Файл: Архивная обработка документов.docx

Срок хранения и № статьи по перечню – 75 лет, ст. 19б (в соответствии с ФЗ -125 об Архивном деле в РФ, срок хранения документов созданных до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет)

Порядок отображения заголовка дела в описи:

Приказы № _____ генерального директора по личному составу за 20___ год

Приказы по личному составу, подлежащие архивной обработке:

о приеме
о переводе
о совмещении
о перемещении
об увольнении
об аттестации
о повышении квалификации
о присвоении званий
об изменении фамилии
о поощрении
о награждении
об оплате труда
о премировании
обо всех видах выплат
обо всех видах отпусков для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда
об отпусках по уходу за ребенком
об отпусках без сохранения заработной платы
о дежурствах по профилю основной деятельности
о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках
о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда

Приказы по иным вопросам имеют ограниченный 5-ю годами срок хранения и не подлежат архивной обработке.

Порядок формирования приказов в дела:

приказы формируются в дела за календарный год в порядке возрастания дат и номеров приказов (1 лист дела будет от 01 января, последний - 31 декабря. Приказы в рамках одной даты формируются по порядку увеличения регистрационных номеров)
если нумерация приказов нарушена в делопроизводстве или в результате изъятия приказов с 5-летним сроком хранения, то приказы следует систематизировать по дате независимо от нумерации
при наличии приложений к приказам, приложения формируются вместе с приказами (сначала сам приказ, далее после него - приложение)
основания к приказам (заявления, служебные записки и др.) в дела с приказами не формируются, а помещаются в личные дела, либо формируются в дела с документами, не вошедшими в состав личных дел
при утрате приказа по личному составу возможна его замена заверенной копией
при больших объемах приказов по личному составу, касающихся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение, перемещение и т.д.), и при наличии отдельной нумерации в делопроизводстве целесообразно их группировать в отдельные дела
если в организации наряду с приказами по личному составу издаются распоряжения по личному составу, то они формируются в отдельные дела

Требования к формированию личных карточек (форма Т-2) уволенных работников:

Срок хранения и № статьи по перечню – 75 лет, ст.658 (в соответствии с ФЗ -125 об Архивном деле в РФ, срок хранения документов, созданных до 01.01.2003 г., – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет).

Порядок отображения заголовка дела в описи:

Личные карточки (форма № Т-2) работников, уволенных в …..году с «…» по «…»

Порядок формирования личных карточек в дела:

личные карточки формируются по году увольнения работников в пределах года, систематизируются в строгом алфавитном порядке
если имеется несколько карточек на одного работника, которые являются продолжением первой карточки, то они формируются вместе в хронологической последовательности
при небольшом количестве карточек допустимо объединять их в одно дело за несколько лет. В таком случае они систематизируются по алфавиту фамилий работников и включаются в тот готовый раздел описи, который соответствует самому раннему годовому разделу, обозначенному в карточке
если дата увольнения в карточке отсутствует, и нет возможности установить ее на основании приказов или личных дел, то личные карточки можно сформировать в общем алфавитном порядке вне зависимости от года увольнения работника, а предполагаемые даты в заголовке следует заключить в квадратные скобки

Пример: Личные карточки (форма № Т-2) работников, уволенных в [2011-2013] году с «Абр» по «Наг».

Требования формирования личных дел уволенных работников:

Законодательством не установлены требования по обязательному ведению личных дел в негосударственных организациях (личные дела в обязательном порядке заводятся на государственных служащих РФ). При этом основной состав личного дела – преимущественно, не имеющие юридической значимости копии документов. На основании этого организации сами решают, проводить ли им архивную обработку личных дел, или нет.

Срок хранения и № статьи по перечню – 75 лет, ст.656 (в соответствии с ФЗ -125 об Архивном деле в РФ, срок хранения документов, созданных до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет).

Порядок отображения заголовка дела в описи:

Личные дела работников, уволенных в ….. году с «…» по «…» (в случае, если сформированное дело состоит из нескольких личных дел уволенных работников).

Пример: Личные дела работников, уволенных в 2000 году с «Анд» по «Яро».

Личное дело работника, уволенного в….. году. ФИО в именительном падеже (в случае, если сформированное дело состоит из одного личного дела работника).

Пример: Личное дело работника, уволенного в 2013 году. Гавай Сергей Ильич.