Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Nortan Nolan Institute оцінює зростання продуктивності співробітника на 25-50 %, зменшення часу для обробки одного документа більше, ніж на 75 % і зменшення витрат на оплату площі для зберігання документів на 80 %. Приблизно такі ж оцінки дає відома компанії Ernst & Young.

Узагальнюючи викладене вище, визначимо переваги електронних документів, які полягають у можливості:

1) обслуговувати клієнта краще: ціль будь-якої організації обслуговувати краще своїх клієнтів. Впровадження систем дозволяє виконувати цю задачу більш ефективно. При роботі з ЕД час пошуку документа, а отже час реакції на запит набагато менший, ніж при роботі з паперовими документами. Отже, клієнт одержує відповідь, швидше, ніж раніше, і, природно, задоволений набагато більше.

2) управляти інформацією більш ефективно - керування життєво важливими документами, збереженими в електронному вигляді, радикально поліпшується. Ви можете:

• одержувати доступ до документів швидше;

• не губити документи;

• перейти до засобів правильного зберігання документів;

• збирати, опрацьовувати документи у більшій кількості, ніж раніше, і приймати рішення швидше і точніше;

3) захищати документи краще: Технологія дозволяє зберігати ключову інформація на оптичних або магнітних носіях інформації. Це відразу дає значні переваги, а саме:

• захист від втрати або ушкодження. Втрата всієї або частини інформації для підприємства може загрожувати значними наслідками, аж до банкрутства і повного припинення діяльності. З папером усе набагато складніше, ніж з електронними носіями інформації. Папір схильний до багатьох хвороб, а саме - старіння, небезпеки нагрівання і вогню. Крім того, дуже важко зробити копію всього архіву паперових документів на випадок непередбачуваних обставин. Це викликано, по-перше, високою вартістю збереження, по-друге, високою вартістю і часом копіювання документів. У випадку з електронними носіями усе навпаки. Компактність, швидкість і дешевина копіювання дозволяє робити і зберігати стільки копій інформації, скільки потрібно для забезпечення надійності бізнесу;

• захист від несанкціонованого доступу. Електронні носії дозволяють зберегти більше інформації в меншому обсязі. Отже менший обсяг дешевше захищати. Крім того, електронна інформація легше обробляється, процес криптозахисту інформації можна автоматизувати і виконувати швидше і дешевше;

4) збільшити продуктивність праці: праця будь-якого співробітника має дві основні складові, продуктивну і забезпечувальну. У залежності від категорії робітника і виду діяльності співвідношення цих видів діяльності різне, але при будь-якому розкладі частка забезпечувальної діяльності залишається чималою. Операції з паперовими й електронними документами відносяться до забезпечувальної діяльності і, отже, скорочуючи час на ці операції, ми скорочуємо частку цієї діяльності, звільняючи час для продуктивної праці. Крім продуктивності праці окремої людини, перехід до електронних документів радикально підвищує продуктивність праці робочих груп (при цьому перехід до обробки електронних документів ні в якому разі не варто розглядати як самоціль). Робота з електронними документами разом з мережевими технологіями дозволяє одночасно багатьом користувачам із робочої групи одержувати доступ до документів, що досить проблематично і дорого при роботі з паперовими документами. А якщо організація в своїй діяльності використовує такі технології як workflow і groupware, то це надає можливість взаємодії співробітників всередині всіх підрозділів підприємства, що дозволяє уникнути дублювання функцій і задач і, отже, ще знизити витрати;

5) зменшувати витрати:

• на обробку паперу. З електронними документами не має потреби робити фотокопії документів для того, щоб вони стали доступні кільком співробітникам підприємства одночасно. Крім того, це зманшує необхідність наймати на роботу кур'єрів для збору і доставки документів, що забезпечують інфраструктуру передачі інформації між співробітниками.

