Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям, прийняття рішень по листах, в яких порушуються питання, що не належать до компетенції установи.

Попередній розгляд кореспонденції здійснюється в день її отримання або в перший робочий день після надходження її в неробочий час.

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Кореспонденція передається на розгляд керівництву через секретаря приймальні, який робить у журналі відповідні записи. Журнал реєстрації вхідних документів оформляють за такою формою:

Ж У Р Н А Л

реєстрації вхідних документів

Не підлягають реєстрації в загальному відділі, секретарем керівника підприємства наступні документи:

1. Копії листів, що надійшли до відома;

2. Графіки, наряди, рознарядки;

3. Зведення та інформації, надіслані до відома;

4. Навчальні плани, програми (копії)

5. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо

6. Прейскуранти (копії)

7. Поздоровні листи і запрошення

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені)

9. Місячні, квартальні, піврічні звіти

10. Форми статистичної звітності

Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюціях, у відповідності з якими документи після відповідного оформлення контрольних карток передаються виконавцям. Контрольно-реєстраційна карта, наприклад, Пенсійного фонду України має наступний вигляд:

Якщо в резолюції керівництва виконавцями документа зазначено два управління (відділи, посадові особи) або більше, то оригінал документа передають управлінню (відділу, посадовій особі), що значиться в резолюції першим. Іншим виконавцям передається копія документа.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою їх обліку, здійснення контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документі інформації.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Вхідні документи реєструються у день надходження, створені - у день підписання або затвердження. Зареєстрований документ, що передається з одного підрозділу до іншого, повторно не реєструються.

Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки на ПК або журнал. При реєстрації кожному документу присвоюється індекс.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються і доповнюються індексом кореспондента для вихідних документів - індексом управління (самостійного відділу). Складові частини індексу відокремлюються одна від однією косою рискою, наприклад: 415/0 - 13/27, тощо.

Індексами наказів, протоколів, службових розпоряджень є їхні реєстраційні порядкові номери, що присвоюються окремо кожному виду документів в межах календарного року. Облік перелічених документів ведеться в окремих журналах.

Помітки про проходження та виконання документів. Про надходження (реєстрацію) документа - позначка робиться на нижньому полі справа першої сторінки документа (реєстраційний штамп);

Про взяття документа на контроль - на лівому полі першої сторінки документа (на рівні заголовку тексту) пишеться слово “контроль” або літера “К”.

Про виконання документа і направлення документа адресатові, а також направлення його до справи - на нижньому полі зліва першої сторінки документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання; слова “До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатись; дата направлення документа до справи; її найменування і підпис виконавця).

Порядок обробки і надсилання вихідних документів. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх отримання від структурних підрозділів та виконавців, а ті, що підписані після 15 години - не пізніше як наступного робочого дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряються:

• правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

• правильність зазначення адреси;

• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

• наявність віз на копії документа, що залишається в справах загального відділу (секретаря районного, міського відділів);

• наявність на документі відмітки про додатки;

• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

У реєстраційній картці (книзі, журналі) зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій зберігається його копія. Форма журналу має наступний вигляд:

Організація контролю за виконанням документів. Метою здійснення контролю за виконанням документів є сприяння своєчасному та високоякісному їх виконанню. Відповідальність за організацію контролю несуть посадові особи, які займаються організацією ведення діловодства,

ЖУРНАЛ

реєстрації вихідних документів

начальники управлінь, відділів. Контролю підлягають усі документи (вхідні, вихідні, внутрішні), в яких визначено строки виконання. Якщо документ виконується кількома управліннями (відділами), відповідальними за організацію виконання є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Він організовує виконання доручення і подає на розгляд керівництву повністю виконаний документ з візами всіх виконавців.

Строки виконання документів. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути встановлені актами законодавствами або зазначені у самому документі. Документи без зазначення строку виконання повинні виконуватись не пізніше як за 30 календарних днів від дати реєстрації, а документи з позначкою “терміново” - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, або посадовою особою, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, що подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

• постановку документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

• інформування керівника про хід виконання та підсумки виконання документів;

• повідомлення про хід та підсумки виконання документів на оперативних нарадах;

• зняття документів з контролю;

• формування картотеки виконаних документів.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, порушені в ньому, розв’язано, і кореспонденту дано відповідь по суті.

Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі і реєстраційно-контрольній картці (РКК) робиться помітка про зняття з контролю.

Складання номенклатури справ та їх формування

Номенклатура справ – систематизований перелік назв справ, що створюються в структурних підрозділах є обов’язковим документом управлінь (відділів) апарату управління, за яким здійснюється облік і формування справ у діловодстві.

Номенклатура справ (див. с.233.) складається на кожний діловодний рік для встановлення єдиної системи формування справ за їх змістом та різновидом, для здійснення відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства. Вона має наступний вигляд:

До номенклатури справ включають всі справи і документи, що відображають документовані ділянки роботи та окремі питання діяльності відповідного структурного підрозділу.

За своєчасне та якісне складання номенклатури справ та їх перегляд відповідає керівник структурного підрозділу.