Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Для розробки додатків, що виконують функції автоматизації діловодства, більше усього підходять стандартні інструменти, які використовують для розробки автоматизованих робочих місць, від настільних баз даних до систем на базі різноманітних SQL серверів. Проте в тому випадку, якщо автоматизація документообігу не закінчиться даним кроком, то можна подумати і про інші інструменти, що забезпечують більш послідовний розвиток системи. Так, наприклад, при переході до електронного сховища документів база даних системи діловодства повинна містити посилання на відповідні об'єкти електронного архіву, при використанні електронних засобів маршрутизації документів система повинна забезпечувати можливість розсилання документів на робочі місця користувачів, визначення поточного місця розташування документа і так далі

Архіви документів. - це те місце, де власне зберігається електронний документ.При цьому може зберігатися або вигляд документа, або його зміст, або і те й інше. Крім власне збереження документів, архів повинен забезпечувати навігацію по ієрархії документів і їхній пошук.

На відміну від пошуку по атрибутах документів, що був і в системах попереднього класу, архіви документів повинні забезпечувати повнотекстовий пошук за вмістом текстових фрагментів у документі. В принципі, пошуковий механізм повинен мати деякий інтелект, тобто забезпечувати пошук близьких граматичних конструкцій, а також пошук близьких за змістом слів.

На відміну від систем попереднього класу, в архівах зберігаються самі документи, і тому система повинна забезпечувати розмежування прав доступу до документів. Користувач може ідентифікуватися або за допомогою мережевого імені, або за допомогою спеціального імені і пароля, визначеного в системі керування архівом. Крім поділу прав доступу на рівні користувачів, система повинна забезпечувати виділення груп користувачів або ролей. Такою функцією архіву документів є забезпечення можливості групової роботи з документами, що знаходяться в стадії створення є функція блокувань документів або Check-In/Check-Out контроль. Якщо один із користувачів системи починає редагувати документ, він блокується для доступу інших користувачів доти, поки з ним не закінчиться робота.

Ще однією функцією архіву є підтримка контролю версій. Версії документів можуть фіксуватися або автоматично, або з ініціативи користувача. У разі потреби користувач може повернутися до однієї з попередніх версій документа.

До сервісних функцій архіву документів відносяться можливість створення резервних копій документів без припинення роботи системи, інтеграція із системами забезпечення оптимальної вартості збереження даних та інше.

Системи створення документів і системи обробки документів. Однією із самостійних функцій систем документообігу є введення документів в архів. Під цим розуміється перехід від паперових документів до електронних. У найпростішому випадку ця процедура зводиться до простого сканування. Проте, як правило, простого зберігання образу документа недостатньо. Електронний образ документа повинен мати ідентифікаційні атрибути, що дозволять ідентифікувати його у системі діловодства і в архіві документів. Ці операції проводяться вручну.

Більш складною функцією є автоматичне розпізнавання вмісту документа і формування документа, що містить його текст. Для цього призначені програми, що відносяться до класу програмного звбезпечення розпізнавання тексту. Ще більш складною функцією є розпізнавання вмісту форм. При цьому програма визначає наявність записів, у тому числі і рукописних, у визначених полях бланка документа, розпізнає його вміст і автоматично заповнює значення атрибутів даного документа в системі. При необхідності значення визначених полів бланка може вибиратися з визначеного в системі довідника.

Системи керування вартістю збереження документів. На сьогоднішній день застосовується два підходи до організації збереження електронних документів. Перший полягає в тому, що тіло документа зберігається у файловій системі, другий передбачає збереження документів у реляційній або спеціалізованій базі данних.

При зберіганні документів в архіві обсяги збереження можуть швидко зростати і досягати значних обсягів. При цьому інтенсивність звертань до документів, що знаходяться в архіві, не рівномірна. До документів, що знаходяться в роботі звертаються достатньо часто, у той час як доступ до документів, робота з якими вже завершена, здійснюється дуже рідко. Відповідно, система може забезпечувати різну оперативність доступу до різних документів. Оскільки вартість збереження документів в архіві, як правило, обернено пропорційна швидкості доступу, то можна скористатися вказаною закономірністю для оптимізації вартості утримання архіву. Системи керування вартістю збереження саме і вирішують дану задачу. Забезпечуючи можливість роботи з різноманітною периферією, система забезпечує автоматичне перенесення даних на більш “дешеві” носії у випадку, якщо доступ до них здійснюється недостатньо часто.

Системи маршрутизації і контролю виконання. Однією з основних складових систем документообігу є системи маршрутизації і контролю виконання. При побудові систем маршрутизації можуть застосовуватися два основних підходи.

Перший - документо-орієнтований. Документ є основним об'єктом системи, і маршрутизується саме він, а всі інші параметри маршрутизації асоційовані саме з документом. Другий - робото-орієнтований і його основним об'єктом є робота. До роботи може бути прикріплений найрізноманітніший список об'єктів, у тому числі, і документи. Природно, робота може існувати і без документів. Другий підхід є більш загальним.

Будь-який процес маршрутизації документів - це рух одного документа, а не множини його копій, як це відбувається в системах електронної пошти.

Розглянемо тепер типи систем маршрутизації.

Вільна маршрутизація. Виділяється два основні типи маршрутів документів.

1. Послідовна маршрутизація - документ послідовно проходить виконавців один за одним.

2. Паралельна маршрутизація – документ одночасно надходить усім виконавцям, а завершення маршруту відбувається, коли один або всі користувачі завершать роботу з документом.

Системи електронної пошти. Мінімальною достатньою системою, що забезпечує маршрутизацію документів є система електронної пошти, що здійснює паралельне розповсюдження документів (маршрутизація відрізняється від розповсюдження або розсилання тим, що маршрутизований документ повертається в початок маршруту, наприклад, до ініціатора, а документ, що розсилається, посилається до виконавця без контролю факту повернення). За допомогою додаткових елементів система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Вільна маршрутизація документів із контролем виконання. Контроль виконання включає:

контроль доставки завдання - ініціатору видається інформація про те, що його завдання досягло місця призначення (виконавця);

контроль читання завдання - ініціатору видається інформація про те, що з його завданням ознайомилися співробітники, для котрих це завдання було призначено;

контроль виконання - ініціатору видається інформація про те, що завдання виконане;

моніторинг завдання - ініціатор завжди може подивитися, хто і що зараз робить із його завданням;

повідомлення про порушення термінів виконання - система документообігу може сповістити ініціатора про те, що послане ним завдання прострочене конкретним співробітником;

історія виконання завдань;

контроль якості виконання означає, що, якщо користувач говорить про те, що завдання виконане, це ще не означає, що воно дійсно виконано, ініціатор повинен перевірити якість виконання, підтвердити або ні виконання.

Інформація може видаватися у вигляді зміни статусу завдання у вікнах вхідних і вихідних завдань або у вигляді нового завдання, сформованого системою ініціатору, або за допомогою повідомлення по електронній пошті.

Маршрутизація документів по заздалегідь визначених маршрутах із контролем виконання (жорстка маршрутизація). Маршрути можуть бути більш складними, чим прості послідовні або паралельні:

1) комбіновані з послідовних і паралельних елементів;

2) умовні, із переходами в залежності від стану тих або інших змінних маршрутів.

Системи комплексної автоматизації бізнес-процесів. Розвитком систем маршрутизації документів є WorkFlow система, або системи комплексної автоматизації бізнес-процесів. На відміну від систем маршрутизації документів, об'єктом маршрутизації в них є сукупність даних, використовуваних у деякому бізнес-процесі. Більшість спеціалістів в області сучасних інформаційних технологій розглядають технологію Workflow як найбільш перспективну технологію керування бізнес-процесами.

Буквальний переклад терміна workflow - потік робіт, є безумовно коректним граматично, але майже ніяк не розкриває його змісту.

Більш інформативним є визначення продуктів класу Workflow як програмних систем, що забезпечують повну або часткову координацію виконання виробничих операцій (завдань, робіт, функцій), що складають структуровані бізнес-процеси підприємства.

При цьому кожна система забезпечує рішення трьох таких задач:

• розробка опису бізнес-процесу;

• керування виконанням бізнес-процесу;

• інтеграція використовуваних у процесі додатків.

Використання технології Workflow для вирішення задачі керування процедурами документообігу дозволяє досягти ряду принципових переваг, найважливішими з яких є такі:

1) впровадження системи класу Workflow базується не на маршрутизації проходження документів і не на автоматизації групи операцій або виду дій, а на описі бізнес-процесу, заради ефективного виконання якого здійснюється маршрутизація документів і/або автоматизація операцій. У такий спосіб упровадження системи направлене на досягнення СТРАТЕГІЧНИХ цілей проекту;

2) технологія Workflow не накладає якихось спеціальних обмежень на рівень деталізації бізнес-процесу і/або ступінь автоматизації виконуваних операції. У якості елементарної операції припустимо використовувати як рутинну, формальну дію (наприклад, зареєструвати облікові дані клієнта ), так і творчу, нетривіальну задачу (наприклад, розробити технологію підйому Титаніка ). Таким чином досягається адаптація системи до реальних бізнес-процесів підприємства, незалежно від їхнього рівня складності;

3) технологія Workflow дозволяє об'єднати в рамках єдиного інформаційного простору підприємства структуровані і неструктуровані дані, а також різноманітні програмні засоби обробки інформації. Отже, досягається незалежність правил бізнесу і відповідних правил проходження документів від індивідуальних особливостей організації роботи конкретного співробітника, структури БД, форматів представлення інформації.

