Файл: Архивная обработка документов.docx

при большой численности работников, с целью уменьшения количества дел, рекомендуется обрабатывать и включать в опись не лицевые счета, а расчетно- платежные ведомости по заработной плате

этап – нумерация листов в деле

После того, как формирование дел завершено, необходимо пронумеровать все листы. Листы нумеруются в верхнем правом углу с учетом ориентации размещения листов дела (альбомная, книжная) арабскими цифрами валовой нумерацией. При наличии листы внутренней описи нумеруются отдельно. Для нумерации должен использоваться исключительно черный графический карандаш. Нумерация не должна задевать текста документа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Сложенные листы разворачиваются и нумеруются в верхнем правом углу. Листы с полностью наклеенными документами нумеруются как один лист. Если документы приклеены к листу за один край, то каждый документ нумеруется отдельно. При обнаружении пропусков в нумерации возможно присвоение литерных номеров, например, 15а, литерный номер всегда следует за порядковым. В деле должно быть не более пяти литерных номеров. При установлении факта наличии большего количества ошибок в нумерации (количество литерных номеров) дело перенумеровывается полностью, старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой

, рядом ставится новый номер листа.

этап – составление внутренней описи на документы, входящие в состав дела

Внутренняя опись составляется строго после того, когда все дела сформированы, а содержащиеся в их составе страницы пронумерованы.

Внутренняя опись составляется на следующие типы дел по личному составу:

трудовые договоры уволенных работников
личные дела уволенных работников

Основные требования к оформлению внутренней описи дел:

отступы от краев текста: от верхнего и нижнего края не менее 2 см, от правого края не менее 2,5 см, от левого края не менее 1 см
размер шрифта – Arial 12
межстрочный интервал между строками описи – 6 пт

Пример оформления внутренней описи на дело, содержащее трудовые договоры уволенных работников, приведен ниже. Принцип составления внутренней описи на личные дела уволенных работников тот же.

Пример внутренней описи на трудовые договоры уволенных работников:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _

этап – составление описи дел, подлежащих хранению

Ниже приведена форма описи дел по личному составу. Конечно, в зависимости от госархива, принимающего на хранение документы от организаций, требования к ее оформлению могут незначительно отличаться. При согласовании описи с куратором без особых проблем данные правки можно внести в ее итоговую форму.

Основные требования к оформлению описи:

отступы от краев текста: от верхнего и нижнего края не менее 2 см, от правого края не менее 2,5 см, от левого края не менее 1 см
размер шрифта – Arial 12
межстрочный интервал между строками описи – 6 пт

Форма описи дел по личному составу:

Общество с ограниченной ответственностью "Новая организация"

(ООО "Новая организация")
Фонд №

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
/И.И. Иванов/
«_»20г.

ОПИСЬ №1 лс
дел по личному составу за 2010 - 2011 годы

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
		2010
1		Приказы №№1 по 100 генерального директора по личному составу за 2010 год.	01 января 2010 – 29 декабря 2010	50 лет	200
2		Трудовые договоры с работниками, уволенными в 2010 году, с «Анд» по «Яро»	2010	50 лет	120
3		Личные карточки (форма № Т-2) работников, уволенных в 2010 году, с «Ава» по «Фра	2010	50 лет	57
4		Личные дела работников, уволенных в 2010 году, с «Ава» по «Фра»	2010	50 лет	249
5		Лицевые счета работников по заработной плате за 2010 год с «Ада» по «Яце»	2010	50 лет	130
		2011
6		Приказы №№1 по 120 генерального директора по личному составу за 2011 год	01 февраля 2011 - 30 декабря 2011	50 лет	223
7		Трудовые договоры с работниками, уволенными в 2011 году, с «Бад» по «Фра»	2011	50 лет	70
8		Личные карточки (форма № Т-2) работников, уволенных в 2011 году, с «Аса» по «Яко	2011	50 лет	75
9		Личные дела работников, уволенных в 2011 году, с «Аса» по «Яко»	2011	50 лет	169
10		Лицевые счета работников по заработной плате за 2011 год с «Ада» по «Яце»	2011	50 лет	149

В данный раздел описи внесено 10 (десять) единиц хранения, с № 1 по № 10 , в том числе:

литерные номера: нет пропущенные номера: нет

Архивист		П.С. Сидоров
(должность)	(подпись)	(инициалы,фамилия)
Генеральный директор		И.И. Иванов
(должность)	(подпись)	(инициалы,фамилия)

«___»______________20___

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации от№

этап – переплет (сшивка) документов

На данном этапе необходимо осуществить переплет сформированных в дела документов. При подготовке документов дел к переплету необходимо изъять все скрепки и скобки. Переплет должен осуществляться на прошивку в четыре прокола в жесткую обложку с тканевой оклейкой корешка (не скоросшиватель). Крышки дела должны свободно открываться и не мешать просмотру и использованию документов (ксерокс, сканер). При этом не допускается зашивка текста документов в корешок переплётного дела (информация должна читаться полностью). Переплет осуществляется с учетом ориентации написания текста на страницах (книжная или альбомная).

этап – оформление листа-заверителя и обложки дела

Лист-заверитель дела –самый последний лист в сформированном и пронумерованном деле. Данный лист содержит общую информацию о деле и описывает особенности его физического состояния. Он распечатывается на отдельном листе и подшивается в каждое дело, подготовленное к хранению, вместе со всеми документами.

Основные требования к оформлению листа-заверителя:

отступы от краев текста: от верхнего и нижнего края не менее 2 см, от правого края не менее 2,5 см, от левого края не менее 1 см
размер шрифта – Arial 12
межстрочный интервал между строками описи – 6 пт