Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Письмові пропозиції до планів роботи на квартал подаються першим заступником та заступниками голови місцевої державної адміністрації з урахуванням пропозицій керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб місцевої державної адміністрації, головами районних у містах державних адміністрацій за 15 днів до закінчення кварталу до організаційного відділу. Пропозиції до плану календаря основних заходів місцевої державної адміністрації на тиждень подаються у письмовому вигляді щочетверга до 12 години організаційному відділу для узагальнення.

Контроль за поточними планами здійснюють перший заступник голови місцевої державної адміністрації згідно з розподілом обов’язків.

Головні управління, управління, відділи, інші служби місцевої державної адміністрації організують свою роботу відповідно до плану, що затверджується їх керівником.

Затверджений на місяці або квартал план роботи колегіального органу управління є основою для складання порядку денного.

Порядок денний складається з урахуванням всіх питань, які необхідно вирішити на засіданні колегіального органу. Поряд з питаннями, що плануються до обговорення, вказується час, який, на думку організаторів, необхідно витратити на їх вирішення. Як правило, дотримуються такого співвідношення: доповідь – час визначається важливістю питання та проханням доповідача, питання доповідачу і відповіді на них 5 хв; обговорення питання – 10-15 хв.; з регламентом відступу 2-3 хв., читання проекту рішення – 10 хв.

Порядок денний за три дні до засідання колегіального органу розсилають всім запрошеним. До порядку денного додається перелік осіб, що беруть участь у засіданні.

Розгляд питань у порядку денному починається з найбільш важливих і важких. Дотримання регламенту свідчить про ділову і чітку роботу колегіального органу, про ретельну підготовку і вміле проведення засідань.

Повідомлення про засідання і матеріали до нього розсилаються членам колегіального органу і запрошеним не пізніше ніж за три дні. Повідомлення включають наступні реквізити: дату, місце проведення засідання, його порядок денний та час проведення.

Перед початком засідання проводиться реєстрація запрошених за спеціально підготовленим списком з вказаними прізвищами, ініціалами, посадами і місцем роботи.

Відкривши засідання, голова ставить питання щодо зауважень та пропозицій відносно порядку денного, після чого порядок денний затверджується. Затвердивши порядок денний, учасники засідання вносять пропозиції до регламенту роботи (наприклад, доповідачу 10 хв.; виступи в обговоренні – 5 хв.; довідки, повторні виступи – до 3-х хв.)

В ході проведення кожного засідання колегіального органу обов’язково ведеться протокол.

Протокол, документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Формуляр протоколу має наступні реквізити: підпорядкованість закладу та його найменування, назва виду документа (протокол), дата та номер документа (індекс); вказується місце проведення засідання, назва колегіального органу або конкретної наради, присутні та відсутні, порядок денний, текст, підписи відповідальних осіб (протокол підписує голова колегіального органу і секретар, який складав протокол засідання).

Хід засідання колегіального органу фіксує секретар. Нумерація протоколів ведеться з початку кожного календарного року або діловодного року (наприклад, для навчальних закладів це 1 вересня - 30 червня). Правильне оформлення протоколу має важливе значення, оскільки юридичної сили набувають рішення, які прийняті на засіданні і внесені в протокол.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної. У вступній частині вказуються прізвища та ініціали присутніх членів колегіального органу, запрошених – при невеликій кількості присутніх (до 10-15 осіб). Якщо запрошених багато, то складається список, який є додатком до протоколу. Відповідно у вступній частині вказується загальна кількість присутніх. Вступна частина включає порядок денний з переліком питань , що розглядаються на засіданні.

Основна частина протоколу будується з таких розділів: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ). Слова “слухали”, “виступили”, “постановили(вирішили)” друкують прописними буквами і після них ставлять двокрапку. Наступний рядок починають ініціалами і прізвищем доповідача, за ним ставлять тире і викладають зміст доповіді.

В розділі ВИСТУПИЛИ вказують ініціали, прізвище виступаючих і викладають основний зміст виступу, в розділі ПОСТАНОВИЛИ – зміст прийнятих рішень, терміни, особи, що відповідальні за виконання рішення.

Після відповідної підготовки (внесення всіх виступів, їх узгодження з доповідачем та виступаючими, узгодження формулювань постановляючої частини, прийнятих рішень) протокол передруковується, його підписують голова засідання колегіального органу і секретар. (детальніше про особливості складання протоколу – у розділі 3, п.3.4.).

