Файл: Архивная обработка документов.docx

Архивнаяобработкадокументов–последовательностьдействийпоотборудокументов с долговременными сроками хранения (75 лет, 50 лет) и их упорядочение,переплет и оформление в соответствии с требованиями архивного законодательства РФ.По сути, архивная обработка – это набор технических действий, осуществляемых в четкозаданнойпоследовательности.

Для чего она нужна?

Законодательством РФ и уставными документами любой организации установленаобязанностьруководстваобеспечитьсохранностьсоциальнозначимыхдокументов(документовполичному составу),авслучаеликвидацииорганизациипередатьихвупорядоченномвиденагосударственноехранение.Ежегодная архивная обработка документов позволяет своевременно выявить фактыотсутствия документов (часто приказы по личному составу), несоответствия (неполноты)их оформления (часто с личными карточками Т-2) и осуществить действия по устранениювыявленныхнарушений.Стоитзаметить,чтопомиморуководстваорганизацииответственность за сохранность документов, установленную законодательством РФ, несуттакжеспециалистыкадровыхслужбврамкахисполненияимисвоихдолжностныхобязанностей.Обработанныедокументылегчехранить,легчеискать,легчеперемещать.Онизанимают меньше места на полке, и без расшивки дела отдельные документы не могутбыть изъяты,в

отличиеотхранения кадровыхдокументоввроссыпьили вфайлах.Рано или поздно наступает момент, когда возникает необходимость отобрать иуничтожитьпотерявшиеактуальностьдокументы.Всоответствиисустановленнымиправилами,уничтожитьдокументысистекшимисрокамихранениявозможнострогопосле проведения архивной обработки документов по личному составу за этот же период(допустим, принято решение уничтожить документы по 2012 г. включительно, архивнаяобработкадокументов по личному составу должна быть проведена также по2012г.включительно).

Какими нормативными актами регулируется порядок архивной обработки кадровых документов?

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015 г. за № 38830.
Правила определяют требования к организации процесса хранения, комплектования (к каждому этапу архивной обработки), учета, использования документов, определяют шаблоны форм документов, связанных с хранением и обслуживанием документов, в том числе негосударственных организаций вне зависимости от их формы собственности.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010 г. N 558, зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380.
Перечень устанавливает сроки хранения типовых документов, образующихся в процессе деятельности организаций при осуществлении ими однотипных (общих для всех или большинства организаций) управленческих функций, независимо от формы собственности.

Основные этапы архивной обработки документов по личному составу:

отбор (выборка) документов, подлежащих архивной обработке
формирование дел из отобранных документов в соответствии с их видами
нумерация листов в деле
составление внутренней описи на документы, входящие в состав дела
составление описи дел, подлежащих хранению
переплет (сшивка) документов
оформление листа-заверителя и обложки дела
подготовка Предисловия к описи
подготовка Исторической справки

этап – отбор (выборка документов, подлежащих архивной обработке)

Данный этап является основным, так как от полноты и оперативности подборкивсех необходимых документов зависят сроки проведения и качество архивной обработкидокументов. Под понятие «документы по личному составу» попадают не только кадровыедокументы,ноидокументы,формирующиесявбухгалтерскойслужбе(договорыГПХидокументы по заработнойплате работников).Обращаемвашевниманиенато,чтодокументыполичномусоставуобрабатываютсяисключительнонабумажныхносителях.Есличастьдокументов,подлежащих хранению, велась в электронном виде, их необходимо распечатать, а копиизаверить подписьюи печатью.Вцеляхсбораиархивнойобработкидокументоврекомендуемиспользоватьобособленныеизапираемыепомещения,которыепозволятисключитьфактыперемещения

документоввовремяархивнойобработкиипредотвратитьнесанкционируемыйдоступ к ним.Дляконтроляполнотывыборкидокументоврекомендуемзаранееподготовитьтаблицу по приведенной ниже форме и фиксировать в ней факт наличия необходимых делзакаждый годовой период.

этап - формирование дел из отобранных документов в соответствии с их видами

Общие требования и рекомендации:

максимально допустимая толщина корешка итогового сформированного дела 4 см. или не более 250 листов
в случае отсутствия подлинников документов их можно восстановить за счет заверенных руководителем копий
если документы представлены не в полном объеме (отдельные документы и/или целые дела) и все пути по их поиску исчерпаны, необходимо проводить архивную обработку из имеющихся документов. При этом рекомендуется подготовить акт об утрате документов, а в предисловии к описи в обязательном порядке описать причину отсутствующих таких документов/дел
если архивная обработка завершена и итоговая опись составлена, но позже были обнаружены еще дела, подлежащие упорядочению, их можно добавить в ранее составленную опись литерным номером, соответственно, переделывать ранее сформированные и переплетенные дела не требуется
нумеруйте и переплетайте документы исключительно после того, как будете уверены, что иные документы, подлежащие хранению, больше не будут выявлены
в случае передачи документов на государственное хранение рекомендуем до переплета и оформления сформированных дел проект описи согласовать с государственным архивом
для ускорения процесса формирования дел (подбор по 3 буквам алфавита), рекомендуем предварительно распечатать на отдельном листе алфавит