• на устаткування. Сканер, факс-плата, програмне забезпечення можуть коштувати менше, ніж високопродуктивне копіювальне і факс устаткування;

• на підтримку процесу обробки. Збереження документів в електронному вигляді може знизити потребу в таких предметах, як скріпки, степлери, папки і шафи для паперів;

• на збереження. Звільнення реальної, фізичної площі, необхідної для зберігання документів, забезпечення необхідних умов для зберігання паперових документів, створення копій документів тощо).

Однак, можна виділити труднощі трьох рівнів при переході на безпаперову технологію роботи з документами.

1. Технічна неготовність організацій для роботи з електронними документами (що може виражатися як у тривіальній проблемі відсутності комп'ютера на столах у співробітників, так і в тому, що в організації немає необхідних програмно-апаратних засобів для переходу документів з однієї форми представлення до іншої – від паперового до електронного через відсутність сканера).

2. Технологічна недопустимість переходу окремих категорій конфіденційних документів в електронний вид (служби безпеки вимагають, щоб такого роду документи передавалися під розпис через довірену особу або кур'єра). Не можна випускати з поля зору і таку обставину, як відсутність у багатьох високопоставлених співробітників (керівна ланка) вільного часу для постійного спілкування з комп'ютером, що призводить до процедури переводу документа з електронного виду в паперовий (через друк) або навпаки (шляхом сканування) і створення, наприклад, версій документа.

3. Законодавча база – навіть, якщо в межах окремо взятої компанії або організації вирішили перейти до безпаперової роботи з документами, компанія всеодно не зможе існувати ізольовано - між нею і зовнішнім світом постійно циркулюють різноманітного роду документи. Виникає необхідність законодавчого вирішення питання, що власне слід розуміти під електронним документом і який його вид може мати юридичну силу (питання, пов'язані з достовірністю документів, що пересилаються, достовірністю підписів посадових осіб тощо).

Принципи побудови інформаційних систем. Серед основних принципів побудови інформаційних систем слід відзначити наступні:

Масштабність. Дана властивість є захистом інвестицій користувача, витрачених на створення і настроювання системи, навчання користувачів і обслуговуючого персоналу. Це означає, що система може працювати, як з одним користувачем, так і з 10000, як із 10 документами, так і з 10 мільйонами. При збільшенні навантаження на систему лише змінюється сервер, на якому працює система. Тому при проектуванні системи потрібно керуватися принципом підтримки максимально можливої кількості операційних систем, там де це не вдасться, необхідна підтримка Windows NT. Для того, щоб забезпечити перенесення даних, бажана підтримка багатоплатформних серверів баз даних, таких як Sybase, Oracle, Microsoft, Informix. Якщо дані принципи витримані, тоді у випадку різкого збільшення числа користувачів і, отже, навантаження на систему, можна перейти на більш потужну апаратну платформу при незмінності самої системи і даних. Крім того, масштабність – це можливість нарощувати потужність системи, не підвищуючи потужності сервера, а збільшуючи кількість серверів на підприємстві. Особливо важливо, щоб при цьому система залишалася єдиним цілим і не потребувала "настроювання з нуля".

Відкритість. Система повинна акуратно вписатись у вже існуючі або нові додатки, крім того, комплекс найчастіше зобов'язаний функціонувати в гетерогенних і, що особливо важливо, у розподілених середовищах. Ця вимога тісно пов'язана з вимогою масштабності, тільки вона його розширює, тому що потребує одночасної підтримки множини платформ, мережевих середовищ і серверів баз даних. Крім того, запропоноване рішення повинно забезпечувати легке підключення зовнішніх додатків, а це означає, що додаток повинен мати:

• відкрите API;

• підтримку COM (DCOM), CORBA – технологій.

Також до вимоги відкритості системи ставиться підтримка існуючих стандартів у відповідних областях, пов'язаних з обробкою документів. До цих стандартів в області роботи з документами відносяться Shamrock і ODMA (Open Document Manаgement API), в області керування діловими процесами - WorkFlow Coalition API і т.д. Підтримка зазначених стандартів дозволить без особливих труднощів переходити на нові версії додатків.

