Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Якщо довідки підшиті в папки з м'якими обкладинками, то ставити їх вертикально не можна, бо від цього псуються і рвуться нижні краї аркушів документів. Такі довідки зберігаються горизонтально.

Забезпечення фізичного збереження документів сприяє також і правильна підшивка аркушів документів у справі. При підшивці необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї документів були на одному рівні і вище від краю папки приблизно на 1 см.

Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного збереження не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів), таке вилучення робиться з дозволу керівника установи з обов’язковою постановою у справі точно завіреної копії вилученого документу і вкладанням акту про причину вилучення оригіналу.

Протягом справочинного року на видану по службовій необхідності справу заповнюється картка, в якій вказуються структурний підрозділ, номер справи, дата видачі, її заголовок, кому справа видана, дата повернення, передбачаються глави для розписок про отримання і прийом справи.

10.2.Комерційна таємниця та її зберігання

Комерційною таємницею є ділова інформація, що має тактичну чи потенційну цінність для підприємства з комерційних причин. Ця інформація є комерційно вигідною для недобросовісних конкурентів у випадку попадання в їх руки. Втрата комерційної таємниці може нанести збитки підприємству, або навіть привести до банкрутства.

Методи захисту комерційної таємниці:

• правовий захист, що здійснюється методом закріплення прав і порядку захисту комерційної таємниці в нормативних і статутних актах. Ці міри можуть бути закріплені у статуті підприємства, трудових угодах (контрактах) із співробітниками підприємства, наказах, правилах внутрішнього розпорядку підприємства тощо;

• організаційні міри захисту являють собою:

а). Організацію конфіденційного справочинства. “Грифи” і порядок функціонування цього справочинства затверджуються керівництвом підприємства

б). Розмежування доступу до інформації: кожен співробітник підприємства може користуватись тільки тими відомостями, які необхідні йому для виконання службових обов'язків. Дозвіл на доступ до такої інформації видається керівником підприємства, при цьому співробітник несе відповідальність за розголошення отриманих відомостей

в). Встановлення такого порядку використання технічних засобів і приміщень, який виключав би витік відомостей. Наприклад, при роботі з копіювальними засобами необхідно забезпечити суворо регламентоване копіювання тих документів, на які поширюється режим конфіденційності

г). Встановлення порядку ведення переговорів з відвідувачами, які мають на меті: по-перше, не допустити витоку інформації, і, по-друге – отримати найбільш повні відомості про наміри відвідувачів

д). Навчання співробітників підприємства заходам захисту комерційної таємниці, підвищення їх відповідальності за розголошення її.

10.3. Захист за допомогою технічних засобів

Використання технічних засобів для забезпечення збереження інформації створює додаткові гарантії того, що документи та інші носії інформації будуть надійно захищені. Технічні засоби захисту можуть бути розділені на наступні види:

• засоби охорони території підприємства, засоби захисту комунікацій

• засоби захисту комп'ютерних систем і баз даних від несанкціонованого доступу.

Засоби охорони території це різноманітні типи обмежень і контролюючих систем, включаючи системи телевізійного контролю території, різноманітні електронно-оптичні та інші засоби охорони.

Засоби захисту комунікацій. У наш час джерелом витоку інформації у більшості випадків є процеси опрацювання, передачі і збереження інформації, пов'язані з використанням електронних, електромеханічних та електротехнічних засобів. Досить просто використати інформацію, яка зберігається в ЕОМ, звуко- та відео записуючій апаратурі, якщо не вжито спеціальних засобів для її захисту.

Основними засобами захисту інформації при використанні технічних засобів є:

а). Забезпечення закритої передачі інформації по телефоно-телеграфським каналам шляхом її шифрування

б). Спеціальний захист апаратури від опромінення за допомогою захисних балонів

в). Використання спеціальних засобів захисту комп'ютерних систем і баз даних

г). Створення штучних перешкод перехвату електронних чи акустичних сигналів

Міри по захисту комерційної таємниці при використанні комп'ютерних систем і баз даних можна поділити на такі групи:

а). Кодування документів на магнітних носіях, тобто доповнення тексту документів ознакою авторства, що при нормальному прослуховуванні не читається

б). Шифрування всього документа чи його частин на машинних носіях, що робить цей документ недоступним для розуміння особам, що не володіють ключем чи кодом для розшифровки.

