Файл: Вопрос Понятие, структура и задачи информатики.docx

Рис. 76. Диапазон ячеек А1:С6

 

Каждой ячейке (или группе ячеек) таблицы пользователем назначается определенный формат в соответствии с типом хранимых данных: текстовый, числовой, денежный и т.д. По умолчанию всем ячейкам таблицы предварительно установлен формат Общий, который позволяет вводить в ячейки текстовые и числовые данные. При этом программа сама определяет тип вводимых данных и выравнивает их в ячейке по-разному: текстовые по левому краю, а числовые по правому.

Перечень возможных форматов ячеек можно увидеть (и установить) в списке, раскрывающемся из поля Формат в группе Число вкладки Главная (рис. 77).



Рис. 77. Список доступных форматов ячеек
Для того чтобы назначить ячейке определенный формат, её нужно выделить. Для этого следует щелкнуть в ней курсором. Ячейка становится активной: она выделена рамкой, её адрес показан в адресном поле, а номер её строки и имя столбца подсвечены. После этого нужно раскрыть список форматов (см. рис. 77) и щелкнуть курсором нужный.

Можно назначить определенный формат сразу целой группе ячеек (диапазону), если предварительно выделить эту группу. Для выделения групп ячеек используются следующие приемы:

1.  Для группы ячеек в одной строке или столбце – провести по ним с нажатой левой кнопкой мыши.

2.  Для выделения диапазона – щелкнуть курсором любую угловую ячейку диапазона и, не отпуская кнопки мыши, вести курсор по диагонали до противоположного угла диапазона. Затем отпустить кнопку мыши. Можно также сначала щелкнуть одну угловую ячейку, а затем щелкнуть ячейку в противоположном углу диапазона, удерживая нажатой клавишу Shift.

3.  Чтобы выделить несоседние ячейки, расположенные в одной строке или одном столбце, по ним надо щелкнуть, удерживая клавишу Ctrl.

4.  Для выделения целой строки – щелкнуть ее номер (слева от таблицы).

5.   Для выделения целого столбца – щелкнуть его имя (вверху таблицы).

6.  Для выделения всего листа – щелкнуть кнопку на пересечении столбца с номерами строк и строки с именами столбцов (на рис. 78 кнопка помечена красным цветом).

---

Рис. 78. Кнопка выделения всего листа
Структуру созданной таблицы можно изменять, добавляя новые или удаляя имеющиеся строки, столбцы и ячейки. Для добавления новых элементов таблицы используется кнопка Вставитьиз группы Ячейки (рис. 79). При выделенном столбце действие кнопки Вставить приводит к добавлению нового столбца слева от выделенного. А при выделенной строке добавится новая строка сверху от выделенной.

 

Рис. 79. Группа кнопок Ячейки

 

Кнопкой Удалить можно удалять выделенные строки, столбцы и ячейки. Кнопка Формат раскрывает меню установки параметров ячейки (размеры, видимость, защита).

И зменить ширину столбца или высоту строки можно курсором, щелкнув на границе в строке имен столбца или в столбце номеров строк, и с нажатой кнопкой мыши «подвинуть» границу на необходимую ширину или высоту.

В программе имеются инструменты, позволяющие объединить соседние ячейки. Для этого следует выделить объединяемую группу ячеек и использовать кнопку «Объединить» и поместить в центре из группы «Выравнивание» вкладки Главная (рис. 80).

Рис. 80. Кнопка Объединить и поместить в центре

---

Вопрос 4. Ввод данных в таблицу, копирование и перемещение.

Ввод текстовых, числовых и временных данных в ячейки таблицы можно произвести с клавиатуры или путем вставки через буфер обмена. Кроме того, целый ряд объектов (рисунки, диаграммы, графики, гиперссылки и пр.) вставляются средствами, представленными на вкладке Вставка.

Ввод данных с клавиатуры производится в следующем порядке.

1.  Встать в нужную ячейку (то есть поместить в нее курсор).

2.  Набрать на клавиатуре подлежащие вводу данные (текстовые, числовые, временные).

3.  Завершить ввод данных одним из следующих способов:

a.   Нажать клавишу Enter. Курсор при этом переместится на одну строку вниз.

b.  Нажать клавишу Табуляция (Tab). Курсор переместится на один столбец вправо.

c.   Нажать клавишу-стрелку. Курсор передвинется на одну ячейку по направлению стрелки.

d.  Щелкнуть курсором в любой другой ячейке листа.

e.   Щелкнуть курсором кнопку Ввод («галочка») в строке формул. Курсор останется на месте.

f.    Щелкнуть черную квадратную точку в правом нижнем углу ячейки (маркер заполнения). Курсор останется на месте.

 

Если при вводе данные не умещаются в пределах ячейки, они занимают следующую ячейку. Но при заполнении данными следующей ячейки не уместившаяся часть первой ячейки не будет показываться. Чтобы показывать данные целиком, надо просто увеличить ширину первой ячейки описанным выше способом. Можно также сделать двойной щелчок курсором на границе столбцов указанных ячеек.