За оцінками ринку систем класу Workflow, проведеними компаніями IDC/Avante і Qvum, лідером серед систем класу Workflow є Staffware (Великобританія). Staffware підтримує всі популярні системи: UNIX, Microsoft Windows NT і OS/2 у якості серверних платформ, а клієнтські місця можуть працювати в середовищах Windows 3.1, Windows 95, Windows NT, OS/2, Macintosh або асинхронних терміналах. Система Staffware цілком масштабована, що дозволяє використовувати систему в організаціях будь-яких розмірів.

Варто звернути увагу на ще один нюанс. Існуючі системи автоматизації ділових процесів ( САДП), як правило, підтримують одну з двох метафор маршрутизації: жорстку або вільну. Перша з них визначається картою ділового процесу, що конструюється заздалегідь. Таким чином, застосування жорсткої маршрутизації припустимо там, де технологія роботи з документами або просто виконання завдань добре формалізується. Більшість закордонних систем керування відноситься саме до цього класу програм, що в принципі цілком зрозуміло - за кордоном люблять порядок в усьому, у тому числі й у ділових процесах. У той же час однією з характерних особливостей вітчизняного ведення господарства є наявність випадкового або суб'єктивного чинника, що вносить деяку непевність у структуру ділових процесів. У зв'язку з цим для вітчизняних організацій доцільно використовувати вільну маршрутизацію, коли послідовність етапів ділових процесів визначається (і довизначається) на стадії виконання завдань.

Таким чином, ми приходимо до висновку, що САДП повинна враховувати і національні особливості управління, і тому, у нашому випадку, підтримувати обидві парадигми - і жорстку, і вільну маршрутизацію. Подібний симбіоз двох різних підходів дозволяє уникнути недорозумінь і отримати те поєднання жорсткої і вільної маршрутизації, що найбільш оптимально відповідає специфіці підприємства.

Системи підтримки прийняття рішень. Немаловажним моментом у функціонуванні інформаційних систем є необхідність забезпечити, крім засобів генерації даних, також і засоби їхнього аналізу. Наявні у всіх сучасних СКД і СКБД засоби побудови запитів і різноманітні механізми пошуку хоча і полегшують витяг потрібної інформації, але усе ж не спроможні дати достатньо інтелектуальну її оцінку, тобто зробити узагальнення, групування, видалення надлишкових даних і підвищити достовірність за рахунок вилучення помилок і опрацювання декількох незалежних джерел інформації (як правило, не тільки корпоративних баз даних, але і зовнішніх, розташованих, наприклад, у Internet). Проблема ця стає надзвичайно важливою в зв'язку з лавиноподібним зростанням обсягу інформації і збільшенням вимог до інфосистем по продуктивності - сьогодні успіх в управлінні підприємством багато в чому визначається оперативністю прийняття рішень, дані для яких і надає КСЕД. У цьому випадку на допомогу старим методам приходить оперативна обробка даних (On-Line Analitical Processing, OLAP). Сила OLAP полягає в тому, що на відміну від класичних методів пошуку запити тут формуються на основі гнучких нерегламентованих підходів.

Сьогодні доступний цілий ряд різноманітних систем OLAP, ROLAP (реляційні OLAP), MOLAP (багатомірні OLAP) - Oracle Express, MetaCube (Informix) і інші.

Використання Internet-технологій. Вибухове зростання Internet, який пов'язують із розвитком нової технології, має у своїй основі просте економічне обгрунтування - ця технологія економічно вигідна, оскільки вартість передачі даних по мережі стає меншою вартості обчислень на клієнтській машині і ця тенденція має стійкий характер. Звідси виникають і ті зміни у світі технологій, свідками яких ми є: стрімке зростання пропускної спроможності каналів ( Internet - 2, нові більш швидкі модеми, супутникові канали для домашнього користувача), присутність у мережі більшості корпорацій і мас медіа, електронна комерція і банки і т.п. На основі цих технологій виросли нові напрямки бізнесу, а поширеність Internet росте небаченими темпами (швидше телефонії і телебачення). Все це зумовлює швидке проникнення Internet-технологій і в процеси автоматизації діяльності органів державного управління.

Характеристика Internet-технологій. Internet-технології - це технології, в яких немає нічого революційного, за винятком того, як уже відомі рішення застосовані в новій області. Давно відомі мови розмітки (TeХ), протоколи передачі даних (TCP) і віддалених сервісів (NSF, POP), розподілені транзакції (монітори транзакцій), мови, які підтримуються багатьма платформами (С, Perl) і т.д. Весь секрет нових рішень у закладеній споконвічно сумісності, що спирається на відкриті стандарти.