Файл: Архивная обработка документов.docx

	В деле прошито и пронумеровано	листов
		(цифрамиипрописью)
	в том числе:
	литерные номера листов	нет
	пропущенные номера листов	нет
	+ листов внутренней описи	2


Особенности физического состояния и формирования дела			Номера листов
1			2

Архивист				П.С. Сидоров
(должность)		(подпись)		(инициалы,фамилия)

«_»__________20 ___г.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

этап – подготовка Предисловия к описи

Предисловие к описи – аннотация-описание особенностей выполнения архивной обработки документов, порядка и полноты формирования итоговых дел. В случае наличия нескольких описей предисловие составляется на каждую опись. Ниже приведен пример оформления предисловия к обозначенной выше описи.

Пример оформления предисловия к описи:

Предисловие

к описи № 1 л/с дел по личному составу

за 2001 - 2010 годы

Общество с ограниченной ответственностью "Новая организация"

(ООО "Новая организация")

В феврале 2018 года была проведена научно-техническая обработка документов ООО «Новая организация» по личному составу за 2010-2011 годы. По результатам обработки документов была составлена опись №1л/с дел по личному составу с №1 по №10, в количестве 10 (десяти) единиц хранения.
В опись №1л/с дел по личному составу за 2010-2011 годы включены следующие типы документов:

приказы генерального директора по личному составу за 2010-2011 годы в количестве 2 дела
трудовые договоры с работниками, уволенными в 2010-2011 году, в количестве 2 дела
личные карточки (форма № Т-2) работников, уволенных в 2010-2011 годы, в количестве 2 дела
личные дела работников, уволенных в 2010-2011 годы, в количестве 2 дела
лицевые счета работников по заработной плате за 2010-2011 годы в количестве 2 дела

Опись №1л/с дел по личному составу составлена по хронологически-номинальному

признаку, а порядок формирования дел имеет следующие особенности:

Приказы генерального директора по личному составу сформированы в дело за календарный год, систематизированы по дате их издания и увеличению порядковых номеров приказов внутри даты. В итоговые дела с приказами Генерального директора по личному составу вошли приказы о приёме и увольнении работников, присвоении квалификации, премировании. Регистрационные номера приказов за 2010 г. нарушены в связи с особенностью их формирования в кадровом делопроизводстве. В деле № 1 отсутствуют оригиналы приказов с №№4,8,9, которые заменены их заверенными копиями.
Трудовые договоры с работниками, уволенными в 2010-2011 годах, сформированы в дела за календарный год по дате увольнения работников, внутри дела систематизированы по первым трем буквам алфавита фамилий. Трудовые договоры представлены в полном объеме. В делах имеются внутренние описи.
Личные карточки (форма № Т-2) работников, уволенных в 2010- 2011 годах, сформированы в дело за календарный год по дате увольнения работников и систематизированы по первым трем буквам алфавита фамилий. Личные карточки представлены в полном объеме.
Личные дела работников, уволенных в 2010-2011 годах, сформированы в дело за календарный год по дате увольнения работников и систематизированы по первым трем буквам алфавита фамилий. Личные дела уволенных работников представлены в полном объеме. В делах имеются внутренние описи.
Лицевые счета работников по заработной плате за 2010-2011 года сформированы в дела за календарный год по дате заведения лицевого счета, внутри дела систематизированы по первым трем буквам алфавита фамилий. Лицевые счета представлены в полном объеме.
Дела, включенные в опись №1л/с дел по личному составу за 2010-2011 годы, заключены в твердые обложки, переплетены, листы в делах пронумерованы и находятся в пригодном для использования состоянии. В конце дел имеются заверительные надписи. Обложки дел оформлены согласно требованиям ГС ДОУ.

Предисловие составил:
Архивист ______________/ П.С. Сидоров /

этап - подготовка Исторической справки

Историческая справка – совокупность данных о передающей на хранение документы организации, обобщенных в едином документе. Ниже приведен образец оформления исторической справки и обязательные атрибуты, которые должны быть отображены в ее составе.

Пример оформления исторической справки:

Историческая справка

к архивному фонду №____ за 2010 - 2011 годы

Общество с ограниченной ответственностью "Новая организация"

(ООО "Новая организация")

Общество с ограниченной ответственностью "Новая организация" создано «» января 20 года на основании Решения №1 единственного участника ООО "Новая организация" от «»20года.

Государственная регистрация юридического лица подтверждается Свидетельством о внесении записи в ЕГРЮЛ за №от «_»20года.

Полное фирменное наименование Общества на русском языке: "Общество с ограниченной ответственностью "Новая организация". Сокращенное фирменное наименование Общества на русском языке: ООО "Новая организация".

Юридический и фактический адрес место нахождения Общества: ______

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) -_______, ИНН/КПП - ___________. Общество является самостоятельным юридическим лицом и действует на основании Устава и законодательных актов РФ.

Основными видами деятельности Общества являются:

На момент подготовки исторической справки,

Общество имело следующую организационную структуру: _________________________

Общество имеет обособленное подразделение впри этом кадровая и иная документация формируется и хранится в головной организации.

Единоличным исполнительным органом Общества является Генеральный директор.

В_______20____года проведена научно-техническая обработка документов архивного фонда ООО "Новая организация" по результатам которой были составлены следующие отчетные документы:

опись № 1 л/с дел по личному составу за 2010 - 2011 годы с № 1 по № 10 в количестве 10 (десяти) единиц хранения;
предисловие к описи № 1 л/с дел по личному составу за 2010 - 2011 годы. Историческую справку составил: