Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

____________________________________________________________

із зазначенням строків їх зберігання

відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історично-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і документи фонду

№ __________________________________________________________________найменування фонду

Разом ____________________________ справ за ____________роки

Літерами і цифрами

Описи справ постійного зберігання за ________________ роки затверджені, а з особового складу – погоджені з ЕПК

Найменування державної архівної установи

Протокол від ______________________ № ___________________________

Експертизу проводив

Посада особи, підпис, прізвище та ініціали

Дата_________________

СХВАЛЕНО

Протокол ЕК

Від____________ № ___________

Документи у кількості _________________________________справ

Цифрами і літерами

Вагою ____________кілограмів здано_________________________________

Найменування організації

На переробку за приймально-здавальною накладною від ___________№ _________

_______________________ ________________ __________________

Посада особи, яка підпис прізвище та ініціали

Здала документи

________________

дата

Відібрані для знищення документи з грифом «Для службового користування» перед їх здачею на переробку подрібнюються таким чином, щоб їх не можливо було прочитати. Після знищення матеріалів з грифом «Для службового користування» в облікових документах робиться відмітка «Знищено. Акт №______ від (дата)».

11.5.Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності.

Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються і опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

Справи з грифом «Для службового користування» видаються для роботи як правило на один день, тобто в кінці робочого дня вони повинні бути повернені до канцелярії або до структурного підрозділу де вони зберігаються. В разі необхідності з дозволу керівника документи можуть видаватися і на термін, який дано виконавцеві для виконання завдання однак при цьому вони повинні зберігатися відповідним чином у шафах, які закриваються і до яких не мають доступу сторонні особи. Передача документів з грифом «Для службового користування» іншим співробітникам здійснюється лише через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.

Справи з грифом «Для службового користування» забороняється виносити за межі організації. Документи можуть бути винесені за межі організації з дозволу керівника для погодження їх виконання з іншими організаціями у межах населеного пункту. У разі якщо документи потрібні для проведення роботи з ними у іншому населеному пункті, то документи надсилаються туди заздалегідь, а після проведення роботи повертаються назад у спосіб, передбачений законодавством. Забороняється перевозити документи з грифом «Для службового користування» окремим особам, які їдуть у відрядження до іншого населеного пункту. З дозволу керівника організації документи можуть перевозитися групою осіб, що їдуть у відрядження при умові якщо їх не менше двох або якщо документи перевозить озброєний працівник.

У разі зміни відповідального за збереження документів з грифом «Для службового користування» працівника, складається акт прийому-передачі документів, який затверджується керівником організації чи структурного підрозділу.

Щорічно комісією, яка призначається наказом керівника, і до якої обов’язково включається особа, якій доручено облік та зберігання цих документів, а також керівників режимно-секретних підрозділів, здійснюється перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування». Результати перевірки наявності оформляються актом наступної форми.

ЗАТВЕРДЖУЮ__________________

Підпис

Посада керівника організації

Прізвище та ініціали

дата

Найменування організації

АКТ

Перевірки наявності та стану документів і справ

Від ______________№__________________

Місце складання

Складений комісією на підставі наказу від__________________ № _________

Комісією:

Голова комісії ______________________________________________________

Посада, прізвище, ініціали

Члени комісії_____________________________________________________________

Посада, прізвище, ініціали

Перевіркою встановлено:

1.Усього за описами (номенклатура ми справ, журналами обліку) налічується ______________________документів, справ.

З них наявні_____________________________________________________

Не виявлено_____________________________________________________

Індекси (номери )документів, справ, видань

2.Знайдено не віднесених до описів (номенклатури справ, журналів обліку)

3.Характеристика стану документів, справ та видань:

Перевірку проводили:

Голова комісії: _________________________ ________________

Члени комісії:__________________________ ________________

_______________________ ___________________

Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу, бібліотеки) за результатами перевірки _____________________________________________

Про факти втрати документів з грифом «Для службового користування» робиться відповідне повідомлення керівника організації, який призначає комісію для розслідування факту втрати документів чи розголошення відомостей, що містяться в них. Комісія готує висновок, який затверджує керівник організації. До документів з обліку справ з грифом «Для службового користування» вносяться дані про втрату матеріалів а на осіб, які причетні до втрати документів або розголошення відомостей, що містяться в них, накладається дисциплінарна або цивільно-правова відповідальність згідно із законодавством.

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року № 1893 затверджена інструкція щодо обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Відповідно до неї обов’язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовим та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретний текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Наказом керівника організації призначаються особи, які персонально відповідають за облік та зберігання печаток Облік печаток та штампів ведеться у журналі за наступною формою.

ЖУРНАЛ

Обліку та видачі печаток і штампів

Облік бланків ведеться у журналі за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнал має наступну форму.

ЖУРНАЛ

Обліку бланків

Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркушу нумеруються, прошиваються і опечатуються.

Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються і опечатуються. На зазначених вище бланках типографським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх часинах (сторінках) цих бланків. Видача заповнених бланків здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями. Видача цих бланків без заповнення забороняється.

Знищення бланків здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцем знаходження організації.

Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації. Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку після останнього запису. У разі порушення правил обліку та зберігання печаток, штампів і бланків комісія складає відповідний акт і повідомляє про виявлені порушення керівника організації. У разі втрати печаток і штампів керівники організації зобов’язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.

Питання для перевірки знань.

1. В чому полягає сутність державної таємниці?

