Файл: Архивная обработка документов.docx

Порядок формирования личных дел уволенных работников в дела:

При описании личных дел уволенных работников документы в каждом личном деле систематизируются по дате их поступления в следующей последовательности:

• 
  анкета (листок по учету кадров)
  
• 
  дополнение к анкете (к листку по учету кадров)
  
• 
  автобиография
  
• 
  копии документов об образовании
  
• 
  заявление о приеме на работу
  
• 
  копия приказа о приеме на работу
  
• 
  трудовой договор (контракт, соглашение)
  
• 
  договор о материальной ответственности, при его наличии
  

Остальные документы, входящие в личные дела, систематизируются в хронологической последовательности по мере поступления:

• 
  копии приказов по личному составу, аттестационные листы, характеристики (систематизируются в хронологической последовательности по дате поступления, независимо от вида документа)
  
• 
  заявление об увольнении
  
• 
  копия приказа об увольнении
  

На каждое личное дело формируется внутренняя опись. Далее личные дела объединяются в тома (наряды личных дел) в строгом алфавитном порядке вплоть до последней буквы фамилии (Иванов-Иванова, Петровская-Петровский).

При полном совпадении фамилий во внимание принимаются имена, а при их совпадении – отчества. По результатам формирования дел, на них также составляется внутренняя опись с указанием данных работников

---

, документы которых вошли в состав итогового дела.

Если в делопроизводстве организации было заведено несколько личных дел на одного работника (при неоднократном поступлении и увольнении с работы), то каждое личное дело этого работника формируется отдельно и включается в опись по каждому году увольнения.

Если в личном деле работника отсутствует листок по учету кадров, который, по сути, выполняет функции титульного листа и отделяет одно личное дело в наряде от другого, следует оформлять лист-разделитель. На лист-разделитель машинописным или ручным способом наносится информация о фамилии, имени, отчестве работника. При нумерации листов в деле лист-разделитель нумеруется вместе с другими документами дела в валовом порядке.

Требования формирования трудовых договоров уволенных работников, не вошедшие в состав личных дел:

Срок хранения и № статьи по перечню – 75 лет, ст.657 (в соответствии с ФЗ-125 об Архивном деле в РФ, срок хранения документов созданных до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет).

---

Порядок отображения заголовка дела в описи:

Трудовые договоры с работниками, уволенными в ….. году с «…» по «…»

Порядок формирования трудовых договоров в дела:

Архивной обработке подлежат только трудовые договоры уволенных работников. Трудовые договоры формируются в отдельные дела (за исключением случаев, когда они входят в состав личного дела) по году увольнения работников и систематизируются в алфавитном порядке фамилий работников по первым трем буквам фамилии работника (в случае совпадения первых букв фамилий работников формирование осуществляется по последующим буквам до последней, а при полном совпадении фамилий – по именам и отчествам).

Если на уволенного работника имеется несколько трудовых договоров за разные годы, они группируются вместе в хронологической последовательности и помещаются в одно дело. На дела с трудовыми договорами составляются внутренние описи.

Рекомендации:

• 
  в случае, если не удается установить дату увольнения работника по трудовому договору, то это возможно сделать на основании приказа по личному составу или из личной карточки работника
  
• 
  в тех случаях, когда установить даты увольнения работников не представляется возможным, трудовые договоры можно сформировать в общем алфавитном порядке, вне зависимости от фактического года увольнения, а предполагаемые даты в заголовке следует заключить в квадратные скобки
  

Пример: Трудовые договоры

---

работников, уволенных в [2011-2013] году с «Або» по «Мар».

• 
  при небольшом количестве трудовых договоров допустимо объединять их в одно дело за несколько лет. В таком случае они систематизируются по алфавиту фамилий работников и включаются в опись по первому в дате году
  

Лицевые счета по заработной плате работников:

Срок хранения и № статьи по перечню – 75 лет, ст.413 (в соответствии с ФЗ-125 об Архивном деле в РФ, срок хранения документов, созданных до 01.01.2003 г., – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет)

Порядок отображения заголовка дела в описи:

Лицевые счета по заработной плате работников за …. год с… по….

Порядок формирования дел:

• 
  лицевые счета формируются в пределах одного календарного года внутри года строго в алфавитном порядке по первым трем буквам фамилии работника (в случае совпадения первых букв фамилий работников, формирование осуществляется по последующим буквам до последней, а при полном совпадении фамилий – по именам и отчествам)
  
• 
  документы, приложенные к лицевым счетам (копии приказов, справки, служебные записки), из дела изымаются
  
• 
  если к карточке лицевого счета расчетные листы подклеиваются не за один календарный год, а за несколько, то они не подлежат расшивке, а формируются в одно дело и включаются в опись по году заведения лицевых счетов
  
• 
  если расчетные листы подклеиваются к одному лицевому счету за весь период работы сотрудников, то лицевые счета формируются в дела по году увольнения и систематизируются в строгом алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств работников
  

---

---