Файл: Діловодство Іванова Піддубна.doc

Організаційно-розпорядча діяльність (ОРД) відіграє провідну роль в управлінській діяльності. Ця система призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій як в організаціях так і структурних підрозділах на основі єдиноначальності або колегіальності.

Це документація, яка стосується взаємин організації як з вище стоячими органами управління, так підпорядкованими їй підприємствами, а також сторонніми організаціями. Організаційно-розпорядчою документацією закріплюється трудове життя всіх ланок організації, включаючи навіть такі моменти, як офіційне оформлення відпустки рядового працівника підприємства.

Усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розподілити на такі групи:

Організаційні (положення, статути, інструкції, правила);
Розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки);
Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, доповіді, звіти, плани роботи, договори, телеграми, телефонограми );
З кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та інші);
Особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення особисті та інші).

Згідно із законодавством органи управління створюють наступні організаційно-розпорядчі документи (табл.2):

Таблиця 2.

Управлінські документи та органи управління, що їх створюють

Орган управління	Назва створюваного документа
1	2
Верховна Рада	Закони постанови
Президент	Укази розпорядження
Кабінет Міністрів	постанови розпорядження
Міністерства	накази, інструкції, вказівки
Держкомітети та комісії	постанови, інструкції, вказівки
Головні управління та управління при Кабінеті Міністрів	накази, інструкції вказівки
Держадміністрації, їх управління та відділи	рішення (держадміністрації), накази (управління та відділи).
Власники або керівники промислових підприємств	накази, інструкції, вказівки
Власники підприємств, установ, організацій	Накази інструкції розпорядження вказівки

3.2. Складання та оформлення організаційних документів.

Організаційні документи - група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов’язки та права на тривалий час.

Усі організації і підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. В них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки. Організаційні документи у порівнянні з розпорядчими і довідвово-інформаційними є більш загальними, грунтовними. Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов’язковому виконанню. В той же час, організаційні документи мають вищу юридичну силу, оскільки документи двох наступних груп створюються на базі організаційної документації.

Статут - це юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їх стосунки з іншими організаціями та громадянами, визначають їх структуру, функції, правовий статус та обов’язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності. Статути, після їх затвердження повноважним органом., підлягають обов’язковій реєстрації у відповідних державних органах, (для товариств, приватних підприємств та малих підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси об’єкта підприємницької діяльності). Вони видають підприємству свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера, юридичної адреси, після чого новостворена організація починає свою діяльність. Статути можуть бути індивідуальні та типові (табл.3).

Таблиця 3

Види статутів та їх основна характеристика

Група	Для кого розробляється	Приклади організацій	Ким затверджується
1	2	3	4
Типові (загальні)	Для певних груп організацій, підприємств, товариств	Акціонерні товариства (АТ), Малі підприємства (МП), Товариства з об-меженою відповідаль-ністю (ТОВ) тощо	Вищими органами державної влади та управління, з'їздами громадських організацій.
Індивідуальні	Для певної організації шляхом конкретизації типового статуту	АТ “Мальва”, МП “Колобов”, ТОВ “Ера”	Вищою установою, якій підпорядковано підприємство, організація

Формуляр-зразок

Затверджено засновником

________________________

(засновниками)

Директор_______________

(назва підприємства засновника)

номер та дата реєстрації

Зареєстровано

ухвалою виконкому

______________________

(назва районної Ради)

Ради народних депутатів

_______________________

(області, міста)

від”____”_____________2000р.

№__________________

Заст.голови адміністрації

__________________________

(п.і.пб)

С Т А Т У Т

___________________________________

(повна назва підприємства)

Структура тексту

Загальні положення
Мета і предмет діяльності.
Права і обов’язки підприємства.
Утворення і використання коштів. Майно підприємства.
Органи управління підприємством.
Членство. Права і обов’язки засновників.
Створення і використання пайового фонду.
Звіт, звітність і контроль.
Виробничо-господарська, зовнішньоекономічна діяльність.
Реорганізація та ліквідація.
Набуття статутом чинності, зміни та доповнення до статуту.

Реквізити статуту:

гриф затвердження вищою установою чи органом управління;
назва виду документа
заголовок
текст
відмітки про погодження та реєстрацію
дата

Статут є основою для розробки положення про структурний підрозділ.