Використання комп'ютерів у бізнесі призвело до того, що великі об'єми ділової інформації передаються і отримуються по комп'ютерних мережах, що охопили уже майже весь світ. Саме через комп'ютерні мережі здійснюється більшість викрадень інформації.

Іншою проблемою є захист інформації, що передається, від підробок та перекручень. У цих цілях використовується програма під назвою “електронний підпис”. Вона дозволяє засвідчити належність вам документа, що передається по мережі, але його текст при цьому залишається незахищеним.

Щоб захистити всю інформацію, що передається, її потрібно зашифровувати. Зручніше зробити це за допомогою апаратних засобів, підключити до комп'ютера додаткову електронну плату.

Просто та ефективно захищають дані в комп'ютері від копіювання механічні чи електромеханічні ключи, що входять до комплекту комп'ютера. Поворот ключа, який ви можете носити з собою, надійно блокує роботу комп'ютера.

З безлічі варіантів захисту і збереження інформації головне правильно підібрати її носій та якомога найкращий вид захисту. В такому разі інформація буде належати тільки вам.

Питання для перевірки знань.

1. Особливості правової охорони документів.

2. Забезпечення фізичного збереження документів.

3. Охорона документів, які містять комерційну таємницю.

4. Технічний захист каналів, якими рухається інформація та документа.

5. Захист документів, що знаходяться в комп’ютерній мережі.

6. Захист баз даних від несанкціонованого доступу.

11. РОБОТА ТА ОХОРОНА ДОКУМЕНТІВ, ЯКІ МІСТЯТЬ ДЕРЖАВНУ ТАЄМНИЦЮ ТА КОНФІДЕНЦІЙНУ ІНФОРМАЦІЮ, ЩО Є ВЛАСНІСТЮ ДЕРЖАВИ

11.1.Сутність державної таємниці, особливості віднесення інформації до державної таємниці.

11.2. Охорона та робота з документами, що містять державну та комерційну таємницю.

11.3. Сутність конфіденційної інформації, що є власністю держави.

11.4. Охорона та робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

11.5.Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності.

11.1.Сутність державної таємниці, особливості віднесення інформації до державної таємниці.

З метою захисту інформації та матеріальних носіїв, які містять державну таємницю в Україні був прийнятий Закон „Про державну таємницю”. Цей закон регулює відносини у суспільстві, пов’язані з віднесенням інформації до державної таємниці, засекречуванням, розсекречуванням її матеріальних носіїв та охороною державної таємниці з метою захисту національної безпеки України.

Відповідно до Закону державна таємниця (секретна інформація) – це вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані у порядку, встановленому Законом, державною таємницею і підлягають охороні державою.

Таким чином, до державної таємниці відноситься інформація у різних сферах діяльності, а саме: у сфері оборони, у сфері економіки, науки і техніки, у сфері зовнішніх відносин, у сфері державної безпеки та охорони правопорядку. Конкретні відомості можуть мати різний ступінь секретності, що визначає особливості доступу до таких відомостей. За ступенями секретності відомості можуть бути віднесені до категорії: „особливої важливості”, „цілком таємно”, „таємно”. Конкретні дані відносяться до певної категорії відомостей, що містять державну таємницю лише за умови, що їх розголошення завдаватиме шкоди інтересам національної безпеки України. При цьому слід зазначити, що законом заборонено відносити до державної таємниці будь-які відомості, якщо цим звужуються зміст і обсяг конституційних прав і свобод людини і громадянина, завдається шкода здоров’ю та безпеці населення.

Охорона державної таємниці відповідно до вимог режиму секретності в органах державної та місцевої влади, підприємствах та організаціях, діяльність яких пов’язана з державною таємницею, повинна забезпечуватися керівником зазначених органів, підприємств, установ та організацій.

Важливою справою є визначення інформації та матеріального носія, які містять державну таємницю законом вводиться поняття державний експерт з питань таємниць. Виконання функцій державного експерта з питань таємниць покладається на конкретних посадових осіб, як правило, керівника органа державного управління та місцевого самоврядування, підприємства, організації, установи. Для віднесення інформації до державної таємниці державним експертом з питань таємниць видається мотивоване рішення. Воно може бути видано як за його власною ініціативою, за зверненням керівників відповідних органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ організацій, так і громадян. Для того, щоб інформація вважалась державною таємницею, вона повинна бути включена до Зводу відомостей, тобто з часу опублікування Зводу відомостей, що становлять державну таємницю (ЗВДТ), до яких включена ця інформація чи зміни до нього у порядку, встановленому Законом відомості стають державною таємницею і охороняються відповідним чином.