2. Визначте особливості віднесення інформації до державної таємниці.

3. Яким чином здійснюється охорона та робота з документами, що містять державну таємницю?

4. Що таке конфіденційна інформація, що є власністю держави?

5. Яким чином здійснюється охорона та робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави?

6. Яким чином здійснюється забезпечення схоронності документів.

12. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ПІДТРИМКИ ДОКУМЕНТООБІГУ

12.1. Тенденції розвитку інформаційних технологій

12.2. Системи електронного документообігу

12.3 Аналіз програмних систем автоматизації діловодства і документообігу

12.1. Тенденції розвитку інформаційних технологій

Інформація – неоціненний скарб, а правильне розуміння ролі інформаційної складової в процесі управління – надійна запорука успішної роботи будь-якої організації – чи то великої державної установи, а чи малої приватної фірми.

На сьогодні документи є носіями критично важливої інформації, без якої успішна діяльність сучасного підприємства була б неможливою. Вирішення ключових управлінських задач та суцільна комп’ютеризація зумовили створення, як для малих, так і для великих організацій, в якій би галузі виробництва вони не працювали, високопродуктивних програмних засобів для систематизації та ефективного використання своїх інформаційних ресурсів. Інформаційні системи (ІС) набули статусу соціально значущого фактора, який впливає на безпеку та добробут суспільства.

В нових економічних і ринкових умовах головне завдання будь-якої організації – чи то органу державної влади, а чи приватної фірми, полягає в ефективній реалізації управлінських функцій, що й зумовлює доцільність вирішення питань автоматизації саме стосовно управлінської і організаційно-розпорядчої діяльності. У зазначених напрямках діяльності запроваджуються інформаційні технології (ІТ), які забезпечують підвищення рівня підготовки та ефективності прийняття управлінських рішень за допомогою сучасних комп’ютерів, зокрема мережі Internet, спрямовані на втілення нового стилю організаційної культури, орієнтованої на підвищення гнучкості управління, його готовності до змін, впровадження ринкових методів, визнання таких пріоритетів, як клієнт-споживач управлінських послуг з наближенням управління до нього.

Для вирішення ключових управлінських задач і оцінки їх якості з точки зору досягнення кінцевого результату, про що засвідчує досвід адміністративних реформ у провідних країнах Заходу, застосовуються підходи ділового менеджменту, які базуються на трьох складових ( три “Е”): результативність (Effectiveness), ефективність (Efficiency) та економічність (Economy). Технології ділового менеджменту як делегування повноважень внутрішнім підрозділам для прийняття управлінських рішень, застосування командної роботи, матричні методи управління, використання системного аналізу даних, покладені в основу інформаційних технологій як засобів автоматизації базових процесів управління – діловодства та документообігу, і визначають новий стиль управлінської діяльності.

В Україні повільно, але починають розуміти важливість комплексного підходу до проблем автоматизації підприємств і організацій, усвідомлюючи, що ефективність автоматизації залежить, перш за все, від того, наскільки повно і всебічно охопила вона всі сфери виробничої діяльності. Саме тому в останні роки в області ІТ значно зросла роль систем керування документами (СКД), які є важливою складовою частиною систем управління підприємством, характерною стала ідея побудови корпоративних інформаційних систем (КІС). При цьому поняття корпоративності передбачає наявність досить значної територіальної розпорошеності інформаційної системи.

Інформаційна система – це система, яка проводить збір, обробку, зберігання та вироблення інформації людьми з використанням автоматичних процесорів, тобто здійснює інформаційну підтримку, як виробничої, так і управлінської, діяльності сучасних підприємств та організацій.

Термін “інформаційна система” відноситься до класу програмних продуктів, що полегшують або “автоматизують” основні процеси людської діяльності. Характеристика інформаційних систем підтримки управлінської діяльності неможлива без розгляду основних процесів, що її супроводжують та істотно впливають на оперативність і якість керування, а саме - аналіз, підготовку й ухвалення рішень, виконання рішень, облік і контроль прийнятих рішень.

Протягом останніх років в області ІТ відмічено кілька основних тенденцій, що і визначили напрямок їхнього розвитку. Однією з них є зростання ролі СКД, тому що саме вони є важливою складовою частиною системи управління корпорацією, державною установою або відомством, підприємством або іншим об'єктом автоматизації (ОА).

Інша тенденція прослідковується в суцільній комп'ютеризації найрізноманітніших сфер людської діяльності, що дозволяє швидко і точно обробити великі інформаційні об’єми, а саме застосування комп’ютерів каталізує значне збільшення обсягів інформації на ОА. Виникає необхідність створення високопродуктивних програмних комплексів для систематизації й ефективного використання інформаційних запасів будь-якої організації.

Все це обумовило підвищення вимог до СКД і їх корінне перетворення на якісно новому рівні. СКД повинні характеризуватися прекрасною масштабністю і надійністю, безпрецедентною відкритістю (можливістю настроювати і модифікувати як логіку роботи, так і інтерфейс системи), легкістю адміністрування і високою продуктивностю.

І, нарешті, третьою тенденцією є поширення мереж на основі технологій Internet/intranet і побудова гетерогенних мережевих комплексів, що потребують від прикладного програмного забезпечення (ПЗ) уміння працювати (або співіснувати з іншим програмним забезпеченням) у різноманітних операційних середовищах і на різних системах керування базами даних (СКБД). Звідси і вимога - гарне перенесення СКД і підтримка всіх раніше перерахованих платформ.