Файл: Архивная обработка документов.docx

Архивная обработка документов – последовательность действий по отбору документов с долговременными сроками хранения (75 лет, 50 лет) и их упорядочение, переплет и оформление в соответствии с требованиями архивного законодательства РФ. По сути, архивная обработка – это набор технических действий, осуществляемых в четко заданной последовательности.

Для чего она нужна?

Законодательством РФ и уставными документами любой организации установлена обязанность руководства обеспечить сохранность социально значимых документов (документов по личному составу), а в случае ликвидации организации передать их в упорядоченном виде на государственное хранение.

Ежегодная архивная обработка документов позволяет своевременно выявить факты отсутствия документов (часто приказы по личному составу), несоответствия (неполноты) их оформления (часто с личными карточками Т-2) и осуществить действия по устранению выявленных нарушений. Стоит заметить, что помимо руководства организации ответственность за сохранность документов, установленную законодательством РФ, несут также специалисты кадровых служб в рамках исполнения ими своих должностных обязанностей.

Обработанные документы легче хранить, легче искать, легче перемещать. Они занимают меньше места на полке, и без расшивки дела отдельные документы не могут быть изъяты, в

отличие от хранения кадровых документов вроссыпь или в файлах.

Рано или поздно наступает момент, когда возникает необходимость отобрать и уничтожить потерявшие актуальность документы. В соответствии с установленными правилами, уничтожить документы с истекшими сроками хранения возможно строго после проведения архивной обработки документов по личному составу за этот же период (допустим, принято решение уничтожить документы по 2012 г. включительно, архивная обработка документов по личному составу должна быть проведена также по 2012 г. включительно).

Какими нормативными актами регулируется порядок архивной обработки кадровых документов?

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015 г. за № 38830.
Правила определяют требования к организации процесса хранения, комплектования (к каждому этапу архивной обработки), учета, использования документов, определяют шаблоны форм документов, связанных с хранением и обслуживанием документов, в том числе негосударственных организаций вне зависимости от их формы собственности.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010 г. N 558, зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380.
Перечень устанавливает сроки хранения типовых документов, образующихся в процессе деятельности организаций при осуществлении ими однотипных (общих для всех или большинства организаций) управленческих функций, независимо от формы собственности.

Основные этапы архивной обработки документов по личному составу:

отбор (выборка) документов, подлежащих архивной обработке
формирование дел из отобранных документов в соответствии с их видами
нумерация листов в деле
составление внутренней описи на документы, входящие в состав дела
составление описи дел, подлежащих хранению
переплет (сшивка) документов
оформление листа-заверителя и обложки дела
подготовка Предисловия к описи
подготовка Исторической справки

этап – отбор (выборка документов, подлежащих архивной обработке)

Данный этап является основным, так как от полноты и оперативности подборки всех необходимых документов зависят сроки проведения и качество архивной обработки документов. Под понятие «документы по личному составу» попадают не только кадровые документы, но и документы, формирующиеся в бухгалтерской службе (договоры ГПХ и документы по заработной плате работников).

Обращаем ваше внимание на то, что документы по личному составу обрабатываются исключительно на бумажных носителях. Если часть документов, подлежащих хранению, велась в электронном виде, их необходимо распечатать, а копии заверить подписью и печатью.

В целях сбора и архивной обработки документов рекомендуем использовать обособленные и запираемые помещения, которые позволят исключить факты перемещения

документов во время архивной обработки и предотвратить несанкционируемый доступ к ним.

Для контроля полноты выборки документов рекомендуем заранее подготовить таблицу по приведенной ниже форме и фиксировать в ней факт наличия необходимых дел за каждый годовой период.

этап - формирование дел из отобранных документов в соответствии с их видами

Общие требования и рекомендации:

максимально допустимая толщина корешка итогового сформированного дела 4 см. или не более 250 листов
в случае отсутствия подлинников документов их можно восстановить за счет заверенных руководителем копий
если документы представлены не в полном объеме (отдельные документы и/или целые дела) и все пути по их поиску исчерпаны, необходимо проводить архивную обработку из имеющихся документов. При этом рекомендуется подготовить акт об утрате документов, а в предисловии к описи в обязательном порядке описать причину отсутствующих таких документов/дел
если архивная обработка завершена и итоговая опись составлена, но позже были обнаружены еще дела, подлежащие упорядочению, их можно добавить в ранее составленную опись литерным номером, соответственно, переделывать ранее сформированные и переплетенные дела не требуется
нумеруйте и переплетайте документы исключительно после того, как будете уверены, что иные документы, подлежащие хранению, больше не будут выявлены
в случае передачи документов на государственное хранение рекомендуем до переплета и оформления сформированных дел проект описи согласовать с государственным архивом
для ускорения процесса формирования дел (подбор по 3 буквам алфавита), рекомендуем предварительно распечатать на отдельном листе алфавит