Модульність і технологічність. Не завжди необхідно впроваджувати весь комплекс роботи з документами на підприємстві відразу. Це може бути викликано різними причинами: від відсутності відповідних засобів у даний момент, до нездатності організації "з понеділка" різко перебудувати свою роботу. Тому система повинна складатися з модулів, кожний із яких дозволяє вирішити ту або іншу задачу, причому ці модулі можуть без особливих зусиль бути додані в працюючу систему в довільній послідовності. І, що головне, вони повинні бути незалежні один від одного, зберігаючи при цьому глибоку інтеграціїю між собою. Наприклад, рішення задачі автоматизації можна почати з рішення задачі підтримки виконання завдань, а можна з електронного архіву, але незалежно від вибору, можна всеодно прийти до повноцінної системи. Неможливо знайти систему, що через 5 хвилин після інсталяції з коробки буде вирішувати весь клас задач оптимально для кожного користувача (якщо, звичайно, технологія роботи з документами у вашій компанії цілком відповідає тим настроюванням, які поставляються з комплексом, що буває вкрай рідко), але система повинна потребувати мінімальне програмування й адаптацію під кожного користувача. Виконання даного принципу знижує ціну, зменшує час впровадження, що, природно, підвищує надійність в експлуатації. Особливе значення і важливість для підприємств набуває чинник простоти модифікації настроювань існуючої системи силами обслуговуючого персоналу (відділ розробки - це, безумовно, зручно, але досить дорого для багатьох організацій) відповідно до динаміки розвитку організації.

Складові частини системи електронного документообігу

Система електронного документообігу - одна з найважливіших складових інформаційної системи, яка відповідає за управління вводом документів у систему, збереження, пошук, маршрутизацію, обробку документів, збір і аналіз інформації про поточний стан виконання ділових і адміністративних процедур.

Сучасна інтегрована система керування електронними документами повинна підтримувати механізми автоматизації комплексу таких задач:

• аналіз організації бізнес-процесів і супутнього документообігу;

• збір, збереження, пошук і перегляд документів;

• маршрутизація й обробка документів, керування бізнес-процесами і правилами проходження документів.

Складовими частинами системи (підсистеми), що працює з документами, є:

• системи керування документами;

• системи автоматизації діловодства;

• архіви документів;

• системи створення документів і системи обробки документів;

• системи керування вартістю збереження документів;

• системи маршрутизації документів;

• системи комплексної автоматизації бізнес-процесів;

• системи підтримки прийняття рішень

Кожна підсистема має набір специфічних для неї функцій. При цьому окремі підсистеми тісно взаємодіють між собою. Поділ системи документообігу на підсистеми носить в деякій мірі “академічний” характер. У реальній практиці програмні продукти достатньо умовно можна віднести до тієї або іншої групи в нашій класифікації. Як правило, системи реалізують лише частину функцій, при цьому продукт одного класу може містити в собі частину функцій систем іншого класу. Тому побудова системи електронного документообігу з існуючих на ринку продуктів потребує не тільки гарного розуміння кінцевої задачі, але і відмінного знання ринку програмного забезпечення.

Система керування документами. Система керування документами - ядро системи роботи з документами. До її основних задач відносяться:

забезпечення реєстрації інформації, що надходить, (заповнення необхідних атрибутів документа);

організація збереження документів;

підтримка пристроїв збереження даних різних типів (від швидких магнітних дисків до стримерів, у тому числі підтримка роботи зі знімними носіями);

підтримка міграції документів між пристроями збереження в залежності від зміни активності обігу інформації. Виділяються два види міграції документів: міграція документів, що настроюється користувачем, і автоматична. Технологія автоматичної міграції документів називається Hierarchical Storage Management, а продукти, які її підтримують - HSM продуктами;

автоматичні операції з документами (копіювання, відновлення, знищення);

організація індексування документів для подальшого їхнього швидкого пошуку. Сюди відноситься підтримка індексів різноманітних типів. Виділяють два основних типи. Атрибутивний індекс, коли документу присвоюється набір текстових, цифрових і інших значень. Ці значення потім зберігаються в базах даних, і подальший пошук документа здійснюється за цими значеннями. Іншим широко застосовуваним типом індексування документа є побудова повнотекстового індексу за змістом (слова, фрази) документа;

аудит і забезпечення безпеки документів. Під цим розуміють контроль доступу до документа і протоколювання всіх подій, пов’язаних із документом.