У рішенні (документі) державного експерта з питань таємниць зазначаються:

• інформація, яка має становити державну таємницю та її відповідність категоріям та вимогам, передбаченим законодавством;

• підстави для віднесення інформації до державної таємниці та обґрунтування шкоди, яка може бути нанесена, національній безпеці країни у разі її розголошення;

• ступінь секретності зазначеної інформації;

• орган державної влади, орган місцевого самоврядування, підприємство, установа, організація чи громадянин, який вніс пропозиції про віднесення цієї інформації до державної таємниці та орган державної влади, якому надається право визначати коло суб’єктів, які матимуть доступ до цієї інформації.

• строк, протягом якого діє рішення про віднесення інформації до державної таємниці.

Інформація, яка включена до Зводу відомостей, що містять державну таємницю, подається за наступною формою.

Відомості, що становлять державну таємницю

Рішення про віднесення інформації до державної таємниці приймається державним експертом з питань таємниць не пізніше одного місяця з дня одержання звернення відповідного органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації чи громадянина, після чого воно підлягає реєстрації Службою безпеки України у Зводі відомостей, що становлять державну таємницю. Інформація також може бути вилученою із Зводу відомостей, що становлять державну таємницю. Підставою для цього є висновок державного експерта з питань таємниць про скасування рішення про віднесення інформації до державної таємниці. Цей висновок набирає чинності з моменту внесення Службою безпеки України змін до Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, який згідно зі ст.12 Закону України „Про державну таємницю” формує та публікує в офіційних виданнях Служба безпеки України на підставі рішень державних експертів з питань таємниць.

Зразки форм рішень (висновків) державних експертів з питань таємниць, порядок та механізм формування Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, і його опублікування визначаються Кабінетом Міністрів України. На підставі та в межах Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, з метою конкретизації та систематизації даних про секретну інформацію органи державної влади створюють галузеві або відомчі розгорнуті переліки відомостей, що становлять державну таємницю, а також можуть створювати міжгалузеві або міжвідомчі розгорнуті переліки відомостей, що становлять державну таємницю. Однак вони створюються на підставі та в межах Зводу відомостей. Виходячи з цього, підприємства, установи та організації незалежно від форм власності, що провадять діяльність, пов’язану із державною таємницею, за погодженням із замовником робіт, пов’язаних з державною таємницею, можуть створювати власні розгорнуті переліки відомостей, що становлять державну таємницю.

Строк, протягом якого діє рішення про віднесення інформації до державної таємниці, встановлюється державним експертом з питань таємниць. При цьому обов’язково враховується ступінь секретності інформації, критерії визначення якого встановлюються Службою безпеки України, а також інших обставин. Термін, коли застосовується дія рішення про віднесення інформації до державної таємниці, не може перевищувати для інформації зі ступенем секретності „особливої важливості” – 30 років, для інформації „цілком таємно” – 10 років, для інформації „таємно” – 5 років.

Після закінчення дії рішення про віднесення інформації до державної таємниці державний експерт з питань таємниць робить висновок про скасування рішення про віднесення її до державної таємниці або приймає рішення про продовження строку дії зазначеного рішення.

Підвищення або зниження ступеня секретності інформації та скасування рішення про віднесення її до державної таємниці здійснюється на підставі висновку державного експерта з питань таємниць або на підставі рішення суду та оформляються Службою безпеки України шляхом внесення відповідних змін до Зводу відомостей, що становлять державну таємницю.

Засекречування матеріальних носіїв інформації здійснюється шляхом надання відповідному документу, матеріальному носію інформації грифа секретності.

Реквізити кожного матеріального носія (документа) секретної інформації мають містити гриф секретності, який відповідає ступеню секретності інформації, встановленому рішенням державного експерта з питань таємниць, - „особливої важливості”, „цілком таємно”, „таємно”, дату та строк засекречування матеріального носія секретної інформації, що встановлюється з урахуванням Законом строків дії рішення про віднесення інформації до державної таємниці, підпис, його розшифрування та посаду особи, яка надала зазначений гриф, а також посилання на відповідний пункт, статтю Зводу відомостей, що становлять державну таємницю. Якщо реквізити неможливо нанести безпосередньо на матеріальний носій секретної інформації, вони мають бути зазначені у супровідних документах.