Копії протоколів, виписки з них рішень, прийнятих на засіданнях колегіальних органів, оформлюються так, як і інші розпорядчі документи. Оформлення здійснюють або протокольний відділ, або група наказів, або канцелярія чи секретар, в залежності від того, хто у відповідності з функціональними обов’язками відповідає за цю роботу.

Розмноження протоколів та додатків виконується на друкарських машинках або комп’ютерах, способом оперативного розмножування (на ксероксі, ротапринтах) і типографським способом.

Копії протоколів, виписки з них розсилають за раніше складеним списком, який додають до оригіналу. Екземпляри, що розсилаються, підписуються, підтверджуються завіреним підписом відповідальної посадової особи і печаткою.

Контроль за виконанням рішень, прийнятих на засіданні колегіального органу, лягає на відповідальну посадову особу (керівника закладу або його заступників, керівника структурного підрозділу) з обов’язковим виказуванням прізвища. Не дозволяється покладати контроль на структурний підрозділ, орган управління, бо це призводить до знеособлення і безконтрольності, а відповідно, і виконання, прийнятого рішення. У ряді випадків рішення колегіального органу набувають юридичної сили після видання відповідного наказу, розпорядження тощо тобто розпорядчого документа, який видається керівником на правах єдиноначальності. .

Загальний контроль за виконанням розпорядчих документів в закладах покладається на групу інспекції по контролю, секретаря структурного підрозділу.

6.2. Порядок підготовки, проведення та документального оформлення апаратних нарад, засідань, зборів,

конференцій, колегій.

Апаратна нарада – це нарада голови та заступників голови місцевої державної адміністрації, керівників основних структурних підрозділів, які входять до складу апарату виконавчого органі місцевої влади.

Апаратна нарада проводиться головою місцевої державної адміністрації або за його дорученням одним із заступників голови місцевої державної адміністрації, як правило щоп’ятниці о 9-й годині.

Організаційно-технічне забезпечення підготовки та проведення апаратних нарад здійснює організаційний відділ.

Порядок денний апаратної наради формується на підставі примірного переліку питань, що складається на квартал та затверджується головою місцевої державної адміністрації.

За рішенням голови місцевої державної адміністрації або особи, яка його заміщає, на розгляд апаратної наради можуть виноситись питання, не передбачені примірним переліком.

До кожного питання порядку денного апаратної наради відповідними службами готується довідковий матеріал, проект протокольних доручень та, при необхідності, проект розпорядження місцевої державної адміністрації, список запрошених осіб для розгляду питання.

Відповідальність за якість та своєчасність підготовки матеріалів покладається на першого заступника та заступника голови місцевої державної адміністрації згідно з розподілом обов’язків.

Підготовлені матеріали, погоджені в установленому порядку, подаються до організаційного відділу за чотири дні до засідання для узагальнення і підготовки необхідного комплекту документів.

Коло службових осіб, які запрошуються на апаратну нараду з питань порядку денного, визначається першим заступником та заступником голови місцевої державної адміністрації, відповідальними за підготовку питань.

Учасники апаратної наради запрошуються на засідання організаційним відділом місцевої державної адміністрації.

Доручення, напрацьовані під час апаратної наради, оформляються протокольно організаційним відділом і подаються на затвердження головуючому на засіданні.

Порядок підготовки та проведення нарад з окремих питань, організація роботи постійних або тимчасових робочих органів визначається положеннями про них.

Наради з окремих питань проводяться головою, першим заступником, заступниками голови місцевої державної адміністрації у відповідності з планами роботи, а також з оперативної необхідності.

Коло службових осіб, запрошених на наради, визначається відповідним керівником, з ініціативи якого вони проводяться.

Запрошення на наради (крім апаратних) або за іншою службовою необхідністю голів районних у містах державних адміністрацій здійснюється за погодженням з головою міської державної адміністрації.

Повідомлення про запрошення на наради здійснюється відповідним секретаріатом завчасно, як правило, не пізніше, ніж за один день до їх проведення. Рішення, прийняті на нарадах, оформляються протоколами із зазначенням виконавців та термінів виконання. Питання, що потребують фінансового забезпечення, узгоджуються з фінансовим управлінням. Ведення протоколів і контроль за їх виконанням покладається на відповідні секретаріати.

6.3. Документування діяльності виборчих комісій

та комісій з референдумів.