Для копирования содержимого ячейки ее следует выделить и воспользоваться кнопкой Копировать в группе «Буфер обмена» вкладки Главная. Можно также воспользоваться известной комбинацией клавиш Ctrl+C.

Скопированные данные можно вставить в любую другую ячейку, если выделить ее курсором и щелкнуть кнопку Вставить из группы «Буфер обмена» или воспользоваться клавишной комбинацией Ctrl+V. Причем операцию вставки можно проводить многократно в различные ячейки и даже на другие листы.

Существует способ копирования данных в соседние ячейки с помощью мыши. Для этого следует выделить исходную ячейку (с данными), «подцепить» курсором маркер заполнения (черную квадратную точку в правом нижнем углу ячейки) и не отпуская нажатой кнопки мыши, «протянуть» курсор по направлению копирования (вниз, вверх, направо или налево) на любое число ячеек (рис. 81).

---

Рис. 81. Копирование содержимого ячейки с помощью маркера заполнения

Для перемещения данных из одной ячейки в другую следует выделить исходную ячейку, щелкнуть кнопку Вырезать (пиктограмма Ножницы), а затем, встав курсором в новую ячейку, щелкнуть кнопку Вставить. В отличие от операции копирования, вырезанные данные можно вставить в ячейку лишь один раз.

Для удаления данных из выделенной ячейки достаточно нажать клавишу Delete. Также можно воспользоваться кнопкой «Очистить» из группы Редактирование вкладки Главная.

Следует заметить, что практически все описанные в данном разделе команды представлены также и в контекстных меню (вызываемых правой кнопкой мыши).

 

Практические приемы ввода данных в ячейки таблицы.

Программа MS Excel имеет инструменты для оперативного ввода в ячейки повторяющихся данных. Рассмотрим их на практических примерах.

Пример 1.

1.  Введем в произвольную ячейку число 1, а в соседнюю в той же строке – число 2.

2.  Выделим одновременно обе ячейки.

3.  Подцепим курсором маркер заполнения и протащим курсор на соседние ячейки строки.

4.  После отпускания кнопки мыши ячейки будут заполнены числовым рядом: 3, 4, 5 и т.д.

5.  Можно также далее щелкнув появившуюся кнопку с пиктограммой раскрыть меню и выбрать требуемое действие: «Копировать ячейки», «Заполнить», «Заполнить только форматы» и «Заполнить только значения» (рис. 82).

 

Описанная операция работает и при вертикальном расположении соседних ячеек (вдоль столбца).



Рис. 82. Заполнение ячеек вдоль строки
Начальное значение в первой ячейке может быть любым. Так же, как и разность между величинами в первой и второй ячейках. Программа определяет разницу значений и формирует арифметическую прогрессию (рис. 83).

 

Рис. 83. Формирование арифметической прогрессии
Пример 2.

1.  Введем в произвольную ячейку слово Январь.

2.  Подцепим курсором маркер заполнения и протащим его вдоль строки или вдоль столбца. Получим последовательность месяцев (рис. 84).

---

 

 

Рис. 84. Автозаполнение ячеек строки месяцами года

 

3.  Введем в произвольную ячейку слово Понедельник.

4.  Повторим действие, описанное в п.2. Получим последовательность дней недели (рис. 85).



Рис. 85. Формирование последовательности дней недели

 


Практический пример создания таблицы.

Создадим простую таблицу, содержащую сведения о кадровом составе некоторой организации. Каждый столбец создаваемой таблицы должен иметь заголовок: №, Фамилия И.О., Дата рождения и т.д. При этом всем ячейкам одного столбца, в которых хранятся вводимые данные, следует задать определенный формат: для порядкового номера – числовой, для Фамилии – текстовый, для даты рождения – краткая дата, для оклада – денежный, телефон – текстовый, E-mail – общий.

1.  На листе Excel заполним фрагмент создаваемой таблицы в соответствии с рис. 86.

2.  Выделим первый столбец таблицы и установим выравнивание По центру одноименной кнопкой в группе Выравнивание вкладки Главная.

3.  Выделим первую строку и установим начертание шрифта Полужирный одноименной кнопкой в группе Шрифт.

 

 

Рис. 86. Таблица кадрового состава на листе MS Excel

4.  Выделим целиком столбец Е и кнопкой Вставить добавим новый столбец. Назовем его «Дата приема на работу». Заполним новые данные для всех сотрудников.

5.  Выделим целиком строку 4 и кнопкой Вставить добавим новую строку. Введем данные на нового сотрудника.

6.  Откорректируем нумерацию в столбце №.

7.  В строке 9 выделим столбцы A, B, C, D, Е и объединим ячейки кнопкой Объединить и поместить в центре.

8.  В объединенной группе ячеек введем текст «Фонд заработной платы».

9.  Поместим курсор в ячейку F9 и щелкнем кнопку Сумма в группе Редактирование (вкладка Главная). Завершим операцию суммирования кнопкой Ввод («галочка») в строке формул. В ячейке появится значение суммы окладов всех сотрудников – фонд заработной платы.

---