Статути розробляються для груп організаційно-правових форм підприємств, наприклад:

Статут орендного підприємства визначає: мету і завдання підприємства, виробничо-господарську діяльність, утворення і використання коштів, створення і використання пайового фонду, членство у підприємстві, органи самоврядування, права й обов'язки загальних зборів орендарів, права й обов'язки дирекції й директора, прийняття ухвал і передавання повноважень.

Статут про заснування малого підприємства визначає: засновників – юридичних осіб, громадян, із зазначенням чи підприємство є заново створеним, чи виділеним із складу діючого; завдання і функції підприємства; організацію і оплату праці; звіт, звітність і контроль; зовнішньоекономічну діяльність; реорганізацію і припинення діяльності підприємства.

Статут колективного підприємства, статут товариства з обмеженою відповідальністю, статут акціонерного товариства складається за тією самою схемою, що й попередні. Гриф “ПОГОДЖЕНО” пишуть в лівому куті документа великими літерами, у правому куті пишуть і слова “СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО”.

Далі посередині пишуть назву “СТАТУТ”, нижче зазначають назву підприємства.

Примітка :рубрикація для статуту обов'язкова; нумерують не лише розділи, а й пункти у межах кожного розділу. Для текстів ділових документів властиві стандартні початки і закінчення.

Положення - це правовий акт, що встановлює основні правила

організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органів, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковані.

Положення можуть бути індивідуальні та типові(табл.4.).

Таблиця 4.

Види положень та їх особливості

Група	Для кого розробляється	Приклади організацій	Ким затверджується
1	2	3	4
Типові (загальні)	Для систем установ і підприємств.	Міністерства, наукові заклади, фонди, тощо.	Вищими органами державної влади та управління.
Індивідуальні	Для певної організації, структурного підрозділу шляхом конкретизації типового положення	Положення про управління, положення про відділ маркетингу, тощо.	Вищою установою, якій підпорядковано підприємство, організація, керівником підприємства

Формуляр-зразок положення наведено на стор. 76.

У першому розділі положення визначається мета створення підприємства, установи, організації, структурного підрозділу тощо. У другому – наводяться дані про основні та обігові кошти, порядок придбання власності, прибуток, відрахування на преміювання робітників і службовців, житловий фонд. В останніх розділах регламентується виробничо-

Формуляр-зразок положення

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

_____________________

______________________

(підпис і його розшифровка)

“____”_________2002 р.

П О Л О Ж Е Н Н Я

про філію банку “Бета”

15.12.99 р.

Структура тексту

Загальні положення.
Основні завдання.
Функції.
Права та обов’язки.
Керівництво.
Взаємовідносини, зв’язки з іншими підрозділами
Майно і кошти.
Контроль, перевірка та ревізування діяльності.
Реорганізація та ліквідація.

Керівник філії банку підпис розшифрування підпису

До справи №

господарська діяльність підприємства, визначаються завдання щодо якості виробленої продукції.

Залежно від специфіки діяльності органів у положенні можуть відображати: хід капітального будівництва, винахідництва і раціоналізаторства; стан матеріально-технічного забезпечення; трудовий режим; оплату кредитів тощо. Визначається також правовий

статус тимчасово утворювальних комісій, груп, бюро, підрозділів. Рекомендації щодо складання положень про структурні підрозділи останніх, наведених в додатку А.

Проект положення про структурний підрозділ підписує керівник структурного підрозділу, затверджує керівник вищого рангу, якому підпорядковується даний підрозділ.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вище стоячого органу управління. Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Інструкція - це правовий акт, що створюють органи управління для встановлення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами є нормативним актом, що регламентує різні питання.

Існують інструкції

посадові,

з техніки безпеки,

експлуатації різного устаткування та інші.

Кожна з них має бути затверджена вище стоячим органом управління або керівниками організації із зазначенням строку її введення в дію. Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути поділені на пункти та підпункти та викладається від третьої особи або в безособовій формі. Інструкція оформляється на бланку. Формуляр має такі реквізити: найменування закладу, найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, коротке формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання, підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором.

В організації суттєву роль відіграють посадові інструкції, які визначають організаційно-правовий статус працівника в структурному підрозділі. Посадові інструкції розробляються, як правило на базі типових посадових інструкцій для працівників окремих категорій. Розробляє та підписує посадову інструкцію керівник структурного підрозділу, затверджує її керівник організації (установи). Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Текст викладають від другої або третьої особи, чи у безособовій формі, формуляр-зразок - на стор.78.