Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Протокол засідання комісії оформляється секретарем комісії. До протоколу додаються у вигляді додатків оригінали документів, прийнятих на засіданні, а також викладені в письмовій формі окремі думки осіб, які входили до складу комісії і не погоджувалися з прийнятими на засіданні комісії рішеннями.

Протокол засідання комісії підписується головуючим на за сіданні та секретарем комісії чи особою, яка виконує обов’язки секретаря.

Постанова, прийнята на засіданні комісії, підлягає подальшому оформленню для підписання, надсилання і оприлюднення (у разі, якщо документ підлягає оприлюдненню відповідно до закону або за рішенням комісії) протоколи одного робочого дня засідання мають один номер, якщо інше не встановлено головою комісії.

При доопрацюванні постанови комісії секретарем комісії вносяться до тексту зміни і доповнення, схвалені шляхом голосування на засіданні комісії.

Комплектність матеріалів, що додаються до постанови, а також реєстрація їх у відповідному журналі із зазначенням реєстраційних номерів на документах забезпечуються секретарем комісії.

Постанова, додатки до неї підписуються головою комісії чи головуючим на засіданні.

Залежно від характеру питання, що розглядалось комісією, постанова надсилається учасникам виборчого процесу і референдумів, органам місцевого самоврядування, місцевим органам виконавчої влади, виборчим комісіям, комісіям з референдумів, місцевим засобам масової інформації, громадськості, якщо предметом розгляду на засіданні , були цікаві чи важливі для них питання, як правило, у день підписання постанови або наступного дня, напередодні та в день виборів, референдуму – постійно.

Реєстрація та розгляд документів і звернень. що надходять до комісії. Документи, звернення, що надходять до комісії, приймаються головою комісії, заступником голови комісії, секретарем комісії або за дорученням голови комісії чи заступника голови комісії – членом комісії.

Звернення може бути усним, викладеним громадянином і зафіксованим головою, заступником голови або членом комісії на особистому прийомі; чи письмовим, надісланим поштою або переданим особисто до комісії чи через уповноважену особу, якщо її повноваження оформлено відповідно до чинного законодавства України.

Документи, звернення реєструються у день їх надходження у журналі реєстрації документів і звернень виборчих комісій на комісій з референдумів. Документи, що надходять до комісії телефонним або факсовим зв’язком чи електронною поштою також реєструються.

Не реєструються в комісії особисті, поздоровні листи, запрошення, що надходять на адресу комісії.

У правій нижній частині першого аркуша документа, звернення або на іншому вільному від тексту місці цього аркуша (вільне місце з ліва призначено для підшивки документа) зазначають реєстраційний номер, що відповідає порядковому номеру запису у журналі реєстрації документів і звернень та дата надходження.

У разі повторного надходження документа, звернення. Після присвоєння чергового реєстраційного номеру і поставленого у правій верхній частині його першого аркуша побиться напис “повторно”.

Документ, звернення після реєстрації розглядаються головою комісії, а в разі його відсутності заступником голови комісії або секретарем комісії з метою поставлення резолюції про його виконання.

Не підлягають розгляду (залишаються без розгляду) документи, звернення без зазначення дати, місця проживання заявника, не підписані автором (авторами) або за ними неможливо встановити авторство. За винятком повідомлення про вчинення злочину. Таке повідомлення надсилається до органів Міністерства внутрішніх справ України за місцем розташування комісії.

Не розглядаються повторно документи, звернення від однієї і тієї ж особи з одного і того ж питання, якщо перший раз питання вирішено по суті, про що повідомляється особі, яка подала звернення, а також звернення особи, визнаної судом недієздатною.

Особистий прийом громадян проводиться в порядку, встановленому головою комісії.

Реєстрація осіб, які звернулися до комісії, ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян у виборчий комісії та комісії з референдуму.

Контроль за виконанням документів передбачає безпосередньо первинне і коригування процесу їх виконання, облік та аналіз результатів виконання документів, що контролюються дотримання встановленого терміну здійснюються секретарем окружної комісії.

Про виконання документів робиться відмітка у відповідній графі журналу реєстрації документів і звернень та журналу обліку особистого прийому громадян.

Розглянуті документи, звернення, що надійшли до комісії, передаються секретарю комісії для подальшого формування справи відповідно до затвердженої головою комісії номенклатури справ.

Про виконання документів, звернень секретар комісії інформує голову комісії.

Питання для перевірки знань.

1. Опишіть порядок планування роботи колегіальних органів управління.

2. Особливості розробки проекту плану роботи та його затвердження.

3. Порядок денний: сутність документа та особливості його складання.

4. Протокол засідання колегіального органу управління.

5. Апаратні наради: сутність, порядок проведення та документального оформлення.

6. Підготовка та оформлення документів до засідання виборчої комісії чи комісії з референдумів.

7. Оформлення рішення, прийнятого на засіданні комісії.