З метою забезпечення належної організації роботи виборчих комісій та комісій з референдумів, відповідно до пункту 1 частини другої статті 15, статті 18 Закону України “Про вибори Президента України”, пункту 1 частини другої статті 22, статті 25, частини першої, другої четвертої статті 86 Закону України “Про вибори народних депутатів України”, статті 14, 48 Закону України “Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим”, статті 21, частини першої, другої, третьої статті 56 Закону України “Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів”, пункту 4 статті 26, частини першої, другої статті 31 Закону України “Про всеукраїнський та місцеві референдуми”, Закону України “Про звернення громадян”, частини другої статті 1, статей 11, 12, пунктів 7, 9статті 13, пунктів 6, 15 статті 14. Пунктів 6,8 статті 15 та частини першої статті 17 Закону України “Про Центральну виборчу комісію”, з урахуванням постанови Кабінеті міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 “Про затвердження Інструкцій з діловодства за зверненнями громадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об’єднань громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”, Центральна виборча комісія розробила та прийняла “Порядок ведення діловодства виборчих комісій та комісій з референдумів”, зобов’язавши виборчі комісії по виборах Президента України, народних депутатів України, комісії з всеукраїнського референдуму після їх утворення забезпечити неухильне дотримання затвердженого Порядку.

Підготовка та оформлення документів до засідання виборчої комісії чи комісії з референдумів. Підготовку матеріалів до засідання виборчої комісії та комісій з референдумів, оформлення та доопрацювання прийнятих на її засіданні документів, достовірність документування засідання комісії – забезпечує секретар комісії.

Проект порядку денного засідання комісії – готується секретарем комісії згідно з планом роботи та за дорученням голови комісії при цьому необхідно врахувати пропозиції членів комісії. Порядок денний має бути підготованим не пізніше ніж за день до засідання.

Проект порядку денного після його погодження з головою комісії – секретарем комісії доводиться до відома членів комісії, як правило не пізніше ніж за день до засідання комісії, а в день, що передує дню виборів, референдумів і в день виборів, референдумів – негайно.

Про порядок денний засідання комісії та дату його проведення члени комісії та інші зацікавлені особи повідомляються, як правило, не пізніше, ніж за день до засідання комісії. При необхідності про засідання комісії, порядок денний повідомляються засоби масової інформації та особи, які мають право брати участь у засіданні комісії, а також обов’язково повідомляються особи, запрошені на засідання комісії.

Проект постанови комісії повинен відповідати чинному законодавству України та прийматись в межах повноважень комісії. Постанова комісії повинна містити наступні реквізити: назва комісії, назва документа (постанова), місце та дату прийняття постанови, порядковий номер, заголовок до тексту постанови, мотивувальну частину, резолюційну частини.

Заголовок до тексту постанови комісії має бути лаконічним та таким, що від ображає її основний зміст. Якщо в постанові комісії йдеться про кілька питань, назва може бути узагальнюючою.

Мотивувальна частина постанови має містити обставини, висновки комісії та настанови, що зумовили прийняття постанови з відповідного питання, посилання на закони чи інші нормативно-правові акти або судові рішення, якими керувалася комісія при прийнятті рішення.

Резолютивна частина постанови містить відповідне рішення комісії, викладене у формі висновку із зазначеними завданнями і заходів, спрямованих на реалізацію повноважень комісії, з питань, що розглядаються. У разі потреби резолютивна частина може містити вказівки на необхідність доведення її змісту до суб’єктів, на яких поширювалась дія постанови, виконавців, осіб, на яких покладається контроль за виконанням документа, а також строки його виконання та додатки.

Резолютивна частина постанови складається з пронумерованих пунктів та підпунктів.

Після ознайомлення з підготовленими матеріалами і в разі відсутності потреби внесення поправок до тексту голова комісії ставить на проекті постанови, що пропонується прийняти, резолюцію для розгляду на засіданні комісії.

Секретар комісії відповідає за реєстрацію осіб, які беруть участь у засіданні, та перед його початком подає голові комісії список цих осіб.

Оформлення рішення, прийнятого на засіданні комісії. Рішення комісії приймається як правило, у формі постанови. Обговорення рішення, що розглядається та приймається на засіданні комісії, фіксується протоколом засідання комісії, який оформляється після засідання на підставі записів, зроблених під час засідання секретарем комісії чи особою, яка виконувала обов’язки за дорученням комісії або її голови.

Протоколи мають такі реквізити: назва виду дільничної комісії – засідання, назва комісії, дата і місце проведення засідання, загальна кількість членів комісії, кількість присутніх на засіданні членів комісії, кількість запрошених на засідання (у разі потреби до протоколу додається реєстраційний лист), порядок денний з формулюванням питань у називному відмінку, текст протоколу, який складається з трьох частин, що прочинаються словами “Слухали”, “Виступили” “Вирішили” (Постановили).