно это поле Ид. Установив в него курсор нажмите кнопку Задать ключ объединения.

При импорте даты начала и окончания становятся ограничениями, как если бы их ввели в план проекта вручную. Поэтому в таблицу импорта их включать не реко- мендуется.

Оставьте в таблице только поля Ид. и Длительность.




Рисунок 27. Настройка импорта значений полей

Готово.

---

Сохраните файл под другим именем.

Подготовкафайлакпечати

На печать выводится текущее представление проекта.

Формы и комбинированные представления распечатать нельзя. Особенностью печати в MS Project является:

• 
  Наличие Интервала дат;
  
• 
  Использование ручных разрывов страниц;
  
• 
  Выбор печати только левых столбцов страниц – при установленной галочке убираются данные шкалы времени, не умещающиеся на первой странице.
  

ПервыедвевкладкинастройкипараметровстраницсходныснастройкамиMSExcel.Вкладки настроек колонтитулов позволяют как вводить данные вручную, так ивыбирать данные проекта для вывода в колонтитуле. Колонтитулы разделены на 3 час-ти,каждаяизкоторых можетсодержатьсвоюинформацию.Вкладка Вид содержит флажок Печатать указанное число первых столбцов навсех страницах. С её помощью удобно выводить, например, Ид., СДР и Названия задачнавсехстраницах,еслираспечатказанимаетнесколькостраницвширину.Вкладка Легенда позволяет отключать вывод на печать информации о значенияхграфическихэлементов,чтозанимаетдостаточномногоместаотплощадистраницы.Лабораторнаяработа№5

---

Отслеживание проекта

Процесс отслеживания заключается в сборе фактических данных о ходе выпол-ненияработи их сравнении сплановыми.Перед началом выполнения работ нужно зафиксировать базовый план, с кото-рым будет сравниваться фактическое состояние выполнения проекта. После сохране-ния базового плана все изменения влияют только на текущий план. Для учёта измене-нийпланапроектаможноутвердитьновуюверсиюбазовогоплана,ивдальнейшемход работ будет сравниваться с ней. В MS Project максимально предусмотрено 11 ба-зовыхпланов.Кроме базового, можно сохранять промежуточные планы, но в них сохраняютсятолько даты начала и окончания задач. Промежуточный план используется при отсле-живании как дополнение к базовому плану; его можно сопоставлять с базовым, теку-щимили другимпромежуточнымпланом.Задание 1. Сохраните базовый план Проекта Издания журнала. Выберите менюПроект / Задать базовый план ► Задать базовый план…. В открывающемся окне мож-но выбрать название сохраняемого базового плана и задачи, для которых он сохраня-ется,либо весьпроект.ВыберитеВесьпроект(рисунок28).Рисунок28. Заданиебазового планапроектаТот же пункт меню и диалоговое окно позволяют сохранять промежуточныепланы. При этом становятся доступными раскрывающиеся списки Скопировать и В. Впервомвыбираетсяисточникданных,сохраняемых впромежуточномплане,во втором–поля,кудабудутпомещеныданныеизисточникавпервомсписке.Для удаления данных базового плана используется меню Проект/Задать базовыйплан► Очиститьбазовый план.После сохранения базового плана выберите представление Диаграмма Ганта сотслеживанием. В этом представлении для каждой задачи отображаются по 2 отрезка,

---

нижнийизкоторыхсоответствуетбазовомуплану,аверхний–текущему.Увеличьтедлительность задачи Подготовка плана номера до 4-х дней. Обратите внимание на от-резкизадач и фазпроекта.Для отображения данных базового плана выберите Вид / Таблица ► Другие таб-лицы ► Базовый план. Применить. Добавьте после поля Базовая длительность полеДлительность.Видно, что текущая и базовая длительности длязадачи Подготовкаплананомеранесовпадают.Сохраните базовый план проекта ещё раз. Значение длительности для задачиПодготовкаплананомераравное4днямстало запланированным.МетодыотслеживанияСамым простым, но наименее точным методом отслеживания работ являетсяввод информации о проценте выполнения задачи. В таком случае программа автома-тическирассчитываетобъёмвыполненныхиоставшихся трудозатрат.Более точным является метод ввода информации о фактической длительностизадачи или о времени, через которое ожидается завершение задачи. При вводе одногоиз этих параметров автоматически рассчитывается другой и определяется процент за-вершения задачи. При этом текущий план меняется таким образом, чтобы оставшиесятрудозатратысоответствовалиоставшейсядлительности.Аналогично можно ввести данные о фактических и оставшихся трудозатратах.При этом программой определяется процент завершения по трудозатратам и рассчи-тываетсяфактическаяи оставшаясядлительностьипроцентзавершения.Наиболее точным, но трудоёмким, методом является ввод данных о повремен-ных трудозатратах, например часов, потраченных на выполнение задачи за каждыйдень работы. Вводить данные любым из методов можно как для задач, так и для на-значений.Последнееболееточно.Фактические данные можно также указывать для фаз проекта или для всего про-екта в целом. При этом распределение значений между задачами и их назначениямивыполняетсяавтоматически.Выбор

---