8. Реєстрація та розгляд документів і звернень. Що надходять до комісії.

7. ЗВЕРНЕННЯ ГРОМАДЯН ДО ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ ТА САМОВРЯДУВАННЯ

7.1. Сутність звернення громадян до органів державного управління

7.2. Особливості складання окремих документів

7.3. Термін розгляду і відповідальність за порушення термінів розгляду звернень

7.4. Реєстрація звернень в державних органах управління

7.5. Організація прийому громадян у міській державній адміністрації

7.6. Інформування населення про діяльність місцевої державної адміністрації

7.7. Звернення громадян в інші органи державної влади.

1. Сутність звернення громадян до органів

державного управління та місцевого самоврядування

Інструкція з діловодства районної державної адміністрації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності районної державної адміністрації і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до передачі в архів.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства зі зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами. Тож громадяни України мають право звернутися до органів державної влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян, установ, організацій незалежно від форм власності, підприємств, засобів масової інформації, посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків із зауваженнями, скаргами та пропозиціями, що стосуються їх статутної діяльності, заявою або клопотанням щодо реалізації своїх соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та скаргою про їх порушення.

Військовослужбовці, працівники органів внутрішніх справ і державної безпеки мають право подавати звернення, які не стосуються їх службової діяльності.

Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на ї території, мають таке же право на подання звернення, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

7.2. Особливості складання окремих документів

Пропозиція (зауваження) – це звернення громадян, де висловлюється порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюється думки щодо регулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) – це звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності підприємств, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності.

Клопотання – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод.

Скарга – звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушення діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій, об'єднань громадян, підприємств, посадових осіб.

Звернення адресуються органам державної влади і місцевого самоврядування, установам, організаціям незалежно від форм власності, об'єднанням громадян, підприємствам або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань.

У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.

Звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформленні відповідно до чинного законодавства.

Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) зі зазначенням дати.

А також, звернення, оформлене без дотримання цих вимок, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніше як через 10 днів від дня його надходження.

Звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду. Забороняється відмова в прийнятті та розгляді звернень з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність, незнання мови звернення.

Забороняється переслідування громадян і членів їх сімей за подання звернення до органів державної влади, місцевого самоврядування, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, підприємств, посадових осіб за критику у зверненні їх діяльності та рішень.

Ніхто не може бути примушений до подання власного чи підписання колективного звернення або участі в акціях на підтримку звернень інших осіб чи організацій. Також не допускається розголошення одержаних із звернень відомостей про особисте життя громадян без їх згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом та іншої інформації, якщо вона не ущемляє права і законні інтереси громадян.

Не допускаються з'ясування даних про особу громадянина, які не стосуються звернення. На прохання громадянина висловити в усній формі або зазначення в тексті звернення не підлягає розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи.

7.3. Термін розгляду і відповідальність за їх порушення

Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у звернені питання неможливо, керівник відповідального органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушений у зверненні не може перевищувати 45 днів.

Органи державної влади, місцевого самоврядування, установи, організації незалежно від форм власності, об'єднання громадян, підприємства, посадові особи розглядають звернення громадян не стягуючи плати.

Особи, винні у порушенні Закону “Про звернення громадян”, несуть цивільну, адміністративну, кримінальну відповідальність.

У випадку задоволення скарги, орган або посадова особа, які прийняли неправомірне рішення щодо звернення громадянина, відшкодовують йому завдані матеріальні збитки, пов'язані з поданням і розглядом скарги, обґрунтовані витрати, понесені у зв'язку з виїздом для розгляду скарги на вимогу відповідного органу і втрачений за цей час заробіток. Спори про стягнення витрат розглядаються в судовому порядку.

Громадянину на його вимогу і в порядку можуть бути відшкодовані моральні збитки, завдані неправомірними діями або рішеннями органу чи посадової особи при розгляді скарги.

Подання громадянином звернення, яке містить накоплені образи, дискредитацію органів державної влади, органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян та їхніх посадових осіб, керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі та інших дій, тягнуть за собою відповідальність, передбачену законодавством.

Витрати ж, зроблені органом державної влади, місцевого самоврядування, установою, організацією незалежно від форм власності, об'єднанням громадян, підприємствам, засобами масової інформації у зв'язку з перевіркою звернень, які містять завідомо неправдиві відомості, можуть бути стягнуті з громадянина за рішенням суду.

Контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян відповідно до своїх повноважень здійснюють Верховна Рада України, народні депутати України, Президент України, Кабінет Міністрів України, Уповноважений з прав людини Верховної Ради України, Верховна Рада Автономної Республіки Крим, обласні, Київська та Севастопольська, міські, районні, районні в містах Києві та Севастополі державні адміністрації, сільські, селищні, міські ради та їх виконавчі комітети, депутати місцевих рад, а також міністерства інші центральні органи виконавчої влади щодо підпорядкованих їм підприємств, установ та організацій.