Контроль доступу – це дозвіл або заборона виконання, у залежності від повноважень користувача, що ввійшов у систему, таких операцій як - перегляд документа, копіювання документа, знищення документа, редагування документа, керування доступом до документа.

Система керування документами повинна дозволяти розраховувати вартість використання документа. Природно, що вартість документа вимірюється не в грошовому вираженні, а в часовому. Дана функція важлива не тільки для аналізу діяльності підприємства і конкретних співробітників, але і для виставляння рахунків на оплату клієнтам. Окремо слід відзначити можливість використання спеціалізованих апаратно-програмних модулів криптозахисту даних, що надають додатковий сервіс щодо захисту документів (електронний підпис, шифрування);

інтеграція з додатками обробки документа. Існує множина додатків, що породжують документи. Якщо в компанії встановлений корпоративний стандарт на використовувані додатки, то їхнє число обмежується десятком, якщо ж немає, то подібна задача перетворюється в нічний кошмар. Виділяють два типи додатків, із якими може відбуватися інтеграція:

• додатки, що зберігають результати своєї роботи у файлах власного формату;

• додатки, що готують і виводять результати тільки на друк. Виходячи з типів додатків, випливає два типи інтеграції.

1. Інтеграція на рівні операцій із файлами.

2. Інтеграція на рівні виводу на друк.

Як окремий вид інтеграції можна виділити інтеграцію з електронною поштою і факс-системами, як найбільш поширеними механізмами передачі інформації;

організація колективної роботи з документами. Як уже відзначалося раніше, організація колективної роботи з елекстронним документом дає серйозний виграш у продуктивності праці всього підприємства. Спільний доступ до електронного документа є основою для цього;

організація розподілених сховищ документів. В умовах застосування системи керування документообігом часто виникає питання про підтримку розподіленого в просторі сховища. Під вимогою розподіленості розуміємо:

доступ віддалених користувачів до сховища документів у режимі on-line або ж у режимі off-line – коли було б логічним використовувати електронну пошту для відпрацьовування механізмів замовлення-доставки документів;

взаємодію декількох сховищ і одночасний доступ користувачів до інформації, розташованої в різних архівах. Такого роду взаємодія може бути побудоване на двох основних принципах:

• взаємне тиражування сховищ;

• технологія розподіленого доступу.

Системи автоматизації діловодства. Функції автоматизації діловодства в тому або іншому виді представлені в будь-якій системі автоматизації документообігу. У функції систем автоматизації діловодства не входить збереження і переміщення документів в організації. У їх функції входить фіксація документів у спеціальній БД, що виражається в заповненні спеціальної картки документа. Вміст картки документа може варіюватися в залежності від сформованої в організації ситуації. Структура документів, зафіксованих у базах даних, спирається на так звану номенклатуру справ, наявну, як правило, у кожній організації, а технологія обліку й обробки документів спирається на сформульоване в даній організації “Положення про діловодство”. Документи зберігаються в паперовому вигляді, у спеціальному архіві, але в базах даних відображається їхнє поточне місце розташування і статус, включаючи атрибути контролю виконання. Звичайно в системах діловодства розрізняють вхідні і вихідні документи, нормативно-розпорядчі документи, документи колегіальних органів управління, інформаційно-довідкові документи й ін. Документи, що знаходяться на контролі виконання, підрозділяються по виконавцях, статусу виконання, термінах виконання тощо. Кожен документ у системі являє собою запис у базу даних, що характеризується набором значень атрибутів картки. Крім обліку і пошуку документів у базах даних, система повинна забезпечувати генерацію звітів, що дозволяють одержати відомості про виконання документів і іншої зведеної інформації.